Was ist Fortschrittsrechnung und warum ist sie wichtig?

Geld regiert die Welt. Es kann eine Herausforderung sein, es intern von den Kunden zu bekommen, obwohl, insbesondere wenn Sie mit langfristigen Projekten und verlängerten Abrechnungszyklen arbeiten. Dieses Problem, die in der Konstruktion endemisch ist, Luftfahrt- und Verteidigungsindustrie, ist auch bei kleinen und mittleren Unternehmen in vielen Branchen weit verbreitet, in denen Cashflow-Probleme für 90 % der Geschäftsausfälle verantwortlich sind. Fortschrittsabrechnung, auch Fortschrittsrechnung genannt, können sowohl Anbieter als auch Kunde profitieren.

Was ist Fortschrittsrechnung?

Bei der Fortschrittsrechnung handelt es sich um einen Abrechnungsansatz, bei dem Kunden während der Laufzeit eines Projekts inkrementell in Rechnung gestellt werden. Es ist eine Alternative zur Vorausabrechnung oder zur Abrechnung bei Vertragsabschluss. Bei der Fortschrittsrechnung wird der geschuldete Gesamtbetrag eines Vertrages in kleinere Teile zerlegt und periodisch in Rechnung gestellt, Kunden die Möglichkeit geben, „Pay-as-you-go“ zu nutzen. Für das bereitstellende Unternehmen, Es ist eine Möglichkeit, während der gesamten Projektlaufzeit Geldzuflüsse zu erhalten. Auf viele Arten, Es ist ein Gewinn für Käufer und Verkäufer. Weiter, es ist der Industriestandard für einige Branchen, wie bei den Standards des American Institute of Architects (AIA) für die Abrechnung im Baugewerbe.

Die zentralen Thesen

• Bei der Fortschrittsrechnung handelt es sich um einen Abrechnungsansatz, bei dem Kunden regelmäßig auf der Grundlage des abgeschlossenen Teils des Projekts in Rechnung gestellt werden.
• Die Fortschrittsrechnung ist eine Alternative zu Upfront- und Back-End-Abrechnungsschemata und ist aufgrund ihrer Cashflow-Vorteile von Vorteil.
• Branchenpraktiken und andere Faktoren können die Rechnungsstellung kompliziert und arbeitsintensiv machen.
• Eine flexible und in die Buchhaltung integrierte Abrechnungssoftware kann verhindern, dass die Nachteile der Fortschrittsabrechnung die Vorteile überwiegen.

Fortschrittsrechnung erklärt

Die Fortschrittsrechnung ist eine Möglichkeit, Kunden Rechnungen mit der Absicht zu stellen, den Bargeldeinzug im Laufe eines Projekts zu beschleunigen. Es handelt sich um eine Cashflow-Management-Taktik, die von den Methoden zur Umsatzrealisierung in den Büchern eines Unternehmens getrennt ist; Projektmeilensteine ​​und Fertigstellungsprozentsatz fördern die Umsatzrealisierung, Abrechnungsplan nicht. Die Fortschrittsabrechnung kann individuell angepasst und in einem Projektvertrag dokumentiert werden, solange Kunde und Anbieter einverstanden sind. Typischerweise jedoch, der Zeitpunkt jeder Fortschrittsrechnung basiert auf dem prozentualen Fortschritt des Projekts oder der Fertigstellung einer bestimmten Leistung.

So funktioniert die Abrechnung nach Fortschritt

Der Gesamtpreis eines Projekts wird im Vertrag oder Kostenvoranschlag festgelegt und zwischen dem bereitstellenden Unternehmen und dem Kunden zu Beginn des Projekts vereinbart. Während das Projekt weitergeht, Rechnungen werden regelmäßig an den Kunden gesendet. Die Höhe jeder Rechnung basiert auf einem geschätzten Prozentsatz des abgeschlossenen Projekts oder auf einer detaillierteren Wertaufstellung (SOV). SOV ist ein AIA-Formular, das die Arbeit in einem Vertrag auflistet und verwendet wird, um den Fertigstellungsgrad und alle Kostenüberschreitungen für jeden Artikel zu verfolgen.

Es ist üblich, dass ein bestimmter Prozentsatz des Vertrags, wie 5% oder 10%, bis zum Vertragsende zurückzuhalten, um sicherzustellen, dass alles zufriedenstellend geliefert wurde. Wenn solche Bestimmungen genannt Zurückhaltung, gibt es in der Baubranche, abschlagsrechnungen basieren auf dem auftragsbetrag abzüglich des einbehaltenen betrages.

Andere Elemente, die die Fortschrittsabrechnung möglicherweise erschweren können, sind Änderungsaufträge, Kostenüberschreitungen, Abrechnungsstreitigkeiten, Teilzahlungen des Kunden, andere Streitigkeiten und Vertragsstrafen.

Was ist der Zweck der Fortschrittsrechnung?

Der Hauptzweck der Fortschrittsabrechnung besteht darin, vom Kunden Geld zu erhalten, um das Projekt aufrechtzuerhalten, ohne auf den Abschluss des gesamten Auftrags warten zu müssen. Es reduziert die Cashflow-Belastung des Anbieters und reduziert die Notwendigkeit, das langfristige Projekt eines Kunden zu finanzieren. Fortschrittsabrechnung hilft Kosten wie Arbeit, Subunternehmer und Materialien, und dieser progressive Ansatz bei der Rechnungsstellung hilft einem Unternehmen auch, seine Gemeinkosten und andere Verpflichtungen zu verwalten.

Wer nutzt die Fortschrittsrechnung?

Die Fortschrittsabrechnung kann in jeder Branche für ein Projekt beliebiger Länge eingesetzt werden, wenn sowohl das bereitstellende Unternehmen als auch der Kunde zustimmen. Meistens, es wird für große Werte verwendet, langfristige Projekte, und es wird allgemein mit der Bau- und Luft- und Raumfahrtindustrie in Verbindung gebracht. Andere Anwendungen, wie Webentwicklungs- und Designprojekte, stellen in der Regel Fortschrittsrechnungen aus, wenn die Arbeit im Laufe von Monaten abgeschlossen ist. Die Herstellung, Maschinenbau und staatliche Verteidigungsindustrien verwenden häufig die Fortschrittsabrechnung.

Geschäftsvorteile der Fortschrittsrechnung

Die Fortschrittsabrechnung hilft sowohl dem Unternehmen, das die Dienstleistung erbringt, als auch dem Kunden. Und wenn ein Unternehmen seinen Kunden hilft, andere Vorteile folgen normalerweise. Bestimmte Vorteile sind direkt und unmittelbar, während andere indirekt Wert liefern. Einige der Belohnungen der Fortschrittsabrechnung sind:

1. Es ermöglicht dem bereitstellenden Unternehmen oder Auftragnehmer, interne Mittel zur Unterstützung des Betriebs und der nächsten Schritte des Projekts zu erhalten. Beispiele sind der Kauf von Materialien für bevorstehende Projektphasen und die Bezahlung von Subunternehmern nach Abschluss ihrer Arbeit.

2. Fortlaufende Fakturierung stellt eine größere Anzahl kleinerer Beträge in Rechnung, die beim Kunden leichter abzuholen sein kann. Anstatt einem Kunden eine einmalige Pauschalzahlung hinterherzujagen, Das Inkassoteam eines Unternehmens kann bei kleineren Zahlungen erfolgreicher sein. Die kleineren Beträge können es auch ermöglichen, den Kunden eine größere Vielfalt an Zahlungsoptionen anzubieten.

3. Es kann Partner und Subunternehmer motivieren, die nach Abschluss der Arbeit bezahlt werden. Der direkte Zusammenhang zwischen Projektfortschritt und Bezahlung kann dazu beitragen, dass Dritte wie Elektriker, Klempner, Webentwickler oder Freelancer im Zeitplan.

4. Es erzwingt eine regelmäßige Kommunikation mit einem Kunden, helfen, beide Parteien über den Status des Projekts auf dem gleichen Stand zu halten. In Fällen, in denen SOVs verwendet werden, Viele Projektbeteiligte überprüfen den prozentualen Abschluss jeder Aufgabe.

5. Fortschrittsrechnungen können die Budgetierung und Prognose vereinfachen. Da es eine genaue Überwachung des Projektabschlusses erfordert, es kann helfen, Schätzungen über zukünftige Einnahmen zu erstellen, Aufwand und Gewinn.

6. Es bietet einen potenziellen strategischen Vorteil für die Gewinnung neuer Kunden, indem es deren Vorlaufkosten senkt und das Risiko einer Zusammenarbeit mit einem neuen Anbieter verringert. Neue Kunden zögern möglicherweise, für Projekte ohne eine nachgewiesene Beziehung im Voraus zu bezahlen. Die Alternative, Zahlung am Ende des Projekts, drückt den Cashflow für den Projektanbieter. Die Teilabrechnung reduziert das Risiko auf beiden Seiten.

7. Progress Billing verbessert die Kundenbindung durch transparente Abrechnung. Die Dokumentation und die direkte Anbindung an Leistungen, die Teil der Fortschrittsabrechnung sind, können Kunden, die wissen möchten, wofür sie bezahlen, ein gewisses Maß an Komfort bieten. Studien zeigen, dass die Kundenabwanderung reduziert wird, wenn der Abrechnungsprozess ein gewisses Maß an Klarheit und Komfort bietet.

4 Schritte der Fortschrittsrechnung

Auf hohem Niveau, Die Rechnungsstellung für ein Projekt umfasst vier Schritte. In der Praxis, jeder dieser Schritte kann mehrere Komponenten haben, kann iterativ sein und mehrere Aufgaben erfordern. Finanzmanagement-Software – insbesondere wenn sie mit anderen Bereichen Ihres Unternehmens wie Kundenbeziehungs- und Projektmanagement mithilfe von ERP-Tools (Enterprise Resource Planning) – integriert ist, kann Ihnen dabei helfen, genaue Schätzungen zu erstellen, automatisieren Sie die Rechnungsstellung und verfolgen Sie den Zahlungseingang. Die vier Schritte der laufenden Rechnungsstellung sind:

1. Den Vertrag unterschreiben. Innerhalb der Gesamtprojektvereinbarung, die die Verantwortlichkeiten sowohl für den Anbieter als auch für den Kunden festlegt, Es sollte Einvernehmen über die Verwendung einer Fortschrittsrechnungsmethode und über die Abrechnungshäufigkeit bestehen. Abrechnungsbedingungen sollten buchstabiert werden, wie akzeptable Zahlungsmethoden, Zahlungsbedingungen, Rabatte, Strafen und Kontakte.

2. Richten Sie den Zeitplan ein. Bestimmen Sie den Zeitplan des Projekts, denn dies bildet die Grundlage für den Zeitplan der Fortschrittsabrechnung. Dazu muss das Projekt in kleinere Teile zerlegt werden, sowohl aus leistungs- als auch aus finanzieller Sicht. Dies kann über ein SOV oder durch unterstützende Zeitpläne und Schätzungen erreicht werden.

3. Fortschritt messen. Unter Verwendung des SOV oder vorab festgelegter Meilensteine, den Fortschritt der Fertigstellung des Projekts messen. Basierend auf der vertraglich vereinbarten Abrechnungshäufigkeit, bestimmen, wann Rechnungen angesichts der tatsächlich geleisteten Arbeit erstellt werden sollen. Zum Beispiel, ein Projekt kann angeben, dass Rechnungen in Intervallen von 5 % Fertigstellung erstellt werden sollen (d. h. 5%, 10%, 15% usw.). Ein anderes Projekt kann bestimmte Fertigstellungsmeilensteine ​​vorschreiben, die eine Fortschrittsrechnung auslösen. wie die Fertigstellung aller Gebäuderahmen.

4. Rechnungen ausstellen. Erstellung der Fortschrittsrechnung, einschließlich entsprechender Informationen, senden Sie es an den Kunden und beginnen Sie mit dem Inkasso.

Was ist in einer Fortschrittsrechnung enthalten?

Rechnungen sollten immer informativ und klar sein. Fortschrittsrechnungen haben viele der gleichen Grundelemente wie andere Rechnungen, inklusive Rechnungsdatum, Geburtstermin, akzeptable Zahlungsmethoden, Frühlohnanreize und Säumniszuschläge. Über die Grundlagen hinausgehend, Fortschrittsrechnungen enthalten spezifische Details, wie zum Beispiel:

• Die ursprüngliche Vertragssumme und etwaige Änderungen, wenn anwendbar.
• Kumulierter Wert der Abschlagsrechnungen zum Rechnungsdatum.
• Saldo bis heute bezahlt.
• Prozentsatz der Fertigstellung des Projekts.
• Restbetrag der noch zu zahlenden Vertragssumme.

Fortschrittsrechnungsbeispiel

Hier ist ein hypothetisches Beispiel für die Fortschrittsabrechnung in der Baubranche:die veranschaulicht, wie der Prozess funktioniert und die Cashflow-Vorteile hervorhebt.

Ein hypothetischer Kunde namens SKSN Enterprises verhandelt und unterzeichnet einen Vertrag mit Acme Construction über den Bau eines Bürogebäudes für ihr wachsendes Geschäft. Ein SOV ist im Vertrag enthalten, zeigt die Einzelleistungen über den erwarteten Zeitraum von zwei Jahren. Der Vertrag beinhaltet folgende Bedingungen:

• Gesamtvertragspreis – 8 Millionen US-Dollar
• Projektlaufzeit — 2 Jahre
• Abrechnungshäufigkeit – vierteljährlich (4x/Jahr)
• Einbehalt — 10 % nach Abschluss

Am Ende der ersten drei Monate, SKSN und Acme überprüfen den Status des Projekts und sind sich einig, dass die Punkte des SOV auf dem richtigen Weg sind und das Projekt zu etwa 12,5 % abgeschlossen ist. Acme sendet Fortschrittsrechnung Nr. 1 an SKSN für 900 USD, 000, das sind 12,5% von 7,2 Millionen US-Dollar (der Betrag des ursprünglichen Vertrags abzüglich der 10%igen Selbstbeteiligung, die beide Parteien vereinbart haben, „die Spitze abzunehmen“). SKSN leistet die Abschlagszahlung umgehend. Alle drei Monate wird eine ähnliche Überprüfung durchgeführt, eine Rechnung wird erstellt und SKSN bezahlt. Zu Beginn des zweiten Jahres, ein Schneesturm lässt die Bauarbeiten verlangsamen, so dass der Fortschritt dieses Quartals nur 8 % beträgt, in Rechnung Nr. 5 widergespiegelt. Aufgrund der guten Beziehungen, die Acme zu seinen Arbeitern und Subunternehmern hat, es gleicht die versäumte Zeit im nächsten Quartal (Rechnung Nr. 6) aus und bringt das Projekt wieder in den Zeitplan. Am Ende des Projekts, SKSN freut sich über das Gebäude, die Lochliste der offenen Posten wird von Acme vervollständigt und die Schlussrechnung (für den von vornherein abgezogenen Einbehalt) wird bezahlt.

Die Fortschrittsabrechnung von Acme für dieses Szenario über die Laufzeit des Projekts sieht wie folgt aus:

Jahr 1 Jahr 2 Rechnung Nr. 1 Rechnung #2 Rechnung #3 Rechnung #4 Rechnung Nr. 5 Rechnung #6 Rechnung #7 Rechnung #8 Schlussrechnung Ursprünglicher Vertragsbetrag $8, 000, 000 $8, 000, 000 $8, 000, 000 $8, 000, 000 $8, 000, 000 $8, 000, 000 $8, 000, 000 $8, 000, 000 $8, 000, 000 Einbehalt 10% $800, 000 $800, 000 $800, 000 $800, 000 $800, 000 $800, 000 $800, 000 $800, 000 $800, 000 Bisher gezahlter Betrag $ - 900 $, 000 $, 800, 000 $, 700, 000 $3, 600, 000 $4, 176, 000 $ 5, 400, 000 $6, 300, 000 $7, 200, 000 Vertragssaldo $7, 200, 000 $6, 300, 000 $ 5, 400, 000 $4, 500, 000 $3, 600, 000 $3, 024, 000 $, 800, 000 $ 900, 000 $ - Prozent für den Zeitraum abgeschlossen 12,5 % 12,5 % 12,5 % 12,5 % 8,0 % 17,0 % 12,5 % 12,5 % 100,0 % Rechnungsbetrag 900 USD, 000 $ 900, 000 $ 900, 000 $ 900, 000 $ 576, 000 $, 224, 000 $ 900, 000 $ 900, 000 $800, 000

In Summe, Acme stellte im ersten Jahr des Projekts 3,6 Millionen US-Dollar in Rechnung und die verbleibenden 4,4 Millionen US-Dollar im zweiten Jahr – was die positiven Auswirkungen der Abrechnung auf den freien Cashflow von Acme (oder den Betrag, der nach Abzug der Betriebskosten und Kapitalausgaben übrig bleibt) hervorhebt.

Kostenlose Fortschrittsrechnungsvorlage

Um einem Unternehmen zu helfen, das neu in der Fortschrittsrechnung ist, alle Elemente zu visualisieren, die in einer Fortschrittsrechnung erforderlich sind, eine kostenlos herunterladbare Fortschrittsrechnungsvorlage wird in PDF-Form zur Verfügung gestellt. Natürlich, das Erscheinungsbild einer Fortschrittsrechnung kann alles sein, was das Unternehmen wünscht. Aber gute Fortschrittsrechnungen sollten immer alle Elemente in der Vorlage enthalten, und die Sprache sollte klar und präzise sein, damit es keinen Raum für Fehlinterpretationen gibt.

Fortschrittsabrechnung mit Buchhaltungssoftware verwalten

Hin und wieder, Abrechnungskomplikationen können auftreten, die die Fortschrittsabrechnung als problematischer erscheinen lassen als das Problem, es sei denn, Sie verfügen über eine flexible Abrechnungssoftware, die die Rechnungsstellung reibungsloser gestalten kann. Dazu gehören Änderungsaufträge, gelagerte Materialien, unerwartete Kostenänderungen und Meinungsverschiedenheiten über Fertigstellungsprozentsätze, unter anderen möglichen Problemen.

Die beiden hilfreichsten Tools für die Fortschrittsabrechnung sind AIA G702/G703-Formulare und ein Buchhaltungssystem mit flexibler, integrierte Abrechnungsfunktion. Auch bei kleinen Projekten kann die Fortschrittsabrechnung komplex und zeitaufwändig werden. Es ist nicht ungewöhnlich für große, mehrjährige Projekte, die Hunderte von Rechnungen erfordern. Obwohl es sich angesichts der Cashflow-Vorteile der Fortschrittsfakturierung lohnt, Verfolgen von Abrechnungsplänen, Vertragssalden, Projektänderungen und Projektstatus können ein enormes Unterfangen sein. Rechnungs- und Rechnungsverwaltungssoftware kann Ihrem Unternehmen helfen, das Volumen und die Komplexität genauer zu verwalten. schneller und effizienter Weg. Zusätzlich, wenn eine Buchhaltungssoftware in eine ERP-Lösung integriert ist, manuelle Neueingabe von Rechnungsdaten entfällt, und Zwischenabrechnungen und Umsatzrealisierung können leichter abgestimmt werden.

Abschluss

Bargeld ermöglicht es einem Unternehmen, seine Betriebsausgaben zu bezahlen, Projekte auf Kurs halten und Wachstumschancen finanzieren. Die Fortschrittsrechnung ist ein nützliches Werkzeug, um während eines langfristigen Projekts den Geldfluss in ein Unternehmen zu gewährleisten. Es ist ein Ansatz, der von vielen Branchen verwendet wird, vor allem solche mit hochwertigen, langwierige Projekte, aber es kann kompliziert und arbeitsintensiv werden. Eine robuste Buchhaltungssoftware kann dazu beitragen, dass die Vorteile den Nachteilen voraus sind.

Häufig gestellte Fragen zur Fortschrittsrechnung

Was ist eine Fortschrittsrechnung?

Eine Fortschrittsrechnung fordert eine Teilzahlung für ein Projekt basierend auf seinem Fertigstellungsgrad oder spezifischeren zu liefernden Meilensteinen. Es ist eine gängige Abrechnungsmethode für langfristige Projekte in vielen Branchen, vor allem Bau, Raumfahrt und Verteidigung.

Was bedeutet progressive Abrechnung?

Progressive Billing ist ein anderer Begriff für die Fortschrittsrechnung, Dies ist ein Ansatz, um einem Kunden in vorbestimmten Phasen Rechnungen zu stellen, wenn die Arbeit an einem Projekt abgeschlossen ist. Dies ist eine alternative Methode zur Vorausabrechnung oder zur Abrechnung nach Abschluss von Projekten.

Wie implementiere ich die Fortschrittsabrechnung?

Ein Unternehmen legt im Rahmen des Projektvertrags, den es mit einem Kunden verhandelt und unterzeichnet, eine Häufigkeit für die Abschlagsrechnung fest. Eine Wertaufstellung (SOV) kann Bestandteil des Vertrags sein und verwendet werden, um die Einzelheiten der auszuführenden Aufgaben aufzuschlüsseln. Fortschrittsrechnungen werden dem Kunden regelmäßig in der vertraglich vereinbarten Häufigkeit zu einem Betrag gesendet, der dem Prozentsatz der abgeschlossenen Arbeiten entspricht, entweder mit dem SOV, bestimmte Meilensteine ​​oder andere Schätzmethoden. Da dieser Prozess kompliziert und arbeitsintensiv werden kann, Viele Unternehmen verwenden eine flexible Abrechnungssoftware, die in Buchhaltungssysteme integriert ist, um die Fortschrittsabrechnung zu vereinfachen.