ETFFIN Finance >> Finanzbildung >  >> Financial management >> Buchhaltung

Was ist Beschaffung? Typen,

Prozesse &Technologie

Die Beschaffung war von entscheidender Bedeutung, transaktionaler Teil der Geschäftstätigkeit, fast so lange wie der Handel existiert. Obwohl die Tage der Schreiber, die Käufe auf Papyrusrollen verfolgten, lange vorbei sind, Die sorgfältige Auswahl und Beschaffung der für den täglichen Geschäftsbetrieb benötigten Waren und Dienstleistungen ist nach wie vor wichtig. Indem es dem Unternehmen ermöglicht, die benötigten Vorräte zu den niedrigsten Kosten zuverlässig zu beschaffen, Beschaffung kann sich direkt auf das Endergebnis auswirken.

Was ist Beschaffung?

Die Beschaffung umfasst eine Reihe von Aktivitäten, die mit der Beschaffung von Waren oder Dienstleistungen verbunden sind. Was ist der Zweck der Beschaffung? Im Allgemeinen, Beschaffungsteams arbeiten daran, Verbrauchsmaterialien zu wettbewerbsfähigen Preisen zu erhalten, die den größten Wert bieten. Jedoch, nicht alle unternehmen definieren Beschaffung gleich. Viele Unternehmen sind der Ansicht, dass die Beschaffung alle Stufen umfasst, von der Erfassung von Geschäftsanforderungen und der Beschaffung von Lieferanten bis hin zur Verfolgung des Wareneingangs und der Aktualisierung der Zahlungsbedingungen, während andere die Beschaffung als ein engeres Spektrum von Aktivitäten definieren, B. Bestellungen aufgeben und Zahlungen leisten.

Die zentralen Thesen

  • Der Einkauf ist eine wichtige Geschäftsfunktion. Wenn es effizient verwaltet und gut gemacht wird, es kann dazu beitragen, die Rentabilität Ihres Unternehmens zu steigern.
  • Es umfasst eine Reihe von Aktivitäten im Zusammenhang mit der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen, einschließlich Beschaffung, Verhandlungsbedingungen, Einkäufe tätigen, Verfolgung des Eingangs von Verbrauchsmaterialien und Führung von Aufzeichnungen.
  • Es ist wichtig, den Beschaffungsprozess kontinuierlich zu überwachen und zu bewerten, um Schwachstellen oder Ineffizienzen zu beheben.
  • Technologie kann Beschaffungskosten und Verwaltungsaufwand reduzieren, indem Beschaffungsprozesse automatisiert und verfolgt werden.

Beschaffung erklärt

Traditionell, Einige Unternehmen haben den Begriff Beschaffung synonym mit Einkauf verwendet. Aber jetzt, Der Einkauf wird oft nur als ein Schritt in einem größeren, strategischeren Beschaffungsprozess. So, Was genau ist Beschaffung?

Die Beschaffung umfasst alle Aktivitäten zur Beschaffung der Waren und Dienstleistungen, die ein Unternehmen zur Unterstützung seines täglichen Betriebs benötigt, einschließlich Beschaffung, Verhandlungsbedingungen, Kauf von Artikeln, Waren entgegennehmen und prüfen, falls erforderlich, und Aufzeichnungen über alle Schritte des Prozesses führen.

Warum ist die Beschaffung im Geschäft wichtig?

Die Beschaffung ist ein wichtiger Schritt zum Verständnis von Lieferketten, weil es einem Unternehmen hilft, zuverlässige Lieferanten zu finden, die Waren und Dienstleistungen zu wettbewerbsfähigen Preisen anbieten können, die den Bedürfnissen des Unternehmens entsprechen. Dies ist der Fall, wenn das Unternehmen Rohstoffe für die Herstellung sucht, ein Marketing-Dienstleister oder neue Büromaterialien.

Zum Beispiel, Wenn ein Unternehmen einen neuen Lieferanten benötigt, um einen fortlaufenden Service auf unbestimmte Zeit bereitzustellen – beispielsweise eine E-Mail-Sicherheitslösung – hilft der Beschaffungsprozess dem Unternehmen, den Lieferanten auszuwählen, der alle Anforderungen des Unternehmens zu einem vernünftigen Preis am besten erfüllt. Es ermöglicht dem Unternehmen, Zeitverschwendung zu vermeiden, Geld und wertvolle Ressourcen im Umgang mit einem unzureichenden Lieferanten.

Die Kostenminimierung ist ein wichtiger Aspekt bei der Verbesserung Ihrer Beschaffungsprozesse. Aber es ist auch wichtig, Lieferanten zu identifizieren, die die Qualität der Waren und Dienstleistungen liefern, die das Unternehmen benötigt, und die in der Lage sind, zuverlässig zu liefern und eine Erfolgsbilanz dabei zu haben.

Beschaffungsarten

Die Beschaffung kann in verschiedene Kategorien eingeteilt werden. Es kann als direkte oder indirekte Beschaffung klassifiziert werden, abhängig davon, wie das Unternehmen die zu beschaffenden Artikel verwendet. Es kann auch in Abhängigkeit von den zu beschaffenden Artikeln als Waren- oder Dienstleistungsbeschaffung kategorisiert werden.

  • Direktbeschaffung bezieht sich auf die Beschaffung von allem, was zur Herstellung eines Endprodukts erforderlich ist. Für ein produzierendes Unternehmen dazu gehören Rohstoffe und Komponenten. Für einen Händler, es umfasst alle Artikel, die von einem Großhändler zum Weiterverkauf an Kunden gekauft wurden.
  • Indirekte Beschaffung umfasst in der Regel den Kauf von Artikeln, die für den täglichen Betrieb unerlässlich sind, aber nicht direkt zum Geschäftsergebnis des Unternehmens beitragen. Dies kann alles umfassen von Büromaterial und Möbeln bis hin zu Werbekampagnen, Beratung und Gerätewartung.
  • Warenbeschaffung bezieht sich hauptsächlich auf die Beschaffung von physischen Gegenständen, es kann aber auch Elemente wie Software-Abonnements enthalten. Eine effektive Warenbeschaffung beruht im Allgemeinen auf guten Praktiken des Lieferkettenmanagements. Sie kann sowohl die direkte als auch die indirekte Beschaffung umfassen.
  • Dienstleistungsbeschaffung konzentriert sich auf die Beschaffung von personenbezogenen Dienstleistungen. Je nach Unternehmen, dies kann die Beauftragung einzelner Auftragnehmer umfassen, bedingte Arbeit, Anwaltskanzleien oder Sicherheitsdiensten vor Ort. Sie kann sowohl die direkte als auch die indirekte Beschaffung umfassen.

Beschaffungsarten

Direktbeschaffung Indirekte Beschaffung Warenbeschaffung Beschaffung von Dienstleistungen Was ist es? Alle Waren oder Dienstleistungen, die zur Herstellung eines Endprodukts erforderlich sind Alle nicht produktionsbezogenen Waren oder Dienstleistungen Physische Artikel, die normalerweise als Lagerbestand gehalten werden, ob für direkte oder indirekte Beschaffungszwecke Alle beschafften personenbezogenen Dienstleistungen, ob für direkte oder indirekte Beschaffungszwecke Beispiele Rohes Material, Komponenten und Teile, Maschinen, zum Wiederverkauf gekaufte Artikel Bürobedarf, Marketing-Dienstleistungen, Versorgungsunternehmen Rohstoffe, Großhandelsartikel, Bürobedarf Anwaltskanzleien, Auftragnehmer, bedingte Arbeit, Sicherheitsdienste vor Ort

So funktioniert die Beschaffung

Der Beschaffungsprozess umfasst in der Regel mehrere Schritte. Das Unternehmen identifiziert bestimmte Waren und/oder Dienstleistungen, die es benötigt, beschafft die Lieferanten, die dem Unternehmen helfen, seine Geschäftsziele zu erreichen, verhandelt Bedingungen und Kosten und kauft und erhält die entsprechenden Artikel.

Ein kleines Unternehmen kann nur eine Person haben, die die Beschaffung aller Waren und Dienstleistungen abwickelt. Größere Unternehmen verfügen möglicherweise über ein Team von Mitarbeitern, die sich auf den Umgang mit verschiedenen Lieferanten oder die Unterstützung bestimmter interner Unternehmensgruppen spezialisiert haben. Bei einigen Artikeln, Das Team muss möglicherweise Input von mehreren verschiedenen Unternehmensgruppen einholen, um die Gesamtanforderungen des Unternehmens zu bestimmen.

Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass die Beschaffung nicht aus einer Reihe isolierter Handlungen besteht – es ist ein fortlaufender Prozess. Zum Beispiel, Unternehmen sind im Allgemeinen bestrebt, Beziehungen zu wichtigen Lieferanten aufzubauen, um den besten Service und die geringstmöglichen Kosten zu erzielen. was letztendlich zu höheren Gewinnmargen führt. Unternehmen müssen möglicherweise auch regelmäßige Qualitätssicherungsprüfungen und Leistungsanalysen durchführen, um sicherzustellen, dass die Lieferanten die Erwartungen konsequent erfüllen.

9 Schritte im Beschaffungsprozess

Beschaffungsprozesse variieren stark je nach Unternehmensstruktur und Bedarf, umfassen aber im Allgemeinen die folgenden neun Kernschritte:

1. Identifizieren Sie, welche Waren und Dienstleistungen das Unternehmen benötigt. Zuerst, ein Unternehmen muss seine Anforderungen an einen bestimmten Artikel oder eine Dienstleistung ermitteln. Dies kann ein neuer Artikel sein, den das Unternehmen noch nicht gekauft hat, eine Aufstockung vorhandener Waren oder eine Abonnementverlängerung. Dieser Schritt beinhaltet in der Regel das Eintauchen in die Details dessen, was das Unternehmen benötigt, wie die genauen technischen Spezifikationen, Materialien, Teilenummern oder Servicemerkmale. In diesem Stadium, Es empfiehlt sich, alle von der Kaufentscheidung betroffenen Geschäftsabteilungen zu konsultieren, um sicherzustellen, dass die beschafften Artikel die Bedürfnisse jeder Abteilung genau widerspiegeln.

2. Kaufanfrage senden. Wenn ein Mitarbeiter oder eine Unternehmensgruppe eine erhebliche Menge neuer Lieferungen oder Dienstleistungen beschaffen muss, Sie stellen eine formelle Bestellanforderung (auch als Bestellanforderung bekannt). Eine Kaufanfrage teilt dem Unternehmen mit, dass ein Bedarf besteht, in der Regel über Abteilungsleiter, Einkaufsmitarbeiter oder das Finanzteam, sowie Spezifikationen wie Preis, Zeitrahmen benötigt, Menge und andere wichtige Dinge, die das Einkaufsteam im Auge behalten sollte. Die den Einkauf überwachende Abteilung kann die Kaufanfrage dann genehmigen oder ablehnen. Wenn genehmigt, Das Beschaffungsteam kann mit der Auswahl eines Lieferanten und dem Kauf fortfahren.

3. Bewerten und wählen Sie Anbieter aus. Mit einer klaren Anforderungsliste und einer genehmigten Kaufanfrage, Jetzt ist es an der Zeit, den besten Lieferanten zu finden und eine Angebotsanfrage (RFQ) einzureichen – das sendet das Einkaufsteam an potenzielle Lieferanten, um ein Angebot zu erhalten – es ist wichtig, so detailliert wie möglich zu sein, damit Sie Äpfel vergleichen können zu Äpfeln. Die Lieferantenbewertung sollte sich nicht nur auf die Kosten, sondern auch auf den Ruf konzentrieren, Geschwindigkeit, Qualität und Zuverlässigkeit. Viele Unternehmen berücksichtigen auch Ethik und soziale Verantwortung, da Beschaffung oft mit Corporate Identity verwoben ist. Ein Einzelhändler, der stolz auf Nachhaltigkeit ist, würde von einer Partnerschaft mit umweltbewussten Lieferanten profitieren. zum Beispiel.

4. Preis und Bedingungen verhandeln. Eine gängige Best Practice besteht darin, mindestens drei Angebote von Lieferanten einzuholen, bevor Sie eine Entscheidung treffen. Prüfen Sie jedes Angebot sorgfältig und verhandeln Sie, wenn möglich. Wenn Sie von einem Deal Abstand nehmen müssen, Stellen Sie sicher, dass Sie konkrete Alternativen haben. Nachdem Sie die endgültigen Bedingungen vereinbart haben, Lassen Sie sich diese unbedingt schriftlich geben.

5. Erstellen Sie eine Bestellung. Füllen Sie eine Bestellung (PO) aus und senden Sie diese an den Lieferanten. Die Bestellung sollte ausreichend detailliert sein, um die genauen benötigten Dienstleistungen oder Waren zu identifizieren und es dem Lieferanten zu ermöglichen, die Bestellung auszuführen.

6. Entgegennahme und Prüfung der gelieferten Ware. Untersuchen Sie die Lieferungen sorgfältig auf Fehler oder Beschädigungen. Stellen Sie sicher, dass alles wie in der Bestellung angegeben geliefert wird und dass die Qualität die Erwartungen erfüllt oder übertrifft.

7. Führen Sie einen Drei-Wege-Matching durch. Kreditorenkonten sollten einen Drei-Wege-Matching durchführen, indem sie die Bestellung vergleichen, Auftragsbestätigung oder Packliste und Rechnung. Ziel ist es, sicherzustellen, dass die erhaltenen Waren oder Dienstleistungen mit der Bestellung übereinstimmen und die Zahlung nicht autorisierter oder unrichtiger Rechnungen zu verhindern. Heben Sie alle Diskrepanzen zwischen den drei Dokumenten hervor und lösen Sie Probleme, bevor Sie die Zahlung veranlassen.

8. Genehmigen Sie die Rechnung und veranlassen Sie die Zahlung. Wenn das Drei-Wege-Match korrekt ist, genehmigen und die Rechnung bezahlen. Unternehmen sollten sich um einen einheitlichen Rechnungszahlungsprozess durch Kreditorenbuchhaltung bemühen, die überprüft, ob die Zahlungen dem Rechnungsbetrag und dem Fälligkeitsdatum entsprechen. Ein standardisierter Prozess kann dazu beitragen, dass Rechnungen immer pünktlich bezahlt werden, wodurch Verspätungsgebühren vermieden und gute Beziehungen zu Lieferanten aufgebaut werden können.

9. Aufzeichnungen. Es ist wichtig, Aufzeichnungen über den gesamten Beschaffungsprozess zu führen, von Kaufanfragen bis Preisverhandlungen, Rechnungen, Quittungen und alles dazwischen. Diese Aufzeichnungen können aus mehreren Gründen nützlich sein. Sie helfen dem Unternehmen, Waren in Zukunft zum richtigen Preis nachzubestellen, sowie Unterstützung bei Prüfungsprozessen und Steuerberechnungen. Klar, genaue Aufzeichnungen können auch dazu beitragen, potenzielle Streitigkeiten zu lösen.

Phasen der Beschaffung

Die neun Hauptschritte des Beschaffungsprozesses können auch in drei unterschiedliche Phasen unterteilt werden:die Beschaffungsphase, die Einkaufsphase und die Empfangsphase.

  • Beschaffungsphase: Dies umfasst die ersten Schritte, in denen das Unternehmen seine Bedürfnisse identifiziert, legt eine Kaufanfrage an und bewertet Lieferanten. Auch nach Abschluss der ersten Sourcing-Schritte Es ist eine gute Praxis, starke Beziehungen zu Lieferanten aufzubauen. Sie können Gründe für Lieferanten schaffen, von Partnern zu lernen, Produkte und Prozesse verbessern und Vertrauen aufbauen.
  • Einkaufsphase: Diese Phase umfasst die Verhandlung von Bedingungen, Erstellen von Aufträgen sowie Entgegennahme und Prüfung von Waren und Dienstleistungen.
  • Zahlungsstufe: Die Kreditorenbuchhaltung führt einen Drei-Wege-Abgleich durch, um die Genauigkeit von Bestellungen und Rechnungen zu gewährleisten. Anschließend kann die Rechnung genehmigt und die Zahlung veranlasst werden. Aufzeichnungen aller Rechnungen, Bestellungen und Zahlungen sollten aufbewahrt und sorgfältig gepflegt werden.

Beschaffungslebenszyklus

Unternehmen betrachten die Schritte im Beschaffungsprozess häufig als einen Lebenszyklus. Diese Perspektive erinnert daran, dass sich alle Aufgaben und Phasen des Beschaffungsprozesses überschneiden und aufeinander angewiesen sind und dass der Prozess kontinuierlich ist. Ein durchdachter Beschaffungslebenszyklus berücksichtigt auch die Integration zwischen dem Prozess und dem Gesamtgeschäft, einschließlich der Notwendigkeit, sich an bestehende Unternehmensregeln und -verfahren in Bereichen wie der Budgetierung anzupassen. Der Prozess ist nicht immer linear, und manchmal müssen Anpassungen vorgenommen werden, um einer dynamischen digitalen Lieferkette mit wechselnden Lieferanten Rechnung zu tragen, Verfügbarkeit und Kosten.

Drei Komponenten der Beschaffung

Drei Schlüsselkomponenten wirken zusammen, um den Beschaffungsprozess zu ermöglichen:Menschen, Prozess und Papierkram.

  • Personen: Die Mitarbeiter sind im Allgemeinen dafür verantwortlich, jeden Schritt des Beschaffungsprozesses einzuleiten oder zu genehmigen. Neben Beschaffungsspezialisten, zu den beteiligten Personen gehören andere Stakeholder, wie Kreditoren und die Unternehmensgruppen, die die Waren und Dienstleistungen anfordern. Die Anzahl der beteiligten Personen hängt oft vom Wert der Waren und Dienstleistungen ab; mehr Interessenträger können an der Spezifizierung und Genehmigung hochwertiger Käufe beteiligt sein.
  • Verfahren: Ein effektiver Beschaffungsprozess kann einem Unternehmen zum Erfolg verhelfen, indem er die Kosten niedrig hält und dafür sorgt, dass die Lieferungen dann ankommen, wenn das Unternehmen sie benötigt. Ein gut durchdachter und methodischer Prozess fördert die Genauigkeit und Aktualität, da jeder Beteiligte genau weiß, was er zu erledigen hat und wie lange er für die Erledigung der Aufgaben benötigt. Im Gegensatz, ein unorganisierter Beschaffungsprozess führt zu Ineffizienzen und potenziell kostspieligen Fehlern. Überzahlungen, zum Beispiel, kann das Endergebnis beeinflussen, während verspätete Zahlungen sich negativ auf die Beziehungen zu Lieferanten auswirken.
  • Papierkram: Es ist wichtig, Aufzeichnungen für jede Phase des Beschaffungsprozesses zu führen und sicherzustellen, dass sie leicht zugänglich sind. Diese Aufzeichnungen dienen als Speicher für organisatorisches Wissen über Zahlungsbedingungen und Lieferantenleistung, Unterstützung des Unternehmens bei der Aufrechterhaltung eines effizienten Beschaffungsprozesses – auch wenn sich das Beschaffungspersonal im Laufe der Zeit ändert. Im Falle einer Prüfung oder Streitigkeit, ein Unternehmen muss in jeder Phase des Beschaffungsprozesses leicht in der Lage sein, den Papier- oder elektronischen Weg zu verfolgen.

Beschaffung, Einkauf und Lieferkette:Was ist der Unterschied?

Die Begriffe Beschaffung, Einkauf, Beschaffung und Lieferkette werden oft synonym verwendet. Jedoch, es gibt wichtige unterschiede zwischen ihnen.

  • Beschaffung vs. Einkauf: Handelt es sich bei der Beschaffung um einen Einkauf, Sie fragen sich vielleicht:Was ist der Unterschied zwischen Einkauf und Beschaffung? Die Antwort ist, dass der Einkauf im Wesentlichen transaktional ist, Konzentration auf die Verwaltung spezifischer Aufträge, um die Anforderungen des Unternehmens zu erfüllen. Die Beschaffung ist eine viel breitere und komplexere Reihe von Prozessen, einschließlich des Aufbaus und der Pflege von Lieferantenbeziehungen. Eine andere Möglichkeit, den Unterschied zwischen Einkauf und Beschaffung zu betrachten, besteht darin, dass die Beschaffung einen proaktiven Ansatz verfolgt, der mit der Analyse der Bedürfnisse des Unternehmens beginnt, während der Einkauf ein reaktiver Ansatz ist, der sich einfach darauf konzentriert, das zu erhalten, was das Unternehmen bereits benötigt hat.
  • Beschaffung vs. Sourcing: Beschaffung, wie Einkaufen, ist nur Teil des gesamten Beschaffungsprozesses. Die Beschaffung ist eine frühe Phase des Beschaffungszyklus. Es umfasst Aktivitäten wie die Identifizierung und Bewertung potenzieller Lieferanten von Waren oder Dienstleistungen, Verhandlung von Konditionen und Auswahl der Anbieter, die den Anforderungen des Unternehmens am besten entsprechen.
  • Beschaffung vs. s Lieferkette : Die Beschaffung umfasst einen Aspekt des Supply Chain Managements. Die Beschaffung umfasst die Beschaffung, Beschaffung und Bezahlung von Waren und Dienstleistungen. Das Supply Chain Management umfasst auch die Logistik der Warenbeschaffung, wie Versand- und Lagerverwaltung, sowie die Umwandlung der beschafften Waren in Produkte und deren Verteilung an die Kunden.

Beschaffung, Einkauf und Lieferkette:Was ist der Unterschied?

Beschaffung Einkauf Beschaffung Leitung der Lieferkette Definition Alle Aktivitäten im Zusammenhang mit der sorgfältigen Beschaffung und Beschaffung von Waren und Dienstleistungen, die zur Unterstützung des Geschäftsbetriebs erforderlich sind Kauf von Waren und Dienstleistungen Auswahl und Überprüfung von Anbietern zur Bereitstellung von Waren und/oder Dienstleistungen Verwaltung des koordinierten Unternehmensnetzwerks, Einrichtungen und Geschäftsaktivitäten im Zusammenhang mit der Beschaffung, Entwicklung, Herstellung und Lieferung von Produkten Umfang Inklusive Beschaffung, Verhandlung, Einkauf, Wareneingang und Buchführung Teil des Beschaffungsprozesses Teil des Beschaffungsprozesses Umfasst den gesamten Beschaffungsprozess Fokus Sicherstellen, dass das Unternehmen den größtmöglichen Nutzen aus Waren oder Dienstleistungen zieht, um die Rentabilität des Unternehmens zu steigern Konzentriert sich in der Regel darauf, einen guten Preis zu erzielen. langfristige Beziehungen zu Lieferanten Kostensenkung bei schnellstmöglicher Lieferung der Ware beim Kunden, ohne Abstriche bei Qualität oder Genauigkeit

Grundsätze der Beschaffung

In Organisationen des öffentlichen Sektors, der Beschaffungsprozess ähnelt im Allgemeinen dem Prozess in privatwirtschaftlichen Organisationen – jedoch mit einigen wichtigen Unterschieden. Da die beteiligten Personen mit öffentlichen Geldern umgehen, im Allgemeinen müssen sie während des Beschaffungsprozesses strenge Grundsätze befolgen. Diese Grundsätze können als ethischer Verhaltenskodex angesehen werden, der Beamte für ihre Einkäufe zur Rechenschaft zieht. Einige der Grundsätze können auch für privatwirtschaftliche Organisationen von Nutzen sein.

Die Prinzipien variieren je nach Organisation etwas. Hier sind sieben der gängigsten Beschaffungsgrundsätze:

  1. Preis-Leistungs-Verhältnis: Die Organisation muss bei der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen effizient und wirtschaftlich mit Geldern umgehen. Dies kann die Durchführung von Kosten-Nutzen-Analysen und Risikobewertungen umfassen. Es ist erwähnenswert, dass niedrige Kosten nicht unbedingt mit einem höheren Wert gleichzusetzen sind. Auch Eigenschaften wie Qualität und Haltbarkeit bestimmen das Preis-Leistungs-Verhältnis des Kaufs.
  2. Gerechtigkeit: Die Beschaffung sollte Einzelpersonen oder Lieferanten keine Vorzugsbehandlung gewähren. Alle Angebote sollten objektiv bewertet werden, je nachdem, wie gut sie die Anforderungen der Organisation erfüllen.
  3. Wettbewerb: Unternehmen sollten wettbewerbsfähige Angebote von mehreren Lieferanten einholen, es sei denn, es gibt konkrete Gründe, dies nicht zu tun, B. bei einem Alleinanbieter, bei dem die Ware oder Dienstleistung nur von einem einzigen Anbieter erhältlich ist.
  4. Effizienz: Beschaffungsprozesse müssen effizient durchgeführt werden, um den Wert zu maximieren und Verzögerungen zu vermeiden.
  5. Transparenz: Organisationen sollten relevante Beschaffungsinformationen für alle zugänglich machen, einschließlich der Öffentlichkeit sowie der Lieferanten. Informationen sollten nur dann vertraulich behandelt werden, wenn dafür rechtliche oder andere triftige Gründe vorliegen.
  6. Integrität: Wer öffentliche Beschaffung betreibt, sollte immer danach streben, als vertrauenswürdig wahrgenommen zu werden, zuverlässig, ehrlich und verantwortungsbewusst. Die Mittel müssen zweckgebunden und im öffentlichen Interesse verwendet werden.
  7. Rechenschaftspflicht: Die am Beschaffungsprozess beteiligten Personen sind für ihre Handlungen und Entscheidungen verantwortlich. Sie sind verpflichtet, Beschaffungsaktivitäten genau zu melden, einschließlich etwaiger Fehler.

Beschaffung &Finanzen

In vielen Unternehmen, Beschaffungs- und Finanzteams arbeiten als separate Abteilungen. Historisch, Sie waren manchmal aus einem wichtigen Grund uneins:Der Einkauf gibt Geld aus, während sich das Finanzwesen auf die Rentabilität konzentriert, was manchmal bedeutet, Wege zu finden, weniger auszugeben.

Jedoch, eine strategische Partnerschaft zwischen den beiden Gruppen kann dem gesamten Unternehmen zugute kommen, zum Teil, weil jede Gruppe einzigartige Einblicke in die Geschäftsabläufe des Unternehmens bieten kann. Zum Beispiel, Ein gut geführtes Beschaffungsteam hat möglicherweise ein tiefes Verständnis dafür, wie sorgfältig beschaffte Waren und Dienstleistungen Unternehmensgruppen helfen können, die Rentabilität zu maximieren. Dies hilft der Finanzgruppe, ein besseres Gesamtbild der Unternehmensausgaben und deren Auswirkungen auf das Endergebnis zu erhalten. Integrierte Supply-Chain-Management-Software, die Informationen aus dem gesamten Unternehmen verbinden kann, einschließlich Finanzen, ist ein wichtiges Instrument, um die traditionelle Kluft zu überbrücken und Teams bei der Zusammenarbeit zu helfen, um Geschäftsziele zu erreichen. Supply-Chain-Management-Software kann Ihnen auch dabei helfen, den Fortschritt bei der Erreichung von Zielen zu verfolgen, indem sie Ihrem Beschaffungsteam die Informationen, die Sie für Key Performance Indicators (KPIs) benötigen, in einem leicht verständlichen Format zur Verfügung stellt.

Beschaffungskennzahlen

Durch die Überwachung von Beschaffungskennzahlen, Unternehmen können die Effizienz ihres Beschaffungsprozesses steigern, Verfolgen Sie den Fortschritt in Richtung auf die Geschäftsziele und identifizieren Sie Bereiche mit Verbesserungspotenzial. Hier sind einige häufig gemessene Beschaffungs-KPIs:

Zykluszeit der Bestellung: Überwachen Sie die durchschnittliche Anzahl von Stunden oder Tagen, die benötigt werden, um Anforderungen zu verarbeiten und Bestellungen an Lieferanten zu senden.

Bestellzykluszeit = Anzahl Stunden oder Tage, die benötigt werden, um Anforderungen zu bearbeiten und Bestellungen an Lieferanten zu senden / Anzahl Bestellungen, die an Lieferanten gesendet werden

Lieferzeit des Lieferanten: Die durchschnittliche Anzahl von Tagen, die Lieferanten nach Erhalt einer Bestellung benötigen, um Artikel zu versenden.

Lieferzeit des Lieferanten = Anzahl der Tage, die nach Eingang der Bestellung beim Lieferanten bis zum Eintreffen der Artikel vergehen / Gesamtanzahl der an den Lieferanten gesendeten Bestellungen

Anzahl Lieferanten: Mehr Lieferanten gibt dem Unternehmen mehr Möglichkeiten, erhöht aber auch den Verwaltungsaufwand. Viele Einkaufsgruppen überwachen die Anzahl der Lieferanten in ihren Lieferantennetzwerken und entfernen regelmäßig wenig genutzte Lieferanten, um die Effizienz zu steigern.

Lieferantenfehlerquote: Ein wichtiges Maß für die Lieferantenqualität, Dies wird normalerweise als Anzahl der fehlerhaften Teile geteilt durch die Gesamtzahl der gelieferten Teile gemessen.

Lieferantenfehlerquote = # der defekten Teile vom Lieferanten / Gesamt # der Teile vom gleichen Lieferanten

Lieferantenverfügbarkeit: Dies misst die Fähigkeit jedes Lieferanten, auf Last-Minute- oder Notfallanforderungen zu reagieren.

Lieferantenverfügbarkeit = Anzahl der vom Lieferanten ausgeführten Geschäftsaufträge / Anzahl der an den Lieferanten gesendeten Bestellungen

Erfüllungsgenauigkeit: Dies misst den Prozentsatz der Bestellungen, die Lieferanten genau ausführen und der Bestellung genau entsprechen.

Erfüllungsgenauigkeit = Anzahl der genauen Bestellungen vom Lieferanten / Gesamtzahl der Bestellungen vom gleichen Lieferanten

Gesamt-ROI des Beschaffungsprozesses: Dies misst den Wert, den die Beschaffungsstrategie eines Unternehmens für die Organisation liefert. Es ist das Verhältnis der jährlichen Einsparungen, die von der Beschaffungsgruppe erzielt werden, zu den jährlichen Gesamtausgaben für die Beschaffung.

Video:Was ist Beschaffungssoftware?

Wie Technologie bei der Beschaffungsverwaltung helfen kann

Wie in fast allen anderen Geschäftsbereichen Technologie kann die Produktivität von Einkaufsgruppen steigern, bei gleichzeitiger Reduzierung der Prozesskosten um bis zu 30 %. Sie können auch Schritte wie das Einholen von Geboten, Erstellen von Bestellungen und Bezahlen von Lieferungen mit ERP-Lösungen mit Beschaffungssoftware. Es kann Teams auch in die Lage versetzen, Einsparungen besser zu analysieren und die Lieferantenleistung zu verfolgen.

Beschaffungs-Dashboards Zeigen Sie ausgewählte Beschaffungs-KPIs und -Kennzahlen auf einem einzigen Bildschirm an, damit Unternehmen wichtige Trends leicht überwachen und Probleme erkennen können. Sie können Metriken wie Anbieterleistung, Gesamtausgaben, ausstehende Transaktionen. Führende Lösungen umfassen Dashboards, die für verschiedene Rollen im Unternehmen vorkonfiguriert sind, mit der Möglichkeit, die Dashboards an die Bedürfnisse jedes Benutzers anzupassen.

Die Beschaffung kann eine Schlüsselrolle für die Rentabilität und den Gesamterfolg eines Unternehmens spielen. Es umfasst ein breites Spektrum an Aktivitäten, Jeder von ihnen erfordert Liebe zum Detail, um sicherzustellen, dass das Unternehmen den größtmöglichen Wert erhält. Softwarelösungen für das Supply-Chain-Management können helfen, vereinfachen, analysieren und reduzieren die Kosten des gesamten Beschaffungsprozesses.

Buchhaltung

Buchhaltung