Die wichtigsten zu verfolgenden KPIs der Kreditorenbuchhaltung (AP)

Es ist ziemlich allgemein bekannt, dass Führungskräfte im Finanzbereich ständig bestrebt sind, Daten effektiver zu nutzen. mit der Notwendigkeit, eine bessere Berichterstattung über Key Performance Indicators (KPIs) zu erstellen und Bereiche zu identifizieren, in denen Kosteneinsparungen im gesamten Unternehmen erzielt werden können. Aber ein Großteil der Jagd nach Verschwendung und Ineffizienz beginnt innerhalb der Buchhaltungs- und Finanzfunktion selbst. Ein wesentlicher Optimierungsbereich ist dabei der Kreditorenprozess und die Menschen, die ihn managen.

Genaue Überwachung der KPIs bezüglich dessen, was das Unternehmen seinen Lieferanten schuldet, Lieferanten und Kreditoren hilft, Fehler auszusortieren, Senkung der Kosten aufgrund von Prozessineffizienzen und Optimierung des Cashflows – das sind viele der Vorteile der AP-Automatisierung.

Was sind KPIs?

Ein KPI ist eine Geschäftsmetrik, die mit einem Leistungsziel verknüpft ist. Die Verfolgung von KPIs hilft dem Unternehmen zu erkennen, ob es sich seinen Zielen nähert und die richtigen Geschäftsentscheidungen zu treffen, um dorthin zu gelangen. KPIs bieten einen Kompass zur internen Überwachung und Richtungsänderung, Sie können aber auch verwendet werden, um die Leistung eines Unternehmens mit denen seiner Branche zu vergleichen. KPIs bieten Möglichkeiten zur Messung der Effizienz, Kosten oder Ergebnis der verschiedenen Teile von Geschäftsprozessen.

Es gibt KPIs, die für Unternehmen in einer Vielzahl von Branchen relevant sind, und andere, die für die Branche einzigartig sind. Zum Beispiel, Bestandsmanagementkennzahlen wie Auftragsausführungsrate oder Auftragszykluszeit sind für Großhandelsunternehmen wichtig. Kundenabwanderungsrate und Kundenakquisitionskosten sind wichtige KPIs für SaaS-Softwareunternehmen. Die meisten Finanzkennzahlen sind jedoch branchenübergreifend relevant. mit KPIs rund um die Kreditorenbuchhaltung, die viele Hinweise darauf geben, wo Effizienz oder Kosteneinsparungen erzielt werden können.

Warum sind AP-KPIs wichtig?

Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen sind die kurzfristigen Verbindlichkeiten des Unternehmens – die Zahlungsmittel, die es seinen Lieferanten schuldet, Kreditoren und Kreditoren, die in weniger als einem Jahr fällig werden. Die Personen, die diesen Prozess verwalten, bilden die Kreditorenbuchhaltung.

AP-KPIs bieten Möglichkeiten, den AP-Prozess selbst sowie die Produktivität und Effizienz der Personen, die ihn verwalten, zu messen. Es ist eine wirklich wichtige Aufgabe, sicherzustellen, dass die Lieferanten zufrieden sind und gleichzeitig die Vorteile von Krediten mit dem Cashflow ausgeglichen werden. Wenn diese Lieferanten Kreditoren und Kreditoren werden nicht in der erwarteten Zeit bezahlt, Das Unternehmen kann nicht alle Waren oder Dienstleistungen erhalten, die es für die Geschäftstätigkeit benötigt. Und wenn das Unternehmen Monat für Monat nicht genügend Bargeld vorhält, es kann sein Geschäft nicht führen, geschweige denn Wachstumspläne machen.

Warum benötigt Ihre Kreditorenbuchhaltung KPIs/Ziele?

Da die Kreditorenbuchhaltung an der Schnittstelle vieler Geschäftsfunktionen sitzt, Fehler und Ineffizienzen in diesem Prozess haben Auswirkungen auf alle Verbindungsprozesse. AP-KPIs liefern Signale, dass das Unternehmen sich eingehender mit dem Prozess befassen muss, um Antworten zu finden. Eine hohe Zahl der ausstehenden Tage kann das Ergebnis einer verspäteten Zahlung an Lieferanten sein, weil nicht genügend Bargeld zur Zahlung eingeht – ein offensichtliches Problem mit dem Umsatz, das das Unternehmen weiter prüfen muss.

Die Verarbeitung einer hohen Anzahl von Rechnungen im Vergleich zu anderen in der Branche könnte darauf hindeuten, dass das Unternehmen mit zu vielen Lieferanten zusammenarbeitet und Rabatte und Kosteneinsparungen durch die Konsolidierung des Geschäfts verpasst. Eine hohe Anzahl von Zahlungsfehlern oder doppelten Zahlungen könnte auf betrügerische AP-Praktiken hinweisen – durch zahlende Briefkastenfirmen oder zahlende Anbieter, mit denen das Unternehmen nicht mehr Geschäfte macht.

12 Top-AP-KPIs, die Sie verfolgen sollten

AP-KPIs helfen dem Unternehmen, eine bessere Leistung zu erzielen, da sie verwendet werden können, um interne Ziele zu erreichen und sich mit anderen in der Branche zu vergleichen.

1. Fälligkeitstage (DPO). Dies ist die durchschnittliche Anzahl von Tagen, die das Unternehmen benötigt, um seine Verbindlichkeiten zurückzuzahlen. Diese Zahl muss ein Gleichgewicht zwischen zahlenden Anbietern und der Sicherstellung ihrer Zufriedenheit sowie der Sicherstellung, dass genügend Bargeld im Geschäft vorhanden ist, schaffen. Wenn es zu hoch ist, es ist ein Hinweis darauf, dass das Unternehmen den Lieferanten zu spät bezahlt, was eine Reihe von Auswirkungen haben könnte – zu teureren Zahlungsbedingungen, und niedrigere Bonität. Wenn diese Rate zu niedrig ist, es kann bedeuten, dass das Unternehmen die Kreditbedingungen nicht nutzt. Die Kennzahl hilft dem Unternehmen zu erkennen, wie gut es den Cashflow verwaltet.

   DPO berechnen:

   Berechnen Sie die durchschnittliche Kreditorenbuchhaltung

   Durchschnittliche Kreditorenbuchhaltung =
   (Beginn der Kreditorenbuchhaltung – Ende der Kreditorenbuchhaltung für die Periode) / 2

   DSB =
   (Durchschnittliche Kreditoren/Kosten der verkauften Waren) x Anzahl der Tage im Abrechnungszeitraum

   Wenn diese Zahl 30 ist, zum Beispiel, Das bedeutet, dass das Unternehmen durchschnittlich 30 Tage braucht, um seine Rechnungen zu begleichen.

2. Kosten für die Bearbeitung jeder Rechnung. Dies ist eine wichtige Produktivitätskennzahl. Darin sind alle Kosten für die Zahlungsabwicklung für den AP enthalten – Personen, Betriebskosten und Lieferantengebühren. Nehmen Sie diese Summe und dividieren Sie sie durch die Gesamtzahl der verarbeiteten Rechnungen, um die durchschnittlichen Kosten pro Rechnung zu erhalten. Laut APQC geben die Top-Performer 2,07 USD pro Rechnung aus. Die Schlusslichter geben mehr als 10 US-Dollar pro Rechnung aus.

3. Top-Zahlungsmethoden. Die Umstellung von Lieferanten auf elektronische Zahlungsmethoden kann viele Vorteile bringen, aber viele Unternehmen verlassen sich immer noch auf Schecks. Eine kürzlich von Pymnts.com durchgeführte Umfrage ergab, dass Schecks immer noch die beliebteste Zahlungsmethode für Lieferanten sind – obwohl die AP-Abteilung sie als siebte bevorzugte Zahlungsmethode einstuft (ACH an erster Stelle). Die Befragten stuften Schecks als „am wenigsten schnelle“ Zahlungsmethode ein.

4. Zahlungsfehler. Zahlungsfehler können Lieferantenbeziehungen schädigen und Kreditbedingungen beeinträchtigen. OpsDog sagt, dass Zahlungsfehler beim Anbieter ein häufiger Fehler sind. Verfolgen Sie Fehler bei der Kreditorenzahlung, indem Sie die Anzahl der von der Kreditorenbuchhaltung verarbeiteten ausgehenden Zahlungen erfassen, die einen Fehler enthielten (z. B. eine falsche Adresse, falscher Betrag oder doppelte Zahlung) geteilt durch die Gesamtzahl der Transaktionen, die im gleichen Zeitraum getätigt wurden.

   Unter diesen Fehlern Ein weiterer KPI zum Nullen ist die doppelte Zahlungsrate. Daten des Benchmarking-Unternehmens APQC zeigen, dass im Durchschnitt selbst in Organisationen, die bei doppelten Zahlungen am besten abschneiden, 0,8% der jährlichen Auszahlungen sind doppelt oder fehlerhaft. Die Schlusslichter melden mit 2 % mehr als das Doppelte.

   Der Prozentsatz der doppelten Rechnungszahlungen wird berechnet, indem die Anzahl der in einem bestimmten Zeitraum mehr als einmal bezahlten Rechnungen durch die Anzahl der in diesem Zeitraum bezahlten Rechnungen geteilt wird.

5. Rechnungen werden pro Mitarbeiter bearbeitet. Die Berechnung, wie viele Rechnungen pro Vollzeitmitarbeiter pro Jahr verarbeitet werden, ist eine großartige Möglichkeit, die Produktivität zu messen. Eine eng verwandte Kennzahl ist die durchschnittliche Anzahl der pro Mitarbeiter und Tag verarbeiteten Rechnungen. Dies kann einen detaillierten Einblick in die Produktivität geben und es dem Unternehmen ermöglichen, die Gründe für Fehler zu ermitteln. Dieser KPI unterscheidet sich je nach Branche, in der das Unternehmen tätig ist.

6. E-Rechnungen als Prozentsatz der Gesamtrechnungen. E-Rechnungen basieren auf EDI- oder XML-Formaten oder einem webbasierten Formular. Die EDI- oder XML-Dateien werden direkt aus der Debitorenbuchhaltung des Lieferanten in die Kreditorenbuchhaltung des einkaufenden Unternehmens gesendet. Dies spart Zeit, da keine manuelle Arbeit auf der Seite der Kreditorenbuchhaltung erforderlich ist, spart Geld, das mit dieser Arbeit verbunden ist, und ist sicherer. Walmart und Ford haben vorgeschrieben, dass alle ihre Lieferanten auf EDI umstellen, aber die Vermittlung des Wertes an die Lieferanten kann die größte Herausforderung sein.

7. Prozentsatz der erfassten Lieferantenrabatte. Es kann immer sinnvoll sein, alle Lieferantenrabatte zu nutzen, die bei vorzeitigen Zahlungsbedingungen angeboten werden. Dies hängt von der Liquiditätslage des Unternehmens ab. Auf der anderen Seite, Die Einziehung von Lieferantenrabatten kann zu erheblichen Vorteilen in Bezug auf Bareinsparungen und Geschäftskredite führen. Daten des Institute of Finance and Management zeigen, dass 80 % der Lieferanten bereit sind, Skonti gegen vorzeitige Zahlungen einzutauschen. Ein eng verwandter KPI, Der Prozentsatz der termingerecht bezahlten Rechnungen ist ein Maß dafür, ob das Unternehmen seinen Lieferantenverpflichtungen nachkommt.

8. Durchschnittliche Zeit, um eine Rechnung zu genehmigen. Rechnungs- und Zahlungsgenehmigungen zu erhalten, wird immer wieder als eine der größten Herausforderungen für Kreditorenbuchhalter eingestuft. Laut Pymnts.com benötigen zwei bis fünf Personen die Genehmigung, um eine Rechnung zu bearbeiten, und 14,1 Tage. Und Untersuchungen von Ardent Partners beweisen, dass mehr Zeit für Genehmigungen nicht immer zu einer genaueren Zahlung führt. wobei 1/10 der Zahlungen im Durchschnitt von den Lieferanten angefochten werden.

9. Kreditorenausgaben in Prozent des Umsatzes. Während die mit AP verbundenen Kosten notwendige Betriebsausgaben sind, Die Überwachung des Aufwands als Prozentsatz des Umsatzes liefert Informationen, um Entscheidungen über die Reduzierung manueller Prozesse und die Auf- oder Reduzierung des Personals zu treffen. Laut OpsDog wird dies berechnet, indem der Gesamtaufwand der Kreditorenbuchhaltung geteilt durch den Umsatz über einen Zeitraum berechnet wird. Es bricht zwar nicht speziell AP aus, Der Bericht von Robert Half Benchmarking Accounting and Finance aus dem Jahr 2019 enthält einige Zahlen zur durchschnittlichen Größe der Finanzfunktion in kleinen und mittleren Unternehmen. Unternehmen mit einem Umsatz von weniger als 25 Millionen US-Dollar beschäftigten im Durchschnitt drei Personen im Finanzbereich. Zwischen 25 und 99 Millionen US-Dollar beschäftigten sechs und zwischen 100 Millionen US-Dollar und 499 Millionen US-Dollar 13.

10. Rechnungen werden pro Jahr bearbeitet. Diese Anzahl der jährlich verarbeiteten Rechnungen ist für die Berechnung vieler anderer KPIs erforderlich – einschließlich der pro FTE verarbeiteten Rechnungen sowie der Kosten pro Rechnung. Dies ist ein guter Hinweis darauf, ob ein Unternehmen nach Software suchen sollte, um den Prozess weiter zu automatisieren. Aber diese Zahl sollte auch mit der Anzahl der Lieferanten verglichen werden, mit denen das Unternehmen zusammenarbeitet.

    Der KPI kann verwendet werden, um sich mit Branchenkollegen zu vergleichen und einem Unternehmen einen guten Hinweis darauf zu geben, ob es mit zu vielen Lieferanten (oder nicht genug) zusammenarbeitet. von denen jedes seine eigenen Risiken birgt. Die Zusammenarbeit mit zu vielen Lieferanten verringert die Transparenz der Lieferkette. Am anderen Ende, Die Zusammenarbeit mit zwei wenigen Lieferanten könnte bei Lieferunterbrechungen zu Herausforderungen werden.

11. Prozentsatz der direkt verarbeiteten Rechnungen. Wenn Sie sich ansehen, wie viele Rechnungen sofort mit Bestellungen abgeglichen und ohne manuelles Eingreifen bezahlt werden können, Unternehmen können Prozesse besser abstimmen und mit Ausnahmen umgehen. In erstklassigen Unternehmen, Laut einer Studie können durchschnittlich 71 % der Rechnungen direkt verarbeitet werden.

12. Rechnungszykluszeit. Die Rechnungsdurchlaufzeit oder die Rechnungsdurchlaufzeit ist die Zeit, die zwischen dem Erhalt der Rechnung von einem Lieferanten durch das Unternehmen und der Auszahlung der Zahlung vergeht. Laut einer Canon-Studie benötigen Unternehmen im Durchschnitt 13,5 Tage, während der Klassenbeste 3.3 nimmt. Die Verkürzung dieses Zyklus kann die Beziehungen zu Lieferanten stärken. Verlängerte Zahlungszykluszeiten können die Lieferantenbeziehungen beeinträchtigen und auf Produktivitäts- und Arbeitsqualitätsprobleme innerhalb der Kreditorenbuchhaltung hinweisen.

Messen Sie Ihre Kreditoren-KPIs

Um aus KPIs zu lernen und Geschäftsentscheidungen zu treffen, Der erste Schritt besteht darin, die genauen Daten zu erhalten, die für die Berechnungen erforderlich sind.

Die Automatisierung der fehleranfälligsten Teile des AP-Prozesses erleichtert die Erfassung der Daten erheblich. Einer der ersten Bereiche, die Unternehmen automatisieren möchten, ist der Rechnungsprozess. Buchhaltungssoftware kann die Rechnungsdaten extrahieren und die Felder in der Kreditorenbuchhaltung automatisch ausfüllen. In die Software integrierte Workflows stellen sicher, dass die richtigen Personen die Kosten sehen, seine Legitimität überprüfen und genehmigen kann. Dieser Workflow kann sicherstellen, dass die Rechnung an den Kreditorenposten weitergeleitet wird, um die Zahlung zu überweisen.

Die Reduzierung des manuellen Aufwands für die Eingabe von Rechnungsdaten und den Genehmigungsprozess spart Zeit und erhöht die Genauigkeit. Es stellt aber auch sicher, dass sich alle Daten rund um die Rechnung an einem zentralen Ort befinden. Metriken zur Anzahl der in diesem Monat verarbeiteten Rechnungen, die Zahlen, die zur Berechnung der durchschnittlichen Kreditorenbuchhaltung erforderlich sind und wie viele Rechnungen verarbeitet wurden, ohne dass manuelle Informationen erforderlich sind, können problemlos angezeigt werden, um weitere KPI-Berechnungen in Tabellenkalkulationen durchzuführen oder, im Idealfall, Sehen Sie sich Dashboards an, die festgelegte KPI-Daten anzeigen, die automatisch vom System berechnet werden.

Wie kann die AP-Automatisierung Ihre KPIs verbessern?

Die Automatisierung des AP-Prozesses kann:

1. Reduzieren Sie die Kosten für die Verarbeitung von Rechnungen durch die Automatisierung der Eingabe
2. Reduzieren Sie DPO, indem Sie Genehmigungen beschleunigen
3. Lassen Sie weniger Mitarbeiter mehr Rechnungen verarbeiten, Kosten für Kreditorenbuchhaltung niedrig halten, wenn das Geschäft wächst
4. Ermöglichen Sie die direkte Zahlung von Rechnungen ohne manuelle Eingriffe, damit die Kreditorenbuchhaltung ausnahmsweise verwalten kann
5. Automatisieren Sie die Zahlung, um sie an die Rabattbedingungen der Lieferanten anzupassen, um starke Beziehungen aufzubauen
6. Erhöhen Sie die Genauigkeit, um strittige Rechnungen zu reduzieren
7. Verringern Sie das Betrugsrisiko und stellen Sie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften mit Rollen und Aufgabentrennung sicher
8. Bewegen Sie Lieferanten hin zu elektronischen Zahlungsmethoden und EDI, um weitere Effizienzsteigerungen zu erzielen

KPIs helfen dem Finanzwesen, die richtige Frage zu stellen und die Auswirkungen von Prozessverbesserungen zu erkennen. Zum Beispiel, Hat eine Zunahme der elektronischen Rechnungsstellung den DSB geschmälert? Und hat das zu günstigeren Zahlungsbedingungen von Lieferanten geführt – wie Rabatten oder längeren Zahlungsfristen, damit das Unternehmen an Bargeld halten kann? Das Verfolgen von AP-KPIs beschleunigt nicht nur die Rechnungsbearbeitung – es ist jedoch eine Schlüsselstrategie, um die Liquidität des Unternehmens zu steigern.