Was sind Betriebsausgaben? Beispiele, Tipps und FAQs

Jedes Unternehmen hat Betriebsausgaben. Eine sorgfältige Verfolgung stellt sicher, dass Sie wissen, wohin Ihre Gelder fließen. und es hilft Ihnen, Ihre Steuerschuld zu reduzieren. Es ist auch wichtig zu verstehen, was Betriebsausgaben sind und was Sie abziehen können, damit Sie nicht mehr Steuern als nötig zahlen.

Was sind Betriebsausgaben?

Nach Angaben des Internal Revenue Service (IRS) Geschäftsausgaben sind gewöhnliche und notwendige Kosten, die für den Betrieb Ihres Unternehmens anfallen. Beispiele sind Inventar, Gehaltsabrechnung und Miete. Fixe Ausgaben sind regelmäßig und ändern sich nicht viel – Dinge wie Miete und Versicherung. Es werden variable Ausgaben erwartet, aber sie können sich ändern. Einige Beispiele sind Verkaufsprovisionen, Benzin für Geschäftsfahrzeuge und Versandkosten. Sie erwarten jeden Monat variable Ausgaben, aber die tatsächliche Menge wird variieren. Die Verfolgung Ihrer Geschäftsausgaben hilft Ihnen, im Auge zu behalten, ob Sie Gewinne oder Verluste sehen werden.

Die zentralen Thesen

• Betriebsausgaben müssen als gewöhnlich und notwendig angesehen werden, damit sie steuerlich absetzbar sind.
• Betriebsausgaben werden in einer Gewinn- und Verlustrechnung erfasst.

Betriebsausgaben erklärt

Auch Abzüge genannt, Betriebsausgaben sind die Kosten für den Betrieb eines Unternehmens. Sie werden in der Gewinn- und Verlustrechnung erfasst. Diese Ausgaben werden von den Geschäftseinnahmen abgezogen, um den Nettogewinn oder -verlust und das steuerpflichtige Einkommen eines Unternehmens zu zeigen.

Richtlinien für Geschäftsausgaben finden Sie in Abschnitt 162 des Internal Revenue Code (IRC). Solange eine Ausgabe als gewöhnlich und notwendig angesehen wird, es kann dem IRS gemeldet werden, um die Steuerschuld zu reduzieren.

Nach Angaben des IRS, gewöhnlich bezieht sich auf Ausgaben, die den meisten Geschäftsinhabern in der Industrie oder im Handel gemein sind. Notwendig bedeutet, dass Ihre Ausgaben bei Ihrem Geschäftsbetrieb helfen, und sie sind für Ihre Organisation geeignet.

Wie wirken sich Betriebsausgaben auf die Steuern aus oder senken sie?

Alle Ausgaben, die der IRS-Definition von gewöhnlich und notwendig entsprechen, können abgezogen werden. Abgeschrieben werden, einem Unternehmen mit der Absicht, einen Gewinn zu erzielen, muss ein Aufwand entstehen. Einige Ausgaben können vollständig abzugsfähig sein, während andere teilweise abzugsfähig sind oder im Jahr ihres Anfalls nicht vollständig abgezogen werden.

Was sind Beispiele für abzugsfähige Betriebsausgaben?

Folgende Betriebsausgaben können ganz oder teilweise abzugsfähig sein:

• Werbung und Marketing
• Bankgebühren und Zinsen
• Geschäftskilometer
• Provisionen
• Bildungsausgaben für Mitarbeiter
• Angestelltenbonus
• Gerätewartung und Reparatur
• Möbel
• Homeoffice (Sie müssen bestimmte Anforderungen erfüllen, z. B. dass es Ihr Hauptgeschäftssitz ist)
• Versicherung
• Mitgliedsbeitrag (nur geschäftsbezogene Ausgaben)
• Anwaltskosten
• Bürobedarf und -ausstattung
• Gehaltsabrechnung (Mitarbeiter und Auftragnehmer)
• Miete oder Büromiete
• Hypothekenzahlungen
• Software
• Einige Kosten für Geschäftsreisen
• Dienstprogramme

Was sind Beispiele für nicht abzugsfähige Betriebsausgaben?

Nicht alle Betriebsausgaben sind steuerlich absetzbar.

Hier sind einige Beispiele:

• Abrisskosten oder Verluste
• Bildungsausgaben, die anfallen, um die Anforderungen für die Geschäftstätigkeit zu erfüllen
• Staatliche Bußgelder und Strafen
• Illegale Aktivitäten
• Lobbying-Kosten
• Politische Spenden

Beachten Sie auch, dass Investitionen, während abzugsfähig, werden in der Regel über mehrere Jahre durch einen als Abschreibung bezeichneten Buchführungsprozess abgeschrieben.

Berichterstattung über die Gewinn- und Verlustrechnung

Ihre Gewinn- und Verlustrechnung ist die wichtigste Finanzaufstellung für die Erfassung von Betriebsausgaben und die Ermittlung Ihres zu versteuernden Einkommens. Die Gewinn- und Verlustrechnung zeigt die Ausgaben und Einnahmen Ihres Unternehmens über einen bestimmten Zeitraum. Die Aussagen sind in der Regel in verschiedene Kategorien unterteilt.

• Kosten der verkauften Waren (COGS): Auch bekannt als Umsatzkosten, COGS beziehen sich auf die Kosten der verkauften hergestellten oder gekauften Waren. COGS sind Betriebsausgaben und beeinflussen, wie viel Gewinn ein Unternehmen mit seinen Produkten macht. Sie wird vom Gesamtumsatz eines Unternehmens abgezogen, um den Bruttogewinn zu ermitteln, und kann die Betriebskosten der Fabrik umfassen, Lager, Kosten für Rohstoffe und Teile, die zur Herstellung eines Produkts verwendet werden, direkte Arbeitskosten, Versand- oder Frachtkosten und indirekte Kosten, wie Vertriebs- oder Vertriebskosten.

• Betriebskosten: Betriebskosten sind alle Ausgaben, die mit der täglichen Wartung und Verwaltung eines Unternehmens verbunden sind. Die Betriebskosten umfassen feste, variable und halbvariable Kosten. Diese Ausgaben werden vom Bruttogewinn abgezogen, um den Betriebsgewinn zu ermitteln und umfassen in der Regel Marketingkosten und die Vergütung von Führungskräften. Geschenke und Mahlzeiten würden ebenfalls in diese Kategorie fallen.

• Abschreibungen: Die Abschreibung ist der Prozess des Abzugs der Anschaffungskosten eines Betriebsvermögens über einen langen Zeitraum, statt über ein Jahr. Die Abschreibung besteht aus zwei Hauptkomponenten:Eine ist die Wertminderung eines Vermögenswerts im Laufe der Zeit und wenn Sie den Preis, den Sie ursprünglich für einen Vermögenswert bezahlt haben, über den Zeitraum der Nutzung dieses Vermögenswerts zuordnen. Die allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätze (GAAP) erfordern, dass Unternehmen Standardabschreibungsmethoden mit spezifischen Abschreibungsplänen für verschiedene Anlagenkategorien verwenden. Die Abschreibung ist der Abschreibung ähnlich, sondern ist eine Methode zur Verteilung der Anschaffungskosten eines immateriellen Vermögenswerts über einen bestimmten Zeitraum.

• Zinsaufwand: Darlehenszinsen werden vom steuerpflichtigen Einkommen abgezogen.

Persönliche vs. geschäftliche Ausgaben

Betriebsausgaben können abgezogen werden, um das steuerpflichtige Gesamteinkommen Ihres Unternehmens zu senken. Persönliche Ausgaben können nicht. So, Was sind einige der Unterschiede und gibt es jemals eine Grauzone?

Persönliche Ausgaben: Es ist wichtig, dass Sie Ihre persönlichen Ausgaben vom Geschäft getrennt halten. Beispielsweise, Wenn Sie in den Baumarkt gehen, um Holz für ein persönliches Projekt zu kaufen, und einen Industriereiniger zum Schrubben der Böden Ihres Ladens einwerfen, Stellen Sie sicher, dass Sie zwei Transaktionen ausführen. Auf diese Weise können Sie separate Belege aufbewahren und wenn Sie eine geschäftliche Kredit- oder Debitkarte besitzen, Sie können das für den Geschäftskauf verwenden.

Geschäftsausgaben: Tätigen Sie einen Kauf, um mehr Umsatz für Ihr Unternehmen zu erzielen? Handelt es sich in Ihrer Branche um einen normalen Kauf? Es handelt sich wahrscheinlich um eine Betriebsausgabe. Den Kauf protokollieren, Bewahren Sie die Quittung auf und notieren Sie den Grund für den Kauf. Der Betrag kann von Ihrem Einkommen abgezogen werden und senkt Ihre Steuerschuld. Große Ausgaben, die den langfristigen Wert Ihres Unternehmens steigern, wie der Kauf neuer Geräte oder die Investition in ein neues Gebäude, gelten als Investitionsausgaben und werden anders behandelt als andere Ausgaben.

Hauptunterschiede: Unternehmenskäufe sind Dinge, die Sie im Rahmen des normalen Geschäftsbetriebs kaufen. Persönliche Ausgaben sind Dinge, die nicht zu Ihrem Geschäft gehören. Aber was ist mit Dingen wie Homeoffice? Wenn Sie ein Büro außerhalb Ihres Hauses hauptsächlich für geschäftliche Zwecke nutzen, Sie können diese Kosten möglicherweise abschreiben. Sie können jedoch nicht den gesamten Preis Ihrer Hypothek abziehen. Es gibt Gelegenheiten, in denen Sie bestimmte Ausgabenaspekte auflisten können, wie z. Grundsteuern oder Telefone. Es ist besonders wichtig, dass Sie genaue Aufzeichnungen darüber führen, warum Sie diese Artikel ausgeben. falls Sie jemals auditiert werden.

Top 6 Tipps zu Geschäftsausgaben

Den Überblick über Ihre Geschäftsausgaben zu behalten, kann überwältigend sein. Es ist aber auch eine der einfachsten Möglichkeiten, Ihre Gesamtsteuerschuld zu reduzieren. Hier sind einige Tipps, um das Spesenmanagement ein wenig einfacher zu machen.

1. Führen Sie genaue Aufzeichnungen.

   Im Zweifel, behalte es. Quittungen und andere Belege für Ihre Geschäftsausgaben sind nicht nur praktisch, wenn Sie jemals geprüft werden, der IRS verlangt, dass einige Aufzeichnungen bis zu 7 Jahre aufbewahrt werden. Dinge wie Quittungen, Steuererklärungen und Arbeitsunterlagen sind 3-4 Jahre aufzubewahren. Und die Dokumentation der Abschreibung uneinbringlicher Forderungen sollte 7 Jahre lang aufbewahrt werden. Ziehen Sie in Betracht, eine Geschäftsbuchhaltungssoftware zu verwenden, um Ihre Ausgaben zu verfolgen und papierlos für die Aufzeichnungen zu arbeiten.

2. Trennen Sie persönliche und geschäftliche Ausgaben.

   Betriebsausgaben können abgeschrieben werden und reduzieren Ihre Gesamtsteuerschuld. Beginnen Sie sofort damit, Ihre geschäftlichen und persönlichen Ausgaben zu trennen. Eröffnen Sie ein separates Geschäftskonto. Holen Sie sich eine Geschäftskredit- oder Debitkarte. Und stellen Sie sicher, dass Ihre Geschäftspartner wissen, welche Ausgaben abgeschrieben werden können, und was nicht kann.

3. Informieren Sie sich darüber, welche Ausgaben als steuerlich absetzbar gelten.

   Nicht alle Ausgaben sind steuerlich absetzbar. Aber die meisten Ausgaben, die Ihnen entstehen, wenn Sie versuchen, Einnahmen für Ihr Unternehmen zu erzielen, können abgeschrieben werden. Einige größere Anschaffungen wie Großgeräte gelten als Investitionsausgaben. Der Erstkauf darf nicht in einem Steuerjahr vollständig abgeschrieben werden, aber die Wertminderung, zusammen mit den Betriebskosten wäre es.

4. Belege für Geschäftsreisen aufbewahren.

   Viele Spesen für Geschäftsreisen sind steuerlich absetzbar. Führen Sie Aufzeichnungen über Kosten wie Transport, Unterkunft und einen Teil der Verpflegung (in der Regel 50 % der Kosten). Bewahren Sie Ihre Belege über diese Ausgaben mindestens drei Jahre auf, solange der IRS Sie prüfen kann.

5. Erfassen Sie die Ausgaben so schnell wie möglich.

   Unabhängig davon, ob Sie Ihre Aufzeichnungen selbst speichern oder ein Softwareprogramm für die Unternehmensbuchhaltung verwenden, Gewöhnen Sie sich an, Ausgaben sofort zu erfassen. Formalisieren Sie den Prozess, wie Sie die Quittungen verfolgen und speichern und Ausgaben aufzeichnen.

6. Überwachen und überprüfen Sie die Ausgaben regelmäßig.

   Geschäftsbuchhaltungssoftware kann Ihre Ausgabeninformationen mit Diagrammen und Dashboards anzeigen. Und wenn Sie Ihre Ausgaben manuell verfolgen, Achten Sie darauf, regelmäßige Überprüfungen in die Richtlinien und Verfahren für das Spesenmanagement einzubauen. Ziehen Sie die doppelte Buchführung in Betracht, um Fehler zu erkennen und Betrug zu verhindern.

Wie kann man Geschäftsausgaben verfolgen?

Das Nachverfolgen Ihrer Geschäftsausgaben sollte zur Gewohnheit werden. Indem Sie es zu einem Teil Ihres regulären Workflows machen, Es ist weniger wahrscheinlich, dass Sie Ausgaben verpassen, die Ihre Gesamtsteuerbelastung reduzieren können. Und indem Sie Ihre Ausgaben und Einnahmen über Ihre Gewinn- und Verlustrechnung im Blick behalten, Sie können die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens besser überwachen.

1. Eröffnen Sie ein Geschäftsbankkonto. Stellen Sie sicher, dass dieses von Ihrem persönlichen Girokonto getrennt ist und verwenden Sie es nur für Geschäftsausgaben. Dies wird es einfacher machen, Ihre Geschäftsgebühren zu verfolgen. Und Sie haben möglicherweise Anspruch auf Geschäftskredit- oder Debitkarten, die mit Vergünstigungen wie Cashback oder zinsloser Finanzierung für drei Monate ausgestattet sind.

2. Formalisieren Sie, wie Sie Quittungen aufbewahren. Ziehen Sie in Erwägung, Quittungen zu scannen und digitale Kopien aufzubewahren. Versuchen Sie, es zu einem Teil Ihres regulären Workflows zu machen. Wenn nicht täglich, Versuchen Sie, jede Woche die gleiche Zeit für das Scannen und Organisieren von Belegen einzuplanen. Schreiben Sie den Geschäftszweck auf die Quittung, damit Sie sich später daran erinnern können, wenn benötigt.

3. Überprüfen und kategorisieren Sie Ihre Ausgaben regelmäßig. Untersuchen Sie jede Transaktion und verfolgen Sie Ihre Ausgaben nach Kategorie. Vergleichen Sie Ihre Ausgaben mit den Einnahmen, Sie können sehen, wie viel es kostet, in einer bestimmten Zeit einen bestimmten Umsatz zu erzielen.

4. Erwägen Sie den Kauf einer Buchhaltungssoftware für Unternehmen. Sparen Sie Zeit und stellen Sie sicher, dass Sie mit einer Buchhaltungsplattform über die aktuellsten Informationen verfügen. Speichern und verfolgen Sie Belege und kategorisieren Sie Ausgaben einfach. Sie können Diagramme und Dashboards Ihrer Finanzinformationen anzeigen, sowie wichtige Berichte erstellen, wie die Gewinn- und Verlustrechnung.

Geschäftsausgaben mit Software verfolgen

Indem Sie Ihre Ausgaben verfolgen, Sie können Ihre Steuerschuld reduzieren. Es ist jedoch auch wichtig, detaillierte Aufzeichnungen über diese Ausgaben zu führen, falls Sie geprüft werden oder Konten abgleichen müssen. Papierlos zu arbeiten und eine Software für die Unternehmensbuchhaltung zu verwenden, kann helfen, Zeit zu sparen, automatisieren Sie Prozesse und führen Sie genauere Finanzaufzeichnungen, auch wenn Sie ein kleines Unternehmen oder Startup haben. Wenn Ihr Unternehmen wächst, Die Software wird mit Ihrem Wachstum skalieren. Und erstklassige Cloud-Lösungen wie NetSuite lassen sich in andere Unternehmenssoftware integrieren, wie Ihr CRM, Bestandsverwaltung und E-Commerce-Funktionen.

Häufig gestellte Fragen zu Geschäftsausgaben

Können Betriebsausgaben vorgetragen werden?

Ihr Unternehmen kann möglicherweise einen Vortrag vortragen, wenn Sie einen Nettobetriebsverlust (NOL) haben, Sie haben den zulässigen Abzugsbetrag überschritten und eine nicht erstattungsfähige Gutschrift ist höher als die Steuer, die Sie in einem Jahr schulden.

Abzugsfähige Betriebsausgaben werden nicht besteuert. Es gibt einige Betriebsausgaben wie Abriss, die nicht abgeschrieben werden können.

Kann ich private Ausgaben für geschäftliche Zwecke absetzen?

Persönliche Ausgaben für Ihr Unternehmen können Sie nicht abziehen. Jedoch, wenn die Kosten sowohl für den geschäftlichen als auch für den persönlichen Gebrauch bestimmt sind, Sie können den Geschäftsanteil abziehen. Beispielsweise, Nehmen wir an, Sie haben ein Fahrzeug und fahren zu 25 % der Zeit, um Kunden vor Ort zu beraten. Sie können 25 % Ihrer Betriebsausgaben absetzen. Sie müssen Aufzeichnungen führen, z. B. die angefallenen Kilometer, Wartungskosten und den Zweck jeder Fahrt.

Welche drei Arten von Betriebsausgaben gibt es?

Die drei Haupttypen sind:

• Fest: Diese Ausgaben ändern sich in der Regel nicht und bleiben gleich. Beispiele hierfür sind Miete oder Leasingzahlungen für Geräte.
• Variable: Diese Ausgaben ändern sich von Monat zu Monat. Beispiele sind Mitarbeiterprovisionen und Versorgungsunternehmen.
• Periodisch: Diese Ausgaben passieren gelegentlich. Beispiele sind Notfallreparaturen von Ausrüstung und jährliche Prämien.