Kreditorenbuchhaltung:15 Herausforderungen und Lösungen

Ihr Kreditorenbuchhaltungsteam könnte das Gefühl haben, auf einem Drahtseilakt zwischen der Aufrechterhaltung eines gesunden Cashflows und der Pflege der Lieferantenbeziehungen zu wandeln. Beide Ziele zu erreichen kann eine Herausforderung sein, insbesondere wenn das Unternehmen auf ineffiziente Praktiken wie manuelle Aufzeichnungen und Versandkontrollen angewiesen ist.

Während die Eliminierung papierbasierter Prozesse und die Anwendung einer gewissen AP-Automatisierung dazu beitragen können, konkurrierende Interessen auszugleichen, Es besteht kein Zweifel:AP-Teams sind beschäftigt. Neben der Bezahlung dieser Waren und Dienstleistungen Zu Ihren Aufgaben können die Verwaltung von Reise- und Bewirtungskosten sowie die Durchführung von Darlehenszahlungen gehören. In vielen Unternehmen, AP wickelt alle kurzfristigen Verbindlichkeiten eines Unternehmens mit Ausnahme der Gehaltsabrechnung ab. Das komplexe Mandat des AP-Teams beinhaltet auch eine enge Abstimmung mit vielen Geschäftsbereichen und Funktionen – insbesondere der Einkaufsabteilung – sowie Interaktionen mit Lieferanten.

Letztendlich, ohne Rohstoffe, das Geschäft kommt zum Erliegen. Daher müssen AP-Teams an der Spitze ihrer Spiele sein.

Die Kosten von Problemen mit der Kreditorenbuchhaltung

Viele Probleme mit der Kreditorenbuchhaltung entstehen durch veraltete Praktiken, wie die papierbasierte Rechnungsbearbeitung, Schecks schreiben und manuelle Aufzeichnungen oder einmalige Tabellenkalkulationen führen. Diese Praktiken können die Kostenkontrolle erschweren, Ausgaben analysieren und Lieferantenbeziehungen pflegen.

Obwohl das Ausstellen von Schecks für Business-to-Business-Transaktionen seit 2004 halbiert wurde, laut JPMorgan 2019 AFP Electronic Payments Survey, Unternehmen tätigen immer noch 42 % der Zahlungen an Geschäftskunden per Scheck. Schecks sind langsamer und kostenintensiver als elektronische Zahlungen, und anfälliger für Betrug.

Außerdem, Das Forschungsunternehmen Ardent Partners schätzt, dass immer noch die Hälfte der Rechnungen manuell versendet wird. Die daraus resultierenden Fehler und Verzögerungen bei der Bearbeitung können zu verspäteten Zahlungen, falsch, dupliziert oder ganz übersehen.

Ineffizient, papierbasierte AP ist nicht nur zeitaufwändig, es kann auch Finanzprognosen vereiteln, weil es dem Unternehmen Daten über Ausgabenmuster entzieht, die für die Budgetierung verwendet werden können, Szenario- und Lieferkettenplanung und andere Analysen. Langsamer AP kann den guten Willen der Lieferanten untergraben und Lieferanten veranlassen, Ihre Zahlungsbedingungen zu verkürzen, ihre Liefer- oder Servicestandards herabsetzen oder die Beziehung anderweitig herabstufen.

8 Herausforderungen in der Kreditorenbuchhaltung

Zu den größten Herausforderungen in der Kreditorenbuchhaltung zählen:

1. Langsame Verarbeitung:

   Papierbasiert, manuelle Prozesse führen zu langen Genehmigungsfristen, während Dokumente zwischen Abteilungen gemischt werden, und letztendlich zu langsameren Zahlungen führen – insbesondere wenn Unternehmen immer noch Schecks per Post versenden. Mehr als die Hälfte der von Ardent Partners befragten Unternehmen gab an, dass die Genehmigung von Rechnungen und Zahlungen zu lange dauert.

   Ein Zahlungsrückstand kann eine Kettenreaktion von negativen Auswirkungen auslösen, wie Verzugszinsen und verspätete Warenlieferungen. Langsame Zahlungen können auch die Kreditwürdigkeit Ihres Unternehmens beeinträchtigen. Ihre Möglichkeiten, von Lieferanten und Kreditgebern günstige Konditionen zu erhalten, weiter einschränken.

2. Zuordnungsfehler:

   Um sicherzustellen, dass Rechnungen korrekt bezahlt werden, Kreditorenbuchhaltungen führen in der Regel einen Drei-Wege-Abgleich durch:Prüfen, ob jede Rechnung mit der Bestellung übereinstimmt und dass die Waren oder Dienstleistungen tatsächlich erhalten wurden. Abweichungen treten häufig auf und sind zeitaufwändig zu beheben. Fehler bei der Dateneingabe und fehlende oder falsche Rechnungsinformationen sind häufige Schuldige, ebenso wie die Tatsache, dass relevante Dokumente in einer Vielzahl von Systemen und Formaten erstellt worden sein können.

3. Ausnahmerechnungen und manuelle Nachverfolgung:

   Die Kreditorenbuchhaltung nimmt sich viel Zeit mit Ausnahmen, einschließlich falscher, unvollständige und nicht übereinstimmende Angaben in Rechnungen. Das Forschungsunternehmen Aberdeen Group berichtet, dass bis zu 20 % der Rechnungen regelmäßig falsche oder unvollständige Informationen enthalten. und Ardent sagt, dass die durchschnittliche Kreditorenbuchhaltung fast ein Viertel ihrer Zeit damit verbringt, Lieferantenanfragen zu bearbeiten, um Probleme zu lösen und fehlende Informationen aufzuspüren.

4. Nicht autorisierte Käufe:

   Manuelle Prozesse und unzureichende Kontrollen können das Problem nicht autorisierter Käufe verschärfen. Zum Beispiel, AP kann Zeit damit verschwenden, Rechnungen für Mitarbeiterkäufe zu untersuchen, die ohne genehmigte Bestellung getätigt wurden. Andere nicht autorisierte Käufe beinhalten die unangemessene Verwendung von Geschäftskreditkarten, einschließlich der Verwendung zum Kauf von Artikeln von nicht autorisierten Lieferanten.

5. Betrug und Diebstahl:

   Verwandt, ein typisches Unternehmen verliert jedes Jahr 5 % seines Umsatzes durch Betrug, mit einem durchschnittlichen Verlust von 125 USD, 000, nach der Association of Certified Fraud Examiners (ACFE). Scheckbetrug bleibt ein großes Problem, E-Mail-Betrug ist jedoch ebenfalls üblich. Beim sogenannten geschäftlichen E-Mail-Kompromissbetrug, Kriminelle, die sich als Führungskräfte oder Lieferanten ausgeben, senden per E-Mail authentisch aussehende Rechnungen oder andere Zahlungsaufforderungen. Kreditorenbuchhaltungsteams müssen ständig auf der Hut sein, um Kreditorenbetrug zu vermeiden.

6. Rechnungen bezahlen, bevor eine Dienstleistung oder ein Produkt geliefert wird:

   Wenn Sie Waren sofort bezahlen, können Sie Lieferantenrabatte für Ihr Unternehmen erhalten. Aber beschäftigte AP-Mitarbeiter können versehentlich Rechnungen bezahlen, wenn sie ankommen, ohne zu prüfen, ob die Ware tatsächlich geliefert wurde, im erwarteten Zustand. Das kann zu Problemen führen, insbesondere wenn festgestellt wird, dass die Sendung Qualitätsprobleme aufweist oder gar nicht erscheint. Auch das Bezahlen von Rechnungen vor Fälligkeit verringert die Liquidität des Unternehmens. die den Cashflow einschränken können.

7. Verschwindende Rechnungen:

   Es ist nur allzu leicht, dass Rechnungen im Papierkram verschwinden. Neben Reibungsverlusten mit Lieferanten, eine unbezahlte rechnung kann zu buchhaltungsproblemen führen. Die Verbindlichkeit geht spät in die Bilanz, und der Aufwand in der aktuellen Erfolgsrechnung fehlt, das Management mit ungenauen Informationen über die finanzielle Lage des Unternehmens verlassen.

8. Doppelte Bezahlung:

   Doppelzahlungen können aus verschiedenen Gründen auftreten, z. viele davon bezogen sich auf die manuelle Dateneingabe. Inkonsistenzen bei manuell eingegebenen Lieferanteninformationen, Rechnungsbeträge oder Codierung können dazu führen, dass eine einzelne Rechnung doppelt bezahlt wird. Unternehmen können auch versehentlich doppelte Zahlungen leisten, wenn sie mehrere Finanzanwendungen anstelle eines einzigen integrierten Systems verwenden.

   Während Dubletten in kleinen Unternehmen weniger wahrscheinlich sind, wo eine Person alle Zahlungen kontrolliert, das ist keine skalierbare lösung. Wachsen, Sie brauchen Automatisierung und einige Best Practices.

7 Lösungen für die Kreditorenbuchhaltung

1. Papierlos werden:

   Der Wegfall von Papierrechnungen und manueller Dateneingabe kann die Bearbeitungszeit und die Fehlerquote drastisch reduzieren. Elektronische Rechnungen können in Buchhaltungssoftware importiert werden, und optische Zeichenerkennung können verwendet werden, um die restlichen Papierrechnungen zu scannen und zu digitalisieren. Buchhaltungssoftware kann dann Rechnungen während des gesamten AP-Prozesses verfolgen.

   Rechnungen elektronisch zu bezahlen ist auch eine gute Idee. Es ist weniger teuer, einfacher zu automatisieren, und weniger fehleranfällig als das manuelle Schreiben von Schecks. Der Verzicht auf Papier wird mit dem Trend zum Remote-Arbeiten noch wichtiger, weil es für Mitarbeiter einfacher ist, zusammenzuarbeiten und Rechnungen zur Genehmigung weiterzuleiten.

   Der elektronische Empfang von Rechnungen bedeutet nicht unbedingt, dass diese Rechnungen elektronisch bezahlt werden. Aus dem gleichen Grund, Papierrechnungen müssen nicht mit Papierschecks bezahlt werden. Sie können elektronisch bezahlt werden.

2. Verlassen Sie sich nicht mehr auf Excel-Tabellen:

   Die Abkehr von Papier und manueller Dateneingabe öffnet die Tür zu effizienteren, zentralisierte Kreditorenprozesse, aber nur, wenn Sie auch Tabellenkalkulationen eliminieren. Um Ihre AP-Umsatzquote zu erhöhen, ein Leistungsindikator (KPI), der signalisiert, dass ein Unternehmen seine Gläubiger und Lieferanten schnell bezahlt, es hilft, die Art und Weise, wie Rechnungen vom Eingang bis zur Bezahlung verarbeitet werden, zu standardisieren. Das ist mit einem Ordner mit Tabellenkalkulationen schwer zu tun.

   Neben der Effizienzsteigerung, professionelle Buchhaltungssoftware kann das Risiko des Verschwindens von Rechnungen oder doppelter Zahlungen reduzieren und es Kreditorenbuchhaltungsteams ermöglichen, Berichte zu erstellen, die den Geschäftsbeteiligten einen besseren Einblick in die Häufigkeit und den Zeitpunkt von Lieferantenzahlungen geben. helfen ihnen, bessere Zahlungsbedingungen auszuhandeln.

3. Optimieren Sie den Arbeitsablauf:

   Software kann verwendet werden, um effiziente Prozesse und Arbeitsabläufe zu kodifizieren, die Rechnungen in jeder Phase des Kreditorenbuchhaltungsprozesses automatisch an die richtigen Personen weiterleiten. Jedes AP-Team sollte einen definierten Workflow haben, der die Erfassung von Rechnungen, Abgleich mit Bestellungen und Wareneingängen, Rechnungen genehmigen und Zahlungen planen.

   

4. Drei-Wege-Matching:

   Software kann bei der Verwaltung dieses entscheidenden Schritts im AP-Workflow helfen. Neben der Erhöhung der Genauigkeit, Drei-Wege-Matching eigentlich reduziert den Aufwand, der für die Verarbeitung von Routinerechnungen erforderlich ist, indem genügend Sicherheit hinzugefügt wird, damit Unternehmen mit automatisierten Genehmigungen bequemer arbeiten können.

   Sobald Bestellungen, Quittungen und Rechnungen wurden in das gleiche System eingegeben, Die Software kann schnell feststellen, ob sie übereinstimmende Rechnungen abgleichen und automatisch genehmigen, während Ausnahmen gekennzeichnet werden. Die Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung können dann genehmigte Rechnungen zur Zahlung einplanen und ihre Zeit damit verbringen, sich mit Ausnahmen zu befassen.

5. AP-Automatisierung:

   Der Verzicht auf Papier und die Anwendung von Software zur Optimierung von Arbeitsabläufen sind Schritte auf dem Weg zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung. ein weit gefasster Begriff, der die Automatisierung von Routineschritten wie den Rechnungseingang, Codierung, Weiterleitung zur Genehmigung, Zahlung und Versöhnung. Ein vollständig automatisierter Prozess kann die manuelle Eingabe von Daten zu jedem Zeitpunkt überflüssig machen, obwohl Genehmiger möglicherweise Zahlungen noch per Mausklick abmelden müssen. AP-Automatisierungssoftware bietet in der Regel auch Dashboards und Analysetools, die Finanzteams bei der Verwaltung des AP-Prozesses und bei der Diagnose von Problemen unterstützen. Daten können auch auf Ausnahmen und andere Anomalien wie Doppelzahlungen, nicht autorisierte Käufe und Betrug.

6. System Einbindung:

   Eine bewährte Methode besteht darin, Ihr AP-Automatisierungssystem in das ERP- und Kundenbeziehungsmanagement Ihres Unternehmens zu integrieren. und andere Kerngeschäftssysteme. Diese Integration stellt sicher, dass alle Systeme mit den gleichen Daten arbeiten, Erleichterung der Erstellung informativer Berichte, wie Kosten-Nutzen-Analysen.

7. Skonto bei vorzeitiger Zahlung:

   Skonti von Lieferanten zu erhalten, kann helfen, die Kosten zu kontrollieren. Kreditoren- und Beschaffungsabteilungen müssen jedoch den Wert von Lieferantenrabatten gegen die Auswirkungen vorzeitiger Zahlungen auf den Cashflow abwägen. Unternehmen mit genügend Bargeld können in der Regel 1 bis 2 % der Gesamtrechnung einsparen, indem sie innerhalb von 10 bis 15 Tagen bezahlen. Durch vorzeitige Zahlungen können jedoch Gelder gebunden werden, die Ihr Unternehmen an anderer Stelle besser einsetzen könnte. Die AP-Automatisierung kann Sie davon abhalten, Stichtage zu verpassen, um ausgehandelte Rabatte zu erhalten.