Wie funktioniert ein Ledger?

Ledger führen einfach Aufzeichnungen über Kredite und Belastungen. Wir verwenden jedes Mal ein Hauptbuch, wenn wir Schecks oder Einzahlungen in unsere Scheckbücher oder Ein- und Auszahlungen in ein Sparbuch eingeben. Manche Leute führen ein Haushaltsbuch. Andere führen Unternehmensbücher für kleine Unternehmen oder internationale Konzerne. Obwohl die Computerisierung die Arbeit des Unternehmensbuchhalters vereinfacht hat, es kann auch auf die Haushaltsfinanzen angewendet werden. Computerbasierte Ledger sind als Freeware oder Shareware sowie als professionelle Pakete erhältlich. Ledger-Tablets sind in jedem Bürobedarfsgeschäft und bei den meisten Schreibwarengeschäften erhältlich.

Ledger enthalten mindestens fünf Spalten, für Datum verwendet, Detail, Kredit, Lastschrift und Saldo. Die Detailspalte wird für den Namen des Zahlungsempfängers oder der Einkommensquelle und eventuelle Anmerkungen verwendet. Die Einnahmen oder Ausgaben werden entweder in der Haben- oder Soll-Spalte erfasst (wobei die andere Spalte leer bleibt) und eine laufende Summe wird in die Saldozeile eingetragen. Es können Spalten hinzugefügt werden, um zu versteuerndes Einkommen oder abzugsfähige Ausgaben anzugeben. Ledger sollten für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden – eine Woche oder einen Monat – je nach Anzahl der stattfindenden Transaktionen. Am Ende des Zeitraums, Belastungen und Gutschriften werden aufsummiert und der Endsaldo durch Addition der Gutschriften und Abzug der Belastungen vom Anfangssaldo überprüft. Der Endsaldo wird als Eröffnungssaldo im Hauptbuch für die nächste Periode "vorgezogen". Achten Sie darauf, jedes Blatt Ihres Hauptbuchs mit einem Titel zu versehen (Haushaltsbuch, Name des Geschäfts), Datum des Zeitraums, den das Blatt umfasst, und Spaltenüberschriften. Wenn mehr als eine Seite benötigt wird, um einen Aktivitätszeitraum abzudecken, Achten Sie darauf, die Seitenzahlen für die Gesamtzahl auf jeder Seite zu markieren.

Ledger werden von Buchhaltern verwendet, um Bilanzen zu erstellen, Einnahmen und Ausgaben für Steuererklärungen verfolgen und Budgets erstellen. Um das Ledger dafür zu verwenden, sie weisen jeder Gruppe von Aktiva und Passiva Kontonummern zu. Eine separate Kontonummer kann vergeben werden für:Einkünfte aus jeder Quelle, mieten, Hypotheken- und Darlehenszahlungen, Computerleasing, Schulausgaben oder jede Art von Einnahmen oder Ausgaben, für die Sie am Ende des Jahres möglicherweise einen Gesamtbetrag benötigen. Die Kontonummerierung erleichtert das Sammeln von Daten, die zur Berechnung von Steuern oder Budgets verwendet werden können. Verwenden Sie Ihr Hauptbuch, Sie können ein Budget für Ihr Unternehmen und Ihren Haushalt erstellen, das vorhersagen kann, mit welchen Ausgaben Sie planen sollten und mit welchen Einnahmen Sie rechnen können. Führen Sie separate Hauptbücher für Geschäfts- und Privatkonten, um den Überblick über das Geld zu behalten und vollständige Aufzeichnungen für Ihren Buchhalter zu haben.