Führen Sie ein kleines / mittelständisches Unternehmen, verwenden aber keine Bestellungen? Es kann wichtiger sein, als Sie denken.

Wenn die meisten kleinen Unternehmen anfangen, verzichten sie auf Bestellungen zugunsten von Handshakes und informellen Prozessen. Eine unausgesprochene Vereinbarung zwischen einem kleinen Anbieter und einem vertrauenswürdigen Anbieter.

Aber was passiert, wenn es jemals Streit gibt, eine Meinungsverschiedenheit über eine Zahlung, Qualitätsstandards oder sogar die Leistung? Sie benötigen ein Referenzdokument.

Mit zunehmender Größe und Komplexität des Unternehmens stellt ein formalisiertes System sicher, dass Ihre Einkäufe entsprechend bestellt, budgetiert und ausgeführt werden. Hier kommen Bestellungen ins Spiel.

Bestellungen sind ein wichtiges Instrument, das Unternehmen wie Ihres verwenden sollten, um sicherzustellen, dass die Ausgaben innerhalb des Budgets bleiben. Ohne Bestellungen ist die Nachverfolgung der Ausgaben schwieriger, fehleranfälliger und die Validierung von Lieferberichten wird zum Albtraum.

7 wichtige Elemente einer Bestellung

1. Name des Unternehmens, das die Waren oder Dienstleistungen herstellt

• Stellt sicher, dass beide Parteien genau wissen, wer an jedem Kauf beteiligt ist.

• Eine eindeutige Referenz, die den Abgleich von Einkäufen mit dem, was bestellt und geliefert wird, ermöglicht. Die Bestellnummer macht es einfacher zu sehen, welche Einkäufe getätigt, welche bezahlt wurden und welche Artikel bis zu welchem ​​Datum mit der entsprechenden Nummer geliefert wurden.
• Eine Bestellnummer stellt sicher, dass Ihre Rechnung schnell bearbeitet wird, und minimiert das Risiko fehlerhafter Zahlungen.

• Eine offizielle Aufzeichnung darüber, wann eine Bestellung aufgegeben und geliefert wurde.

• Stellt sicher, dass alle Korrespondenz und Lieferungen an den richtigen Ort gesendet werden, um sicherzustellen, dass keine verspäteten Lieferungen oder Zahlungen erfolgen.

• Stellt sicher, dass keine Verdopplung oder falsche Käufe getätigt wurden.
• Enthält technische Daten.

• Lässt keinen Spielraum für Preiserhöhungen ohne Ihr Wissen. Wenn Sie Preise in Ihrer Bestellung aufgeführt haben, können Sie auch die Preishistorie mit Anbietern verfolgen und sehen, ob es notwendig ist, neu zu verhandeln oder nach einem neuen Geschäft zu suchen.
• Steuern und Gesamtpreis einschließen

• Teilt Käufern mit, wo genau Einkäufe getätigt werden sollten, um Verzögerungen im Prozess zu vermeiden.

Weitere wichtige Gründe, warum Bestellungen wichtig sind

• Sie erleichtern die Nachverfolgung von Bestellungen;
• Sie sorgen für eine klare Kommunikation;
• Sie erleichtern Ihren Lieferanten das Leben;
• Sie helfen Ihnen, Prüfungsprobleme zu vermeiden;
• Eine Bestellung bietet einen vertraglichen, rechtlichen Schutz für den Käufer und den Lieferanten. Sie schützen sowohl Käufer als auch Lieferanten.

Bestellungen stellen sicher, dass die Ausgaben innerhalb des Budgets bleiben. Ohne Bestellungen ist die Nachverfolgung der Ausgaben schwieriger, fehleranfälliger und die Validierung von Lieferberichten wird zum Albtraum.

Sie könnten sagen:„Ist eine Bestellung nicht dasselbe wie eine Rechnung?“ Eigentlich nein.

Wie sich Bestellungen (POs) von Rechnungen unterscheiden

Eine Bestellung wird von einem Käufer erstellt , die sicherstellen möchten, dass sie genau das erhalten, was sie bestellt haben. In der Zwischenzeit wird eine Rechnung von einem Händler oder Lieferanten ausgestellt wer die Zahlung verlangt.

Eine Rechnung ist eine Aufstellung des geschuldeten Betrags, des Fälligkeitsdatums und aller verfügbaren Rabatte (z. B. vorzeitige Zahlung).

Die meisten kleinen und mittelständischen Unternehmen, die wir kennen, verwenden immer noch Tabellenkalkulationen, um Bestellungen zu verwalten.

Aber wussten Sie...? Alle großen Unternehmen verwenden ein Bestellsystem.

Die Verwendung manueller Prozesse mit Bestellungen gefährdet Ihre Unternehmensfinanzen, weil Sie Folgendes nicht tun können:

• Überwachen Sie Ihre Ausgaben genau und rechtzeitig
• Verhindern Sie Fehler, Geld zu verlieren
• Bleiben Sie innerhalb Ihres Budgets

Es ist ineffizient und ehrlich gesagt unklug für ein wachsendes Unternehmen.

Gute Nachrichten. Die Bestandsverwaltungssoftware von TradeGecko wurde entwickelt, um den Bestellverwaltungsprozess zu optimieren.

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Wie kann TradeGecko Bestellungen vereinfachen und verwalten?

Unsere Bestellfunktionen ermöglichen Unternehmen Folgendes:

• Erstellen und bearbeiten Sie Bestellungen unabhängig oder direkt aus einem Prognosebericht heraus;
• Empfangen und Hinzufügen von Bestellpositionen über die Barcode-Scanner der Stock Receiving App;
• Bestellungen speichern und per E-Mail versenden oder ausdrucken;
• Schließen Sie den Kaufablauf ab;
• Bestellungen als erhalten oder teilweise erhalten markieren;
• Erstellen Sie ganz einfach Nachbestellungsberichte und Bedarfsprognosen, um genau zu wissen, wann eine Nachbestellung erforderlich ist;
• Überprüfen Sie schnell alle im System generierten Bestellungen, unabhängig vom Status.

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Mit einem integrierten Ansatz für die Bestandsverwaltung macht TradeGecko das Erstellen und Verwalten von Bestellungen einfach und leicht referenzierbar, nachverfolgbar und supereinfach.

Über das Dashboard können Sie alle ausstehenden Bestellungen mit Lagerbeständen und vorinstallierten Lieferanteninformationen an einem Ort einfach erstellen, überprüfen und aktualisieren. Die Preise werden bei Bedarf auch automatisch an unterschiedliche Mengen angepasst.

Wie alle Funktionen von TradeGecko ermöglicht das PO-Management-Dashboard wachsenden Unternehmen, intelligenter zu arbeiten, genau für die Zukunft zu planen und ein besseres Kundenerlebnis zu bieten.

Wenn Sie Ihre Zeit zurück haben und das Risiko menschlicher Fehler minimieren möchten, verwenden Sie ein Bestellverwaltungssystem. TradeGecko macht das Erstellen und Verwalten von Bestellungen super einfach.