Was ist ein Perpetual Inventory System?

Jeder Geschäftsinhaber wird Ihnen sagen, dass eine effektive Bestandsverwaltung die Lebensader eines jeden Unternehmens ist. Ein Unternehmen muss ein optimales Gleichgewicht finden zwischen zu viel Bestand, der Lagerkosten anhäuft, und zu wenig Bestand, der die Kundennachfrage nicht erfüllt.

Aus diesem Grund müssen Unternehmen ein Bestandsverfolgungssystem finden, das für sie funktioniert, wie z. B. das Perpetual Inventory System. Das Perpetual Inventory System wird für seine Zuverlässigkeit gelobt.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie es funktioniert, warum Sie es für Ihr Unternehmen in Betracht ziehen sollten und wie Sie Ihr Inventar bei der Verwendung bewerten können.

Perpetual Inventory System definiert

Die Methode der fortlaufenden Bestandsaufnahme ist definiert als eine Methode zur Bestandsverfolgung, bei der alle Bestandstransaktionen in Echtzeit durch den Einsatz von Technologien wie Point-of-Sale-Systemen und Asset-Management-Software aufgezeichnet werden.

Dieses System spiegelt alle Bestandsänderungen sofort wider, wenn sie auftreten, und man kann die Höhe des Bestands zu jedem Zeitpunkt feststellen.

Wie funktioniert es?

Wie bereits erwähnt, funktioniert das System der ständigen Bestandsaufnahme, auch bekannt als System der kontinuierlichen Bestandsaufnahme, indem die Bestandswerte aktualisiert werden, wenn Produkte gekauft oder verkauft werden. In diesem Abschnitt bieten wir eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Übersicht über die genaue Funktionsweise des Systems.

Schritt 1:Verkaufsstelle

Beim Verkauf oder Kauf eines Artikels wendet das im POS-System (Point-of-Sale) installierte System eine Gutschrift oder Belastung auf den Bestand an. Dies wird durch den Einsatz von Radio-Frequency Identification (RFID) und Barcode-Scannern erreicht.

Schritt 2:Neuberechnung der Herstellkosten

Jedes Mal, wenn ein Artikel gekauft oder verkauft wird, werden die Kosten der verkauften Waren automatisch vom System neu berechnet.

Schritt 3:Anpassung der Meldepunkte

Um sicherzustellen, dass kontinuierlich ein optimaler Lagerbestand aufrechterhalten wird, manipuliert ein kontinuierliches System historische Daten, um die Nachbestellpunkte eines Unternehmens automatisch zu aktualisieren.

Schritt 4:Bestellung erstellen

Das unbefristete System kann automatisch erkennen, wann eine SKU ihren Bestellpunkt erreicht hat, und dementsprechend eine Bestellung generieren und an den erforderlichen Lieferanten senden.

Schritt 5:Aktualisierung der erhaltenen Produkte

Um neue Bestände zu aktualisieren, muss ein Mitarbeiter die neuen Produkte mit einer Lagerverwaltungssoftware scannen. Sie spiegeln sich automatisch in Ihrem Bestandsverwaltungs-Dashboard und Ihren Vertriebskanälen wider.

Wann sollte das Perpetual-System verwendet werden?

Dieses System ist ideal für ein großes Unternehmen mit einem hohen SKU-Level. Dies liegt daran, dass solche Unternehmen ihren Bestand kontinuierlich verfolgen müssen, um wichtige Kauf- und Verkaufsentscheidungen schnell zu treffen und sicherzustellen, dass die Verbrauchernachfrage immer rechtzeitig gedeckt wird.

Nehmen wir zum Beispiel an, dass Unternehmen A Kleider und Hosen verkauft und sein Bestand auf fünf Lagerhäuser verteilt ist. Während des Sommers erhält das Unternehmen eine Bestellung für mehrere Wollhosen, die zuvor selten bestellt wurden.

Angenommen, Unternehmen A verwendet kein kontinuierliches Online-Bestandsverfolgungssystem. In diesem Fall müssen die Lagerleiter in den fünf Lagern wahrscheinlich zahlreiche Blätter Papier durchgehen, um festzustellen, ob die Wollhosen verfügbar sind und wie viele sie auf Lager haben.

Wenn andererseits Unternehmen A das System der ständigen Bestandsführung verwendet, wird das spezifische Lager mit den Wollhosen automatisch über die Bestellung des Systems benachrichtigt.

Wann sollte das unbefristete System nicht verwendet werden

Für neu gegründete Unternehmen oder Unternehmen, die nicht über ausreichende Ressourcen verfügen, um in ein erweitertes Buchhaltungssystem zu investieren, wäre das empfohlene Bestandsverfolgungssystem das periodische Inventarsystem. Trotz seiner Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit ist die Implementierung und Wartung des Perpetual Inventory-Systems eher teuer.

Im Perpetual Inventory System verwendete Formeln

Um gute Kauf-, Lager- und Marketingentscheidungen zu treffen, sind mathematische Formeln praktisch. Nachfolgend sind einige Verfahren aufgeführt, die bei der Verwendung des unbefristeten Systems angewendet werden:

Kosten der verkauften Waren (COGS)

Bei dieser Methode werden die Warenkosten nach jedem Verkauf oder Kauf automatisch neu berechnet. Dies ist anders als bei der Methode der periodischen Inventur. Die Herstellkosten der verkauften Waren können erst am Ende eines bestimmten Prüfungszeitraums ermittelt werden, nachdem die Inventur durchgeführt wurde. Die COGS-Formel bleibt jedoch wie folgt Standard:

Kosten der verkauften Waren (COGS) =Anfangsbestand + Käufe – Endbestand

Wirtschaftliche Bestellmenge (EOQ)

Unternehmen verwenden diese Formel, um zu berechnen, welche Menge an Inventar gekauft werden muss, um die Kundennachfrage zu erfüllen und die mit dem Inventar verbundenen Kosten zu senken. Da das unbefristete System den Bestand kontinuierlich verfolgt, wird die Berechnung der EOQ relativ unkomplizierter.

Die Formel zur Berechnung der EOQ lautet …

EOQ =√ (2SD/H), wobei d =gesamter jährlicher Bedarf für ein Produkt, s=Auftragskosten pro Einkauf und h=gesamte jährliche damit verbundene (Halte-)Kosten pro Produkt

Perpetual Inventory System v Periodisches Inventory System

In diesem Abschnitt wird erörtert, ob die meisten Geschäftsinhaber die Frage beantworten möchten, was besser ist, die Methode der ständigen oder der periodischen Bestandsaufnahme. Bevor wir auf die Einzelheiten der Unterschiede zwischen den beiden Systemen eingehen, müssen wir darauf hinweisen, dass beide Systeme gemäß den allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen (GAAP) akzeptiert werden.

Es ist kein Geheimnis, dass das Perpetual Inventory System im Laufe der Jahre enorm an Popularität gewonnen hat, insbesondere mit dem technologischen Fortschritt. Gleichzeitig haben sich jedoch viele Geschäftsinhaber dafür entschieden, weiterhin das eher manuelle periodische Inventursystem zu verwenden.

Was ist also das periodische Inventarsystem? Das periodische Inventarsystem ist ein Inventarverfolgungssystem, bei dem eine physische Zählung des verfügbaren Inventars auf regelmäßiger/geplanter Basis durchgeführt wird.

Unterschiede zwischen den beiden Systemen:

• Kosten der verkauften Waren

Da die Bestandsverfolgung im Rahmen des unbefristeten Systems kontinuierlich erfolgt, werden die Kosten der verkauften Waren nach jedem Verkauf oder Kauf automatisch neu berechnet. Im Periodensystem hingegen können die Wareneinsatzkosten erst am Ende des Abrechnungszeitraums, wenn die Inventur durchgeführt wird, endgültig ermittelt werden.

• Fehleruntersuchung

Aufgrund der kontinuierlichen Verfolgung ermöglicht das permanente System die sofortige Identifizierung von Fehlern oder Anomalien und ermöglicht es Geschäftsinhabern, diese viel schneller zu beheben. Auf der anderen Seite können Fehler beim Periodensystem erst am Ende der Abrechnungsperiode identifiziert werden, was oft zu spät ist, um praktikable Lösungen anzubieten. Da das System von Menschen betrieben und verwaltet wird, ist es außerdem sehr anfällig für menschliche Fehler, bei denen Daten verlegt werden oder sogar verloren gehen können.

• Erstellung von Berichten

Aufgrund der technologiebasierten Natur des Perpetual Systems können Daten manipuliert werden, um dem Management umfassende Analyseberichte zu liefern, die es ihm ermöglichen, fundierte Kauf- und Marketingentscheidungen zu treffen. Es ist jedoch ziemlich schwierig, solche Berichte zu erstellen, wenn das Periodensystem verwendet wird, da es manuell ist.

• Computergestützte Systeme

Aufgrund der unkomplizierten Natur des periodischen Inventarsystems werden Aufzeichnungen entweder in physischen Büchern oder einfachen Excel-Tabellen geführt. Andererseits erlaubt die Komplexität des unbefristeten Systems keine manuelle Aufzeichnung, hauptsächlich wegen der großen Anzahl von Transaktionen in einem bestimmten Abrechnungszeitraum.

• Installations- und Wartungskosten

Wenn Sie sich für die systematische Bestandsverfolgung entscheiden, entstehen Ihnen keine zusätzlichen Kosten. Allerdings erfordert der fortwährende Prozess den Kauf von Software, Barcode-Scannern und mehreren anderen digitalen Lösungen, um sicherzustellen, dass er reibungslos läuft, was relativ teuer sein kann.

• Betriebsunterbrechung

Das periodische System erfordert, dass Sie einen Tag reservieren, an dem Sie die physische Bestandszählung am Ende des Abrechnungszeitraums durchführen, was sich auf den Geschäftsbetrieb auswirkt. Andererseits ist das Perpetual-System kontinuierlich und Sie müssen den Betrieb nicht unterbrechen, um es zu implementieren.

• Aufzeichnung der Einkäufe

Einkäufe in der ständigen Bestandsführung werden je nach Art entweder auf einem Warenkonto oder einem Rohstofflagerkonto erfasst. Umgekehrt werden alle Käufe im periodischen Inventarsystem auf einem einzigen Einkaufskonto aufgezeichnet.

Diese Liste zeigt, dass das ewige System der periodischen Struktur in mehr als einer Hinsicht überlegen ist. Das soll nicht heißen, dass das reguläre System nicht angewendet werden kann. Es funktioniert perfekt für kleine Unternehmen mit einem kleinen Bestand und einem relativ langsamen Markt. Es kann auch eine großartige Lösung für Startup-Unternehmen sein, da sie Einnahmen generieren, um sich das zuverlässigere unbefristete System leisten zu können.

Vorteile des Perpetual Inventory Systems

Nachfolgend sind einige der Vorteile aufgeführt, die Ihr Unternehmen durch die Verwendung des Systems der ständigen Bestandsführung erhält:

• Erweiterte Bestandskontrolle – Durch die kontinuierliche Bestandsverfolgung haben Sie Ihre Bestandsdaten und -werte fest im Griff.
• Einsparung von Nebenkosten – Auch hier kennen Sie durch die kontinuierliche Nachverfolgung immer den optimalen Lagerbestand, den Sie bevorraten sollten. Dies bedeutet, dass Sie zusätzliche Kosten im Zusammenhang mit überschüssigem Lagerbestand vermeiden, z. B. Lagerkosten.
• Marktanalyse – Das periodische Inventarsystem ermöglicht Ihnen die Analyse des Verbraucherverhaltens, da Sie die Verkäufe in Echtzeit verfolgen können.
• Reduzierung des Bestandsschwunds – Bestandsschwund wird als die Differenz zwischen dem Bestand, von dem Sie vermuten, dass Sie ihn auf Lager haben, und dem Bestand, den Sie im Lager haben, beschrieben. Bestandsschwund wird durch verschiedene Faktoren wie Verderb, Verlust oder Diebstahl verursacht. Eine von der National Retail Federation durchgeführte Studie ergab, dass der Bestandsschwund im Jahr 2017 rund 1,33 % des Gesamtumsatzes dieses Jahres kostete. Das kontinuierliche Bestandssystem ermöglicht es Ihnen, durch Schwund verursachte Abweichungen zu identifizieren, sodass Sie fundierte Entscheidungen zur Nachfüllung treffen können.
• Reduzierte Wahrscheinlichkeit von Über- oder Unterbestückung – Aufgrund der verbesserten Bestandskontrolle ist ein Unternehmen, das das kontinuierliche Bestandssystem implementiert, immer über seinen Bestandsstatus informiert. So kann es fundierte Entscheidungen darüber treffen, wie viel oder wie wenig es zu einem bestimmten Zeitpunkt benötigt. Das bedeutet, dass die Wahrscheinlichkeit von Über- oder Unterbeständen minimiert wird, da Sie immer wissen, was aufgefüllt werden muss.
• Erzeugt nützliche Berichte – Aus dem System der ständigen Bestandsführung kann man viele hilfreiche Informationen ableiten, z. B. die Auswirkungen von Rabatten auf den Umsatz, Rückgabemuster für bestimmte Produkte und Kaufmuster.
• Erhöhte Genauigkeit – Da es in diesem System wenig bis gar keinen Spielraum für Fehler gibt, erhalten Sie genaue Daten und Berichte in Echtzeit. Es muss nicht hinzugefügt werden, dass präzise Daten in der heutigen Wirtschaft viel mehr wert sind als Geld.

Nachteile des Perpetual Inventory Systems

Trotz zahlreicher Vorteile weist das System der ständigen Bestandsführung mehrere Einschränkungen auf, darunter:

• Hacking – Die in diesem System verwendete Software ist vom Internet abhängig, was das Risiko birgt, dass Ihr System von böswilligen Cyberkriminellen gehackt wird, die sich von Zeit zu Zeit sogar in Regierungsdatenbanken hacken konnten. Sie riskieren den Verlust aller Ihrer Bestandsdaten.
• Internetknappheit – Ohne eine stabile Internetverbindung kann das System steif oder sogar unmöglich zu implementieren sein.
• Kostenintensiv – Das Perpetual Inventory System erfordert den Kauf und die Installation von Bestandsverwaltungssoftware, Barcode-Scannern und mehreren anderen solchen Kike-Ressourcen, die implementiert werden müssen. Diese Ressourcen können sich für die meisten kleinen Unternehmen oder Start-up-Unternehmen in der Anschaffung und Wartung als teuer erweisen.
• Zusätzliches Training – Ein Unternehmen, das dieses System implementieren möchte, muss seine Mitarbeiter schulen oder sogar nach technisch versierten oder mit dem System vertrauten Mitarbeitern suchen. Schulungen können für das Unternehmen zusätzliche Kosten verursachen.

Fazit

Für jedes schnell wachsende Unternehmen wäre ein kontinuierliches Bestandssystem die Lösung für die Bestandsverfolgung. Im Vergleich dazu können wir mit Sicherheit den Schluss ziehen, dass das System der periodischen Bestandsaufnahme viele Spielräume für Fehler lässt, was kein Risiko ist, das ein Unternehmen mit einem großen Bestand eingehen sollte. Das kontinuierliche Bestandssystem ermöglicht es Ihnen, Ihre Lagerbestände zu optimieren und vieles mehr.

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