Tabellenkalkulationen vs. CRM:Wie CRM-Tools Ihren Vertriebsmitarbeitern helfen, sich zu übertreffen

Tabellenkalkulationen. Lieben Sie sie oder hassen Sie sie, sie sind eine tragende Säule des modernen Geschäfts. Doch allzu oft alle, von KMU bis staatliche Stellen Tabellenkalkulationen wie Datenbanken verwenden – etwas, wofür sie einfach nicht gebaut sind .

Darüber hinaus ist etwas Wahres an dem abgedroschenen Sprichwort "Ihr Netzwerk ist Ihr Vermögen". Die Aufrechterhaltung der Verbindungen zu potenziellen Kunden und Ihrer breiteren Geschäftswelt ist für jedes kleine oder wachsende Unternehmen von größter Bedeutung.

Warum verlassen sich also so viele kleine Unternehmen auf Tabellenkalkulationen für das Kundenbeziehungsmanagement? Ihre Kontaktdatenbank ist eine wertvolle Ressource, daher ist es verwirrend zu sehen, dass so viele Unternehmen den viereckigen Stift der Kontaktverwaltung in das runde Loch einer Tabellenkalkulation zwingen.

Lassen Sie uns die unzähligen Vorteile untersuchen, die eine zweckmäßige SaaS-CRM-Plattform gegenüber der Verwendung einer Tabellenkalkulation bietet, und wie CRMs Vertriebsmitarbeitern wirklich dabei helfen, Höchstleistungen zu erbringen.

Effizienz und Produktivität

Ein übersichtlicher Überblick über jeden potenziellen Kunden

Wenn alle Ihre Kontakte in einer Tabellenkalkulations-"Datenbank" gespeichert sind, haben Sie keine andere Wahl, als das gesamte aktuelle Arbeitsblatt anzuzeigen. Es gibt keine Möglichkeit, einen bestimmten Datensatz herauszugreifen und sich auf ihn zu konzentrieren, was sehr ablenkend sein kann, wenn Sie re bei einem Hochdruck-Verkaufsgespräch.

CRMs zeigen jedoch jeden Datensatz in einer übersichtlichen, individuellen Ansicht an, sodass Sie sich beim Gespräch mit jedem potenziellen Kunden auf ihn und nur auf ihn konzentrieren können.

Integrationen, Integrationen, Integrationen!

Kundenbeziehungen sind viel mehr als das bloße Halten statischer Kontaktdaten. Sie müssen aktiv mit Ihren potenziellen Kunden interagieren und zeitnahe Nachverfolgungen und Termine vereinbaren. Aber Sie können das nicht wirklich von einer Tabelle aus tun. Wenn Sie einen Anruf planen oder jemandem eine E-Mail senden möchten, müssen Sie Ihre E-Mail- oder Kalender-App öffnen und diese Aktion separat ausführen.

Es mag nicht viel erscheinen, aber das Wechseln zwischen Aufgaben und Fenstern hat einen massiven Einfluss auf die Produktivität. Das zusätzliche manuelle Element bedeutet auch, dass gelegentliche, unvermeidliche Ausrutscher passieren, die möglicherweise zu falsch geplanten Folgemaßnahmen, vergessenen Gelegenheiten und enttäuschten Interessenten führen.

Die Antwort hier ist Integration. Tabellenkalkulationen lassen sich nicht wirklich in irgendetwas integrieren, aber CRMs sind so konzipiert, dass sie gut mit anderen Produktivitätstools zusammenspielen. Die meisten werden mit Kalendertools wie Google oder Microsoft 365 synchronisiert, sodass geplante Nachverfolgungen und Termine weniger wahrscheinlich durch das Netz gehen. Bei vielen können Sie E-Mails direkt vom Datensatzbildschirm dieses Kontakts an potenzielle Kunden senden. Einige CRMs lassen sich sogar in Buchhaltungssoftware und Anruffunktionen integrieren, um ein vollständig umfassendes, synchronisiertes Geschäftsökosystem zu schaffen.

Zusammenarbeit, Delegation und Strategie

Im Vertrieb dreht sich alles um Strategie. Wenn Sie einen neuen strategischen Angriffsplan formulieren, muss Ihr Vertriebsteam vollständig koordiniert, synchron und auf der gleichen Seite sein – im Gleichschritt arbeiten. Sie müssen auch den Fortschritt und Erfolg jeder Strategie messen und wichtige KPIs überwachen, damit Sie bei Bedarf den Kurs korrigieren können.

Bei der Umsetzung einer chirurgisch präzisen Strategie sind Koordination und Verantwortlichkeit unerlässlich. Aber in einer Tabellenkalkulation kann man leicht den Überblick darüber verlieren, wer was, wann und warum tut. Bei einem CRM hingegen sind die Aktionen jedes Vertriebsmitarbeiters mit seinem Login verknüpft, sodass Sie leicht sehen können, welche Interessenten welchem ​​Teammitglied zugewiesen sind; wer hat wann welche Aktionen durchgeführt; siehe Datenbankänderungshistorien; und sogar Aufgaben delegieren.

Pipeline-Verwaltung

Verkaufsprozess besser visualisieren

Ihr Vertriebsteam muss die Phasen Ihrer Vertriebspipeline grundlegend verstehen. Viele von uns stellen sich dies als Verkaufstrichter vor. Wenn Sie jedoch ein vollständig textbasiertes System wie eine Tabellenkalkulation haben, können Sie leicht die Reise Ihres Käufers aus den Augen verlieren und damit auch, wie nah jeder potenzielle Kunde am Kauf ist.

CRMs zeichnen sich (verzeihen Sie das Wortspiel) bei der Visualisierung der Verkaufspipeline aus. Visuelle Widgets und Berichte (wie unser Verkaufstrichter-Dashboard-Widget und die bevorstehende Kanban-Board-Funktionalität) ermöglichen es Ihren Vertriebsmitarbeitern, jederzeit auf einen Blick zu sehen, wie nah ihre Interessenten an einem Verkauf sind. Dies kann ihnen dabei helfen, kurz vor dem Abschluss stehende Gelegenheiten und andere schnelle Erfolge zu erkennen, die einfach in einer Tabelle untergehen.

Tiefe, chronologische Aufzeichnungen

Es gibt nicht viel, was Sie mit einer Tabellenkalkulation machen können, abgesehen von einfachen „Adressbuch“-Funktionen und vielleicht ein bisschen Zahlenknirschen. CRMs hingegen ermöglichen es Ihnen, detaillierte, chronologische Aufzeichnungen über alle Ihre Interaktionen mit jedem potenziellen Kunden zu führen.

Ihr durchschnittlicher CRM-Datensatz enthält alle Kontaktdaten; eine Zeitleiste mit E-Mails und Gesprächen; Informationen über anstehende Aufgaben und Termine; angehängte Dokumente; aktuelle Verkaufschancen; frühere Angebote und Auftragshistorie; und vieles mehr, je nachdem, welche Plattform Sie verwenden. Versuchen Sie, all das in einer Tabelle zu tun!

Mit einer flachen Tabellendatenbank mit Kontakten verlieren Sie die Feinheiten eines Gesprächs oder einer Beziehung. Wenn Ihre Vertriebsmitarbeiter jedoch über historische Aufzeichnungen aller Interaktionen zwischen beiden Parteien verfügen, gewinnen sie ein reichhaltigeres, tieferes Verständnis dieser Beziehung, was ihnen helfen kann, mehr Geschäfte zu machen.

Rampenlicht auf Pipeline-Verbesserung

CRM-Tools geben Ihnen einen umfassenden Einblick in Ihre Verkaufspipeline, der mit einer Tabelle schwer zu erreichen wäre. Wenn Sie genau sehen können, wie potenzielle Kunden durch Ihre Verkaufspipeline fließen, können Sie erkennen, wo Verbesserungen vorgenommen werden können.

Gibt es eine bestimmte Phase, in der überproportional viele potenzielle Kunden abbrechen? Oder eine Phase, in der Interessenten viel Zeit zu verbringen scheinen? Können verschiedene Mitglieder Ihres Teams besser mit verschiedenen Phasen Ihres Verkaufsprozesses oder verschiedenen Kundentypen umgehen? Das Feststellen von Trends wie diesen kann Ihnen dabei helfen, Ihren Verkaufstrichter kritisch zu bewerten und positive Veränderungen umzusetzen.

Datenverwaltung

Dateneingabe und Massenbearbeitung:leicht gemacht

Die Dateneingabe kann eine echte lästige Pflicht sein. Es ist zeitaufwändig, eintönig und es passieren leicht Fehler. Abhängig von der Art der verwendeten Tabelle ist es schwierig, die Dateneingabe in eine Tabelle zu automatisieren (obwohl dies bei Google Tabellen und Zapier nicht unmöglich ist).

Viele CRMs verfügen jedoch über automatische Dateneingabefunktionen – von der Visitenkarten-Scanfunktion bis zur Adressbuchsynchronisierung (obwohl einige CRMs gelegentlich Tools wie Zapier benötigen, um dies zu ermöglichen).

Die Massenbearbeitung kann auch bei Tabellenkalkulationen mühsam sein. Flash Fill ist großartig, aber Tools zum „Suchen und Ersetzen“ sind etwas stumpf – es ist leicht, Fehler zu machen, und das Bearbeiten großer Dateien kann die Ressourcen eines Geräts belasten. Die Massenbearbeitungsfunktion ist in Cloud-CRM-Tools tendenziell viel reibungsloser.

CRMs sind auf Datensicherheit ausgelegt

Da die DSGVO im Vereinigten Königreich nun wirklich in vollem Gange ist, müssen Unternehmen genau auf die Vertraulichkeit und technische Sicherheit der von ihnen gespeicherten Daten achten.

Tabellenkalkulationen sind lediglich Dateien auf einem Laufwerk oder Server, auf die leicht zugegriffen, geändert, gelöscht oder gestohlen werden kann. Eine bescheidene Tabellenkalkulation könnte bei einem einzigen Cyberangriff oder technischen Ausfall vollständig weggefegt werden. Wenn ein Verkäufer Ihr Unternehmen verlassen würde, wäre es für ihn relativ einfach, eine Kopie Ihrer gesamten Tabelle mit potenziellen Kunden zu einem neuen, konkurrierenden Arbeitgeber zu bringen. Diese Szenarien könnten dazu führen, dass Sie möglicherweise für Datenschutzschäden und haftbar gemacht werden mit Ihren Interessentendaten in den falschen Händen.

Auf der anderen Seite ermöglicht Customer Relationship Management-Software die Vergabe verschiedener Privilegien und den Widerruf des Benutzerzugriffs bei Bedarf.

Tschüss Probleme mit der Versionskontrolle

Wenn Sie alle Ihre Kundendaten in einer einzigen Datei speichern, ist es wichtig, effektive Backups dieser Datei zu erstellen. Aber die Verwaltung mehrerer Versionen einer so wichtigen Datei kann verwirrend werden, insbesondere wenn Sie es mit einer physischen Datei zu tun haben, die statt mit einem Cloud-Sheet herumgereicht wird.

Wie können Sie sicher sein, dass jeder an einem bestimmten Tag die neueste Version der Datei ändert? Was passiert, wenn diese Datei infiziert oder teilweise verschlüsselt wird? Oder wenn sich die neueste Version auf einem Computer befindet, der plötzlich ausfällt? Und wenn ein Cloud-Konto mit Zugriff auf die Datei kompromittiert wird?

Die Verwendung eines Cloud-basierten CRM umgeht diese Probleme vollständig.

Mehr Daten =gut, langsame Daten =schlecht

Wir alle möchten mehr potenzielle Kunden in unserer Datenbank, aber je größer die Tabellenkalkulationen werden, desto zeitaufwändiger und umständlicher ist deren Verwendung. Das Laden großer Dateien dauert ewig; Die Verarbeitung einfacher Suchfunktionen kann wertvolle produktive Zeit verschlingen; und das Ausführen von Berichten über Massen von Daten kann dazu führen, dass Ihr Computer zum Erliegen kommt.

Aber nicht nur die Anzahl der Bits und Bytes, die in eine Datei fließen, kann ein Problem darstellen. Unterschiedliche Tabellenkalkulationsformate haben ebenfalls Grenzen. Es ist unwahrscheinlich, dass Sie die 5-Millionen-Zellen-Grenze von Google Sheets oder die 32.767-Zeichen-Zellen-Grenze von Excel erreichen, aber sobald eine Datenbank unhandlich genug wird, ist es vielleicht an der Zeit, nach einem zweckmäßigen Datenverarbeitungssystem zu suchen.

CRMs sind unglaublich skalierbar und verarbeiten 3.000.000 Interessentendatensätze genauso reibungslos wie 30. Viele Cloud-CRMs (und viele SaaS-Tools im Allgemeinen) sind ziemlich modular aufgebaut, mit unterschiedlichen Preisspannen und optionalen kostenpflichtigen Funktionen, die bei Bedarf mit Ihrem Unternehmen wachsen.

Immer noch am Zaun? Sehen Sie sich unseren Leitfaden „ an Benötige ich ein CRM-System? “.

Berichte

Verkaufsberichte ohne Faff

Wenn Sie jemals bestimmte Daten aus einer weitläufigen, umständlichen Tabellenkalkulation extrahieren mussten, dann verstehen Sie die Probleme des Jonglierens mit VLOOKUPS und Pivot-Tabellen. Viele CRMs enthalten jedoch umfassende Reporting-Tools, die zwei oder mehr beliebige Felder vergleichen können; oft ohne auch nur ein Stückchen Code anfassen oder mühsam mit Formeln herumspielen zu müssen.

Darüber hinaus kann beim Ausführen von Berichten über Tabellenkalkulationsdaten eine falsche Bewegung die darin enthaltenen Basisdaten dauerhaft verändern. Doch CRM-Berichtstools ermöglichen es Ihnen, Ihre Daten im Handumdrehen zu zerlegen, um obskure Trends und Korrelationen aufzudecken – und das alles, ohne sich Sorgen machen zu müssen, dass die zugrunde liegenden Daten beeinträchtigt werden.

Tatsächlich bietet Really Simple Systems eine Reihe häufig verwendeter Berichte direkt aus der Box, sodass Sie möglicherweise überhaupt keine Berichte einrichten müssen!

Teamerfolg im Auge behalten

Da die Aktionen jedes CRM-Benutzers aufgezeichnet werden, ist es einfach, die Leistung jedes Vertriebsmitarbeiters zu verfolgen. Dies ermöglicht fundierte Leistungsbeurteilungen, individuelle Zielsetzungen und bietet entscheidende teamweite Verantwortlichkeit und Einblicke. Etwas, das in einer Tabelle so gut wie unmöglich ist.

Das endgültige Urteil

Es ist klar, dass CRMs Ihren Vertriebsmitarbeitern wirklich dabei helfen, ihr Bestes zu geben. CRM-Tools sparen Zeit, verbessern die Konzentration, steigern die Produktivität, unterstützen die Verkaufsstrategie, schützen Ihre Daten und ermöglichen detaillierte Berichte.