4 Wege zur nahtlosen Zusammenarbeit beim Wechsel zu einem hybriden Arbeitsmodell

So erreichen Sie nahtlose Zusammenarbeit in einem hybriden Arbeitsmodell

WFH mit dem Büroalltag zu mischen ist der richtige Weg, bringt aber einige Herausforderungen mit sich – vor allem in Bezug auf reibungslose Abläufe. Lassen Sie uns überlegen, wie diese Hürde überwunden werden kann.

Im Jahr 2019, als Covid-19 nur in den Gedanken von Virologen war, war Telearbeit noch eine Seltenheit. In weiten Teilen der Welt (zumindest in der westlichen Welt) war der Zugang zum Internet seit Jahren ausreichend schnell und konsistent , doch die Arbeitgeber hielten sich strikt gegen das Konzept, ihren Arbeitnehmern mehr Freiheit zu geben, weil sie befürchteten, was damit geschehen würde.

Die Horrorgeschichte, die sie rezitierten, wenn sie dazu aufgefordert wurden, beschrieb knochenmüde Profis, die ihren relativen Mangel an Übersicht ausnutzten, um nichts zu erledigen, während sie behaupteten, fleißig zu arbeiten. Glaubten sie wirklich, dass dies passieren würde? Einige taten es, während andere es einfach wiederholten, weil sie es nicht ändern wollten. Veränderungen sind kompliziert und unangenehm, während der Status quo bequem ist.

Als also die ersten Lockdowns einsetzten und Regierungen den Unternehmen überall keine andere Wahl ließen, als Methoden der Telearbeit einzuführen, war dies ein massiver Wandel, ähnlich einem plötzlichen Generationssprung in der Technologie. Alle erwarteten, dass die Fernarbeit eines Tages groß werden würde , aber sie waren noch nicht bereit, diesen Tag auf heute zu übertragen .

Springen Sie zu diesem Punkt und wir haben einige wichtige Erkenntnisse gewonnen. Nun, zwei Einsichten, die natürlich zu einer dritten führen:

1. Remote-Arbeit ist durchaus möglich. Befürchtungen, dass dies zu einem Produktivitätseinbruch führen würde, waren offensichtlich unbegründet. Sie ist in einigen Fällen und geringfügig gestiegen in anderen, wobei die meisten Unternehmen ungefähr so ​​produktiv sind wie vor der Umstellung.
2. Zusammenarbeit leidet auf Distanz. Die Arbeit an verschiedenen Orten ist für Teams schwierig. Die Online-Kommunikation reicht nur begrenzt und es ist schwierig, motiviert zu sein, wenn Sie jeden Tag in Ihrem isolierten Home-Office-Bereich verbringen.
3. Ein hybrider Ansatz ist der richtige Weg. Indem ein zukunftsorientiertes Unternehmen einen Büroraum beibehält, aber die Anwesenheit optional macht, kann es das Beste aus beiden Welten herausholen:die Freiheit und Kostengünstigkeit der Fernarbeit und die Zufriedenheit der persönlichen Verbindung.

Der Wechsel zu einem Hybridmodell erfolgt nicht automatisch führen jedoch zu einer hervorragenden Zusammenarbeit. Es ist ein im Entstehen begriffener Ansatz, der viel Nachdenken und Mühe erfordert, um ihn zu optimieren. Vor diesem Hintergrund konzentriert sich dieser Beitrag auf eine reibungslose Zusammenarbeit mit einer hybriden Struktur – und wir werden uns vier Möglichkeiten ansehen, wie Sie dies erreichen können. Kommen wir zu ihnen.

Seien Sie konsistent mit den von Ihnen verwendeten Systemen

Überprüfen Sie an einem beliebigen Tag die Arbeitsbelastung und die Gewohnheiten von zwei Mitarbeitern:einer im Büro und der andere im Home Office. Was sind die Unterschiede? Wenn sie zu unterschiedlichen Zeiten Pausen machen, ihre Tage anders gestalten und in unterschiedlichem Umfang mit ihren Kollegen kommunizieren, ist das kein Problem. Aber was ist, wenn sie grundsätzlich über verschiedene Systeme funktionieren?

Es ist nicht so unplausibel, wie es klingen mag. Möglicherweise wurde im Büro ein bestimmtes Tool eingeführt, mit der zugrunde liegenden Annahme, dass Remote-Mitarbeiter informiert würden, wenn sie nicht erfüllt würden. Darüber hinaus können Remote-Mitarbeiter, die sich von ihren Teams getrennt fühlen, mehr Zeit für die Tools sie aufwenden lieber verwenden und vor denen zurückschrecken, die ihnen empfohlen werden.

Das Problem bei Ungleichheiten dieser Art ist, dass sie Verwirrung und langsame Zusammenarbeit hervorrufen. Mitarbeiter A konsultiert Mitarbeiter B bei einer bestimmten Aufgabe, aber sie verwenden eine andere Software, um ähnliche Dinge zu erledigen, und können nicht effektiv kommunizieren. Aus diesem Grund ist es für Unternehmen (insbesondere große Unternehmen) so wichtig, in eine allumfassende Software zu investieren.

Breite Cloud-basierte Systeme (wie natürlich Really Simple Systems CRM) sind nicht nur leistungsfähiger als Alternativen. Sie eignen sich auch besser dafür, Unternehmen zusammenzubringen, sicherzustellen, dass alle auf derselben Seite sind, und operative Hindernisse abzubauen. Kurz gesagt, jeder Mitarbeiter sollte sich auf die gleichen Systeme stützen, egal ob er im Büro oder unterwegs ist.

Bringen Sie Mitarbeiter dazu, an unternehmensweiten Aufgaben zu arbeiten

Es ist unmöglich, eine nahtlose Zusammenarbeit zu erreichen, wenn Sie sich an keinen beteiligen Zusammenarbeit – und nein, es ist nicht erforderlich, mehrere Menschen dazu zu bringen, für dasselbe Ziel zu arbeiten Zusammenarbeit. Die Entkoppelung der Mitarbeiter von der klassischen Bürostruktur durch Wahlmöglichkeit ermöglicht ihnen auch, isoliert zu bleiben. Es kann sogar versehentlich passieren, dass Mitarbeiter A montags und dienstags im Büro sein möchte und Mitarbeiter B donnerstags und freitags bevorzugt.

Darüber hinaus lässt die Natur der meisten Unternehmen eine umfassende Zusammenarbeit meistens zu ein optionales Extra:etwas, das bei zufälligen Diskussionen während der Bürositzungen auftaucht. Also wenn es ist eine Notwendigkeit (wenn ein Projekt auftaucht, das zu Recht die gemeinsamen Anstrengungen aller Mitarbeiter des Unternehmens erfordert), ist es seltsam und für die Menschen schwer zu verstehen.

Wenn Sie besser schwimmen wollen, müssen Sie regelmäßig schwimmen – und wenn Sie gut zusammenarbeiten wollen, müssen Sie mehr zusammenarbeiten. Aus diesem Grund ist es wichtig, gelegentlich unternehmensweite Aufgaben – wie auch immer erfunden – bereitzustellen, die Menschen dazu bringen können, zusammenzuarbeiten und ihre Kommunikationsfähigkeiten zu verbessern.

Im Idealfall sind diese Aufgaben für das Unternehmen als Ganzes von echtem Nutzen. Ressourcen sind beispielsweise großartige Investitionen:Jeden dazu zu bringen, einen Beitrag zu einer Wissensdatenbank zu leisten (eine zugängliche Website, die Kundenanfragen beantworten soll, ohne dass eine direkte Kommunikation erforderlich ist) ist eine Option, ebenso wie die Überarbeitung Ihrer Unternehmenswebsite in einer Weise, die die Persönlichkeiten dahinter widerspiegelt Unternehmensstruktur (Menschen wollen Unternehmen unterstützen, die grundsätzlich menschlich erscheinen).

Stellen Sie sicher, dass jeder die Planung kennt

Mitarbeiter A beendet seinen Teil eines Projekts, könnte aber wirklich von der Beurteilung von Mitarbeiter B profitieren, bevor er es zur Genehmigung einreicht. Sie gehen am nächsten Tag ins Büro, um es direkt mit ihnen zu besprechen, nur um festzustellen, dass Mitarbeiter B nirgends zu finden ist. Wie sich herausstellte, entschied sich Mitarbeiter B, seine hybride Arbeitsroutine zu ändern und wird für den Rest der Woche von zu Hause aus arbeiten, sodass die Diskussion online (oder gar nicht) stattfinden muss.

Das hört sich nicht nach einer so großen Sache an, aber wir sprechen hier von nahtlos Zusammenarbeit als Ziel, und Zeitverschwendung mit dem Versuch, jemanden einzuholen, passt nicht dazu. Mitarbeiter werden wissen, welche Gespräche am besten persönlich geführt werden und welche besser als Online-Chats sind – sie müssen nur wissen, was ihre Kollegen tun werden, damit sie entgegenkommend sind.

Dementsprechend sollten so viele Menschen wie möglich ihre Zeitpläne ziemlich klar im Voraus festlegen und Anpassungen in letzter Minute auf ein Minimum beschränken. Wenn es Mitarbeiter gibt, die das Hybridmodell nicht nutzen (sie arbeiten ausschließlich vom Büro oder von zu Hause aus), können sie natürlich aus der Gleichung herausgelassen werden, aber diejenigen, die mischen und anpassen, sollten sich über ihre Pläne im Klaren sein, damit ihre Kollegen dies können angemessene Entscheidungen treffen.

Darüber hinaus wird es wirklich hilfreich sein, die Menschen zu ermutigen, kollaborative Flexibilität anzunehmen. Mit anderen Worten, es ist besser, Arbeiter zu haben, die bereit sind, ihre Zeitpläne spontan zu optimieren, als Arbeiter, die ihre Zeitpläne starr festlegen und sie niemals ändern werden. Sie können dies nicht vorschreiben und sollten es auch nicht versuchen – aber es ist höchstwahrscheinlich wahr, dass Ihre Mitarbeiter bereit sein werden, geringfügig nachzugeben, wenn sie wissen, dass dies zum Wohle ihrer Kollegen ist.

Optimieren Sie Ihre Projektskizzen

Das Hin und Her von Kooperationsprojekten hatte schon immer Potenzial für Probleme, und die Einführung von Remote-Arbeiten kam nur noch hinzu. Sie können es mit dem Übergabeelement eines Staffellaufs in Verbindung bringen:Selbst die eleganteste Übergabe verlängert die Gesamtzeit, und jede zusätzliche Etappe verringert die allgemeine Effizienz. Überlegen Sie, wie dies die bereits angesprochenen Probleme verschlimmert, wie z. B. eine unklare Zeitplanung, die die Kommunikation beeinträchtigt.

Ein Projekt, das die Fähigkeiten von zehn Personen erfordert, sollte nicht mit einer verworrenen Reihe von Austauschvorgängen skizziert werden, bei denen Mitarbeiter A es an Mitarbeiter B weitergibt, der es an Mitarbeiter C weitergibt, der es dann an Mitarbeiter B zurückgeben muss. Jede Zusammenarbeit das dieser Ansatz nimmt viel mehr Zeit und Mühe in Anspruch, als er tatsächlich benötigt.

Indem Sie jedes Projekt planen, um den Austausch zu reduzieren und die Meetings zu minimieren (ein langes Meeting mit allen im Büro ist sechs kurzen Meetings vorzuziehen, die sich leicht verzögern können), können Sie den unnötigen Verwaltungsaufwand eliminieren und einen Großteil des Schadens überspringen widersprüchliche Zeitpläne können dazu führen. Zusamenfassend? Halten Sie die Dinge einfach .

Abschließende Gedanken

Letztendlich gibt es zwei Schlüssel zu einer starken Zusammenarbeit:Kommunikation und Terminplanung. Je mehr Sie tun können, um Ihre Teammitglieder an die Zusammenarbeit zu gewöhnen und ihre Zeitpläne aufeinander abzustimmen, desto einfacher und erfolgreicher können sie ihre Bemühungen kombinieren. Wenn Sie die hier behandelten Vorschläge befolgen, haben Sie eine viel bessere Chance, das Beste aus dem bald zum Standard werdenden hybriden Arbeitsansatz zu machen.