Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen eines Arbeitsbudgets

Ein Arbeitsbudget kann sich im Gegensatz zu einem statischen Budget täglich ändern. Erfahren Sie, was ein Arbeitsbudget ist und wie Sie eines für Ihr kleines Unternehmen erstellen.

Ob Sie ein Einzelunternehmer sind oder ein florierendes kleines Unternehmen besitzen, die Erstellung eines Geschäftsbudgets ist eine solide Finanzverwaltung. Während statische Budgets oder Budgets, die sich nicht ändern, hilfreich sein können, kann die Erstellung und Verwendung eines Arbeitsbudgets für Inhaber kleiner Unternehmen viel nützlicher sein, da sie es ihnen ermöglichen, im Laufe der Zeit Anpassungen vorzunehmen.

Erfahren Sie, warum das Erstellen eines Budgets, insbesondere eines Arbeitsbudgets, für Ihr kleines Unternehmen wichtig ist, und holen Sie sich einige Tipps, wie Sie einen Arbeitsbudgetplan für Ihr Unternehmen erstellen können.

Überblick:Was ist ein Arbeitsbudget?

Ein Arbeitsbudget ist eines, das Sie täglich, wöchentlich oder sogar monatlich erstellen und konsultieren. Wenn Sie beispielsweise ein statisches Budget erstellen, haben Sie in Ihrem Budget einen festgelegten Betrag für Einnahmen und Ausgaben. Mithilfe eines Arbeitsbudgets können Sie diese Summen nach Belieben anpassen, um den Umsatz zu steigern, wenn Sie einen neuen Kunden gewinnen, oder die Ausgaben erhöhen, wenn Ihre Miete unerwartet erhöht wird.

Normalerweise erstellen Sie Arbeitsbudgets mit einer Tabellenkalkulationssoftware, da viele Buchhaltungssoftwareanwendungen, die für kleine Unternehmen entwickelt wurden, kein Arbeitsbudget erstellen können.

Ein Arbeitsbudget muss nicht geändert werden. Wenn sich jedoch die Umstände in Ihrem Unternehmen ändern, was höchstwahrscheinlich der Fall sein wird, ermöglicht Ihnen ein Arbeitsbudget, diese Änderungen in Ihrem Budget widerzuspiegeln.

Warum ist es für Ihr Unternehmen wichtig, ein funktionierendes Budget zu haben?

Ein Arbeitsbudget ersetzt kein statisches Budget. Der Sinn eines flexiblen oder funktionierenden Budgets besteht darin, Ihr Budget anzupassen, wenn sich die Umstände ändern. Beispiel:Sie haben 10.000 $ Lieferantenkosten für das Jahr budgetiert, aber Ihr Lieferant hat kürzlich seinen Preis auf 1.500 $ monatlich angehoben, was 18.000 $ jährlich entspricht.

Mit einem Arbeitsbudget, das auf Flexibilität ausgelegt ist, können Sie Ihr Budget jeden Monat anpassen, um die neue Gesamtsumme widerzuspiegeln. Wenn Sie einen anderen Lieferanten finden, können Sie Ihre budgetierte Gesamtsumme ändern, um die Kosten des neuen Lieferanten widerzuspiegeln.

So erstellen Sie ein Arbeitsbudget für Ihr Unternehmen

Das Erstellen eines Arbeitsbudgets oder eines flexiblen Budgets erfordert Kenntnisse über die Einnahmen und Ausgaben des Vorjahres, die Sie leicht aus Ihren Jahresabschlüssen entnehmen können. Der beste Weg, um zu beginnen, besteht darin, einen Budgetentwurf zu erstellen, in dem detailliert angegeben ist, welche Informationen Sie für den Einstieg benötigen und wo Sie diese erhalten können.

Wenn Sie keine Informationen für das Vorjahr haben, schätzen Sie einfach Ihre monatlichen Gesamtbudgets auf der Grundlage Ihres Geschäftsplans.

Wenn Ihr Plan beispielsweise vorsieht, dass Sie Buchhaltungsdienste für 25 Kunden erbringen, wobei jeder Kunde Ihnen jährlich 5.000 US-Dollar zahlt, und dies Ihre einzige Einnahmequelle ist, die für Ihr erstes Geschäftsjahr prognostiziert wird, würden Sie Ihre Einnahmen auf 125.000 US-Dollar schätzen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie viele Kunden Sie haben werden, können Sie eine niedrigere Schätzung eingeben. Passen Sie dann Ihre Gesamtsummen basierend auf den tatsächlichen Zahlen in Ihrem Arbeitsbudget nach oben oder unten an.

Befolgen Sie einfach diese einfachen Schritte, um ein funktionierendes Geschäftsbudget für Ihr Unternehmen zu erstellen.

1. Überprüfen Sie Ihren Umsatz

Der Umsatz ist der wichtigste Treiber für den Rest Ihres Budgets. Wenn Sie kein Einkommen in Ihr Unternehmen fließen lassen, haben Sie auch nicht das Geld, um irgendwelche Ausgaben zu bezahlen.

Sie müssen den Geschäftsbetrieb genau untersuchen, um den Umsatz für das kommende Jahr zu bestimmen. Planen Sie, die gleichen Produkte und Dienstleistungen wie letztes Jahr zu verkaufen, oder fügen Sie ein Produkt oder eine Dienstleistung aus Ihrem Angebot hinzu oder streichen es?

Wenn Sie seit mehreren Jahren tätig sind, können Sie vergangene Trends untersuchen, um festzustellen, wie hoch Ihre erwarteten Einnahmen für das kommende Jahr budgetiert werden sollten. Wenn Ihr Unternehmen relativ neu ist, müssen Sie Ihren Umsatz auf der Grundlage realistischer Schätzungen der Kunden, Produkte und Dienstleistungen schätzen, die Sie voraussichtlich verkaufen werden.

2. Sehen Sie sich die Betriebskosten an

Bevor Sie sich Ihre Produktions- und Warenkosten ansehen, prüfen Sie Ihre Betriebskosten. Dies sind Ausgaben, die Ihnen unabhängig von den Produkten oder Dienstleistungen entstehen, die Ihr Unternehmen für das kommende Jahr anbietet. Da diese Geschäftsausgaben nicht variieren, ist es viel einfacher, sie auf der Grundlage der Vorjahreskosten oder sogar der tatsächlichen Kosten zu schätzen.

Wenn Sie zum Beispiel 1.600 $ Miete im Monat bezahlt haben, aber wissen, dass Sie jedes Jahr eine Mieterhöhung von 10 % haben, ist es einfach, die Erhöhung Ihrem Budget hinzuzufügen. Sie können später im Jahr jederzeit basierend auf den Ist-Werten Anpassungen vornehmen.

3. Variable Kosten schätzen

Während es einfach sein kann, die Fixkosten zu schätzen, ist es schwieriger, die variablen Kosten oder Kosten, die mit der Produktion schwanken, zu schätzen. Wenn Sie variable Kosten aus dem Vorjahr haben, können Sie diese für den Einstieg verwenden.

Wenn Sie jedoch gerade erst anfangen, müssen Sie die variablen Kosten auf den prognostizierten Umsätzen für das kommende Jahr basieren, was Sie tun sollten, wenn Sie Ihren Geschäftsplan oder strategischen Plan erstellen. In jedem Fall können diese Zahlen bei einem funktionierenden Budget nach Bedarf angepasst werden, sodass sich eine Produktionsänderung nicht negativ auf Ihr Budget auswirkt.

4. Einmal- und Notfinanzierung

Planen Sie den Austausch von Maschinen oder Anlagen? Sie erwägen den Kauf oder Verkauf eines Gebäudes? Berücksichtigen Sie diese Dinge bei der Erstellung Ihres Arbeitsbudgets. Dasselbe gilt für die Budgetierung von Notfallausgaben.

Wir alle glauben gerne, dass Computer ewig halten, Geräte nie aufhören zu funktionieren und Hurrikane und Tornados unser Geschäft nie beeinträchtigen werden, aber die Planung solcher Ereignisse ermöglicht es Ihnen, finanziell besser vorbereitet zu sein, falls eine Katastrophe eintritt.

5. Erstellen Sie Ihr Budget

Der letzte Schritt besteht darin, alle Ihre Berechnungen und Schätzungen in ein Budgetformat zu bringen, das Sie monatlich aktualisieren können. Auf diese Weise können Sie regelmäßig Anpassungen vornehmen, anstatt Ihr Geschäft mit einem Budget zu betreiben, das nicht mehr korrekt ist.

Anhand dieses Budgetplanbeispiels können Sie die Gesamtsummen für jeden Monat überprüfen und eine genauere Schätzung für den kommenden Monat eingeben. Möglicherweise hilft Ihnen auch eine Spalte mit monatlichen Ist-Werten, wie in der nachstehenden Tabelle, dabei, Ihr Budget jeden Monat besser zu planen.

3 Best Practices zum Erstellen eines Arbeitsbudgets

Das Erstellen eines Arbeitsbudgets ähnelt dem Erstellen eines beliebigen Budgets. Während einige kleine Unternehmen ihr Arbeitsbudget täglich überprüfen möchten, reicht es normalerweise aus, das Budget im Vergleich zu den tatsächlichen Zahlen monatlich zu überprüfen. Sie können Folgendes tun, um sicherzustellen, dass Ihr Arbeitsbudget eine nützliche Ressource bleibt.

1. Verwenden Sie Ihr Jahresbudget als Ausgangspunkt

Die Verwendung eines Arbeitsbudgets bedeutet nicht, dass Sie auf Ihr jährliches Betriebsbudget verzichten sollten. Verwenden Sie stattdessen die Summen Ihres Jahresbudgets, um die Lücken in Ihrem Arbeitsbudget zu füllen. Am Ende des Jahres haben Sie eine viel bessere Vorstellung davon, wie sich Ihr Unternehmen finanziell entwickelt hat.

2. Aktualisieren Sie Ihr Arbeitsbudget regelmäßig

Die Verwendung eines Arbeitsbudgets ermöglicht es Ihnen, regelmäßig proaktive Anpassungen vorzunehmen. Es ist sinnlos, ein Arbeitsbudget zu erstellen und es dann nicht regelmäßig zu aktualisieren. Sie können in Zukunft nur erforderliche Anpassungen vornehmen, indem Sie die budgetierten Summen mit den tatsächlichen Summen aktualisieren. Wenn Sie beispielsweise feststellen, dass die Reisekosten zu hoch sind, können Sie die Reisekosten für die kommenden Monate reduzieren, anstatt bis Ende des Jahres zu warten, um das Problem zu lösen.

3. Finden Sie die Methode, die für Sie am besten funktioniert

Einige kleine Unternehmen schauen gerne täglich auf ihr Budget, während andere es am besten finden, Einnahmen und Ausgaben monatlich oder sogar vierteljährlich zu überprüfen. Mit einem Arbeitsbudget können Sie Ihre Finanzen proaktiver verfolgen. Finden Sie also die Methode, die für Sie am besten geeignet ist, und bleiben Sie dabei.

Sind Sie bereit, ein Budget zu schreiben?

Budgets sind ein wichtiger Bestandteil der Buchhaltung kleiner Unternehmen. Obwohl ein Organisationsbudget eine Notwendigkeit ist, stellen Sie möglicherweise fest, dass die Verwendung eines Arbeitsbudgets Ihnen einen besseren Einblick in Ihre Geschäftsfinanzen bietet und es Ihnen ermöglicht, regelmäßig Anpassungen vorzunehmen.

Mit seiner Flexibilität und der Möglichkeit, Anpassungen in Echtzeit vorzunehmen, würde das Arbeitsbudget selbst dem kleinsten Unternehmen zugute kommen.