4 Besondere Überlegungen zur Rechnungslegung für Anwaltskanzleien

Anwaltskanzleien befolgen spezielle Rechnungslegungsregeln für das Halten von Kundengeldern. Hier sind vier Bereiche der gesetzlichen Buchhaltung, die Sie kennen sollten, bevor Sie eine Anwaltskanzlei eröffnen.

Ich würde keinen großen Strafverteidiger abgeben:Ich weine, wenn ich über die unbedeutendsten Dinge streite. Aber die Kanzleibuchhaltung kannst du mir überlassen.

Überblick:Wie unterscheidet sich die Buchhaltung von Anwaltskanzleien von anderen Arten der Buchhaltung?

Anwaltskanzleien jonglieren mehr als in den meisten Branchen mit dem Geld ihrer Mandanten. Wirtschaftsprüfer verbringen einen Großteil ihrer Zeit damit, nachzuverfolgen, welche Gelder die Kanzlei verdient hat und was an Kunden, Gerichte oder Dritte gehen muss.

Geld kommt aus allen Richtungen in Anwaltskanzleien. Beispielsweise könnte eine Anwaltskanzlei ihre Einnahmen durch Vergleiche erzielen, bei denen sie niemals einen Cent direkt vom Mandanten sieht. Mandanten zahlen oft Honorare, um die Zeit ihres Anwalts für ihre Rechtsangelegenheiten einzusetzen. Einzigartige Zahlungsmethoden unterscheiden die Buchhaltung für Anwaltskanzleien von anderen Arten der Buchhaltung.

Welche Besonderheiten müssen Wirtschaftsprüfer für Anwaltskanzleien beachten?

Schocker:Die gesetzliche Buchhaltung hat Regeln im Wazoo. Frischen Sie Ihre Buchhaltung 101-Kenntnisse auf, bevor Sie in das eintauchen, was ich als Buchhaltung 201-Material bezeichnen würde.

1. Kundentreuhandkonten (CTA)

Jegliches Geld, das Ihr Unternehmen für einen Kunden behält und nicht verdient hat, geht auf ein Kundentreuhandkonto (CTA). Sie können einen CTA bei Banken eröffnen, die Geschäftskonten anbieten.

Angenommen, Ihr Mandant hat Ihnen 20.000 US-Dollar im Voraus gezahlt, da er weiß, dass die Anwaltsgebühren diesen Betrag bei weitem übersteigen werden. Da Sie die 20.000 US-Dollar noch nicht verdient haben, müssen Sie sie in einen CTA einfügen. Viele CTAs werden zum Vorteil des Kunden verzinst.

Die American Bar Association (ABA) sagt, dass Anwaltskanzleien am häufigsten CTAs eröffnen:

• Um Vorauszahlungen für Rechtskosten einbehalten zu können
• Um Abrechnungen zu halten, die entweder an einen Kunden oder an Dritte zu zahlen sind
• Um den Nachlass eines Kunden zu verwalten

Anwaltskanzleien können in Schwierigkeiten geraten, wenn sie unverdiente Gelder aus CTAs abziehen. Das Geld in einem CTA gehört nicht sofort Ihnen – Sie werden als Treuhänder bezeichnet und verlangen von Ihnen, dass Sie mit den Geldern Ihrer Kunden den höchsten Standard an Sorgfalt walten lassen. Sie können CTA-Gelder erst auf Ihr Geschäftsbetriebskonto überweisen, nachdem Ihr Kunde eine Rechnung genehmigt hat.

Wie jedes Bankkonto sind CTAs mit Bankgebühren verbunden. Einige Staaten hindern Anwaltskanzleien daran, ihre eigenen Gelder in CTAs einzuzahlen, also würden Sie sie von Ihrem Betriebskonto bezahlen. In Staaten, die dies zulassen, würden Sie gerade genug einzahlen, um die Gebühren zu decken. Es steht Ihnen frei, dem Kunden die von Ihrer Firma gezahlten Gebühren in Rechnung zu stellen.

Alle Gelder, die in einen CTA fließen, stellen eine Verbindlichkeit in Ihrer Bilanz dar, da es sich um Geld handelt, das Sie halten, aber nicht verdient haben. Wir werden uns später mit der genauen Buchhaltung befassen.

2. Zinsen auf Treuhandkonten von Rechtsanwälten (IOLTA)

Zinsen auf Treuhandkonten von Rechtsanwälten (IOLTAs) sind eine Art CTA. Während andere CTAs Zinsen für Kunden verdienen, leiten IOLTAs die Zinsen an staatlich geförderte Programme weiter, die Stipendien für juristische Fakultäten und Rechtsdienste für die Armen finanzieren.

Es ist üblich, IOLTAs zu verwenden, wenn Sie Nominalbeträge einzahlen, die wenig bis gar keine Zinsen bringen würden. Der Staat bündelt die Mittel der einzelnen IOLTAs, um genügend Einnahmen zur Finanzierung der öffentlichen Programme zu generieren. Sie möchten einen traditionellen verzinslichen CTA für beträchtliche Einlagen oder Gelder, die Sie langfristig halten möchten.

Einige Bundesstaaten verpflichten Anwaltskanzleien, in bestimmten Situationen IOLTAs zu verwenden, erkundigen Sie sich daher bei Ihrer staatlichen Anwaltskammer nach den Regeln für Ihre Kanzlei.

Sie können IOLTA-Gelder nicht zur Zahlung von Bankgebühren verwenden. Wenn die Bank nicht auf die IOLTA-Bankdienstgebühren verzichtet oder diese mit Zinserträgen abdeckt, müssen Sie einen Scheck vom Betriebskonto Ihres Unternehmens ausstellen. Auch hier können Sie dem Kunden die Erstattung der Kosten in Rechnung stellen.

Sie können denselben IOLTA für mehrere Kunden verwenden, aber Sie müssen über eine zuverlässige Methode verfügen, um das laufende Guthaben jedes Kunden zu verfolgen.

3. Retainer-Gebühren

Die meisten Anwaltskanzleien akzeptieren Honorarhonorare, die die Verfügbarkeit der Anwälte für die Rechtsangelegenheiten eines Mandanten sicherstellen. Retainer-Gebühren werden im Voraus bezahlt und fallen in der Regel monatlich an. Wie Sie Vorschüsse bilanzieren, hängt von der Vereinbarung ab.

Echte Retainer sind nicht erstattungsfähig und zählen für das Unternehmen sofort als Einnahmen. Sie müssen die Mittel nicht in einen CTA stecken und langsam daraus ziehen, während Ihre Mitarbeiter sich abmühen. Ab dem Sprung gehört alles dir.

Rückzahlbare Vorschüsse – bei denen der Kunde möglicherweise eine Rückerstattung für im Voraus bezahlte, aber während des Monats nicht gearbeitete Stunden erhält – sind das, was Buchhalter als unverdiente oder aufgeschobene Einnahmen bezeichnen. Die Vorschussgebühr fließt in einen CTA ein und Sie können daraus ziehen, wenn der Kunde Rechnungen für erbrachte Dienstleistungen genehmigt.

Retainer-Vereinbarungen können komplex werden, aber das muss ich Ihnen nicht sagen. Der Unterscheidungsfaktor für die Abrechnung ist, ob es im Vorschussvertrag Eventualitäts- oder Rückerstattungsklauseln gibt.

4. Partnervergütung

Die übliche Geschäftsstruktur einer Anwaltskanzlei ist eine Limited Liability Partnership (LLP). Eigentümer, sogenannte Partner, genießen die Vorteile der Pass-Through-Besteuerung unter einem Schutzschild, der ihr persönliches Vermögen vor geschäftlichen Verbindlichkeiten schützt. Partner werden anders bezahlt als Mitarbeiter.

Rechtsanwälte verwenden den Begriff „Partner“ großzügiger als Wirtschaftsprüfer. Einige Kanzleien befördern Anwälte zu einem Partnertitel, ohne sie zu Miteigentümern des Unternehmens zu machen. Aus buchhalterischer Sicht ist ein Partner ohne Eigenkapital immer noch ein Angestellter.

Die Unterscheidung ist wichtig, weil Eigenkapitalpartner keine Gehälter wie Angestellte verdienen können. Sie werden auf der Grundlage ihres Anteils am Gewinn des Unternehmens besteuert und zahlen sich selbst durch eine Eigentümerziehung aus. Einige Partner verdienen auch garantierte Zahlungen, um ein stabiles Einkommen zu gewährleisten, selbst wenn das Unternehmen mit Verlust arbeitet.

Im Gegensatz dazu verdienen Arbeitnehmer Lohn, und Unternehmen müssen Lohnsteuern von ihren Löhnen einbehalten. Nicht-Kapitalgesellschafter müssen als Arbeitnehmer besteuert werden.

Best Practices für die Buchhaltung von Anwaltskanzleien

Befolgen Sie diese Tipps, um sicherzustellen, dass die Buchführung von Anwaltskanzleien eingehalten wird.

1. Vermischen Sie Betriebs- und CTA-Fonds nicht

Sie dürfen Ihre Kunden- und Geschäftsgelder nicht auf demselben Konto haben. In anderen Branchen dürfen Sie Kundenvorauszahlungen auf Ihrem Betriebskonto behalten und das Geld zur Finanzierung von Kundenprojekten und zur Zahlung der Miete verwenden. Anwaltskanzleien haben diesen Luxus nicht.

Es ist verlockend, Geld von einem CTA zu leihen, in dem Wissen, dass ein Teil des Geldes dort bald Ihnen gehören wird. Tun Sie es nicht:Ihnen kann die Zulassung entzogen werden, Sie können nicht mehr als Anwalt praktizieren.

Beschleunigen Sie die Rechnungsstellung, um ein Liquiditätsproblem zu vermeiden, bei dem Sie Geld im Namen Ihres Kunden ausgeben, ohne es von ihm zurückzubekommen.

2. Buchhalter in der Buchhaltung von Anwaltskanzleien ausbilden

Stellen Sie sicher, dass Ihre Buchhaltungsmitarbeiter mit den Buchhaltungsverfahren der Anwaltskanzlei vertraut sind. Ihre Anwaltslizenz steht jedes Mal auf dem Spiel, wenn Ihre Firma Kundengelder unzulässig bewegt, selbst wenn Sie dies nicht getan haben.

3. Richten Sie Vermögens- und Verbindlichkeitskonten für Ihren CTA ein

Sie müssen für jeden CTA zwei Konten erstellen. Der Vermögenswert ist das Bankkonto – genau wie Ihr Bargeldkonto – und die Verbindlichkeit erkennt an, dass der Bankkontosaldo nicht Ihrem Unternehmen gehört. Die Beträge von Vermögenswerten und Verbindlichkeiten sollten immer übereinstimmen und keinen Einfluss auf Ihren Jahresabschluss haben.

Jedes Mal, wenn Sie Geld in einen CTA einzahlen, erfassen Sie diesen Eintrag in Ihrer Buchhaltungssoftware:

Konto	Belastung	Kredit
Treuhandkonto	$XXX
Kundenhaftung		$XXX

So erkennen Sie Einnahmen und leiten CTA-Gelder in Ihr Unternehmen:

Konto	Belastung	Kredit
Kundenhaftung	$XXX
Treuhandkonto		$XXX
Bargeld	$XXX
Einnahmen		$XXX

Schließen Sie diese Angelegenheit nicht ab

Anwaltskanzleien müssen zusätzliche Zeit für die Einrichtung ihrer Buchhaltungssoftware aufwenden, bevor sie ihre Geschäftstätigkeit aufnehmen. Beauftragen Sie einen Wirtschaftsprüfer, um sicherzustellen, dass Sie CTAs und Vorschusszahlungen korrekt nachverfolgen.

Gericht abgewiesen. Bring die tanzenden Hummer herein.