Ein Leitfaden für kleine Unternehmen zu Pro-Forma-Abschlüssen

Pro-Forma-Abrechnungen helfen Geschäftsinhabern, die zukünftigen Ergebnisse ihrer Entscheidungen abzuwägen. Wenn Sie das nächste Mal erwägen, neue Schulden aufzunehmen, erstellen Sie Pro-Forma-Abrechnungen, um die Auswirkungen auf zukünftige Einnahmen zu sehen.

In der Rechnungslegung bezieht sich Proforma auf Finanzberichte, die auf Annahmen und hypothetischen Situationen basieren, nicht auf der Realität. Unternehmen verwenden Proforma-Finanzdokumente intern, um die Entscheidungsfindung zu unterstützen, und extern, um die Auswirkungen von Geschäftsentscheidungen darzustellen.

Vor dem Erwerb eines anderen Unternehmens, der Investition in neue Ausrüstung oder der Aufnahme neuer Schulden erstellen Unternehmen zukunftsgerichtete Pro-Forma-Abschlüsse, um die Auswirkungen zu verstehen. Im Gegensatz zu herkömmlichen Jahresabschlüssen, die die Vergangenheit erklären, blicken Pro-Forma-Dokumente normalerweise in die Zukunft und stützen sich auf Finanzmodelle und Spekulationen.

Pro-forma-Aussagen bekommen bei Aktiengesellschaften eine etwas neue Bedeutung. Nach einer größeren Akquisition muss eine Aktiengesellschaft eine Sekundärbilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellen, als ob der Kauf zu Beginn des Jahres stattgefunden hätte. Wir versehen diese Finanzdokumente mit dem „Pro-Forma“-Label, weil bei ihrer Erstellung viel „Was wäre, wenn“ eine Rolle spielt.

„Was wäre wenn“ stimmt nicht mit den allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen (GAAP) überein. Noch weiter von den GAAP abweichend, schließen die Pro-forma-Finanzdaten ungewöhnliche Einmalaufwendungen wie Restrukturierungskosten aus. Kritiker sagen, Pro-Forma-Abschlüsse seien ein Trick, um Investoren für die Vorteile eines Unternehmenszusammenschlusses zu begeistern, was Finanz-Nerds „Synergien“ nennen.

Die Securities and Exchange Commission (SEC) aktualisiert regelmäßig ihre strengen Regeln zur Erstellung von Pro-Forma-Abrechnungen für die Öffentlichkeit. Dennoch sind Pro-Forma-Finanzdaten nicht im gleichen Maße reguliert wie historische Jahresabschlüsse.

3 Arten von Pro-Forma-Aussagen

Kleinunternehmer können Pro-forma-Abrechnungen verwenden, um prognostizierte Jahresabschlüsse, Budgets und Angebote zu entwerfen.

1. Prognostizierter Jahresabschluss

Kleinunternehmer erstellen Pro-Forma-Abschlüsse, um die Auswirkungen potenzieller Geschäftsentscheidungen zu quantifizieren, z. B. die Aufnahme eines Darlehens zum Wachstum Ihres Unternehmens. Proforma-Abschlüsse geben Ihnen und Ihrem Team etwas zu bedenken, bevor Sie die gepunktete Linie unterschreiben.

Die häufigsten Pro-forma-Abschlüsse sind Planbilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen und Kapitalflussrechnungen. Zusammen helfen Ihnen die Dokumente bei der Beurteilung, ob sich die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens nach der Entscheidung verbessert, verschlechtert oder gleich bleibt.

Angenommen, Sie sind ein Geschäftsinhaber, der über einen Kredit nachdenkt, um in effizientere Geräte zu investieren. Ihre aktuelle Ausrüstung funktioniert noch, aber die Spitzentechnologie in neueren Maschinen kann die Produktion um 20 % beschleunigen. Sie sind sich nicht sicher, was Sie tun sollen.

Führen Sie Ihre Entscheidungsfindung durch die Erstellung von zwei Sätzen prognostizierter Jahresabschlüsse:der erste, um das Nettoeinkommen des nächsten Jahres zu prognostizieren, wenn Sie den Kredit aufnehmen, der zweite, wenn Sie dies nicht tun.

Wenn Sie das Darlehen aufnehmen, können Sie den Pro-Forma-Abschluss mit dem Kreditgeber teilen, um Ihre Fähigkeit zur Rückzahlung des Darlehens nachzuweisen. Unternehmen verwenden auch Pro-Forma-Abschlüsse, um Investoren dazu zu bringen, Kapital bereitzustellen.

Da wir die Zukunft nicht vorhersagen können, verlassen Sie sich nicht ausschließlich auf Pro-Forma-Abschlüsse. Ihre Annahmen könnten sich als falsch herausstellen und Ihre finanziellen Prognosen über den Haufen werfen.

2. Budgets

Unternehmen erstellen Jahresbudgets, die den Rentabilitäts- und Produktionszielen eines Unternehmens entsprechen.

Budgets und prognostizierte Finanzdaten sind insofern ähnlich, als sie beide Annahmen und Szenarien berücksichtigen, die noch abzuwarten sind. Wo sie sich unterscheiden:Budgets sind Management-Buchhaltungsdokumente, was bedeutet, dass sie Geschäftsentscheidungen leiten sollen und nicht öffentlich geteilt werden dürfen. Budgets bieten mehr Details, als Sie mit einem Kreditgeber teilen möchten, und sie sind kurzsichtiger und konzentrieren sich normalerweise auf ein Jahr im Voraus.

3. Proforma-Rechnungen

Der beste Weg, ein Angebot für Ihre Waren und Dienstleistungen zu erstellen, ist die Verwendung einer Proforma-Rechnung, auch Rechnungsentwurf genannt.

Bevor Sie eine tatsächliche Rechnung ausstellen, senden Sie einem Kunden eine Pro-Forma-Rechnung, in der die Kosten der Waren und Dienstleistungen aufgeführt sind, die Sie bereitstellen möchten. Eine Pro-forma-Rechnung ist unverbindlich; Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Sie und der Kunde auf derselben Seite sind, bevor Sie der Transaktion zustimmen. Durch die Transparenz können Sie bei der Kundenzufriedenheit punkten.

Ihre Buchhaltungssoftware kann Proforma-Rechnungen erstellen.

Ein Beispiel für Proforma

Russell betreibt ein Life-Coaching-Geschäft. Es hat sich herumgesprochen, dass Russell der absolut Beste ist, und er hat mehr potenzielle Kunden in der Schlange, als er Zeit hat, zu übernehmen. Russell erwägt, einen Assistenten einzustellen, um seine administrative Arbeitsbelastung zu verringern, aber er ist sich nicht sicher, ob er es sich leisten kann, jemanden in Vollzeit zu bezahlen. Seine Optionen sind:

• Keinen Assistenten einstellen
• Einstellung eines Teilzeitassistenten
• Einstellung eines Vollzeitassistenten

Russell erstellt eine Proforma-Einkommenserklärung für das nächste Jahr, um seine Entscheidung zu untermauern. Er widmet jedem Szenario, das er in Betracht zieht, eine eigene Spalte. Russell folgt dem Leitfaden von The Ascent zu prognostizierten Finanzberichten, um das Dokument zu erstellen.

Russells Hochrechnungen zufolge erzielt er den höchsten Verdienst, wenn er einen Vollzeit-Verwaltungsassistenten einstellt. Noch wichtiger ist, dass die Pro-Forma-Einkommenserklärung zeigt, dass die Einstellung eines Teilzeitassistenten fast so lukrativ ist wie die Einstellung einer Vollzeitstelle.

Ich würde Russel raten, einen Teilzeitassistenten einzustellen, um das Risiko zu verringern, fast 60.000 US-Dollar in eine neue Position zu stecken, wenn er nicht sicher ist, ob er die erwarteten höheren Einnahmen sehen wird. Er kann der Person immer eine Vollzeitstelle anbieten, nachdem sich seine Prognose verwirklicht hat.

Häufig gestellte Fragen

• Nicht alle Proforma-Dokumente sind gleich. Pro-Forma-Finanzwerte haben ihren Platz, aber einige Aktiengesellschaften haben sich lockere Regeln zunutze gemacht, um potenzielle Investoren in die Irre zu führen.

  Für kleine, private Unternehmen können Pro-Forma-Finanzdaten Ihnen helfen, die langfristigen Auswirkungen von Entscheidungen zu erkennen, die Sie heute in Betracht ziehen. Niemand disst hier die Verwendung von Proforma-Berichten.

  Die Dotcom-Blase, in der sich Technologieunternehmen über aufgeblähte Marktbewertungen erfreuten, bevor sie alles verloren, bewies den Schaden von Pro-forma-Finanzwerten. In den frühen 2000er Jahren geriet Yahoo in Aufruhr, nachdem es jahrelang Pro-forma-Abschlüsse veröffentlicht hatte, in denen hohe einmalige Kosten durch Unternehmensakquisitionen heruntergespielt wurden.

  Aktiengesellschaften veröffentlichen Pro-Forma-Finanzzahlen unter dem Deckmantel, ihre Finanzlage nach einer Unternehmensübernahme zu klären. Sie nehmen einmalige oder ungewöhnliche Kosten heraus, um ein vollständigeres Bild des Betriebsgewinns des Unternehmens zu erhalten. Für einige haben Pro-Forma-Finanzdaten den Eindruck, dass Unternehmen ihre eigenen Finanzbuchhaltungsregeln erstellen, um ansprechende Finanzergebnisse zu erzielen.

  Seit dem Platzen der Dotcom-Blase ist die SEC gegen die Verwendung von Pro-Forma-Finanzdaten vorgegangen, um die Öffentlichkeit vor Irreführung zu schützen.

• Bevor Sie Kapital oder Kredit gewähren, könnten Investoren und Kreditgeber Pro-forma-Erklärungen anfordern, um Ihre Aussichten auf die Unternehmensleistung zu verstehen. Bei neuen Unternehmen ohne historische Jahresabschlüsse sehen sich Kreditgeber Pro-forma-Abrechnungen an, um eine realistische Vision der Zukunft Ihres Unternehmens zu erhalten.

• Nachdem Sie Pro-Forma-Abschlüsse erstellt haben, um eine Geschäftsentscheidung zu treffen, führen Sie eine Pro-Forma-Analyse durch, um die Rentabilität Ihres Unternehmens zu bewerten.

  Angenommen, Sie besitzen ein kleines Restaurant und erwägen, Ihre Geschäftszeiten zu verlängern und einen neuen Kellner einzustellen. Sie haben eine Bilanz, eine Gewinn- und Verlustrechnung und eine Kapitalflussrechnung für das nächste Jahr erstellt, wobei Sie von höheren Betriebskosten, Löhnen und Lebensmittelausgaben ausgegangen sind.

  Analysieren Sie die Ergebnisse anhand von Rentabilitätsmetriken. Wenn die Maßnahmen auf eine höhere Rentabilität hindeuten, haben Sie möglicherweise eine Gewinnchance für Ihr Restaurant entdeckt.

Es heißt nicht umsonst „Amateurforma“

Der Aufbau genauer Pro-Forma-Finanzdaten erfordert eine gründliche Finanzanalyse Ihres derzeitigen Unternehmens. Bitten Sie bei der Erstellung von Pro-forma-Abschlüssen einen Buchhalter um zusätzliche Anleitung.