Ein Leitfaden für Anfänger in der Buchhaltung der Immobilienverwaltung

Die Buchhaltung der Immobilienverwaltung ist nicht schwieriger als jede andere Buchhaltung. Der Aufstieg führt Sie durch ein System zur Abrechnung von Mieten und damit verbundenen Ausgaben.

Die Immobilienverwaltung ist stressig. Anfang dieses Jahres hatten wir hier in Utah ein Erdbeben. Ich überprüfte schnell meinen Warmwasserbereiter und Ofen, um sicherzustellen, dass kein Gas austrat. Als nächstes musste ich sicherstellen, dass unsere Mietobjekte in Ordnung waren.

Ein Mieter schrieb gleich eine SMS und sagte, er habe alles überprüft und es sei alles in Ordnung. Das war eine Erleichterung. Der andere Mieter sagte, er sei verreist und könne nicht nachsehen, also verließ ich die Arbeit, um zur Wohnung zu rennen und mich zu vergewissern, dass sie nicht explodieren würde. Es stellte sich heraus, dass es ziemlich knapp war.

Als ich dort ankam, stellte ich fest, dass der Ofen komplett von der Wand abgefallen war. Ich drehte schnell das Gas ab und rief die Gasgesellschaft an. Mehrere hundert Dollar, ein verärgerter Mieter, der früh in eine 50-Grad-Wohnung kam, und ein paar Tage Bluthochdruck später, die Heizung war repariert. Ich war ziemlich sicher, dass die Wohnung nicht so schnell explodieren würde. Aber war das Zigarettenrauch, den ich im Wohnzimmer gerochen habe?

Die Buchhaltung Ihrer Mietobjekte muss nicht so stressig sein. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie ein System für Ihre Hausverwaltungsbuchhaltung einrichten.

Überblick:Was ist Property Management Accounting?

Die Hausverwaltung ist eine Vermieterbuchhaltung. Sie erfassen Einnahmen für alle erhaltenen Mieten und Ausgaben für Instandhaltung, Landschaftsgestaltung und andere Geldabflüsse.

So richten Sie ein Buchhaltungssystem für die Immobilienverwaltung ein

Hier sind die Schritte, die ich persönlich in verschiedenen Situationen, in die ich involviert war, angewendet habe.

1. Bestimmen Sie Ihren Wendepunkt

Ich mache die Hausverwaltungsbuchhaltung auf zwei verschiedene Arten. Ich persönlich besitze zwei Eigentumswohnungen, die an Mieter vermietet sind, die ich auf einer lokalen Kleinanzeigen-Website finde. In meiner täglichen Arbeit verwalte ich 20-30 Einheiten, die den Eigentümern meiner Firma gehören.

Für die beiden Eigentumswohnungen führe ich eine Jahresabschlusstabelle, die jährlich aktualisiert wird, wenn ich meine Steuern mache. Jeden Monat überprüfe ich, ob die Miete bezahlt wurde, und ich bewahre die Quittungen für das Jahr in einer physischen Mappe auf. Ich mache nur eine Einkommenserklärung. Eine Bilanz auf dem neuesten Stand zu halten, wäre für diese kleinen Einheiten mehr Arbeit, als es wert ist.

Für die Buchhaltung von Mietobjekten in meiner beruflichen Funktion verwende ich unsere Buchhaltungssoftware, um monatliche Bankabstimmungen durchzuführen und die Mietliste auf dem neuesten Stand zu halten (auf diese Bedingungen kommen wir gleich).

Es gibt keine Regel, wann Sie von der Buchführung auf der Rückseite auf ein vollständiges System mit doppelter Buchführung umsteigen sollten. Wenn Sie nur wenige Transaktionen pro Jahr haben, können Sie sich wahrscheinlich an eine Tabelle halten. Wenn Sie jeden Monat mehrere Rechnungen bearbeiten, müssen Sie wahrscheinlich eine Buchhaltungssoftware kaufen.

2. Buchhaltungssoftware kaufen

Sie müssen keine spezielle Software für Vermieter finden. Sehen Sie sich unsere Buchhaltungssoftware-Rezensionen an und nehmen Sie diejenige, die Ihnen am besten gefällt – sie wird für die Immobilienverwaltung funktionieren.

Die Buchhaltung für die Immobilienverwaltung wird am besten durchgeführt, wenn sie wie jedes andere Unternehmen ist. Eine normale Buchhaltungssoftware hat also alle Funktionen, die Sie benötigen.

3. Richten Sie jede Eigenschaft ein

Für jede Eigenschaft müssen mehrere Elemente eingerichtet werden:

• Entität: Wenn Sie eine Gewerbeimmobilie mit mehreren Einheiten haben, bringen Sie diese in eine eigene GmbH ein, um sich von der Haftung abzuschirmen.
• Softwarekonto: Ihre Buchhaltungssoftware sollte die Gründung mehrerer Unternehmen ermöglichen. Erstellen Sie für jede Entität eine separate.
• Bankkonto/Kreditkarte: Der einfachste Weg, die Ausgaben für jede Immobilie im Auge zu behalten, besteht darin, ein Bankkonto oder eine Kreditkarte nur für diese Immobilie zu verwenden. Dann gehen Sie jeden Monat den Kontoauszug durch und fügen jeden Journaleintrag in die Software ein.
• Hauptbuch und Kontenplan: Richten Sie für jedes Mietobjekt ein Hauptbuch und einen Kontenplan ein. Je besser Sie sie anfangs erstellen, desto einfacher wird es, Transaktionen jeden Monat schnell zu verarbeiten.
• Mietrolle: Erstellen Sie eine Tabelle mit einer Zeile für jede Einheit. Jeden Monat, wenn die Miete gezahlt wird, fügen Sie die Zahlung hinzu. Die folgende Grafik zeigt, wie die Mietliste aussehen sollte.

4. Machen Sie den monatlichen Abrechnungszyklus

Hier sind die Schritte, die Sie für jeden Abrechnungszyklus des Monats durchführen sollten.

1. Mieten erhalten: Viele Buchhaltungssoftwareprogramme lassen sich in Ihr Bankkonto integrieren und erleichtern die Einrichtung automatischer monatlicher Rechnungen mit ACH-Zahlungen (Automated Clearing House). Wenn Ihre Software dies nicht tut, treffen Sie sich mit dem Treasury-Management-Vertreter Ihrer Bank, um monatliche ACH-Abrufe von Ihren Mietern einzurichten. Alternativ könnten Sie von Ihren Mietern verlangen, dass sie eine automatische Rechnungszahlung oder einen ACH-Push auf Ihr Konto einrichten. Der Schlüssel liegt darin, die Verantwortung für die monatliche Miete aus den Händen Ihres Mieters zu nehmen und sie zu einer automatischen Zahlung zu machen.
2. Rechnungen bearbeiten: Sie erhalten jeden Monat Rechnungen für Nebenkosten, Landschaftsgestaltung, Wartung und andere zufällige Ausgaben. Viele davon können automatisch mit elektronischen Überweisungen bezahlt werden. Verwenden Sie Ihre Buchhaltungssoftware, um Schecks für die anderen auszudrucken.
3. Bankabgleich durchführen: Traditionell wird eine Bankabstimmung durchgeführt, um sicherzustellen, dass der Barbetrag in der Bilanz mit dem Bankguthaben übereinstimmt. Wir wollen das immer noch tun, aber wir werden es ein wenig rückwärts machen. Geben Sie alle Transaktionen aus dem Kontoauszug in die Software ein (es sei denn, die Transaktion stammt von einem Scheck, den Sie bereits eingegeben haben). Wenn dies erledigt ist, vergleichen Sie den Buchbestand (den Softwarebetrag) mit dem Kontostand. Wenn es nicht dasselbe ist, gehen Sie die Erklärung und Ihr GL noch einmal durch, um herauszufinden, was falsch eingegeben wurde.
4. Finanzdaten drucken: Sie können dies jeden Monat, Quartal oder Jahr tun. Bei größeren Immobilien kann es sinnvoll sein, dies monatlich zu tun, um sicherzustellen, dass Sie nicht eine Menge Geld verbrennen. Solange Sie das GL korrekt erstellt und alle Transaktionen auf das richtige Konto gebucht haben, müssen Ihre Vermögensverwaltungsabschlüsse nur gedruckt werden.

Dies ist der Zyklus, den ich für die Immobilien in meinem Berufsleben folge. Wir drucken jährlich Finanzberichte für Steuern und behalten das ganze Jahr über den Banksaldo im Auge, um sicherzustellen, dass keine Barmittel verbrannt werden.

Bei den beiden Eigentumswohnungen, die ich persönlich besitze, verwende ich eine Website namens Cozy, um monatliche Mietzahlungen zu leisten, und habe eine Kreditkarte, die ich nur für die als Finanzinvestition gehaltenen Immobilien verwende. Ich habe im Allgemeinen vier oder fünf Nicht-HOA-Ausgaben (Home Owner’s Association) pro Jahr, daher ist es einfach genug, sie alle am Ende des Jahres in einer Tabelle zusammenzuwerfen.

Tipps und Tricks zum Aufbau eines erfolgreichen Buchhaltungssystems für die Immobilienverwaltung

Wenn Sie ein Buchhaltungssystem für die Verwaltung Ihrer Immobilien eingerichtet haben, können Sie sicherstellen, dass Sie keine Fälligkeitstermine verpassen, und im Idealfall sparen Sie viel Zeit.

1. Konten verknüpfen

Wenn Sie Ihre Buchhaltungssoftware mit dem Bankkonto für jede Einheit verknüpfen können, wird der monatliche Zyklus um mindestens 240 % einfacher. Anstatt mühsam jede Zeile des Auszugs einzugeben, können Sie einfach überprüfen, ob die importierten Transaktionen auf die richtigen Konten angewendet werden.

2. Führen Sie jährliche Beurteilungen durch

Es gibt immer Opportunitätskosten beim Halten von als Finanzinvestition gehaltenen Immobilien. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, ein Maklerpreisgutachten (BPO) einzuholen, oder führen Sie sogar jährlich Ihre eigene Bewertung der Immobilien durch, um zu entscheiden, ob Sie sie behalten oder versuchen möchten, sie zu verkaufen.

3. Analysieren Sie die Finanzdaten mindestens jährlich

Es gibt vier Möglichkeiten, wie Sie mit Anlageimmobilien Geld verdienen:

1. Kapitalzuwachs: Wenn der Wert der Immobilie steigt und Sie sie für mehr verkaufen können.
2. Miet-Cashflow: Das tatsächliche Bargeld, das am Ende des Jahres in Ihrer Tasche landet.
3. Steuerschutz: Steuerabzüge von Posten wie Abschreibungen (nicht zahlungswirksam) oder Zinsen.
4. Schuldentilgung: Im Idealfall kaufen Sie eine Immobilie für den geringstmöglichen Betrag und verlangen dann mehr Miete, als für die Schulden fällig ist. Wenn dies funktioniert, haben Sie effektiv einen Mieter, der die Hypothek abbezahlt und den Vermögenswert kostenlos erhält. Das Beste aus beiden Welten ist, wenn der Mieter die Schulden problemlos begleicht, aber Zinsen und Abschreibungen dazu führen, dass die Immobilie in Ihrer Steuererklärung einen Verlust ausmacht.

Wenn Sie Ihre Jahresabschlüsse erstellen, arbeiten Sie an der Erstellung einer Kapitalflussrechnung. Mit der Kapitalflussrechnung und der Bewertung können Sie jede Immobilie jedes Jahr anhand dieser vier Schlüsselkennzahlen bewerten.

4. Lease-Typen verstehen

Bei den meisten gewerblichen Mietverträgen handelt es sich um sogenannte Triple Net (NNN) Mietverträge. Das bedeutet, dass die Mieter ihren Anteil an allen Kosten für die Gemeinschaftsflächen wie Landschaftsgestaltung oder Schneeräumung tragen müssen. Wenn Sie NNN-Mietverträge haben, müssen Sie die Kosten für die öffentlichen Bereiche im Auge behalten und den Mietern jährlich Rechnungen stellen.

5. Mietspiegel nicht vergessen

Wenn Sie die Immobilie beleihen oder verkaufen möchten, werden Sie als erstes nach einer Mietliste gefragt. Ein genaues und aktuelles Formular trägt wesentlich dazu bei, die Interaktion mit Dritten zu vereinfachen – ganz zu schweigen davon, dass Sie säumige Mieter schneller identifizieren können.

(Land)Fürst der Fliegen

Wenn Sie Zeit in der Immobilienverwaltung verbracht haben, hatten Sie wahrscheinlich die gleichen stressigen Momente (oder Wochen) wie ich. Die Bilanzierung Ihres Eigentums muss jedoch kein Erdbeben-Trauma sein.