Ein Anfängerleitfaden für die Portokasse:Verwalten und Aufzeichnen

Sind Sie bereit, eine Portokasse für Ihr Unternehmen einzurichten? Wir stellen Ihnen Best Practices vor und zeigen Ihnen, wie Sie Portokassen ganz einfach einrichten und verwenden.

Ihre Postmaschine hat gerade aufgehört zu arbeiten, und Sie müssen schnell einen Ihrer Mitarbeiter zur Post schicken, um Briefmarken zu holen. Das einzige Problem ist, dass sie kein Bargeld hat und ihre Kreditkarte ausgeschöpft ist.

Hier kommt die Portokasse ins Spiel. Portokasse ist das Geld, das Sie in Ihrem Unternehmen zur Hand haben, um kleine Ausgaben wie Notfahrten zur Post, Getränke für unerwarteten Besuch oder Ihre Rezeptionistin für das Abholen von Donuts für das Personal zu bezahlen Besprechung heute Morgen.

Die meisten kleinen Unternehmen halten zwischen 100 und 200 US-Dollar an Portokasse, um diese und andere unerwartete Ausgaben zu bezahlen. Wenn Sie bereit sind, ein Portokassenkonto für Ihr Unternehmen einzurichten, führen wir Sie durch den Prozess.

Überblick:Was ist Portokasse?

Portokasse ist das Geld, das ein Unternehmen bereithält, um verschiedene Einkäufe zu bezahlen. Die meisten Käufe, die mit Portokasse getätigt werden, sind unerwartete Ausgaben, die auftauchen können, wie z. B. der morgendliche Kaffee für ein Meeting oder das Abendessen für einen Mitarbeiter, der Überstunden macht.

Einer der Hauptgründe, Portokasse zur Hand zu haben, besteht darin, Mitarbeiter, die ihr eigenes Geld für Artikel für das Unternehmen ausgegeben haben, schnell zu erstatten oder dem Lieferdienstfahrer, der das Büroessen gebracht hat, ein Trinkgeld zu geben.

Portokassen müssen wie alle anderen Ausgaben ordnungsgemäß in Ihrer Buchhaltungssoftware oder Ihrem manuellen Buchhaltungssystem verbucht werden, da die Ausgaben geschäftsbezogen sind und ordnungsgemäß erfasst werden müssen, um die Genauigkeit des Finanzberichts zu gewährleisten.

Ein Beispiel für Portokasse

Auf dem Weg ins Büro erhält Jane einen Anruf von ihrem Chef, der sie bittet, anzuhalten und ein paar Donuts für ein unerwartetes Meeting später am Morgen zu holen. Jane hat keine Kreditkarte und nur 25 $, bis sie bezahlt wird.

Jane hält an, um zwei Schachteln Donuts zu holen, und lässt sie mit 5 Dollar in ihrer Brieftasche zurück. Glücklicherweise verfügt ihr Büro über eine Portokasse, aus der ihr Chef sie sofort erstattet, sodass Jane keine Spesenabrechnung einreichen und wochenlang auf die Erstattung warten muss.

Die Portokasse wird normalerweise ausgegeben für:

• Kaffee und andere Getränke
• Büro-Snacks wie Obst und Gebäck
• Benzin
• Bürobedarf für Notfälle
• Mitarbeitererstattungen

So richten Sie Portokassen ein und verwenden sie in Ihrem Unternehmen

Wenn Sie bereit sind, eine Portokasse für Ihr Büro einzurichten, sich aber nicht sicher sind, wo Sie anfangen sollen, folgen Sie den einfachen Schritten unten, um Ihre Portokasse im Handumdrehen betriebsbereit zu haben. Sorgen Sie zunächst für einen sicheren Aufbewahrungsort für Ihre Portokasse, z. B. ein Schließfach oder eine verschlossene Schublade.

1. Legen Sie Kontolimits fest

Bevor Sie einen Kassenfonds gründen, müssen Sie entscheiden, wie hoch der Fonds sein soll. Zwischen 100 und 200 US-Dollar sind ziemlich üblich, obwohl Sie je nach Unternehmen niedriger oder höher gehen können.

Sie sollten auch den Nachschubpunkt festlegen, an dem Ihre Ausgaben erfasst werden, und ein neuer Scheck wird ausgestellt, um den Gesamtbetrag der Portokasse wieder auf den ursprünglichen Betrag zu bringen. Wenn Ihre Portokasse beispielsweise 100 $ beträgt, möchten Sie vielleicht den Fonds erstatten, wenn er unter 15 $ fällt.

2. Legen Sie fest, wer die Portokasse verwaltet

Wenn Sie einen Büroleiter haben, ist er die wahrscheinlichste Wahl, um die Portokasse zu verwalten. Wenn Sie nur wenige Mitarbeiter haben, kann Ihnen die Fondsverwaltung zufallen.

Wie auch immer Sie sich entscheiden, es ist wichtig, dass immer nur eine Person Zugriff auf den Fonds hat, um unbegründete Abhebungen und/oder Diebstähle zu vermeiden. Sobald Sie festgelegt haben, wer mit der Portokasse umgehen wird, können Sie einen Scheck einlösen und das Geld in das Schließfach der Portokasse einzahlen.

3. Protokoll erstellen

Das Portokassenbuch ist einer der wichtigsten Bestandteile der Kassenführung. Alle Transaktionen, die in oder aus der Portokasse getätigt werden, müssen im Portokassenbuch erfasst werden. Es ist auch wichtig, dass für alle Gelder, die aus der Portokasse ausgezahlt werden, eine Quittung vorhanden ist.

Damit Jane beispielsweise die Donuts erstattet bekommt, die sie für das Meeting gekauft hat, muss sie eine Quittung vorlegen. Die Quittung wird später als Sicherungskopie für die Erfassung der Portokassentransaktion als Ausgabe in Ihrem Hauptbuch verwendet.

Datum	Details	Einlösen	Auszahlung	Saldo
3.8.2020	Porto		7,25 $	92,75 $

Das Portokassenprotokoll sollte das Datum, Einzelheiten der Transaktion, das Bargeld, das Sie in die Portokasse eingezahlt haben, den verteilten Betrag und einen laufenden Kontostand enthalten. Sobald Ihr laufendes Guthaben Ihren Auffüllungsbetrag erreicht, können Sie einen Scheck ausstellen, um den Gesamtbetrag der Portokasse wieder auf den ursprünglich finanzierten Betrag zu bringen.

4. Portokassenausgaben abgleichen und aufzeichnen

Wenn Ihre Portokasse zur Neige geht, ist es an der Zeit, die Ausgaben zu erfassen und die Kasse zu erstatten. Zum Abgleich müssen Sie Ihre Quittungen mit den auf dem Portokassenformular erfassten Beträgen abgleichen.

Ihr verfügbares Bargeld sollte immer mit dem Betrag übereinstimmen, der in Ihrem Portokassenbuch verzeichnet ist. Wenn dies nicht der Fall ist, müssen Sie alle Über- und Unterzahlungen berücksichtigen. Sobald das Konto abgeglichen ist, können Sie Ihre Ausgaben in Ihrem Hauptbuch erfassen.

Datum	Details	Einlösen	Auszahlung	Saldo
01.08.2020	Portokasse	100,00 $		100,00 $
3.8.2020	Porto		7,25 $	92,75 $
8.9.2020	Donuts zum Treffen		12,25 $	80,50 $
15.8.2020	Gas		10,50 $	70,00 $
21.8.2020	Bürobedarf		25,00 $	45,00 $
23.8.2020	Porto		18,25 $	26,75 $
25.8.2020	Kaffee zum Treffen		11,25 $	15,50 $

Um die Portokassentransaktionen für August zu erfassen, müssten Sie die Ausgaben als Journaleintrag erfassen.

Datum	Konto	Belastung	Kredit
25.08.2020	Porto	27,50 $
	Gas	10,50
	Bürobedarf	23.00
	Speisen und Getränke	23,50
	Bankkonto		84,50 $

5. Überprüfen Sie die Portokasse regelmäßig

Wenn Sie feststellen, dass Sie schnell Portokassen aufbrauchen, können Sie die Menge an Portokassen erhöhen, die Sie zur Hand haben. Nehmen Sie sich außerdem ein paar Minuten Zeit, um zu sehen, wofür Sie Portogeld ausgeben.

Wenn Sie zum Beispiel immer Kaffee fürs Büro kaufen, ist es möglicherweise eine gute Idee, Kaffee aus Ihrem regulären Budget zu kaufen, anstatt Ihre Portokasse aufzubrauchen, um jeden Montag Kaffee für die Mitarbeiterversammlung zu kaufen.

Kleingeld kann ein nützliches Instrument sein, wenn es richtig verwaltet wird

Wenn Sie sich für die Einrichtung einer Portokasse für Ihr Kleinunternehmen entscheiden, können Sie einige Dinge tun, um sicherzustellen, dass sie reibungslos funktioniert, z maximale Ausgabenbeträge.

Zum Beispiel möchten Sie die Portokasse nicht für teure Ausgaben verwenden, daher kann es hilfreich sein, ein Dollarlimit festzulegen, z. B. 25,00 $. Alles, was über diesen Betrag hinausgeht, würde bezahlt oder auf andere Weise erstattet. Stellen Sie außerdem sicher, dass für alle Ausgaben, die Sie erstatten, eine Quittung vorliegt.

Während eine Portokasse möglicherweise nicht erforderlich ist, wenn Sie alleine arbeiten, kann es sich lohnen, eine Portokasse einzurichten, um diese unerwarteten Ausgaben ordnungsgemäß zu verwalten, wenn Sie auch nur einen Angestellten haben.