Ein Leitfaden für Anfänger zu Geschäftsausgabenkategorien

Fragen Sie sich, welche Geschäftsausgaben von Ihrem steuerpflichtigen Einkommen abgezogen werden können? Hier ist eine Liste mit einigen der häufigsten Ausgabenkategorien für kleine Unternehmen.

Wenn Sie sich über die gängigen Ausgabenkategorien für kleine Unternehmen informieren, wird es viel einfacher zu bestimmen, was zum Steuerzeitpunkt abzugsfähig ist und was nicht.

Einige der häufigsten Ausgabenkategorien umfassen Nebenkosten, Reisen, Gehälter und andere Löhne sowie Mietkosten, aber es gibt noch viele weitere, die Sie beachten sollten.

In diesem Artikel erklären wir, welche Art von Ausgaben abzugsfähig sind, und stellen Ihnen eine Liste der am häufigsten verwendeten Kategorien von Geschäftsausgaben zur Verfügung.

Überblick:Was zählt zu den abzugsfähigen Betriebsausgaben?

Der IRS hat Geschäftsausgaben als „die Kosten für die Ausübung eines Gewerbes oder Geschäfts“ definiert und sagt weiter, dass diese Ausgaben in der Regel abzugsfähig sind, wenn das Unternehmen Gewinne erwirtschaftet.

Aber was zählt als Betriebsausgabe? Viel mehr, als Sie vielleicht denken. Tatsächlich sind alle Ausgaben, die als gewöhnlich und für Ihr Unternehmen notwendig angesehen werden, wahrscheinlich abzugsfähige Ausgaben.

So können Sie für jeden Dollar, den Sie für gewöhnliche und notwendige Geschäftsausgaben ausgeben, was wir im Folgenden erläutern werden, einen Steuerabzug in gleicher Höhe in Anspruch nehmen, wodurch sich Ihre Steuerlast erheblich verringert.

Ein Wort der Vorsicht:Sie müssen Ihre Buchhaltungsmethode berücksichtigen, wenn es darum geht, Ausgaben abzuziehen.

Beispielsweise erhalten Sie im Dezember 2019 eine Rechnung von Atlas Roofing für Reparaturen, die früher im Monat abgeschlossen wurden. Die Rechnung beträgt 1.750 $ und wird im Januar 2020 bezahlt.

Wenn Sie die Barbuchhaltungsmethode verwenden, können Sie diese Kosten für 2019 nicht abziehen, aber sie können im Jahr 2020 abgezogen werden, wenn Sie die Rechnung bezahlen.

Wenn Sie die periodengerechte Buchhaltungsmethode verwenden, können Sie die Ausgaben in dem Monat erfassen, in dem sie durchgeführt wurden, also im Dezember, sodass Sie die Ausgaben in Höhe von 1.750 USD für 2019 abziehen können, obwohl sie 2020 bezahlt werden.

Welche Kategorien von Geschäftsausgaben gibt es?

Nachfolgend finden Sie eine Liste einiger der häufigsten Ausgabenkategorien für Kleinunternehmen, die von Ihrem steuerpflichtigen Einkommen abgezogen werden können.

Wenn Sie weitere Informationen zu Betriebsausgabenabzügen und den zulässigen Betriebsausgaben wünschen, besuchen Sie unbedingt die Übersicht zum Abzug von Betriebsausgaben auf der IRS-Website.

Sie sollten sich auch die IRS-Veröffentlichung 535 ansehen; Geschäftsausgaben, für eine vollständigere Erklärung der Geschäftsausgaben und genau, was Sie abziehen können.

1. Werbung: Dazu gehören die Kosten für die Platzierung von Anzeigen oder die Schaltung von Werbespots für Ihr Unternehmen.
2. Weiterbildung :Denken Sie daran, wieder zur Schule zu gehen, um das Neueste auf Ihrem Gebiet zu lernen? Das ist absetzbar.
3. Kredit- und Inkassogebühren: Wenn Sie externe Agenturen einsetzen müssen, um überfällige Beträge einzuziehen, können Sie diese abziehen.
4. Gebühren und Abonnements: Abonnementkosten für Veröffentlichungen mit Bezug zu Ihrem Unternehmen sind ebenso abzugsfähig wie Mitgliedsbeiträge für Berufsverbände.
5. Mitarbeiter-Leistungsprogramme: Die Kosten für die Krankenversicherung des Arbeitnehmers oder Altersvorsorgeleistungen wie ein 401(k)-Match sind vollständig abzugsfähig.
6. Versicherung: Allgemeine Haftpflicht-, Arbeitsunfall-, Produkthaftpflicht- und Berufsunfähigkeitsversicherungsprämien sind abzugsfähig.
7. Wartung und Reparatur: Ob es sich um routinemäßige Wartungsarbeiten wie HLK-Wartung oder den Austausch von rissigen Fliesen in Ihrem Empfangsbereich handelt, Wartungs- und Reparaturarbeiten sind absetzbar.
8. Bürokosten und Zubehör: Dazu gehören Dinge wie Kugelschreiber und Bleistifte, Aktenordner, Toner für Ihren Kopierer und Tintenpatronen für Ihren Drucker.
9. Porto und Versand: Die Kosten für den Versand von Bestellungen oder das einfache Versenden eines Briefes sind abzugsfähige Kosten.
10. Drucken: Ob es sich um ein einseitiges Dokument oder eine Broschüre für Ihre Kunden handelt, die Druckkosten sind abzugsfähig.
11. Miete: Wenn Sie Büro- oder Ladenflächen mieten, ist die Miete abzugsfähig.
12. Gehälter und andere Vergütungen: Arbeitnehmergehälter sowie an Leiharbeitnehmer gezahlte Löhne sind vollständig abzugsfähig.
13. Telefon: Ob es sich um ein hochmodernes Telefonsystem oder Mobiltelefone für Ihre Außendienstmitarbeiter handelt, die Kosten für Ihre Telefone sind vollständig absetzbar.
14. Reisen: Alle geschäftlichen Reisen sind abzugsfähig, unabhängig davon, ob sie lokal, national oder international sind, solange sie für Ihr Unternehmen als notwendig erachtet werden.
15. Dienstprogramme: Die Kosten für Gas, Strom und Wasser sind vollständig abzugsfähige Ausgaben.

So kategorisieren Sie Ausgaben für Ihr kleines Unternehmen

Es ist wirklich ganz einfach, Ihre Geschäftsausgaben zu kategorisieren, aber viele Kleinunternehmer verschieben diesen Vorgang, bis er absolut notwendig ist, und verursachen dadurch mehr Arbeit.

Denken Sie daran, wenn Sie auf der Suche nach Investoren oder Fremdfinanzierung sind oder Finanzprognosen erstellen müssen, müssen Sie eine genaue Schätzung Ihrer regelmäßigen Geschäftsausgaben haben, die richtig kategorisiert ist. Hier sind ein paar Möglichkeiten, um den Prozess etwas einfacher zu gestalten.

Tipp Nr. 1:Richten Sie Ihre Spesenkonten so ein, dass sie Ihr Unternehmen widerspiegeln

Wenn Sie Mobiltelefone für Außendienstmitarbeiter und Außendienstmitarbeiter bereitstellen, stellen Sie sicher, dass Sie eine separate Gebühr für Telefone einbeziehen.

Für kleinere Unternehmen oder solche, die nur einen Büro-Festnetzanschluss verwenden, kann Ihre monatliche Rechnung Ihrem Versorgungskonto belastet werden. Einige kleinere Unternehmen kombinieren Druck- und Portokosten, aber wenn Ihr Unternehmen routinemäßig Waren an Kunden versendet, sollten Sie ein separates Konto für Ihre Porto- und Lieferkosten haben.

Tipp Nr. 2:Codieren Sie Lieferantenrechnungen mit dem richtigen Spesenkonto

Geben Sie beim Einrichten Ihrer Lieferanten nach Möglichkeit einen Standardausgabencode oder eine Standardkategorie ein. Dadurch wird der Lieferant automatisch mit der richtigen Ausgabe verknüpft, sodass Lieferantenrechnungen nicht mehr manuell kodiert werden müssen.

Wenn dies nicht möglich ist, achten Sie darauf, die Rechnung für den Kreditorenprozess zu prüfen und richtig zu codieren, und stellen Sie sicher, dass jede eingegebene Rechnung dem richtigen Konto zugeordnet ist. Konsistenz ist ebenfalls wichtig, daher sollten Sie sicherstellen, dass Sie Rechnungen von Monat zu Monat konsistent codieren und aufzeichnen.

Tipp Nr. 3:Hören Sie auf, Tabellenkalkulationen zu verwenden, und beginnen Sie mit der Verwendung von Buchhaltungssoftware

Während Buchhaltungssoftware keine große Hilfe sein wird, wenn Rechnungen nicht auf das richtige Spesenkonto gebucht werden, kann sie Ihnen bei der Kategorisierung und Verfolgung Ihrer Ausgaben im Laufe des Jahres sehr helfen.

Ein weiterer Bonus:Anstatt Ihre Zeit damit zu verbringen, Ihre Ausgaben zusammenzurechnen, können Sie in wenigen Minuten einen Bericht erstellen, der alle Ihre Geschäftsausgaben für das Jahr anzeigt, was auch den Abzugsprozess vereinfacht.

Die beste Buchhaltungssoftware zur Kategorisierung von Geschäftsausgaben

Wenn Sie zahlreiche Ausgaben verfolgen müssen, ist es am besten, eine Buchhaltungssoftware zu verwenden, um sie ordnungsgemäß zu verfolgen.

Während es sicherlich möglich ist, Ausgaben mithilfe einer Geschäftsausgabenliste oder durch Eingabe von Ausgaben in eine Tabelle zu verfolgen, werden Sie die Möglichkeit zu schätzen wissen, diese Ausgaben einfach extrahieren zu können. Außerdem haben Sie die Sicherheit, über ein angemessenes Backup und einen soliden Audit-Trail zu verfügen, falls Sie jemals auditiert werden sollten.

Hier sind einige der besten Buchhaltungssoftwareanwendungen zur Verfolgung Ihrer Geschäftsausgaben.

1. Zoho-Bücher

Zoho Books bietet hervorragende Buchhaltungs- und Buchhaltungsfunktionen für kleine Unternehmen, einschließlich einer soliden Spesenverwaltungsfunktion.

Eine praktische Funktion in Zoho Books ist die Option zum Aufzeichnen einer Ausgabe, des Kilometerstands oder der Erfassung von Massenausgaben. Zoho Books bietet auch eine hervorragende Einführung in die Nachverfolgung von Geschäftsausgaben.

2. AccountEdge Pro

AccountEdge Pro wurde entwickelt, um Kleinunternehmern das Leben zu erleichtern. Eine der besten Funktionen ist die Möglichkeit, jedem Anbieter ein entsprechendes Spesenkonto zuzuweisen. Wenn Sie also eine Rechnung für diesen Anbieter eingeben, werden die richtigen Konten automatisch belastet und gutgeschrieben.

Während es Fälle gibt, in denen ein Lieferant mehrere Geschäftsausgabenkonten haben kann, wie z. B. ein Unternehmen, das sowohl Druck- als auch Versanddienste anbietet, stellen Lieferanten in vielen Fällen nur eine einzige Geschäftsausgabenart dar. Indem Sie dies während des Einrichtungsprozesses des Anbieters einrichten, müssen Sie die Ausgaben nicht bei der Eingabe zuordnen.

3. FreshBooks

FreshBooks bietet mehrere Möglichkeiten, Ihre Ausgaben zu verfolgen und zu verwalten, einschließlich der Standardeingabe von Ausgaben, der Möglichkeit, Quittungen von Ihrem Mobiltelefon hochzuladen oder die Option, eine Quittung direkt in FreshBooks einzuscannen.

Mit der automatischen Kategorisierung von Belegen erleichtert FreshBooks die Nachverfolgung und den späteren Abzug aller zulässigen Ausgaben und ist auch eine gute Option für diejenigen, die Spesenabrechnungen erstellen.

Nicht alles ist absetzbar

Neben dieser langen Liste zulässiger Abzüge gibt es einige Ausgaben, die für Geschäftsinhaber niemals abzugsfähig sind, darunter Lobbyarbeit, politische Spenden, Mitgliedschaften in sozialen Organisationen und natürlich illegale Aktivitäten wie Schmiergelder oder Bestechungsgelder.

Die gute Nachricht ist, dass die überwiegende Mehrheit Ihrer Geschäftsausgaben abzugsfähig ist. Stellen Sie nur sicher, dass Sie sie richtig verfolgen, um sie zu nutzen, und wenn Sie Fragen dazu haben, was abzugsfähig ist und was nicht, wenden Sie sich am besten an Ihren Buchhalter oder CPA.