Ein Anfängerleitfaden zu den Grundlagen der Buchhaltung

Es kann oft schwierig sein, die verschiedenen Begriffe in der Buchhaltung von Kleinunternehmen klar zu verstehen. In diesem Leitfaden erklärt The Ascent die Grundlagen, damit Sie diese Begriffe fest im Griff haben.

Dieser Leitfaden wurde entwickelt, um den Buchhaltungsprozess für Sie zu vereinfachen, indem er Ihnen die Grundlagen vermittelt, von der ordnungsgemäßen Einrichtung aller Ihrer Konten bis hin zu den Gründen, warum es wichtig ist, Transaktionen umgehend zu erfassen.

Hier sind die Buchhaltungsgrundlagen, die Sie kennen sollten:

• Machen Sie sich mit Ihrem Kontenplan vertraut und richten Sie ihn ein.
• Beginnen Sie mit der Aufzeichnung all Ihrer Finanztransaktionen.
• Bankkonten abgleichen.
• Schließen Sie den Monat ab und führen Sie den Jahresabschluss durch.

Überblick:Was ist Buchhaltung?

Einfach ausgedrückt ist die Buchhaltung die Aufzeichnung der finanziellen Transaktionen eines Unternehmens. Jede Transaktion mit finanziellen Auswirkungen muss von einem Buchhalter aufgezeichnet werden. Klingt ziemlich einfach, nicht wahr?

Für den Anfänger kann die Einführung des buchhaltungsspezifischen Vokabulars und der Regeln, die ordnungsgemäße Buchhaltungsprozesse regeln, jedoch überwältigend sein.

Buchhalter vs. Buchhalter:Was ist der Unterschied?

Während der Job des Buchhalters ähnlich (oder gleich) wie der eines Buchhalters erscheinen mag, sind sie nur an der Oberfläche ähnlich. Ein Buchhalter zeichnet alle Finanztransaktionen für ein Unternehmen auf, während die Aufgabe eines Buchhalters darin besteht, die vom Buchhalter aufgezeichneten Daten zu interpretieren und zu analysieren.

Buchhaltungsgrundlagen:Die Konten, die Sie kennen sollten

Es gibt fünf Buchhaltungskonten, die Sie kennen und verstehen sollten:

1. Vermögen: Alles, was in Ihrem Unternehmen von Wert ist, wird als Vermögenswert betrachtet. Dazu gehören Bargeld auf Ihren Bankkonten, Ihre Forderungen (A/R), Guthaben (da es sich um Geld handelt, das Ihnen Kunden schulden) sowie Inventar, Computer und Möbel.
2. Verbindlichkeiten: Alle von Ihrem Unternehmen geschuldeten Schulden gelten als Verbindlichkeiten, wie z. B. Ihre Kreditorenbuchhaltung (A/P) (da dies den Lieferanten geschuldet wird) sowie alle Darlehen, die das Unternehmen schuldet.
3. Einnahmen/Einnahmen: Einnahmen, auch Einnahmen genannt, sind einfach alle Gelder, die Ihr Unternehmen entweder durch verkaufte Produkte oder erbrachte Dienstleistungen verdient.
4. Kosten: Wir alle kennen Ausgaben. Ihre Stromrechnung, die Gehälter Ihrer Mitarbeiter und Ihr Arbeitsessen mit einem potenziellen Kunden gelten alle als Ausgaben.
5. Eigenkapital: Wenn Sie Ihre Geschäftsverbindlichkeiten von Ihrem Geschäftsvermögen abziehen, haben Sie Eigenkapital, das Ihre finanzielle Beteiligung am Unternehmen widerspiegelt.

Sie müssen auch verstehen, was Belastungen und Gutschriften sind, bevor Sie mit der Eingabe von Transaktionen beginnen können. Jede Transaktion, die in Ihrem Hauptbuch oder Ihrer Buchhaltungssoftware verbucht wird, ist eine Belastung oder eine Gutschrift.

Bei der empfohlenen doppelten Buchführung erhalten Sie bei jeder Sollbuchung eine entsprechende Gutschrift und umgekehrt.

Kontotyp	Um das Guthaben zu erhöhen	Saldo verringern
Vermögenswerte	Belastung	Kredit
Verbindlichkeiten	Kredit	Belastung
Einnahmen	Kredit	Belastung
Ausgaben	Belastung	Kredit
Eigenkapital	Kredit	Belastung

Belastungen werden auf der linken Seite eines Buchhaltungsbuchs aufgezeichnet, während Gutschriften auf der rechten Seite des Kontobuchs aufgezeichnet werden.

Eine Belastungsbuchung kann den Saldo einiger Konten erhöhen, während eine Habenbuchung den Saldo anderer Konten erhöhen kann. Es ist hilfreich für Sie, dieses Prinzip zu verstehen, bevor Sie Transaktionen buchen.

Wie Sie die Buchhaltung Ihres Kleinunternehmens führen

Es gibt ein paar Dinge, die Sie tun müssen, um mit der Buchhaltung für Ihr Unternehmen zu beginnen. Diese Schritte sind unten beschrieben.

Schritt 1:Machen Sie sich mit Ihrem Kontenplan vertraut und richten Sie ihn ein

Ihr Kontenplan ist das Rückgrat Ihres Unternehmens und eine Notwendigkeit, um Transaktionen ordnungsgemäß aufzuzeichnen. Sie können zwar ein Hauptbuch in einem Bürobedarfsgeschäft kaufen, aber denken Sie daran, dass es viel einfacher ist, Ihren Kontenplan einzurichten, wenn Sie eine Buchhaltungssoftware wie Wave verwenden.

Die meiste Software, die für Einzelunternehmer und kleine Unternehmen entwickelt wurde, enthält einen Standardkontenplan, sodass Sie keinen von Grund auf neu erstellen müssen.

Denken Sie daran, dass Sie den Kontenplan in den meisten Fällen bearbeiten können, um ihn besser an Ihr Unternehmen anzupassen. Es ist auch eine gute Idee, sich mit den in Ihrem Kontenplan enthaltenen Konten vertraut zu machen, was die Eingabe von Finanztransaktionen viel einfacher macht.

Schritt 2:Beginnen Sie mit der Aufzeichnung von Finanztransaktionen

Jede von Ihnen getätigte Transaktion muss aufgezeichnet werden, entweder in Ihrem Hauptbuch oder in Ihrer Buchhaltungssoftwareanwendung.

Dieser Prozess kann so einfach sein wie das Erstellen einer Rechnung für einen Kunden bis hin zum Einrichten Ihrer zu bezahlenden Stromrechnung. Eines der großartigen Dinge bei der Verwendung einer Software ist, dass die Belastungen und Gutschriften, die mit der Erstellung einer Rechnung verbunden sind, alle hinter den Kulissen abgewickelt werden.

Wenn Sie beispielsweise eine Rechnung in Höhe von 150 $ für eine Beratung erstellen und an John Brown senden, müssen Sie diese Informationen in einem Tagebucheintrag festhalten.

Datum	Konto	Belastung	Kredit
25.10.2019	Forderungen	150 $
25.10.2019	Einnahmen/Einnahmen		150 $

Wenn John Brown die Rechnung bezahlt und die Zahlung gebucht wird, wird der korrekte Eintrag wie unten angezeigt. Sie werden feststellen, dass das Ausgangskonto, das bei der ersten Buchung belastet wurde, gutgeschrieben (reduziert) wird, da die Rechnung bezahlt wurde.

Datum	Konto	Belastung	Kredit
31.10.2019	Bargeld	150 $
31.10.2019	Forderungen		150 $

Schritt 3:Gleichen Sie Ihre Bankkonten ab

Traditionell müssten Sie warten, bis Sie Ihren monatlichen Kontoauszug erhalten, und die Transaktionen auf dem Auszug mit denen in Ihrem Hauptbuch oder Ihrer Buchhaltungssoftware abgleichen. Der Zweck hinter dem Abschluss einer monatlichen Abstimmung besteht darin, zu sehen, welche Schecks noch ausstehen, alle Banktransaktionen zu buchen und zusätzliche Gebühren wie Kontogebühren hinzuzufügen.

Der Abgleich liefert Ihnen einen genauen Kassenbestand, was besonders für kleinere Unternehmen mit begrenztem Cashflow wichtig sein kann.

Einer der Vorteile der Verwendung von Buchhaltungssoftware besteht darin, dass ein Großteil des Abstimmungsprozesses durch einfaches Verknüpfen Ihrer Bankkonten mit der Software Ihrer Wahl abgeschlossen wird. Dies ermöglicht einen einfachen täglichen oder wöchentlichen Abgleich, wodurch der Prozess zum Monatsende viel einfacher wird.

Wenn Sie sich dafür entscheiden, Ihre Software nicht mit Ihrer Bank zu verknüpfen, müssen Sie Ihre Konten manuell abgleichen. Unabhängig davon, wie Sie es tun, ist es wichtig, den Vorgang regelmäßig abzuschließen.

Schritt 4:Schließen Sie den Monat ab und erstellen Sie Finanzberichte

Sobald Ihre Bankkonten abgeglichen und alle Anpassungen in Ihrem Aufzeichnungstool Ihrer Wahl vorgenommen wurden, sollten Sie den Monat abschließen und Finanzberichte drucken.

Wenn Sie ein manuelles Ledger verwenden, müssen Sie jedes einzelne Konto schließen und zu den richtigen Kontotypen kombinieren – ein langwieriger Prozess, der dringend für die Verwendung einer Buchhaltungssoftware spricht, die diesen Prozess automatisch abschließt.

Viele der neueren Produkte haben keinen speziellen Monatsabschlussprozess, sondern ermöglichen es Ihnen stattdessen, ein Stichdatum für die Eingabe von Transaktionen und die Erstellung von Finanzberichten zu wählen, die die Salden für diesen Monat genau widerspiegeln.

Die Finanzberichterstattung ist ein wichtiger Teil des Buchführungsprozesses, da die Aufstellungen Ihnen einen genauen Überblick über die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens geben, die Sie Ihrem Buchhalter oder CPA mitteilen können.

Die drei grundlegenden Finanzberichte umfassen:

1. Guthaben Blatt: Eine Bilanz zeigt Ihr Betriebsvermögen, Ihre Verbindlichkeiten und Ihr Eigenkapital zu einem bestimmten Datum.
2. Einnahmen Erklärung: Gewinn- und Verlustrechnungen können für kleine Unternehmen besonders nützlich sein, da sie das Nettoeinkommen über einen bestimmten Zeitraum anzeigen.
3. Cashflow Erklärung :Kapitalflussrechnungen zeigen Ein- und Auszahlungen während eines bestimmten Zeitraums.

Sollten Sie Buchhaltungssoftware für Ihre Buchhaltung verwenden?

Als Einzelunternehmer, Freiberufler oder Kleinunternehmer können Sie zwischen der Verwendung eines traditionellen handgeschriebenen Hauptbuchs, einer Tabellenkalkulationssoftware oder einer Buchhaltungssoftware wählen.

Halten Sie sich an Stift und Papier, wenn:

• Du hast keinen Computer und möchtest auch keinen kaufen.
• Sie haben keinen Zugriff auf das Internet.
• Ihr Geschäft ist eher ein Hobby.

Buchhaltungssoftware verwenden, wenn:

• Sie möchten sich ein genaues Bild von Ihrem Unternehmen machen. Während Buchhaltungssoftware auf Personen ohne Buchhaltungs- oder Buchhaltungserfahrung einschüchternd wirken kann, sind viele Produkte speziell für Finanzanfänger konzipiert.
• Sie möchten weniger Zeit für die Führung von Aufzeichnungen und mehr Zeit für Ihr Geschäft aufwenden. Anstatt alles aufzuschreiben und alle Ihre Bücher und Konten manuell abzugleichen, können Sie mit einer Buchhaltungssoftware weniger Zeit mit der Verfolgung Ihrer Transaktionen verbringen und haben mehr Zeit für Ihr Geschäft.
• Sie möchten Ihr Geschäft ausbauen. Es ist zeitaufwändig, mit mehreren Hauptbüchern Schritt zu halten und die Genauigkeit aufrechtzuerhalten. Wenn Sie also das Wachstum Ihres Unternehmens planen, müssen Sie eine Buchhaltungssoftware verwenden.

Die richtige Buchhaltungsmethode für Sie finden

Wenn Sie im Geschäft sind, ob als Freiberufler, Einzelunternehmer oder Kleinunternehmer, müssen Sie in der Lage sein, Ihren Kunden Rechnungen zu stellen, Ihre Ausgaben zu verfolgen und genau zu wissen, wie finanziell stabil Ihr Unternehmen ist. Der beste Weg, dies zu tun, ist die Verwendung einer Buchhaltungssoftware.