Was ist eine Abstimmung in der Buchhaltung?

Jahresabschlüsse bieten eine Momentaufnahme der finanziellen Gesundheit eines Unternehmens. Sie bieten einen breiten Überblick über ein Unternehmen und dienen als Hinweis auf seine Rentabilität, Zahlungsfähigkeit und Liquidität. Diese Indikatoren sind jedoch nur dann gut, wenn Sie den Kontenabgleich ordnungsgemäß durchführen.

Der Kontenabstimmungsprozess ist ein integraler Bestandteil des Geschäfts, der hilft, die Buchhaltung mit Kontoauszügen, Aufzeichnungen mit Bargeld zu verbinden und das Unternehmen vor Unstimmigkeiten zu schützen.

Doch nicht viele Unternehmer trauen sich alleine einen Bankkontoabgleich vorzunehmen. Es gibt legitime Gründe, warum sie so denken. Vor dem Aufkommen von Softwarelösungen für den Kontoabgleich bedeutete der Abgleich im Allgemeinen, eine Vielzahl von täglichen Transaktionen mit Kontoauszügen zu vergleichen. Den Kontoabgleichsprozess manuell und in einer Sitzung abzuschließen, war schon immer so gut wie unmöglich, da Papierunterlagen leicht verloren gehen und oft schwer zu ersetzen sind.

👉 Im heutigen Artikel werde ich untersuchen, warum die Abstimmung wichtig ist, was sie schwierig macht, und einen sicheren und effizienten Weg skizzieren, dies mit nur zwei Klicks zu tun.

1. Was ist Kontoabgleich?

2. Warum benötigen Sie einen Kontoabgleich?

3. Ursachen für Unterschiede im Kontoabgleichsprozess

4. Kontoabgleich durchführen

5. Was sind die größten Herausforderungen im Zusammenhang mit der Kontenabstimmung?

6. Wie kann ich den Kontoabgleich einfach durchführen?

Was ist der Kontoabgleich?

Die Kontenabstimmung ist ein wichtiger Buchhaltungsprozess, der Finanzunterlagen mit einem tatsächlichen Banksaldo vergleicht, um sicherzustellen, dass die Zahlen vollständig ausgeglichen sind. Es ist nicht immer ein einfacher Prozess, aber für Ihr Unternehmen von entscheidender Bedeutung.

In der Regel findet der Kontenabgleich am Ende des Abrechnungszeitraums statt, um sicherzustellen, dass der Kontostand des Hauptbuchs vollständig und korrekt ist.

Für den Girokontoabgleich müssen im Allgemeinen zwei Daten übereinstimmen. Die erste wird von den Aufzeichnungen eines Unternehmenseigentümers bereitgestellt hat (Kassenbuch ) und die zweite vom Drittanbieter B. eine Bank (Kontoauszug ). Wenn Sie diese beiden Berichte abgleichen, sollten Sie keinen Unterschied zwischen den beiden Dokumenten sehen – das bedeutet, dass sie an einem bestimmten Datum denselben Wert haben.

📌Hinweis: Der Kontenabstimmungsprozess muss abgeschlossen sein, bevor ein Unternehmen die Integrität seiner Finanzinformationen bescheinigt und Jahresabschlüsse vorlegt.

Warum benötigen Sie einen Kontoabgleich?

Der Kontenabstimmungsprozess hält Ihr Unternehmen mit seinen Finanzen sowie mit verschiedenen regulatorischen Anforderungen auf Kurs. Sie müssen wissen, wohin Ihr Geld fließt, wie viel Sie noch haben und was Sie damit tun müssen.

Es ist wichtig, einen Kontoabgleich durchzuführen, da er Ihnen hilft, zu überprüfen, ob Ihre Finanzunterlagen korrekt sind. Wenn dies nicht der Fall ist, müssen Sie sie möglicherweise anpassen. Auf diese Weise haben Sie die neuesten und aktuellsten Informationen über die Finanzlage Ihres Unternehmens.

Darüber hinaus minimiert ein regelmäßiger Bankkontoabgleich die Wahrscheinlichkeit von Bußgeldern oder Strafen, die im Allgemeinen vermeidbar wären.

📌Hinweis: Bevor Sie einen Kontoabgleich durchführen, vergewissern Sie sich, dass alle erforderlichen Dokumente verfügbar und organisiert sind.

Was verursacht Unterschiede im Kontoabgleichsprozess

Differenzen, die beim Kontenabgleich festgestellt werden, werden als Abweichungen bezeichnet. Die Kontenabstimmungsdefinition ist ein Prozess, um sicherzustellen, dass alle Transaktionen bilanziert wurden. Dies kann aufgrund eines menschlichen Fehlers geschehen oder weil das Unternehmen falsche Standards zur Bilanzierung seiner Transaktionen verwendet hat. Was auch immer der Grund sein mag, diese Diskrepanzen beim Kontoabgleich können Ihrem Unternehmen ernsthaften Schaden zufügen, wenn sie unentdeckt bleiben.

Hier sind die häufigsten Dinge, die zu Kontoabgleichsdifferenzen führen können.

Zeitunterschiede

Es besteht die Möglichkeit, dass die Transaktionen im Hauptbuch erfasst wurden, der Scheck jedoch noch nicht von der Bank eingelöst wurde oder umgekehrt.

Auslassungen

Diese Kontoabstimmungsabweichung bezieht sich auf die Transaktionen, die auf dem Kontoauszug erscheinen, aber noch nicht vom Unternehmen im Kassenbuch erfasst wurden.

Fehler

Fehler treten normalerweise auf, wenn der Kontoabstimmungsprozess schief geht. Meistens passiert es, weil die Aktivitäten nicht richtig aufgezeichnet wurden.

📌 Hinweis: Wird ein Fehler festgestellt, ist dieser im Kontenabgleich zu vermerken und in einem Berichtigungsjournal festzuhalten.

So führen Sie einen Kontoabgleich durch

Es gibt viele Gründe, warum der Kontenabstimmungsprozess wichtig ist. In erster Linie kann es helfen, festzustellen, ob ein möglicher Fehler im Rechnungslegungsprozess vorliegt. Darüber hinaus kann es die Konten erkennen, die abgeglichen werden müssen. Hier ist eine Übersicht darüber, wie Sie einen Kontenabgleich durchführen, um sicherzustellen, dass die Finanzpositionen Ihres Unternehmens korrekt bleiben.

Kontenabstimmungsprozess Schritt Nr. 1:Hauptbuch prüfen

Das wichtigste zuerst. Für einen genauen Kontenabgleich muss ein Buchhalter alle Konten im Hauptbuch durchgehen, um sicherzustellen, dass keine Transaktionen fehlen und der Saldo stimmt.

Schritt #2 des Kontoabstimmungsprozesses:Vergleichen

Anschließend muss der Buchhalter für einen korrekten Kontenabgleich den Saldo im Hauptbuch mit den Daten aus unabhängigen Drittsystemen oder anderen unterstützenden Dokumenten (Bank- oder Kreditkartenabrechnungen) abgleichen.

Schritt #3 des Kontoabstimmungsprozesses:Unstimmigkeiten beseitigen, falls solche auftreten

Als nächstes untersucht der Buchhalter die erfassten Informationen und ergreift geeignete Korrekturmaßnahmen, um etwaige Abweichungen zu beseitigen.

Kontoabstimmungsprozess Schritt #4:Bereiten Sie die erforderlichen Journaleinträge vor

Wenn im vorherigen Schritt der Kontenabstimmung Abweichungen festgestellt wurden, sollten Saldofehler korrigiert und in speziellen Journalbuchungen gekennzeichnet werden.

Kontenabstimmungsprozess Schritt #5:Buchen Sie die Journalbuchungen

Und das ist es! Jetzt können die Journalbuchungen gebucht werden. Nach diesem Schritt wird das Hauptbuch für den Abstimmungszeitraum aktualisiert.

Was sind die größten Herausforderungen im Zusammenhang mit der Kontenabstimmung?

Da immer mehr Unternehmen beginnen, die Cloud für ihre Buchhaltung und ihren Vertrieb im Allgemeinen zu nutzen, verschwinden viele Probleme der Vergangenheit. Sie müssen keine Schuhkartons mehr mit Papierquittungen aufbewahren, um Ihre Geschäftsausgaben zu verfolgen. Neue Möglichkeiten ermöglichen es Unternehmen, ihre Produkte einfacher zu verkaufen und ein breiteres Publikum zu erreichen.

Der Übergang zum E-Commerce hat jedoch auch seine Herausforderungen. Werfen wir einen Blick darauf, was den Kontoabgleichsprozess für Online-Unternehmen schwierig macht.

Mehrere Kanäle

Man könnte erwarten, dass die Kontenabstimmung bald kein Thema mehr sein wird, aber es gibt bestimmte Herausforderungen, die sich mit dem Umsatzwachstum ergeben. Beispielsweise können E-Commerce-Unternehmen aufgrund einer großen Anzahl von Vertriebskanälen, die sie nutzen, Probleme haben. Jeder einzelne dieser Kanäle muss berücksichtigt werden.

Plattformgebühren

Eine weitere Herausforderung im Zusammenhang mit dem E-Commerce-Kontenabgleichsprozess besteht darin, dass jede Verkaufsplattform normalerweise eine Servicegebühr erhebt.

Am Ende eines Abrechnungszeitraums müssen Sie diese an Zahlungsanbieter gezahlten Gebühren abrechnen. Andernfalls werden Ihre Einnahmen um einen großen Betrag reduziert. Eine solche Diskrepanz wirkt sich auf alles aus, von der Geschäftsplanung und Lagerbestellungen bis hin zu wichtigen Dingen wie der Schätzung der Höhe der von Ihnen geschuldeten Steuern.

Transaktionsdaten

Eine weitere Herausforderung besteht darin, dass Sie Daten benötigen, um einen ordnungsgemäßen Kontenabgleich durchzuführen. Wenn Sie Fragen zur Gültigkeit einer bestimmten Transaktion haben, müssen Sie einfachen Zugriff auf die Informationen nicht nur über den Kunden (oder Verkäufer), sondern auch über die verkauften Artikel (oder Produkte) haben.

Das Problem hier ist, dass selbst wenn Ihre Daten automatisch importiert werden, ohne eine gute Lösung viele davon unterwegs verloren gehen können, sodass Sie nur noch nackte Zahlen haben. Die Identifizierung der Quelle oder bestimmter Merkmale einer betreffenden Transaktion kann in solchen Fällen unmöglich werden.

Erstattungen

Ein weiterer Grund, warum Ihr Bankguthaben möglicherweise nicht mit Ihren Buchhaltungsunterlagen übereinstimmt, ist, dass Rückerstattungen möglicherweise nicht ordnungsgemäß verbucht wurden. Leider sind Rückerstattungen im E-Commerce ziemlich häufig, und es ist ziemlich wichtig, sie genau zu erfassen.

Für einen korrekten Kontoabgleich ist es entscheidend, nicht nur jeden Verkauf und jede Rückerstattung zu erfassen, sondern auch alle Gebühren, die von den Zahlungsplattformen verlangt oder erstattet werden, sobald eine Rückerstattung ausgestellt wurde.

Denken Sie daran, dass die meisten Anbieter nicht auf eine Gebühr für die ursprüngliche Transaktion verzichten. Einige berechnen Ihnen auch eine zusätzliche Gebühr für die Ausstellung einer Rückerstattung. All diese Aktivitäten müssen ordnungsgemäß in Ihren Büchern erfasst werden.

Doppelte Kontrolle

Viele Wirtschaftsexperten kommen zu dem Schluss, dass der manuelle Kontoabgleich für Unternehmer sehr teuer werden kann.

Laut der Umfrage können bis zu 59 % der Ressourcen der Finanzabteilung für die Verwaltung von Transaktionen aufgewendet werden. Schockierenderweise werden bis zu 95 % dieser Energie für bereits übereinstimmende Transaktionen aufgewendet. Dies erklärt sich aus der Tatsache, dass der manuelle Kontoabgleich nur langsam Transaktionen identifiziert, die tatsächlich besondere Aufmerksamkeit erfordern.

Aus diesem Grund werden die Erstellung genauer Jahresabschlüsse und die Führung gut geführter Gewinn- und Verlustrechnungen und Journaleinträge unangemessen teuer.

Wie kann ich den Kontoabgleich einfach durchführen?

Der Kontenabgleich kann manuell erfolgen, kostet aber viel Zeit und erfordert Spezialwissen. Wenn Sie beim Abgleich Fehler machen, gibt es außerdem keine Möglichkeit, Ihre Arbeit rückgängig zu machen. Aus diesem Grund verwenden viele Buchhalter eine Kontenabstimmungssoftware, um solche Komplikationen zu vermeiden.

Wie Sie den obigen Statistiken entnehmen können, sollten Unternehmen die Cloud nutzen, um die Effizienz und Einfachheit des Kontoabstimmungsprozesses zu steigern.

Sie fragen sich vielleicht, wie Sie den Kontenabgleich effizienter gestalten können. Hier sind einige konkrete Schritte, die Sie unternehmen können.

1. Verbinden Sie Ihre Bankkonten

Wenn Sie bereits eine Buchhaltungssoftware wie Synder Accounting nutzen, können Sie ganz einfach Ihre Bankkonten verbinden, um ein regelmäßig aktualisiertes Live-Bild Ihres aktuellen Kontostands zu erhalten.

Auf diese Weise haben Sie die Hälfte Ihres Kontoabgleichsprozesses abgedeckt.

2. Vertriebskanal und Zahlungsgateway(s) verbinden

Die meisten Buchhaltungssoftwarelösungen verfügen nicht über detaillierte native Integrationen mit allen Zahlungsplattformen, die Sie möglicherweise verwenden. Synder bietet Ihnen eine solche Option und hilft Ihnen, die andere Hälfte des Kontoabgleichs abzudecken. Verwenden Sie Synder, um unter anderem Ihre Zahlungsplattformen wie Stripe, Square, Shopify Payments oder PayPal mit Ihrer Buchhaltungssoftware zu verbinden.

Sobald Ihre Bankkonten und Zahlungs- und E-Commerce-Plattformen mit Ihrer Buchhaltungssoftware verbunden sind, wird Ihr Kontostand regelmäßig aktualisiert. Auch einzelne Transaktionen und Auszahlungen werden regelmäßig im Hintergrund mit Ihrer Buchhaltung synchronisiert.

3. Abgleichen

Wenn alle von Ihnen verwendeten Plattformen mit Ihrer Buchhaltungssoftware verbunden sind, wird der Kontenabgleichsprozess so reibungslos wie möglich. Wenn Sie beispielsweise die Synder-Buchhaltung verwenden, müssen Sie lediglich Ihre Transaktionen kategorisieren (oder Sie können die Smart Rules-Funktion für Ausgaben und Einzahlungen verwenden) und dann Ihre Berichte überprüfen.

📌 Hinweis :Beim Abgleich können Sie keine eigenen Transaktionen im Banking-Tab erstellen, da diese einen Fehler verursachen können. Jede Transaktion wird erst hinzugefügt, wenn sie von der Bank genehmigt wurde.

Das ist es! Wenn Sie Ihre Bankkonten und Zahlungsgateways mit Ihrer Buchhaltungssoftware verbinden, stellen Sie sicher, dass Sie genaue Daten in den Kontoabgleichsprozess einbringen. Sie behalten die volle Kontrolle über Ihre Finanzen. Alles, was Sie noch tun müssen, ist, die vorhandenen Übereinstimmungen zu überprüfen!

Wie Sie sehen können, ist es möglich, eine einfache, unkomplizierte Zwei-Klick-Routine für einen genauen Kontoabstimmungsprozess einzurichten. Probieren Sie es einfach aus, um sich selbst davon zu überzeugen!

Wenn Sie weitere Fragen haben, können Sie sich jederzeit gerne an das Synder-Supportteam wenden, indem Sie den In-App-Chat oder andere Kontaktmöglichkeiten verwenden, die in der Fußzeile dieser Seite angegeben sind. Testen Sie Synder kostenlos (keine Kreditkarte erforderlich), um die Magie einer einfachen Versöhnung selbst zu testen.