E-Commerce-Buchhaltung:Best Practices für 2022

Im Jahr 2020 verzeichnete der US-E-Commerce ein immenses Wachstum von 44 %, das höchste in den letzten beiden Jahrzehnten. So stieg der Anteil der Online-Verkäufe an den gesamten Einzelhandelsumsätzen auf 21 %, was im Vergleich zu den 15,8 % im Jahr 2019 ziemlich bedeutend ist. Viele Faktoren haben zu diesem Wachstum geführt, von denen die Pandemie und ihre Auswirkungen auf das Verbraucherverhalten den größten Beitrag geleistet haben. Viele bestehende Unternehmen mussten auf das E-Commerce-Modell umsteigen, um sich über Wasser zu halten, und in Zukunft werden immer mehr E-Commerce-Unternehmen auftauchen und den klassischen Einzelhandel allmählich ablösen.

Daher wird die Nachfrage nach E-Commerce-Buchhaltung weiter wachsen, da E-Commerce zu einem langfristigen Trend zu werden scheint, den weder Geschäftsinhaber noch Buchhalter ignorieren können.

In diesem Artikel möchte ich einen genaueren Blick auf die Besonderheiten der E-Commerce-Buchhaltung werfen und einige der Best Practices für die Buchhaltung vorstellen, die in der sich verändernden Landschaft des E-Commerce-Geschäfts zu berücksichtigen sind.

Hinweis: Lesen Sie auch unseren Artikel über die Bedeutung einer angemessenen Suchmaschinenoptimierung für den E-Commerce, um den Online-Umsatz zu steigern.

Inhalt:

1. Veränderte Landschaft des E-Commerce-Geschäfts

2. Was ist E-Commerce-Buchhaltung?

3. Wie unterscheidet sich die E-Commerce-Buchhaltung von der traditionellen Buchhaltung?

4. Herausforderungen der E-Commerce-Buchhaltung

5. Best Practices für die E-Commerce-Buchhaltung

Veränderte Landschaft des E-Commerce-Geschäfts

Ohne Zweifel haben der Ausbruch von COVID-19 und die darauf folgende Krise die Landschaft des E-Commerce-Geschäfts verändert. Und wenn wir von Veränderung sprechen, meinen wir oft den Anstieg der Quantität der Online-Geschäfte, übersehen wir oft die qualitativen Veränderungen, die auch stattgefunden haben. Was sind das für Änderungen?

Lassen Sie uns zunächst ein wenig darüber sprechen, warum die Änderung überhaupt stattgefunden hat.

Die Pandemie hat das Leben der Menschen in vielen Bereichen drastisch verändert, einschließlich des Kaufs von Waren oder Dienstleistungen. Selbstisolation, soziale Distanzierung und andere Beschränkungsmaßnahmen veranlassten Kunden, nach sicheren und bequemen Einkaufsmöglichkeiten zu suchen. Und hier wurde das Internet zur Antwort auf ihre Bedürfnisse, indem es ihnen Zugang zu einer Vielzahl von Produkten und Dienstleistungen gab, die sie kaufen konnten, ohne ihr Zuhause zu verlassen. Darüber hinaus hat sich die Online-Nachfrage drastisch verändert und umfasst Produkte und Dienstleistungen, die traditionell offline gekauft wurden, wie z. B. wichtige oder grundlegende Konsumgüter, Medikamente, Kosmetika, Bücher und vieles mehr. Außerdem erweiterte sich das Online-Publikum um neue Verbrauchersegmente und -gruppen, die zuvor eine ziemlich geringe Online-Repräsentation hatten.

Hier sind sie also, die qualitativen Veränderungen:Kaufgewohnheiten, Online-Nachfrage und das Publikum. Insgesamt stimulierten sie die große Verlagerung vieler (ehemals stationärer) Unternehmen auf das Internet und das Erscheinen neuer Firmen mit einem reinen Online- oder E-Commerce-Modell, da sich Unternehmen an die sich ändernde Landschaft anpassen und neue Wege finden mussten, um Kunden zu antworten braucht. Aber auch Geschäftsinhaber standen vor der Notwendigkeit, ihre Managementpraktiken zu überprüfen, einschließlich des Ansatzes zur Buchhaltung.

Was ist E-Commerce-Buchhaltung?

Per Definition E-Commerce-Buchhaltung ist die Art und Weise, Finanzdaten wie Geschäftstransaktionen, Vermögenswerte usw. für ein E-Commerce-Geschäft zu sammeln, zu analysieren, zu organisieren und zu melden. Die Informationen, die Geschäftsinhaber aus der Buchhaltung erhalten, sollten ihnen ein klares Bild ihrer Geschäftsfinanzen, Gewinn- und Verlustquellen und andere wertvolle Erkenntnisse vermitteln, auf deren Grundlage sie fundierte Entscheidungen zu Budgets, Wachstum, Mittelbeschaffung und vielem mehr treffen können.

Wie unterscheidet sich die E-Commerce-Buchhaltung von der traditionellen Buchhaltung?

Obwohl die Definition der E-Commerce-Buchhaltung ziemlich traditionell aussieht, heben sich einige Besonderheiten, die sich aus der Natur eines E-Commerce-Geschäfts ergeben, von der traditionellen Buchhaltung ab. Zunächst einmal müssen in der Regel höhere Transaktionsvolumina erfasst und verarbeitet werden. Dann die Anzahl der Vertriebskanäle, von denen E-Commerce-Unternehmen Zahlungen erhalten, und Sie benötigen Transaktionsdaten von allen, die in den Büchern konsolidiert sind. Es gibt auch einige Aspekte, die speziell für E-Commerce-Unternehmen zu verfolgen sind, wie z. B. Inventar oder Warenkosten usw.

All dies macht die E-Commerce-Buchhaltung zu einem viel komplizierteren Prozess, der einen anderen Ansatz und mehr Zeit und Mühe erfordert, um die Herausforderungen zu vermeiden, mit denen Buchhalter und Geschäftsinhaber bei der Verwaltung der Bücher konfrontiert sein könnten.

Herausforderungen der E-Commerce-Buchhaltung

Wie oben erwähnt, gibt es spezifische Herausforderungen für die E-Commerce-Buchhaltung, die Geschäftsinhaber oder E-Commerce-Buchhalter berücksichtigen und wissen müssen, wie sie damit umgehen können. Dazu gehören Dateneingabefehler, Umsatzsteuerpflicht, Verwaltung von Rückerstattungen oder Rückbuchungen, Umgang mit Gebühren für Zahlungsabwickler und Bestandsverwaltung. Sehen wir uns jeden von ihnen genauer an.

Dateneingabefehler

Sofern Sie nicht etwas sehr Eigenartiges oder Exklusives verkaufen, wie Delfin-Kunstwerke oder handgefertigte Ochsen-Wollstrickmützen von tibetischen Mönchen (und wahrscheinlich tun Sie dies nur, um sich selbst zu gefallen), müssen Sie Unmengen von Transaktionsdaten in die Buchhaltung importieren. Oft stammen diese Daten aus mehreren Kanälen – wie Zahlungsabwicklern oder E-Commerce-Plattformen – die ein E-Commerce-Unternehmen für den Verkauf nutzt. Die manuelle Eingabe dieser Daten ist sehr fehleranfällig, und es besteht auch die Gefahr von Datenverlust (abgesehen davon, dass die manuelle Eingabe von Tausenden von Transaktionen für einen Buchhalter eine reine Nervensäge ist, Tage voller Schmerzen). Das Ergebnis sind ungenaue Bücher und folglich falsche Berichte, Steuererklärungen, gescheiterte Abstimmungen (und all diese Alpträume, die Sie sich vorstellen können).

Umsatzsteuerpflicht

Die Umsatzsteuer ist eine weitere große Herausforderung für E-Commerce-Unternehmen. Aufgrund regelmäßiger Änderungen und Aktualisierungen, die die Steuerbehörden einführen, bleibt es eine der kompliziertesten Steuern, denen E-Commerce-Unternehmen unterliegen.

Konditionen und Tarife hängen stark davon ab, wo ein Unternehmen seinen Nexus hat – mit anderen Worten, wo es präsent ist. Für stationäre Unternehmen ist es ziemlich klar, dass sie die Steuerbehörden des Staates, in dem sie sich befinden, melden und bezahlen müssen (physische Präsenz oder physische Verbindung). ). Aber für ein E-Commerce-Unternehmen – das möglicherweise überhaupt keine physische Vertretung hat – sprechen wir normalerweise vom wirtschaftlichen Nexus . Grundsätzlich bezieht sich der wirtschaftliche Nexus auf Umsatz- oder Verkaufsvolumen (oder beides) Schwellenwerte, die von einem Staat festgelegt werden. Diese Schwellenwerte (sowie die Umsatzsteuersätze) können von Staat zu Staat unterschiedlich sein.

Wenn Sie also zwischenstaatlich verkaufen, verkompliziert dies Ihre Buchhaltung dramatisch, da Sie die korrekten Steuern auf Verkäufe anwenden und diese auch an die richtigen Bundesstaaten melden und zahlen müssen (denken Sie daran, dass einige E-Commerce-Plattformen dies für Sie erledigen)

Erstattungen und Rückbuchungen verwalten

Rückerstattungen und Rückbuchungen sind ein üblicher Aspekt der Verwaltung eines E-Commerce-Geschäfts. Sie sind unvermeidlich, da gekaufte Artikel möglicherweise nicht passen, während der Lieferung beschädigt werden, aufgrund von Verderb nicht funktionieren und aus vielen anderen Gründen. Und wenn sich ein Unternehmen nicht um Kundentreue kümmert, ist es eine der besten E-Commerce-Praktiken, eine Rückgaberichtlinie für kleine Unternehmen zu haben. Daher ist es wichtig, Rückerstattungen in der Buchhaltung genau zu erfassen, um die Bücher nicht durcheinander zu bringen.

Gleichzeitig kann es herausfordernd und zeitaufwändig sein, da der Verkauf und die Rückerstattung in unterschiedlichen Zeiträumen erfolgen können und nicht alle Zahlungssysteme Ihnen die Details zu den Rückerstattungsbeträgen bereitstellen (z. B. Streifenartikel ), sodass Sie am Ende manuell nach dem entsprechenden Verkauf suchen und die Rückerstattung darauf anwenden können.

Umgang mit Gebühren des Zahlungsabwicklers

Für jede Zahlung, die Sie über ein Zahlungsgateway oder eine E-Commerce-Plattform erhalten, kann der Dienst Ihnen eine Provision berechnen, die normalerweise als Prozessorgebühr bezeichnet wird. Solche Gebühren sollten in Ihrer Buchhaltung korrekt erfasst werden, damit Sie den tatsächlich verdienten Betrag aus dem Verkauf dieses oder jenes Artikels nachvollziehen können. Die Höhe der Gebühren kann von Plattform zu Plattform unterschiedlich sein. Darüber hinaus können sie je nach dem Zahlungsvolumen, das Sie über diese oder jene Plattform abwickeln, und sogar den Produktkategorien, die Sie verkaufen, variieren.

Inventarverwaltung

Für ein E-Commerce-Unternehmen ist es entscheidend, das Inventar richtig zu verwalten und es in der Buchhaltung korrekt widerzuspiegeln. Ohne sie wird es fast unmöglich sein, den Cashflow des Unternehmens zu kontrollieren, Budgets zu planen, rechtzeitig Lieferaufträge zu erteilen usw. Außerdem hilft die richtige Bestandsverwaltung E-Commerce-Unternehmen dabei, Dinge wie Überbestände oder Warenmangel zu vermeiden, was sich negativ auswirken kann Umsatz beeinflussen.

Die Bestandsverfolgung kann eine Herausforderung darstellen und erfordert die regelmäßige Überwachung von Bestandsänderungen (insbesondere bei Rückerstattungen). Und der Verkauf über mehrere Kanäle macht die Sache nur komplizierter.

Best Practices für E-Commerce-Buchhaltung

Im Folgenden habe ich einige der Best Practices für die Buchhaltung zusammengestellt, die dazu beitragen könnten, die besonderen Anforderungen von E-Commerce-Unternehmen zu erfüllen.

Eine Anmerkung. Sie werden sehen, dass einige die Verwendung von Buchhaltungsautomatisierungssoftware empfehlen. Kein Wunder, denn der Einsatz von Software gehört schon seit geraumer Zeit zu den Top-Empfehlungen für die Buchhaltungseffizienz. Es ist schwer, den Wert zu überschätzen, den Buchhaltungssoftware sowohl für Geschäftsinhaber als auch für Buchhalter bietet. Indem es einen erheblichen Teil der Buchhaltungsaufgaben übernimmt, hilft es dabei, Bücher genauer und effizienter zu führen.

Kommen wir also gleich zu den Best Practices.

• Integrieren Sie alle Ihre Zahlungsquellen mit Buchhaltungssoftware;
• Geben Sie so viele notwendige Details wie möglich an;
• Stellen Sie sicher, dass Ihre Verkäufe korrekt besteuert werden;
• Nutzen Sie die Reporting-Möglichkeiten Ihrer Buchhaltungssoftware voll aus;
• Regelmäßig abgleichen.

Abschluss

Heute ist die Nachfrage nach E-Commerce-Buchhaltung höher als je zuvor, da immer mehr Unternehmen auf das E-Commerce-Modell umsteigen, um sich an das veränderte Kaufverhalten anzupassen und die Kundenbedürfnisse in einem sichereren und bequemeren Kaufprozess effizient zu erfüllen. Es ist jedoch wichtig, die Besonderheiten und Herausforderungen der E-Commerce-Buchhaltung zu verstehen, die sich aus der Natur des E-Commerce-Geschäfts ergeben, und diese zu berücksichtigen.

Die Verwendung von Buchhaltungsautomatisierungssoftware ist eine der Best Practices für E-Commerce-Buchhalter und Geschäftsinhaber. Es kann dazu beitragen, diese Herausforderungen effizient anzugehen, indem es die Buchhaltung mit Genauigkeit, besserer Berichterstattung, schnellerer und einfacherer Abstimmung auf ein neues Niveau hebt und die Buchhaltungsworkflows drastisch verbessert.