Debitorenbuchhaltung (AR) erklärt

Forderungen aus Lieferungen und Leistungen sind Barbeträge, die Kunden Ihrem Unternehmen schulden. Die Waren oder Dienstleistungen wurden geliefert und die Rechnung gesendet. Jetzt, Es ist nur eine Frage der Zeit, bis Sie für eine gute Arbeit bezahlt werden.

Wenn Sie Ihre Kunden gut überprüft und die Rechnung ordnungsgemäß zugestellt haben, das fällige Geld wird wie vereinbart mit nur wenigen oder keinen weiteren Maßnahmen Ihrerseits fließen, bis es Zeit ist, die Zahlungen zu erfassen. Jedoch, egal wie effizient Sie den Prozess der Kreditvergabe gemeistert haben, Sie könnten sich in Sammelaktivitäten wiederfinden. Verspätete Zahlungen oder Nichtzahlungen von Kunden können zu Liquiditätsproblemen führen und zu Schwierigkeiten bei der Beschaffung von Krediten und der Werbung für Investoren führen. Deshalb müssen Sie den AR-Prozess beherrschen.

Video:AP vs. AR

Was ist Debitorenbuchhaltung?

Debitorenbuchhaltung (AR) stellt den Geldbetrag dar, den Kunden Ihrem Unternehmen für gelieferte Produkte oder Dienstleistungen schulden. AR werden in der Bilanz als Umlaufvermögen ausgewiesen und beziehen sich auch auf Rechnungen, die Kunden für Gegenstände oder für sie erbrachte Leistungen auf Kredit schulden.

Die zentralen Thesen

• Forderungen aus Lieferungen und Leistungen sind ein kurzfristiger Vermögenswert in der Bilanz.
• Forderungen stellen Gelder dar, die ein Unternehmen für gelieferte, aber noch nicht bezahlte Waren oder Dienstleistungen in Rechnung gestellt hat.
• Die Debitorenbuchhaltung ist die Kehrseite der Kreditorenbuchhaltung, das ist Geld, das ein Unternehmen einem anderen Unternehmen für erhaltene Produkte oder Dienstleistungen schuldet.

Debitorenbuchhaltung erklärt

Die meisten Unternehmen bieten Waren oder Dienstleistungen an, bevor sie ihren Kunden Rechnungen stellen. Das in einem solchen Fall geschuldete Geld wird als Forderung bezeichnet. Die fälligen Mittel werden als Umlaufvermögen erfasst, um einen Einblick in die Finanzlage des Unternehmens zu geben. Bei der periodengerechten Buchführung AR stellt einen Wert für das Unternehmen dar, obwohl das Geld noch nicht in den Besitz des Unternehmens gelangt ist. Bei der periodengerechten Rechnungslegung werden Erträge erfasst, wenn sie erzielt werden, anstatt auf den Zahlungseingang zu warten. wie bei der Kassenbuchhaltung.

Allgemein gesagt, wenn beide Parteien die Bedingungen der Transaktion einhalten, der AR wird in bankfähiges Bargeld übersetzt. Kommt es auf der Kundenseite zu Zahlungsverzögerungen einer Forderungskontenumwandlung, der Wert der AR kann sich verschlechtern.

Während Rechnungen manchmal verloren gehen oder fehlgeleitet werden, finanzielle Instabilität, bis einschließlich Vorinsolvenzbedingungen, ist ein wichtiger Grund für Zahlungsverzug oder Zahlungsausfälle von Kunden – und einige Unternehmen haben einfach ineffiziente Verfahren zum Bezahlen ihrer Rechnungen. Dies kann zu teuren Inkassoaktivitäten führen und ist auch der Grund, warum einige Transaktionen mit „Später bezahlen“ vor der Lieferung von Waren und Dienstleistungen Bonitätsprüfungen und andere Maßnahmen zur Risikominderung erfordern. Zahlungsverzögerungen und AR-Wertverschlechterung setzen sich in der Regel fort, wenn Inkassoaktivitäten nicht zeitnah durchgeführt werden.

Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung

Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung sind zwei Seiten derselben Medaille:Kreditoren stellen Geld dar, das ein Unternehmen einem Lieferanten für gekaufte Waren oder Dienstleistungen schuldet. Accounts erhaltbar, im Gegensatz, stellen Geldeingänge dar, die als Zahlung für Waren oder Dienstleistungen eingehen, die mit Zahlungsbedingungen geliefert werden. AP gilt als Verbindlichkeit, und AR ist eine Bereicherung.

Beispielsweise, wenn ein Unternehmen 50 Ries Papier bestellt und eine Rechnung über 300 US-Dollar erhält, es würde diese Ausgaben in der Kreditorenbuchhaltung verbuchen. Das Bürobedarfsunternehmen würde die 300 US-Dollar unter den Forderungen verbuchen, da es sich um Geld handelt, das das Unternehmen erhält.

Damit ein Unternehmen einige versäumte oder verspätete Zahlungen überstehen kann, es braucht ein gesundes Verhältnis von AR zu AP. Normalerweise Ein AR/AP-Verhältnis von 1:1 bedeutet, dass Sie gerade genug Geld aus der Debitorenbuchhaltung haben, um Ihre Ausgaben zu decken. Ein Verhältnis von 1:1 ist ein riskantes Cashflow-Szenario, denn wenn ein Kunde nicht wie vereinbart zahlt, Sie können Ihre eigenen Rechnungen nicht begleichen. Dies kann eine Spirale steigender Ausgaben aufgrund von verspäteten Gebühren oder einer Betriebsunfähigkeit auslösen, weil Sie Mitarbeiter nicht bezahlen können. Ein gesundes Unternehmen hat normalerweise ein AR/AP-Verhältnis von eher 2:1. Bei 3:1 es gibt in der Regel Spielraum für Einsparungen oder Reinvestitionen in das Unternehmen.

Arten von Forderungen

Unterkategorien von Forderungen können nach bestimmten Kundenkonten unterteilt werden oder zwischen Arten von Waren und Dienstleistungen unterschieden werden. Einige Unternehmen entscheiden sich auch für die Aufteilung der Forderungen, je nachdem, ob das Zahlungsversprechen eine mündliche oder schriftliche Vereinbarung war. Forderungen aus Lieferungen und Leistungen sind Teil einer größeren Gruppe von Forderungen, die auch Wechselforderungen und sonstige Forderungen wie Mietforderungen, Kredite, Termineinlagen und mehr. Es gibt viele Arten von Forderungen für eine Vielzahl von Branchen und Umständen.

• Wechselforderungen sind Beträge, die Ihr Kunde nach Unterzeichnung eines formellen Schuldscheins zur Anerkennung der Schuld schuldet.
• Unternehmen im Wohnungs- oder Gewerbeimmobilienbereich verfolgen Mietforderungen, die von Mietern geschuldeten Beträge sind, in der Regel monatlich.
• Aus Darlehen an Mitarbeiter oder andere Unternehmen resultieren Darlehensforderungen.
• Wenn jemand Ihre Geschäftszinsen im Rahmen eines Zahlungsplans schuldet, Ihr Buchhalter würde diesen Betrag als Zinsforderung verbuchen.

Zahlungsbedingungen für Debitorenbuchhaltung

Die Zahlungsbedingungen für Forderungen beziehen sich auf das Datum, bis zu dem der Kunde der Zahlung zustimmt. Die gängigste Zahlungsfrist ist netto30, d.h. der Kunde verpflichtet sich, den vollen Rechnungsbetrag innerhalb von 30 Tagen zu begleichen. Die typische Bandbreite der Zahlungsfristen beträgt wenige Tage bis hin zu einem ganzen Jahr. Als Kunden, einige große Unternehmen werden auf net60- oder sogar net90-Bedingungen bestehen.

Längere Zahlungsfristen können einen kleinen Lieferanten in die Enge treiben, wenn er auf dieses Geld angewiesen ist, um Gemeinkosten und andere Ausgaben zu bezahlen. Cashflow-Management – ​​die Kontrolle darüber, wie viel Geld ein- und ausgeht – ist einer der wichtigsten Faktoren für den Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens.

Warum ist die Debitorenbuchhaltung wichtig?

Da AR eine so wichtige Rolle im Cashflow-Management spielt, Die Führung einer genauen Aufzeichnung der Forderungen aus Lieferungen und Leistungen ist für das Verständnis der Liquidität eines Unternehmens sowie seiner allgemeinen Finanzlage von entscheidender Bedeutung. Kreditemittenten und potenzielle Investoren schauen sich die Forderungen für Finanzierungsentscheidungen genau an.

Die Debitorenfinanzierung ist eine Vereinbarung, die eine Finanzierung auf der Grundlage eines Teils der Forderungen bietet. Nachlässige AR-Aufzeichnungen könnten zu Schwierigkeiten bei der Sicherung der Forderungsfinanzierung oder zu einem Vertrauensverlust potenzieller Investoren führen.

Vorteile der Debitorenbuchhaltung (AR)

Bei der periodengerechten Buchführung Die Erfassung von Forderungen ist entscheidend, um ein genaues Bild der Vermögenswerte eines Unternehmens in seiner Bilanz zu erhalten. Schlechte Rechnungsstellungspraktiken und AR-Aufzeichnungen können zu Missverständnissen über die Liquidität Ihres Unternehmens führen. die, im Gegenzug, Probleme bei der Zahlung von Spesen verursachen könnten, Fehlallokation von Mitteln, Prüfungen, und Schwierigkeiten bei der Beschaffung von Finanzierungen oder Investoren.

Debitoren-Workflow

Um einen Workflow für die Debitorenbuchhaltung zu erstellen, ein Unternehmen muss eine Rechnung erstellen und an den Kunden senden. Je nachdem, ob der Kunde eine fristgerechte Zahlung leistet, das Unternehmen kann gegebenenfalls Rabatte oder Gebühren erheben.

Nach Zahlungseingang, es wird als Einzahlung verbucht. Wenn die Zahlung nicht eingegangen ist, das Unternehmen kann eine weitere Rechnung senden, um den neuen Saldo mit Verzugszinsen widerzuspiegeln.

Zahlt der Kunde immer noch nicht, Das Unternehmen muss entscheiden, ob der Kunde zahlen kann oder wird, um zu entscheiden, ob der Verkauf abgeschrieben oder zusätzliche Gebühren erhoben und erneut in Rechnung gestellt werden sollen. Verzugszinsen von 1 % bis 1,5 % sind Standard. Die gesetzlichen Höchstgrenzen für Gebühren und Zinsen, die erhoben werden können, variieren zwischen den Staaten. Wenn Sie weniger als 10 % des fälligen Jahresbetrags bleiben, Es ist unwahrscheinlich, dass Sie gegen das Gesetz verstoßen.

Debitorenbuchhaltung erfassen

Forderungen aus Lieferungen und Leistungen werden in der Bilanz als kurzfristiger Vermögenswert ausgewiesen und in der Gewinn- und Verlustrechnung als Umsatz oder Umsatz erfasst – ebenso wie sofort bezahlte Waren oder Dienstleistungen. Einige Buchhaltungssoftware berechnet die Debitorenbuchhaltung automatisch, wenn der Benutzer Kundenrechnungen erstellt.

Gelder, die verdient, aber nicht gesammelt wurden, sind Rückstellungen, Forderungen aus Lieferungen und Leistungen werden daher in der periodengerechten Buchführung erfasst. In der Kassenbuchhaltung die Transaktion würde erst erfasst, wenn der Kunde bezahlt hat.

Beispiele für Debitorenbuchhaltung

Wenn Bob’s Plumbing Service das Büro eines Kunden besuchte, um ein Leck zu reparieren, und dem Kunden diesen Service in Rechnung stellte, Bobs Buchhalter würde den geschuldeten Betrag als Forderung in Bobs Bilanz verbuchen.

Als weiteres Beispiel, Susie's Catering Service liefert 100 Lunchpakete zu einem wiederkehrenden monatlichen Firmenessen. Jeden Monat, Susies Firma verbucht den fälligen Gesamtbetrag der Forderungen, nachdem sie die Ware an ihren Kunden geliefert hat.

Was ist das Debitorenbuchhaltungsverfahren?

Im Wesentlichen, Der Forderungsprozess beginnt mit einem Kaufvertrag, in dem Bedingungen zwischen einem Kunden und dem Unternehmen festgelegt werden, das Waren oder Dienstleistungen bereitstellt. Dann, eine Rechnung ausgestellt wird, und die Forderung wird erfasst.

Wenn das Konto wie vereinbart bezahlt ist, sie wird als Einlage verbucht und ist keine Forderung mehr. Wird das Konto nicht vertragsgemäß bezahlt, das Unternehmen beginnt einen Inkassoprozess.

Schritte im Debitorenbuchhaltungsprozess

1. Liefern Sie Waren oder Dienstleistungen an Ihren Kunden.
2. Rechnung dem Kunden.
3. Verbuchen Sie den Rechnungsbetrag als Debitorenbuchhaltung.
4. Zahlt der Kunde vereinbarungsgemäß, die Zahlung als Anzahlung verbuchen. Das Konto ist nicht mehr fällig.
5. Zahlt der Kunde nicht, eine andere Rechnung mit den zum Zeitpunkt der Lieferung vereinbarten Vertragsstrafen ausstellen.

Wie hoch ist die Debitoren-Umsatzquote?

Die Debitorenumschlagsquote ist der Nettokreditumsatz für einen bestimmten Zeitraum dividiert durch die durchschnittlichen Forderungen. Die AR-Umschlagsquote wird verwendet, um die Effizienz eines Unternehmens bei der Kreditvergabe und -einziehung bei seinen Kunden zu bestimmen. Eine hohe Fluktuationsquote weist darauf hin, dass ein Unternehmen bei der Kreditvergabe konservativer oder beim Inkasso aggressiver vorgeht.

Dieses Verhältnis kann in Verbindung mit einem Wertberichtigungskonto oder einer Wertberichtigung für zweifelhafte Konten verwendet werden, der den Prozentsatz der erwarteten Zahlungen widerspiegelt, um den zukünftigen Cashflow abzuschätzen. Ein Wertberichtigungskonto oder eine Wertberichtigung für zweifelhafte Konten ist ein Gegenwert; das ist, es reduziert den Wert eines Vermögenswerts im Hauptbuch, um die Barmittel darzustellen, die das Unternehmen erwartet.

Wenn das AR/AP-Verhältnis den Umsatz eines Unternehmens anzeigt, Die Debitoren-Umschlagsquote steht für die Effizienz des Inkassos. Mit einem gesunden AR/AP-Verhältnis, Ihr Unternehmen verdient genug, um die Ausgaben zu decken – selbst wenn Kunden in Verzug geraten oder zu spät zahlen. Eine höhere AR-Umsatzquote weist darauf hin, dass Ihr Unternehmen beim Einziehen von Rechnungen gute Arbeit leistet.

Im Wesentlichen, Debitorenbuchhaltung ist eine Aufzeichnung von Geldbeträgen, die Ihre Kunden Ihrem Unternehmen für die Arbeit oder Produkte schulden, die Sie bereits geliefert haben. Eine schlechte Buchführung in der Debitorenbuchhaltung kann aufgrund von Missverständnissen über den Cashflow zu Problemen bei Prüfungen und schlechten Geschäftsentscheidungen führen. Jedoch, mit guten Rechnungs- und Buchführungspraktiken, Sie haben ein klares Verständnis der finanziellen Gesundheit Ihres Unternehmens, um Ihre Geschäftsstrategie zu leiten, sichere Finanzierung, oder potenzielle Investoren informieren.