10 Hauptvorteile der AP-Automatisierung

Was ist AP-Automatisierung?

Die Software zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung (AP) unterstützt Unternehmen, indem sie manuelle Aufgaben reduziert und den Cashflow freisetzt. Sie können Rechnungen einreichen, Verwalten Sie Genehmigungen und verarbeiten Sie Zahlungen über eine einzige Plattform mit schnellen Genehmigungen und besserer Transparenz und Kontrolle über wichtige Finanzprozesse und -daten.

Etwa 55 % der Unternehmen verarbeiten Finanzdaten manuell, laut PayStream Advisors’ 2018 Payables Insight Report. Diese manuelle Verarbeitung braucht Zeit, erfordert kostspieliges Personal und birgt Spielraum für Fehler – und das ist nur die Spitze des Eisbergs, wenn es um die Vorteile geht.

10 Vorteile der Kreditorenbuchhaltung (AP)-Automatisierung

Die Automatisierung von Kreditorenbuchhaltungsprozessen schafft einen Mehrwert und gibt Ihrem Team mehr Zeit, sich auf die Verbesserung des Backoffice zu konzentrieren. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile der AP-Automatisierung.

1. Zeitersparnis: Traditionell, Rechnungen lagen auf Schreibtischen oder warteten in E-Mail-Postfächern auf Genehmigung. Automatisiertes Routing reduziert diese Verzögerungen und rationalisiert den Genehmigungsprozess. Spezifische Regeln können auf den Workflow angewendet werden, damit die richtige Person automatisch zur richtigen Zeit eine Rechnung mit programmierbaren Erinnerungen erhält. Dashboards bieten Benutzern eine allgemeine, Echtzeit-Ansicht der Rechnungsbearbeitung, Verkürzung der Zeit, die benötigt wird, um einen Status zu finden. Gesamt, AP-Automatisierung führt zu etwa 18 % weniger fälligen Zahlungstagen (DPO), nach Angaben der Aberdeen-Gruppe. Das entspricht einer Einsparung von durchschnittlich 5,55 Tagen.
2. Kostengünstige Rechnungsstellung: Die Automatisierung von Geschäftsprozessen spart Arbeitskosten und senkt die harten Kosten, wie Büromaterial und Porto für die Post innerhalb des Büros. Die durchschnittlichen monatlichen Kosten für die Verarbeitung 5, 000 Rechnungen manuell sind $64, 500, nach Daten von APP2P Network. Die Verarbeitung der gleichen Anzahl von Rechnungen in einem automatisierten Vorgang würde etwa 8 US-Dollar kosten. 850. Das sind ungefähr 85% Einsparungen.
3. Verbesserte Genauigkeit: Die Entscheidung für die AP-Automatisierung führt zu weniger Fehlern. Die AP-Automatisierungssoftware wurde entwickelt, um Sie vor einigen der häufigsten Fehler zu schützen. Es ist nicht erforderlich, Rechnungsköpfe oder Positionsdaten manuell einzugeben. Außerdem, Rechnungsdaten werden anhand von Enterprise Resource Planning (ERP)-Informationen validiert, So können Sie doppelte Zahlungen leicht abfangen.
4. Verbesserter Einblick: Mit umfassenden Dashboards, Die AP-Automatisierungssoftware bietet ein klares Fenster zum Zahlungszyklus. Es ist leicht zu sehen, wo eine Rechnung steht und an wen Sie sich bei Verzögerungen wenden können. Daten können mit Echtzeitzugriff importiert und exportiert werden – perfekt für Berichte und Analysen, insbesondere am Ende von Konjunkturzyklen.
5. Betrugsschutz: Schätzungsweise 81 % der Unternehmen waren 2019 Ziel von Zahlungsbetrug. nimmt die AFP Payments Fraud and Control Survey zur Kenntnis. AP-Automatisierungssoftware kann Ihrem Unternehmen beim Schutz vor Betrug helfen, indem sie kontrolliert, welche Mitarbeiter Zugriff auf die Rechnungsgenehmigung und die Freigabe von Zahlungen haben. Sie können Genehmigungsworkflows mit mehreren Personen erstellen und die Wahrscheinlichkeit erhöhen, betrügerische Rechnungen zu erkennen, bevor die Zahlung verarbeitet wird. Mit einem solchen Prozessmanagementsystem kein einzelner Mitarbeiter ist allein mit der Genehmigung von Zahlungen betraut. Dies trägt nicht nur dazu bei, das Betrugsrisiko zu verringern, aber es hilft Ihnen auch, auf fehlende oder falsche Daten zu überprüfen.
6. Erhöhte Transparenz der Daten: Verbesserte Dashboards erleichtern die Verfolgung der Mitarbeiterproduktivität, was auch für Mitarbeiterbewertungen nützlich sein kann. Manager können auf das Tool tippen, um die Leistung und Produktivität von Einzelpersonen und Teams zu verfolgen.
7. Kostengünstige Datenerhaltung: Der IRS empfiehlt, Aufzeichnungen bis zu sieben Jahre aufzubewahren. Lagerkosten für all den Papierkram können sich summieren. Die durchschnittlichen jährlichen Kosten für die Wartung eines einzelnen Standard-Aktenschranks mit fünf Schubladen betragen 2 US-Dollar. 603,64 laut der Informationstechnologieabteilung von North Dakota. Inzwischen, Ein ganzes Terabyte an Daten kostet nur 6,99 US-Dollar pro Monat.
8. Einfache Auditierung: Umfassende AP-Automatisierungssoftware kann Ihnen beim Dokumentenmanagement helfen, was für die Prüfung von Vorteil sein kann. Das System verknüpft alle Dokumente und Nachrichten, die zu jeder Transaktion gehören, beim Abgleichen von Rechnungen mit Bestellungen und Quittungen. Dieser durchsuchbare Audit-Trail verringert Ihre Chancen, wichtige Unterlagen zu verlieren. Es kann Ihnen auch dabei helfen, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften für vierteljährliche oder jährliche Einreichungen zu gewährleisten.
9. Integration in bestehende Systeme: Die AP-Automatisierungssoftware kann problemlos in das ERP Ihres Unternehmens integriert werden. Datenbanken und wichtige Finanzsysteme. Sie müssen sich nicht bei verschiedenen Anwendungen an- und abmelden oder Daten erneut in mehrere Systeme eingeben (und die Fehlerwahrscheinlichkeit erhöhen).
10. Skonto bei vorzeitiger Zahlung: Die meisten Anbieter bieten Frühbucherrabatte an. Und doch, nach dem Institut für Finanzmanagement (IOFM), die meisten Unternehmen nutzen weniger als 21 % aller Skontoangebote für vorzeitige Zahlung, und 12% der Unternehmen kassieren keinen Skonto bei vorzeitiger Zahlung. Es gibt viele Gründe, warum diese Rabatte verpasst werden. Jedoch, laut dem AP &Working Capital Report von PayStream Advisors, 31 % der Befragten gaben an, dass die manuelle Weiterleitung von Rechnungen zur Zahlung und Genehmigung einem Skonto bei vorzeitiger Zahlung im Wege stehe.

Auswahl einer AP-Automatisierungslösung

Bevor Sie mit dem Kauf von AP-Automatisierungssoftware beginnen, Es ist wichtig, eine Bestandsaufnahme Ihrer bestehenden Kreditorenbuchhaltungsprozesse zu machen. Dies beginnt mit der Befragung Ihres Teams. Was sind ihre Schmerzpunkte? Welchen Engpässen begegnen sie bei ihren täglichen AP-Interaktionen? Was brauchen sie, um ihre Ziele für die Zukunft zu erreichen? Verwenden Sie ihre Antworten, um eine Liste der unverzichtbaren Funktionen der AP-Automatisierungssoftware zu erstellen.

Sobald Sie Erkenntnisse von Ihrem Team gesammelt haben, Es ist an der Zeit, Ihre aktuelle Technologielandschaft zu bewerten. Wenden Sie sich an Ihr IT-Team:Gibt es besondere Softwareanforderungen, die es zu beachten gilt? Sie müssen zusätzlich Systemintegrationen berücksichtigen. Dazu gehört vor allem Ihr ERP-System; Sie möchten die doppelte Dateneingabe reduzieren. Vielleicht möchten Sie auch Ihr Spesenmanagementsystem oder Ihre Budgetplanungssoftware integrieren.

Je nachdem, wie viele bestehende Systeme Sie haben, Sie werden vielleicht feststellen, dass Sie sich für ein eigenständiges Automatisierungssystem entscheiden. Jedoch, Wenn Ihr Unternehmen neu ist, oder Sie möchten Software ersetzen, Sie sind mit einer Procure-to-Pay-Suite mit AP-Automatisierung besser dran. Diese Software deckt alle Beschaffungsbedürfnisse ab, einschließlich AP-Management und besteht aus separaten Modulen, die in unterschiedlichen Kombinationen verwendet werden können.

Denken Sie daran:Die beste AP-Automatisierungssoftwarelösung muss alle möglichen Kreditorenszenarien unterstützen, denen Ihr Unternehmen begegnen kann. was Sie mit einer Plattform wie NetSuite tun können, die diese Funktionen integriert. Wenn Sie Ihre Hausaufgaben machen, können Sie sicherstellen, dass Sie auf lange Sicht die richtige Wahl treffen.