So erstellen Sie den idealen Workflow für Inventarisierungssoftware

Vier Elemente, die in jeder Einrichtung eines Inventarsoftware-Workflows enthalten sein sollten.

In einer Welt, in der eine genaue Bestandsverwaltung für alle produktorientierten Unternehmen unerlässlich geworden ist, Die Erstellung des idealen Inventarsoftware-Workflows ist ein entscheidender Schritt bei der Optimierung dieses wichtigen Assets.

Ein wiederholbares Muster der Schritte oder Abfolge von Aktivitäten, die regelmäßig abgeschlossen werden, Software-Workflow definiert die Aufgaben klar, Information, Daten oder Dokumente, die von einer Abteilung (oder einem Mitarbeiter) an die nächste weitergegeben werden.

Verwendung einer Inventarisierungssoftware, Organisationen organisieren und verfolgen effizient alle Waren, die sie zu jeder Zeit in ihrem Besitz haben. Dann, Sobald diese Waren verkauft sind, dass Inventar zu Einnahmen wird.

Ein Großhandelsunternehmen, das sich auf Wartung spezialisiert hat, Reparatur- und Betriebsmittel (MRO), zum Beispiel, setzt auf den erfolgreichen Betrieb mehrerer Funktionsbereiche, einschließlich:

• Lagerverwaltung
• Bestandsverwaltung
• Versand/Annahme
• Bestandsübertragungen
• Zykluszählungen
• Erfüllung
• Zahlung

Bei der Entwicklung des idealen Software-Workflows Beginnen Sie mit der Identifizierung der Start- und Endpunkte für Ihre spezifische Operation. Dann, bestimmen, was passieren muss, um den Prozess abzuschließen, die damit verbundenen Aufgaben und Tätigkeiten skizzieren, und bestimmen Sie die Reihenfolge, in der diese Aufgaben erledigt werden müssen.

Speziell für Inventarisierungssoftware, diese Aufgaben sollten umfassen:

1. Nachbestellpunkte setzen, Sicherheitsbestände, bevorzugte Lagerbestände und Lieferzeiten für alle Lagerartikel. Richten Sie einen Nachbestellpunkt für den Lagerort ein, Sicherheitsbestand, bevorzugter Lagerbestand und Vorlaufzeit für jeden Lagerartikel. Dadurch entfällt das Rätselraten im Beschaffungsprozess und die Bestandssoftware kann automatisch Bestellungen (POs) für Artikel erstellen, wenn die Lagerbestände knapp werden. Wenn weniger als sechs Monate Transaktionshistorie verfügbar sind, Verwenden Sie statische Werte, um diese Schwellenwerte zu definieren. Wenn Sie mehr als sechs Monate Transaktionshistorie haben, Verwenden Sie die automatische Berechnung, um die voreingestellten Werte für jeden Inventarartikel zu bestimmen.

2. Legen Sie Transportaufträge für innerbetriebliche Lagerbewegungen fest. In diesem Schritt werden die Waren behandelt, die zwischen Standorten bewegt werden und keine „offiziellen“ Versand- und Empfangsaktionen erfordern. Zum Beispiel, Sie können Transportaufträge verwenden, um Produktbewegungen in Ihrem Lager zu verwalten, um die Bewegung von Vermögenswerten zwischen den Lagerräumen des Unternehmens zu verfolgen. Sie sollten die Artikelkosten für alle Transferaufträge verwenden (sofern möglich) und die Preise in Ihrer Inventarsoftwareplattform definieren. Wenn der Überweisungsauftragsprozess Ihres Unternehmens die Autorisierung bestimmter Kriterien erfordert und/oder wenn Sie in der Lage sein möchten, Verantwortlichkeiten zwischen verschiedenen Benutzern zu unterscheiden (d. h. die Person, die den Transportauftrag erfasst, gegenüber der Person, die ihn bearbeitet), Erstellen Sie einen Genehmigungsworkflow, um diesen Prozess systematisch durchzusetzen.

3. Verwenden Sie Inventaranpassungen, um Diebstahl zu berücksichtigen, Verlust, Bruch und Fehler. Inventaranpassungen helfen Ihnen, die Lagerbestände mit der tatsächlichen Lagermenge eines bestimmten Artikels abzugleichen. Dies trägt dazu bei, dass Sie sich keine Sorgen darüber machen, ob sich ein Artikel tatsächlich im Lagerregal befindet, wenn es Zeit ist, ihn abzuholen (oder wenn es beschädigt und in die Ecke geworfen wurde). Durch die Integration von Bestandsanpassungen in Ihren Software-Workflow, Jede Erhöhung oder Verringerung von Artikeln im Inventar wird automatisch mit Ihrem Lagerbestand übereinstimmen (bis hin zur Einzelartikelebene).

4. Entwickeln Sie eine Cycle-Count-Strategie, um Artikel eindeutig zu klassifizieren, basierend auf der Bewegungsgeschwindigkeit und der Häufigkeit, mit der diese Elemente gezählt werden sollten. Ein Inventar-Audit-Prozess, bei dem eine kleine Teilmenge des Inventars – an einem bestimmten Ort – an einem bestimmten Tag gezählt wird, Mit der Zykluszählung können Sie feststellen, ob Ihre Bestandsaufzeichnungen mit dem tatsächlichen Lagerbestand übereinstimmen. Indem Sie das Cycle-Counting zu einem Teil Ihres Inventursoftware-Workflows machen, Sie werden in der Lage sein, eine kleine Menge des Inventars und häufiger genau zu zählen. Du kannst, zum Beispiel, Teilen Sie dieses Inventar in Gruppen auf (d. h. nach Standort oder Produkttyp), einen Zeitplan festlegen, um eine Gruppe pro Woche zu zählen, und halten Sie sich dann an diesen Zeitplan.

Nehmen Sie den ganzheitlichen Ansatz

Innerhalb Ihrer Inventarisierungssoftware Sie können die Absatzplanungsfunktionalität verwenden, um formelle Bedarfs- und Angebotspläne zu erstellen und Beschaffungsaktivitäten voranzutreiben. Ein Kontrollturm für die Lieferkette bietet eine klare Momentaufnahme der aktuellen Lagerbestände bestimmter Artikel, basierend auf bestehenden Transaktionen innerhalb der Inventarsoftware.

Schließlich, Etablierung von Key Performance Indicators (KPIs) und Nutzung der Berichterstattung, um die Artikelleistung zu verfolgen, und verwenden Sie 360-Grad-Dashboards, um die Gesamtbetriebsleistung und die Artikelverfügbarkeit zu überwachen.

Durch einen ganzheitlichen Ansatz für Inventarisierungssoftware-Workflows, Organisationen entwickeln sich sehr effizient, maßgeschneiderte Bestandsmanagement-Ansätze, die ihren individuellen Bedürfnissen entsprechen. Im Gegenzug, Sie sehen echte Vorteile in Form einer besseren Geschäftstransparenz, verbessertes Finanzmanagement, schnellere Abschlussprüfungen und geringere IT-Kosten.