Wie lange sind Finanzunterlagen aufzubewahren? Hier ist eine Kurzanleitung

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Haben Sie sich jemals gefragt, wie lange Finanzunterlagen aufzubewahren sind? Oder wie lange muss man Kontoauszüge aufbewahren? Welche Datensätze wären unnötiges Durcheinander? Welche Aufzeichnungen würden bei Fehlern durch andere am wichtigsten? Was sollte man sparen und was sollte man shredden?

Nun, hier ist eine kurze Anleitung, wie lange Sie Ihre verschiedenen Arten von Finanzunterlagen aufbewahren sollten. Denken Sie daran, dass, wenn Sie sich nicht wohl fühlen, etwas wegzuwerfen, solltest du unbedingt behalten!

Finanzielle Aufzeichnungen, die dauerhaft / für immer aufbewahrt werden sollen

Es gibt Finanzdokumente, die Sie für immer aufbewahren müssen, „nur für den Fall“, dass sie benötigt werden. Das sind wichtige Dokumente, und es gibt verschiedene Gründe, warum Sie sie brauchen könnten. Jedoch, einige andere, die Sie möglicherweise selten benötigen.

Eine gute Aufzeichnung unabhängig von der Nutzung ist nach wie vor von größter Bedeutung. Es ist auch wichtig, Ihren Lieben mitzuteilen, wo Sie diese Dokumente aufbewahren, falls Sie handlungsunfähig sind oder ihnen im Tod vorausgehen.

Diese Dokumente müssen an einem sicheren Ort aufbewahrt werden, vorzugsweise ein feuerfester Safe oder Safe. Es gibt billigere Optionen wie feuerfeste/wasserdichte Umschläge. Jedoch, Die Wirksamkeit dieser Methoden ist nicht so stark wie bei einem feuerfesten Tresor.

Einige Aufzeichnungen, die für immer aufbewahrt werden müssen, „nur für den Fall, “ sind einige der wichtigsten Dokumente.

Für immer Rekorde

• Geburtsurkunden / Adoptionspapiere: Wird normalerweise für Jobs benötigt, Einschreibung in die Schule, Erwerb des Führerscheins, Leistungen, Versicherungszusätze, usw.
• Sterbeurkunden: Wird normalerweise zum Schließen benötigt, stornieren, und Konten übertragen. Wird auch zur Erfüllung von Lebensversicherungspolicen benötigt, Renten, Sterbegeld, usw.
• Heiratsurkunden: Wird normalerweise für den Status der Sozialversicherungsverwaltung und/oder die Namensänderung benötigt, Namensänderung des Führerscheins, Hypothekendarlehen, Lebensversicherung, Krankenversicherung, usw.
• Testamente: Dies ist im Todesfall für die Benennung von Eigenschaften erforderlich, Rechte, und die Wünsche des Verstorbenen. Das Führen von Aufzeichnungen ist auch hilfreich, wenn es bei einem Registrar wie dem Gerichtsschreiber zu Fehlern im Ablagesystem kommen kann, oder sogar das Fehlen von Akten ganz.
• Aufzeichnungen über abbezahlte Hypotheken auf Wohnimmobilien, Land, und sonstiges Eigentum: Treuhandverträge, Schuldscheine, und Zufriedenheitsnotizen könnten zu äußerst wichtigen Dokumenten werden. Insbesondere bei Schreibfehlern entweder der Hypothekenbank, Anwaltskanzlei, oder das Standesamt des Landkreises, bei der Übertragung oder dem Verkauf eines Hauses oder einer Immobilie.
• IRA-Beitragsbescheinigungen für nicht abzugsfähige Beiträge zum Nachweis, dass Sie Steuern gezahlt haben: Um steuerliche Auswirkungen aufgrund von Fehlern oder falschen Angaben zu vermeiden.

Bedeutung der Aufbewahrung dieser Aufzeichnungen

Es ist wichtig, diese Dokumente aufzubewahren, da sie Nachweise für bestimmte Ereignisse oder den Austausch von Eigentum liefern.

Die meisten dieser Dokumente werden auch im Register- oder Registeramt des Bezirks abgelegt, in dem sich die Immobilie befindet oder in dem das Ereignis eingetreten ist. Die Aufbewahrung dieser Aufzeichnungen ist besonders dann von entscheidender Bedeutung, wenn bei der Ablage Fehler aufgetreten sind oder überhaupt keine Aufzeichnungen abgelegt wurden.

Die Dokumente, die Sie beim lokalen Registrar einreichen müssen, können auch online verfügbar sein. Etwas, wie lebenswichtige Aufzeichnungen, kann nur persönlich von einer autorisierten Person angefordert werden.

Finanzielle Aufzeichnungen für Dinge, die aktiv sind

Wenn Sie aktive Verträge haben, Kredite, oder sonstige finanzielle Verpflichtungen/Beiträge, die aktiv sind, Sie möchten diese Aufzeichnungen auf unbestimmte Zeit aufbewahren.

Beispiele beinhalten:

• Versicherungsunterlagen
• Verträge
• Beiträge zur Altersvorsorge
• Aktien-/Aktienaufzeichnungen
• Maklerabrechnungen
• Heimwerkerrekorde
• Grundsteuerunterlagen
• Laufende Schuldentilgung
• Aufzeichnungen für Artikel, die mit aktiven Garantien verbunden sind
• Datensätze für Artikel, deren Rückgabedatum nicht überschritten wurde

Dies sind Dokumente, die Sie für den Fall behalten sollten, dass sie jederzeit benötigt werden. Sie wissen nie, wann es in einigen Jahren Probleme geben könnte und Sie diese Dokumente möglicherweise benötigen.

Es gab Fälle, in denen Eigentumsprobleme erst Jahrzehnte später entdeckt wurden. Daher ist es wichtig, diese Dokumente auf unbestimmte Zeit aufzubewahren.

Wie lange sind Steuererklärungen und Dokumente aufzubewahren?

Für bestimmte Aufzeichnungen, nach 7 Jahren ist eine Aufbewahrung nicht mehr erforderlich. Vor allem für Dinge wie Schulden, die abbezahlt werden. Dies liegt daran, dass 7 Jahre in der Regel der zulässige Zeitrahmen für die Anfechtung dieser Gegenstände sind.
Sie können sie jedoch nach Belieben länger aufbewahren. Diese Datensatztypen umfassen:

• Steuerrückzahlungen
• Steuerrelevante Aufzeichnungen z.B. Unterhaltszahlungen, Spendenbeitrag, etc

Es ist auch wichtig, die folgenden Richtlinien des IRS in Bezug auf Ihre Steuererklärungen zu beachten:

• Steuerrückerstattungen oder -gutschriften: Bewahren Sie die Aufzeichnungen 3 Jahre lang ab dem Datum auf, an dem Sie Ihre ursprüngliche Rücksendung eingereicht haben. Oder 2 Jahre ab dem Datum, an dem Sie die Steuer bezahlt haben. Je nachdem, was später eintritt, wenn Sie nach Einreichung Ihrer Rücksendung einen Antrag auf Gutschrift oder Rückerstattung stellen.
• Schadenansprüche: Bewahren Sie Aufzeichnungen für 7 Jahre auf, wenn Sie einen Verlust aus wertlosen Wertpapieren oder Forderungsabzug geltend machen.
• Nicht gemeldetes Einkommen: Bewahren Sie Aufzeichnungen für 6 Jahre auf, wenn Sie kein Einkommen melden, das Sie melden sollten, und es mehr als 25 % des Bruttoeinkommens beträgt, das auf Ihrer Rückkehr ausgewiesen ist.
• Keine Steuererklärung eingereicht: Bewahren Sie Aufzeichnungen auf unbestimmte Zeit auf, wenn Sie keine Rücksendung einreichen.
• Betrügerische Berichte: Bewahren Sie Aufzeichnungen auf unbestimmte Zeit auf, wenn Sie eine betrügerische Rücksendemeldung einreichen.
• Lohnsteuerunterlagen: Bewahren Sie die Lohnsteuerunterlagen mindestens 4 Jahre nach dem Tag der Fälligkeit oder Zahlung der Steuer auf, was auch immer später ist.

Finanzunterlagen mindestens 3 Jahre aufzubewahren

Es gibt einige Dokumente, die Sie für eine kürzere Zeit aufbewahren können, aber dennoch als wichtig erachtet werden. Viele dieser Dokumente sollten drei Jahre lang aufbewahrt werden, um den Zahlungsnachweis zu erbringen. beschließen, oder Service für frühere Schadensfälle.

• Versicherungsverträge gekündigt
• Aufzeichnungen über Immobilienverkäufe z.B. Investitionen und Immobilien
• Bezahlte Arztrechnungen (ab der letzten Zahlung der angegebenen Behandlung)
• Alle Unterlagen, die Sie für die Kapitalertragsteuer oder die Abzüge in Ihrer Steuererklärung benötigen.

Alle aktiven/offenen Ansprüche aus früheren Policen sollten drei Jahre ab dem Datum der Beilegung des Anspruchs aufbewahrt werden.

Wie lange sind Kontoauszüge aufzubewahren?

Kontoauszüge fallen unter die Kategorie der Finanzdokumente, die mindestens ein Jahr aufbewahrt werden müssen. Im Wesentlichen, Ihre Kontoauszüge enthalten Aufzeichnungen über Ihre Finanztransaktionen und Sie möchten diese mindestens ein Jahr lang aufbewahren.

Diese Arten von Dokumenten sind in der Regel die am häufigsten vorkommenden Dokumente, die Sie haben. Sie sind auch wichtig, wenn Sie eine Transaktion anfechten oder eine Zahlung nachweisen oder beilegen müssen.

Andere Erklärungsdokumente, die Sie aufbewahren sollten, umfassen auch:

• Stornierte Schecks
• Gehaltsscheckaufzeichnungen
• Rechnungszahlungsaufzeichnungen

Notiz: Wenn eines dieser Dokumente für den Steuerabzug erforderlich ist, Sie müssen sie länger aufbewahren - siehe oben.

Viele Unternehmen bieten inzwischen elektronische Gehaltsschecks an, Online-Rechnungszahlungsdienste, und Online-Banking. Wenn Sie diese Dienste nutzen und Dokumente mit sensiblen Daten speichern, Es ist wichtig, das Gerät und/oder die gespeicherten Dateien zu verschlüsseln.

Es ist auch wichtig, übliche Sicherheitsmaßnahmen zu verwenden. Zum Beispiel, Verwenden eines Geräts oder Computers mit aktualisiertem Malware-Schutz, Ändern Sie Ihr Passwort häufig, und unterlassen Sie die Verwendung von Geräten, denen Sie nicht vertrauen.

Wie lange sind Geschäftsunterlagen aufzubewahren?

Es gibt unterschiedliche Regeln für die Aufbewahrung von Aufzeichnungen für Ihr Unternehmen. Da die meisten Unternehmen mehr bewegliche Teile haben und mit mehr als nur dem Eigentümer zu tun haben, Es wird mehr Rekorde geben. Ebenfalls, die meisten Anforderungen an die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen sind strenger.

Einige Aufzeichnungen befassen sich mit dem Geschäft, einige beschäftigen sich mit den Kunden, einige beschäftigen sich mit den Mitarbeitern, und einige beschäftigen sich mit dem Internal Revenue Service.

Im Folgenden finden Sie einige der Aufzeichnungen, die Unternehmen aufbewahren müssen, und die empfohlene Aufbewahrungszeit:

• Einkommenssteuer: 6 Jahre, 7, wenn es Abzüge für Schuldenverluste oder uneinbringliche Schecks gibt.
• Mitarbeiterzahlungs-/Steuerunterlagen: 4 Jahre nachdem diese Steuern bezahlt wurden oder zu zahlen sind.
• Aufzeichnungen zur Arbeitnehmervergütung: 10 Jahre.
• Betriebskosten und -ausgaben: Die meisten dieser Ausgaben gelten für steuerliche Zwecke als unterstützende Dokumentation. Alles, was als unterstützende Dokumentation angesehen wird, sollte 3 Jahre lang aufbewahrt werden, es sei denn, es fällt unter andere IRS-Richtlinien. Dokumente im Zusammenhang mit dem Versicherungsschutz, die möglicherweise einen Kauf-/Kostennachweis erfordern, usw. sollten länger aufbewahrt werden, wenn die Versicherung dies verlangt. Jegliche Dokumentation im Zusammenhang mit Garantien sollte bis zum Ablauf der Garantiezeit aufbewahrt werden, wenn diese mehr als 3 Jahre beträgt.
• Kontoauszüge für Unternehmen: 7 Jahre. Es ist eine gute Idee, eine detaillierte jährliche Aufzeichnung zu führen, um den mit Monatsabrechnungen verbundenen Papierkram zu minimieren.

Notiz: Wenn Sie etwas für Steuerzwecke verwenden, es gelten die Richtlinien des IRS. Siehe oben oder die offizielle IRS-Website.

Wichtige Punkte des IRS zur Führung von Finanzaufzeichnungen

Der IRS erwähnt ausdrücklich zwei Punkte, sowohl für Unternehmen als auch für Privatpersonen. Hoffentlich, Sie müssen sie nicht tun:

• Bewahren Sie Aufzeichnungen für 6 Jahre auf, wenn Sie kein Einkommen melden, das Sie melden sollten, und dieses nicht gemeldete Einkommen mehr als 25 % des Bruttoeinkommens beträgt, das in Ihrer Erklärung ausgewiesen ist.
• Keine Steuererklärung abgegeben? Bewahren Sie Aufzeichnungen auf unbestimmte Zeit auf, wenn Sie keine Rücksendung einreichen.
• Wurden Sie Opfer von Steuerbetrug? Bewahren Sie Aufzeichnungen auf unbestimmte Zeit auf, wenn Sie eine betrügerische Rücksendemeldung einreichen.

Viele Unternehmen verwenden heute Technologie für einige Finanzdienstleistungen und/oder Abrechnungen. Es ist wichtig, sicherzustellen, dass Sie diese Dienste für finanzielle, Abrechnung, und/oder Speicherung potenziell vertraulicher und personenbezogener Daten, Sie verwenden vertrauenswürdige und sichere Technologien, um Identitätsdiebstahl und Betrug zu verhindern.

Es ist nicht ungewöhnlich, dass Sie sich beraten lassen, dass Sie alles für Ihr Geschäft sparen sollten. Wenn Sie den Luxus unbegrenzten Platzes haben, physisch oder digital, und sind großartig in der Organisation, Dies ist auch immer eine Option.

Wie bereits erwähnt, wenn Sie sich unwohl fühlen, etwas loszuwerden, behalte es.

Wo sollten Sie also Ihre Finanzunterlagen aufbewahren?

Der sicherste Weg ist das Scannen und Verschlüsseln Ihrer Aufzeichnungen, die Sie mit einem verschlüsselten Cloud-Backup lokal auf einer Festplatte speichern können.

Wenn Ihnen die Idee der digitalen Schallplatten gefällt, ohne die Technik selbst einzurichten, ausgewählte Banken bieten jetzt virtuelle Schließfächer an. Sie ermöglichen das sichere Hochladen von Dokumenten, viele von ihnen kostenlos, wenn es unter einer bestimmten Speichergröße bleibt.

Wenn Sie sich mit digitalen Kopien unwohl fühlen, dann können Sie Papierkopien sicher in einem verschlossenen Safe aufbewahren. Stellen Sie sicher, dass es sowohl feuer- als auch wasserdicht ist, oder legen Sie sie in einem Tresor bei Ihrer Bank in einem Safe ab.

Zu unseren beliebtesten Safes gehören:

• Das feuerfeste Schließfach von SentrySafe. Es verfügt über ein flaches Schlüsselschloss, das das Öffnen des Deckels im Brandfall verhindert, und enthält zwei Schlüssel. Der Safe bietet Platz für Hängemappen im Briefformat (separat erhältlich) zur einfachen Aufbewahrung von Reisepässen, Sozialversicherungskarten, und Geburtsurkunden.

• Der AmazonBasics Sicherheitssafe. Dieser kompakte Safe bietet ein Fassungsvermögen von 0,5 Kubikfuß. Es bietet Platz für eine Vielzahl von Gegenständen, einschließlich rechtlicher und finanzieller Dokumente, Pässe, Schmuck, Kasse, und mehr.

Wichtig ist, dass eine Patientenverfügung und andere Dokumente, die normalerweise im Notfall oder kurzfristig benötigt werden, nicht in einem Safe aufbewahrt werden sollten. Zum Beispiel, Dokumente mit den Bestattungswünschen. Dies liegt daran, dass der Zugriff in der Regel auf die Bankzeiten beschränkt ist. Und sie sind in der Regel nur autorisierten Personen zugänglich.

Welche Datensätze sollten Sie schreddern?

Wenn es darum geht, welche spezifischen Datensätze Sie vernichten sollten, Hier ist eine Liste, die Sie sich merken sollten:

1. Kreditkartenangebote per Post. So beantragt niemand sonst eine Gutschrift in Ihrem Namen.
2. Stornierte oder entwertete Schecks. Diese Schecks enthalten Ihre Kontonummer und Routing-Informationen.
3. Abgelaufene Kreditkarten . Auf dem Magnetstreifen befinden sich noch verschlüsselte Informationen.
4. Alte Gehaltsabrechnungen . Dies können Sie jederzeit bei Ihrem Arbeitgeber beantragen.

Denk daran, dass, wenn Sie sich entscheiden, keine finanziellen oder persönlichen Aufzeichnungen mehr zu führen, Es ist eine gute Idee, es zu vernichten, um sich vor Identitätsdiebstahl zu schützen. Um Dokumente zu Hause zu vernichten, Sie können einen preiswerten Aktenvernichter für Papier und Kreditkarten wie diesen unten bei Amazon kaufen.

Die richtige Finanzbuchhaltung kann Ihnen eine Menge Stress ersparen

Die richtige Finanzbuchhaltung stellt sicher, dass Sie sich Ihres großen finanziellen Bildes bewusst sind. Und ganz wichtig, wenn Sie alle Ihre Aufzeichnungen kennen, Sie können sich vor Identitätsdiebstahl schützen und diesen schnell identifizieren.

Stellen Sie sicher, dass Sie im Falle einer Arbeitsunfähigkeit die Menschen in Ihrem Leben, die diese Dokumente benötigen, wissen, wo sie zu finden sind. Es ist wichtig sicherzustellen, dass jeder, der die Rechnungen bezahlen muss und diese Art von Dokumenten findet, leicht darauf zugreifen kann.

Vergiss nicht, wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie etwas behalten sollen, behalte es. Es ist besser, es zu behalten und nicht zu brauchen, als es zu brauchen, aber weggeworfen zu haben.