5 einfache Methoden, um automatische Ausgaben und Kilometerstände effizient zu verfolgen

Wenn Sie wie die meisten Geschäftsinhaber sind, Unternehmer oder Verkäufer, Sie haben wahrscheinlich einen Schuhkarton voller Benzinquittungen. Ihr Schuhkarton verkleidet sich möglicherweise als Boden auf der Rückbank Ihres Autos, oder der Boden Ihrer Schreibtischschublade, aber Sie haben wahrscheinlich trotzdem diesen "Schuhkarton".

Bedauerlicherweise, Sie werden eine große Sortieraufgabe vor sich haben, wenn die Steuerzeit herumläuft. Sie werden nicht nur Ihre wertvolle Zeit damit verschwenden, sich zu organisieren, bevor Sie Ihre Steuererklärung bei Ihrem Steuerberater abgeben – Zeit, die Sie besser für das Wachstum Ihres Unternehmens verwenden könnten – noch schlimmer, Sie beanspruchen wahrscheinlich nicht alle berechtigten Abzüge und sind, deshalb, mehr Steuern zahlen, als Sie sollten.

Dieses Jahr, Warum nicht den Schuhkarton wegwerfen und etwas anderes ausprobieren? Um Ihnen Zeit und Geld zu sparen, Richten Sie ein schnelles und einfaches Tracking-System ein, um Ihre Kfz-Ausgaben jetzt unter Kontrolle zu haben, anstatt bis zum Steuertermin zu warten.

Schnelle und einfache Schritte zur Verfolgung von Kfz-Kosten

• Stellen Sie sicher, dass Sie alle förderfähigen Ausgaben für Ihr Auto nachverfolgen. Dazu gehören Ihre Eigentumskosten wie Leasingzahlungen, Abschreibung, wenn Sie Ihr Fahrzeug vollständig besitzen (auch bekannt als Kapitalkostenzuschuss oder CCA), oder Zinsaufwendungen, wenn Sie eine Eigenfinanzierung finanzieren. Ebenfalls förderfähig sind die Kosten, die Ihnen für den Betrieb Ihres Fahrzeugs entstehen, wie z. B. Kraftstoff, Versicherung, Parken, Autowaschanlagen, Ölwechsel und sonstige Wartungskosten, sowie alle Lizenz- und Registrierungsgebühren.
• Erstellen Sie für jede dieser Kategorien einen Dateiordner. Legen Sie Ihre Quittungen am Ende jedes Tages in die entsprechende Datei. Stellen Sie sicher, dass Ihr Ablagesystem an einem praktischen Ort wie der Aktenschublade in Ihrem Schreibtisch aufbewahrt wird. Wenn Ihre Dateien nicht in der Nähe sind, Es ist zu verlockend, zu diesem alten Schuhkarton zurückzukehren. Wenn es an der Zeit ist, Ihre Steuern einzureichen, die Sortierung ist fertig! Sie müssen nur die Quittungen zusammenzählen.
• Erstellen Sie eine Tabelle mit einer Spalte für jede der oben besprochenen Kategorien. Wenn Sie jede Quittung einreichen, Nehmen Sie sich eine Minute Zeit, um die Ausgaben auch zu Ihrer Tabelle hinzuzufügen. Am Ende des Jahres, summieren Sie einfach jede Spalte, um schnell Ihre Kfz-Ausgaben zu summieren. Um diesen Prozess noch weiter zu vereinfachen, Verwenden Sie Finanzverfolgungssoftware oder -dienste (wie unsere hier bei Mint) und stellen Sie sicher, dass Sie die Kategorie- oder Memofunktion verwenden, um jede Art von Ausgaben zu verfolgen. Am Ende des Jahres, Berichte nach Kategorie ausdrucken und fertig.
• Außerdem müssen Sie ein Fahrtenbuch führen. Um dies zu tun, geben Sie einfach Ihren Start- und Endkilometerstand in Ihren Planer ein, PDA, oder Smartphone-Kalender zu Beginn und am Ende eines jeden Arbeitstages. Sie können auch einen kostenlosen Cloud-basierten Kalender wie Google Kalender verwenden, damit Sie von jedem mit dem Internet verbundenen Gerät auf Ihr Protokoll zugreifen können. Am Ende jeder Arbeitswoche, Monat, oder Jahr, Subtrahieren Sie einfach die Eröffnungs- und Schlusskilometerstände. Als Backup, im Falle einer Computerstörung, Schreiben Sie Ihren Kilometerstand jedes Mal auf Ihren Kassenbon, wenn Sie Ihren Tank füllen.
• Nachdem Sie Ihre Steuern eingereicht haben, Legen Sie alle Ihre Ordner und gedruckten Tabellenkalkulationen oder zusammenfassenden Berichte zum späteren Nachschlagen in eine Bankfiliale. Stellen Sie sicher, dass die Informationen mindestens fünf Jahre zurückliegen, falls der IRS später um Klärung bittet.
• Wenn Sie das Jahr abgeschlossen haben, Erstellen Sie neue Dateiordner und wiederholen Sie den Vorgang für das kommende Jahr.

Einfach, schnell, genau und einfach. Wichtiger, wenn es an der Zeit ist, Ihre Steuern am Ende des Jahres einzureichen, die ganze grunzarbeit ist getan. Jetzt können Sie sich auf wichtigere Dinge konzentrieren. Dinge wie die Führung Ihres Unternehmens!

Susan A. Enns ist B2B Sales Coach, Autor und Managing Partner von B2B Sales Connections. Sie hat eine nachgewiesene Erfolgsbilanz, mit über 26 Jahren Erfahrung, und ihre Bücher wurden auf vier verschiedenen Kontinenten verkauft.