Was ist ein finanzieller Notfallplan? Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen eines

Die Erstellung eines finanziellen Notfallplans ist ein kluger Schachzug für jedes Unternehmen. Krisen und Rückschläge können plötzlich zuschlagen, von Naturkatastrophen bis hin zu Wirtschaftskrisen, technische Ausfälle, Partnerinsolvenzen und Kundenabbrüche. Die Notfallplanung sieht vor, im Voraus, wie Sie schnell auf jedes dieser Szenarien reagieren und das Geschäft wieder auf Kurs bringen können.

Was ist finanzielle Notfallplanung?

Notfallplanung, im Allgemeinen, geht es darum, die Maßnahmen zu priorisieren, die Sie angesichts außergewöhnlicher Bedrohungen für Ihr Unternehmen ergreifen sollten. Was sind die ersten Schritte, die Sie in einer Krise unternehmen sollten? Wenn das nicht reicht, was sind die nächsten Schritte?

Die finanzielle Notfallplanung ist ein Aspekt der Notfallplanung, der sich auf die finanziellen Ressourcen konzentriert, die erforderlich sind, um das Unternehmen im Krisenfall zahlungsfähig und funktionsfähig zu halten. Zum Beispiel, Es kann Wege aufzeigen, Mittel zu beschaffen oder Kosten zu senken, wenn es aufgrund einer Wirtschaftskrise zu einem plötzlichen Umsatzrückgang kommt.

Was ist ein finanzieller Notfallplan?

Ein finanzieller Notfallplan identifiziert die Worst-Case-Szenarien Ihres Unternehmens und deren Auswirkungen und präsentiert mögliche Reaktionen. Unternehmen entwickeln in der Regel finanzielle Notfallpläne, indem sie Daten sammeln und analysieren. dann übergeben Sie es an leitende Manager und Führungskräfte, die Strategien entwickeln. Ein Unternehmen kann für diesen speziellen Zweck auch eine Beratungsfirma beauftragen.

Typischerweise Eine Organisation entwickelt finanzielle Notfallpläne für jedes von vielleicht einem halben Dutzend Risiken, die von der Gruppe ausgewählt werden. Wenn eine Krise eintritt, Das Unternehmen nutzt den Notfallplan als Spielbuch.

Warum sind finanzielle Notfallpläne so wichtig?

Finanzielle Notfallpläne bilden die Grundlage für die Minderung von Geschäftsrisiken, Beschleunigung der Notfallwiederherstellung und Sicherstellung der Geschäftskontinuität und Ausfallsicherheit. Die COVID-19-Pandemie hat Unternehmen, die diese Widerstandsfähigkeit aufbauen, eine neue Prämie auferlegt. insbesondere ihre Lieferketten-Resilienz, laut Analysten.

Notfallplanung kommt mit einem starken Business Case, denn Unternehmen, die effektiv auf eine Krise reagieren und schnell wieder auf die Beine kommen, könnten sich einen Wettbewerbsvorteil gegenüber anderen Unternehmen verschaffen.

Vorteile eines finanziellen Notfallplans

Die Zahlungsfähigkeit und die Aufrechterhaltung eines nahezu normalen Geschäftsbetriebs können die wichtigsten Vorteile eines finanziellen Notfallplans sein. aber es gibt noch andere wichtige Vorteile, die es bietet. Einer ist der emotionale Nutzen, Denn vorausschauendes Planen kann Stress und Panik während einer tatsächlichen Krise reduzieren. Mit einem klaren Plan, Ihr Team kann inmitten einer herausfordernden und oft dynamischen Situation schnell den Fokus auf das Handeln richten.

Es gibt auch den Reputationsvorteil, denn effektives Reagieren in Krisen wirkt sich positiv auf Ihr Unternehmen aus. Auch wenn Sie den Plan B nie in die Tat umsetzen müssen, Die Tatsache, dass Sie über einen gut ausgearbeiteten finanziellen Notfallplan verfügen, kann Kunden und anderen Interessengruppen mehr Komfort bieten.

Und denken Sie daran, dass finanzielle Notfallpläne nicht nur für Worst-Case-Szenarien gedacht sind. Sie können auch Best-Case-Szenarien behandeln, wie eine Flut neuer Online-Bestellungen, die Sie nicht ausführen können. Auf diese Weise, Auch die finanzielle Notfallplanung kann Unternehmen dabei helfen, ihren Erfolg voll auszuschöpfen.

Schließlich, während Sie nicht für jede Krise oder jeden Rückschlag planen können, Sobald Sie einige erprobte finanzielle Notfallpläne zur Hand haben, Sie können ihre Aktionselemente möglicherweise auf andere potenzielle Szenarien anwenden.

Was ist in einem finanziellen Notfallplan enthalten?

Die finanzielle Notfallplanung hat zwei kritische Ziele. Eine besteht darin, die unmittelbare Reaktion auf die Krise anzugehen; der andere konzentriert sich auf die Normalisierung des Betriebs nach Eintritt des Ereignisses, oder in von der Krise unberührten Geschäftsbereichen. Zum Beispiel, eine kurzfristige Reaktion auf eine Finanzkrise in einem Kerngeschäftsfeld kann die Inanspruchnahme einer bestehenden Kreditlinie umfassen; eine längerfristige Reaktion könnte darin bestehen, Ausgaben von komplementären oder unrentablen Einheiten in den gefährdeten Kerngeschäftsbereich umzuleiten, um ihm zu helfen, sich wieder zu erholen.

Das Kapitel und der Vers eines finanziellen Notfallplans variieren je nach Größe und Art des Unternehmens. Im Allgemeinen, ein Plan sollte Optionen für die Bereitstellung von Ressourcen und/oder Kostensenkungen beinhalten. Zu den finanziellen Hebeln, zu denen Sie bereit sein sollten, gehören:

Finanzierung: Bargeldreserven sind in Krisensituationen König. Obwohl Experten vermuten, dass Unternehmen über genügend Barmittel oder andere hochliquide Vermögenswerte verfügen, um die Betriebsausgaben für sechs Monate zu decken, Studien zeigen, dass viele kleinere Unternehmen dies nicht tun. Zugang zu Kreditlinien, Kurzfristige Kredite und Betriebskontinuitätsversicherungen sind einige weitere Finanzierungsquellen, die sich Unternehmen im Vorfeld einer Krise sichern sollten.

Kosten: Kosten, Mitarbeiter und sogar ganze Geschäftsbereiche können reduziert oder verkauft werden, um profitable Aktivitäten zu schützen und einen positiven Cashflow aufrechtzuerhalten.

Buchhaltungssoftware mit detaillierten Berichterstellungs- und Datenvisualisierungstools kann Ihnen dabei helfen, ein klares Bild Ihrer finanziellen Situation zu zeichnen, während Sie die Optionen abwägen, die für Ihr Unternehmen am besten geeignet sind. da es auf Live-Daten aus Ihrem ERP-System (Enterprise Resource Planning) und anderen Tools zurückgreift.

Beispiel für einen finanziellen Notfallplan

Es ist allzu üblich, dass Unternehmen einen großen Teil ihres Umsatzes von einem einzigen Kunden abhängen. die ein großes Risiko darstellt und die Bedeutung von Notfallplänen zeigt. Wenn, zum Beispiel, Sie erhalten 25 % Ihres Geschäfts von einem einzigen Kunden, Sie sollten einen Notfallplan für den möglichen Ausfall dieses Kunden haben. Die finanziellen Komponenten eines solchen Plans können Folgendes umfassen:

• Vereinbaren Sie im Vorfeld mit Ihrer Bank den Zugang zu kurzfristigen Krediten, um eventuelle Einnahmeausfälle abzudecken.
• Verständnis von Optionen für die Neuverhandlung von Verlängerungen bestehender Unternehmenskredite.
• Schritte unternehmen, um die Zahlung von anderen Kunden zu beschleunigen, wie die Neuverhandlung von Zahlungsplänen und das Einziehen von überfälligen Konten.
• Entlassung von Mitarbeitern, die mit dem Geschäft des verlorenen Kunden verbunden sind.

Längerfristige Reaktionen könnten eine Reduzierung der diskretionären Ausgaben, Reduzierung unrentabler Aktivitäten und Verdoppelung der Neugeschäftsentwicklung, um die verlorenen Einnahmen zu ersetzen und Ihr Unternehmen weniger abhängig von diesem einen Kunden zu machen. Kerngeschäftsfelder sollten vor Einschnitten geschützt werden, die ihre Rentabilität beeinträchtigen könnten, um die Auswirkungen auf den Rest des Unternehmens zu minimieren und nach Möglichkeit „business as usual“ aufrechtzuerhalten.

7 Schritte zum Erstellen eines finanziellen Notfallplans

Unternehmen sollten bei der Erstellung eines finanziellen Notfallplans methodisch vorgehen, um sicherzustellen, dass er die größten Risiken angemessen abdeckt. Hier sind die wichtigsten Schritte in diesem Prozess:

1. Identifizieren Sie Risiken. Schränken Sie die Risiken Ihres Unternehmens auf fünf oder sechs realistische Szenarien ein, die Ihr Unternehmen wirklich zum Scheitern bringen könnten. Wie wahrscheinlich sind sie, und wie stark wären ihre Auswirkungen?
2. Ursachen analysieren. Verstehen und dokumentieren Sie, warum jede dieser Situationen auftreten kann.
3. Track-Indikatoren. Basierend auf dieser Analyse, Listen Sie die möglichen Anzeichen von Problemen auf und finden Sie Möglichkeiten, sie zu verfolgen, um der Situation einen Schritt voraus zu sein.
4. Verschreiben Sie Aktionen. Detaillieren Sie die Strategie zur Reaktion auf jede Krise, indem Sie die zu ergreifenden Schritte festlegen und priorisieren. wie, von wem und in welchem ​​Zeitraum.

Während Sie die Gliederung Ihres Notfallplans entwickeln, vertiefen Sie sich in jedes der Risiken, die Ihnen zur Verfügung stehenden finanziellen Ressourcen und wie Sie diese Ressourcen nutzen können, um darauf zu reagieren:

5. Analysieren Sie Ihr Finanzprofil. Verwenden Sie alle Finanzplanungs- und Analysetools, die Sie benötigen, um Ihre Geschäftstätigkeit und die Märkte, die Sie bedienen, detailliert darzustellen. inklusive Kosten, Cashflow und Wettbewerbsposition. Dies kann dem Unternehmen Einblicke in die Wahrscheinlichkeit verschiedener Szenarien und deren mögliche Auswirkungen geben.
6. Inventarisieren Sie Ihre Vermögenswerte und Finanzierungsquellen. Stellen Sie sich diese Fragen:Wie hoch sind Ihre Barreserven? Welche Vermögenswerte sind unverzichtbar und müssen geschützt werden? Welche Vermögenswerte würden Sie in Betracht ziehen, zu schalten oder zu verkaufen? Wo könnten Sie Ihre Ausgaben senken, ohne die Rentabilität zu gefährden? Wie viel können Sie schnell ausleihen? Haben Sie eine Betriebsunterbrechungsversicherung?
7. Pläne für die Neuzuweisung schmieden, kürzen oder hebeln. Die Beantwortung der obigen Fragen könnte nahelegen, in Ihre Reserven einzutauchen – normalerweise die erste und beste Option – oder die Produktion zu reduzieren. Nutzung von Kreditlinien bei Ihrer Bank oder der Verkauf eines nicht zum Kerngeschäft gehörenden Geschäftsbereichs. Jede Option sollte nach ihrer Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit bei der Mittelbeschaffung bewertet werden. Zum Beispiel, Der Verkauf einer Geschäftseinheit kann langsamer, weniger sicheres Ergebnis als die Aufnahme eines kurzfristigen Kredits, wenn die Zeit knapp ist.

Die folgenden Best Practices können auch dazu beitragen, die Entwicklung und Pflege Ihres finanziellen Notfallplans zu optimieren:

• Aktivierung: Sie sollten über eine Richtlinie verfügen, die genau beschreibt, wann ein Notfallplan aktiviert wird – einschließlich des Entscheidungsfindungsprozesses und der beteiligten Personen.
• Bewertungen: Überprüfen Sie diese Pläne vierteljährlich, unter Berücksichtigung wirtschaftlicher Veränderungen und Personalveränderungen, um wirtschaftliche Faktoren oder andere Angelegenheiten im Zusammenhang mit dem Geschäft zu berücksichtigen, wie z. B. neue Kontaktdaten oder eine wesentliche Änderung der Barreserven.
• Kommunikation: Stellen Sie sicher, dass der Plan abteilungsübergreifend ausgewählten Personen in Ihrem Unternehmen mitgeteilt wird, damit diese ihn überprüfen und verstehen können, bevor eine Krise eintritt.
• Aus Erfahrungen lernen: Wie bei jedem guten Businessplan Unternehmen sollten aus den Erfahrungen lernen, wenn sie sich dem Notfallplan zuwenden und Anpassungen vornehmen, die ihn für die nächste Krise besser aufstellen.

Kostenlose Vorlage für einen finanziellen Notfallplan

Für die Erstellung eines finanziellen Notfallplans stehen Ihnen verschiedene Tools zur Verfügung. Sie können mit dem Brainstorming Ihrer Reaktion auf Krisen beginnen, indem Sie diese Vorlage für die finanzielle Notfallplanung auf höchster Ebene herunterladen.

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Diese Vorlage hilft Ihnen bei der Erstellung eines finanziellen Notfallplans, der als Grundlage für die Minderung des Geschäftsrisikos dient. Beschleunigung der Notfallwiederherstellung und Sicherstellung der Geschäftskontinuität und Ausfallsicherheit.

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Zusätzlich, Buchhaltungs- und Datenanalysesoftware verfügt häufig über Planungs- und Visualisierungstools, die Unternehmen dabei helfen, Risiken und finanzielle Reaktionen abzubilden. Diese könnten bei der Vorbereitung auf das Unerwartete helfen, indem sie Aktivitäten wie:

Trendlinien: Überwachung kritischer Metriken im Laufe der Zeit, wie Cashflow und Debitorenbuchhaltung, kann Frühwarnzeichen für einen schweren Rückschlag für Ihr Unternehmen sein.

Gedächniskarten: Mindmaps organisieren und kategorisieren die vielfältigen Risiken, denen Ihr Unternehmen ausgesetzt ist, um Ihnen zu helfen, sie zu erkennen und die größten Bedrohungen zu priorisieren.

Risikoauswirkungsdiagramme: Diese Diagramme organisieren Risiken nach ihrer Auswirkung und Eintrittswahrscheinlichkeit, um Ihnen bei der Priorisierung von Antworten zu helfen.

Entscheidungsdiagramme: Entscheidungsdiagramme bilden spezifische Reaktionen auf bestimmte Ereignisse visuell ab, Führung eines klaren Aktionsplans während einer Krise .

Von so unterschiedlichen Risiken wie dem Verlust eines Großkunden bis hin zu einer Naturkatastrophe, Die Entwicklung von finanziellen Notfallplänen wird Ihrem Unternehmen als Leitfaden für die Bewältigung der Krise dienen.