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Was ist eine Spesenmanagement-Software und warum ist sie wichtig?

Die Verwaltung von Geschäftsausgaben ist ein zentrales Anliegen für alle Unternehmen, und eine, die mit manuellen Prozessen schwer zu orchestrieren ist, Papierquittungen und handschriftliche Notizen. Durch die Verwendung von Software zur Verfolgung und Überwachung der Mitarbeiterausgaben, Unternehmen können den Kostenmanagementprozess beschleunigen, Fehler reduzieren und Erstattungen schneller verteilen.

Was ist Spesenmanagement?

Das Ausgabenmanagement verfolgt nicht nur die Ausgaben der Mitarbeiter, sondern bestimmt auch, wie das Unternehmen die entstandenen Kosten erstattet. Es wendet auch die Verfahren und Richtlinien an, die zur Kontrolle dieser Art von Ausgaben verwendet werden. Zum Beispiel, wenn Arbeitnehmer auf Reisen Taggelder für Mahlzeiten erhalten, dann berücksichtigt der Spesenverwaltungsprozess diese Grenzen bei der Generierung von Erstattungen für Arbeitnehmer.

Warum ist das Spesenmanagement wichtig?

Alle Unternehmen müssen ihre Rechnungen pünktlich bezahlen können, um im Geschäft zu bleiben. und Mitarbeiterkosten sind eine dieser Rechnungen. Für jedes Unternehmen mit Mitarbeitern, die außerhalb des Büros geschäftlich tätig sind, Spesenmanagement wird immer von entscheidender Bedeutung sein. Selbst etwas so Einfaches wie ein von einem Außendienstleiter bezahltes Kundenessen muss dokumentiert werden, genehmigt und erstattet.

Mit effektiven Kostenmanagementprozessen, Unternehmen können diese Erstattungen schnell und präzise ausstellen. Mitarbeiter warten nicht gerne Monate, nachdem sie eine Ausgabe gedeckt haben, um eine Rückerstattung zu erhalten.

Arten des Spesenmanagements

Unternehmen haben unterschiedliche Möglichkeiten, Ausgaben zu verwalten, einschließlich:

  • Papierverfolgung. Dies ist die traditionelle – und veraltete – Methode zur Verwaltung von Ausgaben, Mitarbeiter sammeln Papierbelege und reichen sie monatlich oder vierteljährlich zur Genehmigung an die Buchhaltung ein.
  • Tabellenkalkulationen. Dies ist eine beliebte Wahl bei Unternehmen, die versuchen, ihre Abhängigkeit von Papier zu reduzieren, die noch nicht zu einem dedizierten, automatisiertes Spesenmanagementsystem.
  • Kostenmanagement-Software. Dieser Ansatz vereinfacht den Kostenverwaltungsprozess. Die Software warnt Manager bei Spesenabrechnungen, die überprüft werden müssen, Lassen Sie sie die Forderung annehmen oder ablehnen. Genehmigte Ausgaben werden dann automatisch zur Erstattung an die Buchhaltung weitergeleitet.

Kostenmanagementprozess

Das Spesenmanagement ist ein mehrstufiger Prozess, der das Erfassen und Einreichen von Spesen, was beinhalten kann:Einreichung von Erstattungsanträgen, diese Behauptungen zu genehmigen oder abzulehnen, Terminierung der Zahlungsansprüche, und, Endlich, den Arbeitnehmer zu erstatten.

Mit dem richtigen Verfahren Unternehmen können ihre Ausgaben überwachen, sicherstellen, dass die Mitarbeiter das System nicht missbrauchen, und ergreifen Sie schnelle Korrekturmaßnahmen, wenn dies der Fall ist (z. einzelne Mitarbeiter wissen lassen, dass sie in bestimmten Bereichen mehr ausgeben, als sie sollten). Wenn, zum Beispiel, ein Verkäufer ohne vorherige Genehmigung in der ersten Klasse geflogen ist, eine schnelle Überprüfung seiner Quittungen wird den Verstoß aufdecken.

Es kann schwierig sein, diese Probleme mit manuellen Systemen zu finden, insbesondere für ein Unternehmen mit einem wachsenden Team von Außendienstmitarbeitern. Fehlende Information, Genehmigung von Ausgaben ohne gründliche Überprüfung und langsame Genehmigungen sind häufige Probleme. Dies verschwendet nicht nur die Zeit der Mitarbeiter, sondern lässt die Mitarbeiter sich auch fragen, wo ihre Spesenschecks sind (oft, weil sie bereits neue Ausgaben für die nächste Abschlussperiode ansammeln).

Wie bei allen manuellen Geschäftsprozessen Die manuelle Verwaltung von Ausgaben kann ineffizient sein, zeitaufwendig und fehleranfällig. Jedoch, Eine kürzlich durchgeführte Umfrage ergab, dass ein großer Prozentsatz der Unternehmen dies immer noch tut – und nicht die Vorteile eines automatisierten Ausgabenmanagements nutzt:

  • Fast die Hälfte der Unternehmen (46 %) verfolgt die Kosten für die Verarbeitung von Spesenabrechnungen nicht.
  • 43 % der Unternehmen verwalten die Spesenabrechnung immer noch manuell.
  • 44 % der Unternehmen, die nicht planen, in eine dedizierte Lösung für das Reise- und Spesenmanagement zu investieren, weil „unsere aktuellen Prozesse gut genug funktionieren“.

Die Vorteile der Automatisierung dieses Aspekts der Betriebsabläufe eines Unternehmens sind gut dokumentiert. Von den Unternehmen, die in Technologie investiert haben oder dies planen, um das Ausgabenmanagement zu erleichtern, 82 % sagen, dass die Vereinfachung des Spesenabrechnungsprozesses für Mitarbeiter und Manager ein Hauptgrund für den Wechsel ist.

Weitere wichtige Motivatoren sind der Bedarf an Echtzeiteinblicken in die Ausgaben und die Notwendigkeit, das Ausgabenmanagement des gesamten Unternehmens auf einer einzigen Plattform zu haben, anstatt auf verschiedene Tabellenkalkulationen und Papiere zu verteilen.

Kostenmanagementrichtlinie

Eine der besten Möglichkeiten, die Ausgaben der Mitarbeiter zu kontrollieren, besteht darin, eine Richtlinie für das Ausgabenmanagement zu implementieren, die von allen befolgt werden kann. Eine Police kann begründen, warum eine Ausgabe abgelehnt oder in Frage gestellt wird, und bei der endgültigen Entscheidung über die Erstattung der Kosten helfen.

Alle Richtlinien zum Ausgabenmanagement sollten Folgendes beinhalten:

  • Eine vollständige Liste der Ausgaben, die das Unternehmen übernimmt.
  • Eine vollständige Liste der Ausgaben, die das Unternehmen nicht übernimmt.
  • Klare und prägnante Sprache (damit keine Fragen darüber gestellt werden, was zulässig ist/nicht zulässig ist).

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Unternehmen ihre Richtlinien zum Ausgabenmanagement regelmäßig aktualisieren. Wenn Ihr Unternehmen wächst und in neue Geschäftsfelder expandiert, es muss diese Richtlinie anpassen, um diese Änderungen zu berücksichtigen.

Vergessen Sie nicht, Best Practices wie die Vorabgenehmigung für bestimmte Ausgaben zu berücksichtigen, klare Definition der Schritte im Genehmigungsprozess und anderer Elemente, die dazu beitragen können, potenzielle Probleme zu minimieren, wenn jemand Ausgaben anzeigt.

Was ist ein Spesenmanagementsystem?

Ein Spesenmanagementsystem ist eine Software, die den Kostenerstattungsprozess für Mitarbeiter vereinfacht, indem ein Großteil davon automatisiert wird. Die Software reduziert den Papierbedarf, senkt den Bearbeitungsaufwand und minimiert Fehler.

Was macht ein Spesenmanagementsystem?

Dieses System automatisiert die Aufnahme, Verfolgung, Genehmigung und Zahlung erstattungsfähiger Auslagen der Mitarbeiter. Die Spesenverwaltungssoftware stimmt mit der Spesenverwaltungsrichtlinie des Unternehmens überein, um sicherzustellen, dass das Unternehmen nicht zu viel für genehmigte (oder nicht genehmigte) Ausgaben ausgibt.

Ein Ausgabenmanagementsystem bietet auch Analysetools, die der Organisation helfen, bessere Entscheidungen über zukünftige Ausgaben zu treffen und über notwendige Anpassungen ihrer Richtlinien zu informieren. Schließlich, Das System unterstützt Unternehmen dabei, die Einhaltung und Rechenschaftspflicht zu wahren, indem es über alle Ausgaben genau berichtet.

Die Integration einer Spesenmanagement-Software mit einem ERP- oder Buchhaltungssystem bietet zusätzliche Vorteile. Für eine, es macht Buchhaltungsmitarbeitern überflüssig, Spesenabrechnungsdaten hochzuladen oder manuell einzugeben, spart Zeit und reduziert das Fehlerrisiko. Einmal genehmigt, Spesen werden dann automatisch zur Zahlung eingeplant, was zu einer schnelleren Erstattung durch die Mitarbeiter führt.

Die Kombination von Spesenabrechnungsdaten mit ERP-Daten führt auch zu einer umfassenderen Analyse über alle Ausgabenkategorien hinweg. sowie nach Regionen, Marke oder einem anderen Geschäftsbereich. Zum Beispiel, Integration ermöglicht Dienstleistungsunternehmen, Ausgaben einfacher an einzelne Projekte zu koppeln, Fragen, wie Ausgaben zuzuordnen sind oder welchem ​​Kunden sie in Rechnung gestellt werden sollen, entfallen.

Funktionen und Fähigkeiten der Spesenverwaltungssoftware

Hier sind einige der wichtigsten Funktionen und Fähigkeiten der Spesenverwaltungssoftware:

  • Verfolgen Sie alle Mitarbeiterbelege
  • Ermöglichen Sie Mitarbeitern die Verwendung ihrer Smartphones zum Erfassen von Belegen
  • Legen Sie die Quittungen auf einem zentralen Dashboard ab
  • Ausgabenlimits und Unternehmensrichtlinien dokumentieren
  • Erlauben Sie Unternehmen, diese Beschränkungen und Richtlinien nach Bedarf zu ändern
  • Integration mit Firmenkreditkarten (falls zutreffend)
  • Leiten Sie die Belege an die entsprechenden Genehmiger weiter
  • Verwalten Sie diese Genehmigungen oder kennzeichnen Sie diejenigen, die mehr Aufmerksamkeit benötigen
  • Auf Richtlinienverstöße prüfen
  • Planen Sie Erstattungsprüfungen für die Zahlung ein

Warum ein Spesenmanagementsystem verwenden?

Manuelles Spesenabrechnungsmanagement ist sowohl teuer als auch zeitaufwändig. Nach Angaben der Global Business Travel Association es dauert einen Durchschnitt:

  • 20 Minuten, um eine Spesenabrechnung auszufüllen
  • 18 Minuten, um eine Spesenabrechnung zu korrigieren
  • 58 USD für die Verarbeitung einer Spesenabrechnung
  • $52, um eine Spesenabrechnung zu korrigieren

Unternehmen, die den Spesenverwaltungsprozess automatisieren, können den Zeit- und Geldaufwand für diese wichtige Aufgabe erheblich reduzieren. Zur selben Zeit, sie gewinnen bessere Einblicke in das Ausgabeverhalten einzelner Mitarbeiter, wodurch es einfacher wird, ungewöhnlich hohe Ausgaben zu lokalisieren, damit diese behoben werden können.

Vorteile der Kostenverwaltungssoftware

Spesenmanagement-Software hilft Unternehmen, einen zeitaufwändigen Prozess zu automatisieren, gewinnen Sie eine bessere Kontrolle über die Ausgaben der einzelnen Mitarbeiter (nicht die allgemeinen Unternehmensausgaben) und reduzieren Sie Fehler. Die Software bietet auch ein zuverlässiges Tracking (z. B. sofortige Benachrichtigungen, wenn ein Mitarbeiter mit seinem Smartphone Belege eingibt), schnellere Berichterstattung und bessere Einhaltung der Unternehmensrichtlinien.

Benutzerdefinierte Workflows verwenden, Die Software vereinfacht auch den Kostengenehmigungsprozess, indem diese Aufgaben automatisch an die richtigen Personen weitergeleitet werden. Schließlich, Diese Lösungen beinhalten Analysen, die potenzielle Probleme schnell erkennen und die Entscheidungsfindung verbessern können.

Auswahl eines Spesenmanagementsystems

Heutzutage stehen viele verschiedene Spesenmanagementsysteme zur Verfügung, und nicht alle von ihnen sind gleich geschaffen. Wie bei jedem Technologiekauf Sie möchten sicherstellen, dass die Lösung das richtige Maß an Funktionalität bietet, kann die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllen und bietet ein hohes Maß an After-Sales-Support.

Gängige Funktionen, die Sie bei Anbietern suchen und vergleichen sollten, sind:

  • Dokumentenverwaltung zur Erstellung von Audit Trails.
  • Einfach, anpassbare Genehmigungsprozesse.
  • Anpassbare Ausgabenrichtlinien, mit Echtzeit-Checks für die Mitarbeiter-Compliance.
  • Mobile Erreichbarkeit auf vielen Arten von Geräten.
  • Analyse und Berichterstellung.
  • Integration mit anderen Softwaresystemen.

Sobald Sie die Bedürfnisse Ihres Unternehmens identifiziert haben, erkunden Sie Ihre Möglichkeiten und fordern Sie Vorführungen an. Sprechen Sie mit anderen Unternehmen (vorzugsweise innerhalb Ihrer Branche), die erfolgreich ein Spesenmanagementsystem einsetzen, und achten Sie darauf, mehrere Optionen zu bewerten, bevor Sie Ihre endgültige Entscheidung treffen.

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