Was ist eine Spesenabrechnung? (Warum es wichtig ist &kostenlose Vorlage)

Was ist eine Reisekostenabrechnung?

Eine Reise- und Bewirtungskostenabrechnung, auch bekannt als T&E-Bericht, detailliert die Kosten, die anfallen, wenn Mitarbeiter zur Arbeit reisen und Unternehmen Veranstaltungen durchführen. Mitarbeiter können T&E-Berichte einreichen, um Kosten für Kosten wie Geschäftsessen mit Kunden oder Flugtickets für die Teilnahme an einer Branchenkonferenz zu erhalten. Das Unternehmen kann Spesenabrechnungen verwenden, um zu verfolgen, wie viel es für Reisen und Unterhaltung ausgibt.

Was ist eine Ausgabe?

„Kosten“ ist ein weit gefasster Begriff, der jede Art von Geschäftskosten umfasst. Reise- und Bewirtungskosten sind eine Kategorie von Ausgaben. Typische Reise- und Bewirtungskosten können die Kosten für die Teilnahme an Wirtschaftskursen, Teilnahme an Konferenzen, Reisen, um sich mit Kunden oder Kunden zu treffen, und Organisation eines Firmenpicknicks zur Belohnung der Mitarbeiter.

Ein Unternehmen führt alle seine Ausgaben in seiner Gewinn- und Verlustrechnung (auch als Gewinn- und Verlustrechnung bezeichnet) auf.

Arten von Spesenabrechnungen

Reisekostenabrechnungen sind nur eine von vielen Arten von Spesenabrechnungen. Im Allgemeinen, Alle Spesenabrechnungen sollen dem Unternehmen helfen, Ausgaben besser zu verfolgen und zu analysieren. Reisekostenabrechnungen können helfen, Bereiche zu identifizieren, in denen Unternehmen möglicherweise zu viel ausgeben; einige Berichte sind auch für steuerliche Zwecke wichtig.

Für Reise- und Reisekosten, Mitarbeiter reichen in der Regel wöchentliche Spesenabrechnungen ein, in denen Auslagen für Aktivitäten oder Einkäufe aufgeführt sind, wie Kundenmahlzeiten oder anfallende Kilometer beim Fahren zu Kundenstandorten. Mit der richtigen Spesenmanagement-Software, Unternehmen können Berichte erstellen, die die aggregierten Daten aus den Spesenabrechnungen der Mitarbeiter analysieren, um Ausgaben zu verfolgen und eine Unternehmensrichtlinie für das Reisemanagement zu entwickeln.

Unternehmen verwenden andere Arten von Spesenabrechnungen, um verschiedene Ausgabenkategorien zu verfolgen, einschließlich Gemeinkosten wie Gehälter und Miete.

Monatlicher Spesenbericht

Monatliche Spesenabrechnungen helfen einem Unternehmen, alle mit der Führung des Geschäfts verbundenen Ausgaben zu verfolgen und zu analysieren. Dies hilft dem Unternehmen, Ausgabentrends zu überwachen, Bestimmen Sie, ob die aktuellen Ausgaben mit den Prognosen übereinstimmen, und finden Sie Möglichkeiten zur Kostensenkung.

Langfristige Spesenabrechnungen

Langfristige Spesenabrechnungen umfassen in der Regel Quartale oder Jahre, und sind eine weitere Möglichkeit, die Ausgabenmuster eines Unternehmens zu messen. Unternehmen können auch jährliche Spesenabrechnungen verwenden, um Steuerabzüge für die Verwendung in den jährlichen Steuererklärungen zu identifizieren.

Wiederkehrende Spesenabrechnungen

Wiederkehrende Spesenabrechnungen analysieren in der Regel feste regelmäßige Ausgaben, wie Miete, Gehaltsabrechnung und Nebenkosten, die das Unternehmen jeden Monat abdecken muss. Sie können es einfacher machen, signifikante Erhöhungen dieser Ausgaben zu erkennen, die das Endergebnis stillschweigend beeinträchtigen könnten.

Wie sieht eine Spesenabrechnung aus?

Je nach Unternehmen, eine Spesenabrechnung kann so einfach sein wie eine Tabelle mit wenigen Spalten für wesentliche Informationen oder so komplex wie ein mehrseitiges Dokument mit zahlreichen Spalten. Kategorien und Codes für eine Vielzahl von Ausgaben. Viele kleine Unternehmen verlassen sich auf einfache Formulare und Tabellenkalkulationen anstelle von Kostenverwaltungssoftware. Größere Unternehmen verwenden eher numerische Codes für Ausgaben und Bestellnummern für einige Ausgaben.

Was ist in einer Spesenabrechnung enthalten?

Eine Spesenabrechnung enthält normalerweise mehrere Spalten:

• Das Datum, an dem eine Ausgabe angefallen ist.
• Eine Beschreibung der Kosten, die normalerweise genau beschreibt, was gekauft wurde, oder, bei Mahlzeiten, die an der Veranstaltung teilgenommen haben.
• Die Ausgabenkategorie, wie Mahlzeiten oder Transport.
• Die Höhe der Kosten.
• Die Abteilung, in der der Mitarbeiter arbeitet, und sein Vorgesetzter.

Beispiel für eine Spesenabrechnung

Hier ist ein Beispiel für Einträge in einer einfachen Reisekostenabrechnung.

Datum Beschreibung Unterkunft Transport Mahlzeiten Sonstiges Betragen 20.10.20 Mittagessen mit J. Smith
von WidgetWare $72.50 $72.50 21.10.20 Anmeldegebühr für
Online-Verkaufsseminar 275,00 $ 275,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 72,50 $ 275,00 $ 347,50 $ Gesamt 347,50 $

Kategorien der Reisekostenabrechnung

Die Kategorisierung von Reise- und Reisekosten ist sowohl für die genauere Nachverfolgung der Ausgaben als auch für steuerliche Zwecke wichtig. Häufige Kategorien für T&E-Berichte sind:

• Automeilenzahl
• Reisen (Flug, Unterkunft, Taxis/Uber/Lyft)
• Geschäftsessen
• Bürokosten (z.B. Kostenerstattung für den Heim-Internetdienst für Remote-Mitarbeiter)
• Sonstige Ausgaben (wie gemäß der Richtlinie zulässig)

Kategorien für die Ausgabenberichterstattung helfen Unternehmen, ihre Ausgaben für die Steuerberichterstattung und Compliance zu gruppieren. Der IRS legt fest, welche Ausgaben steuerlich absetzbar sind, typischerweise Ausgaben, die zu den „gewöhnlichen und notwendigen“ Kosten der Geschäftstätigkeit gehören. Aufgrund des US-amerikanischen Tax Cuts and Jobs Act (TCJA) von 2017 die meisten Unterhaltungskosten, wie einen Kunden ins Theater zu bringen, sind steuerlich nicht abzugsfähig. Es gibt einige Ausnahmen, B. Kosten, die anfallen, um eine Urlaubsparty für Mitarbeiter zu veranstalten, oder bestimmte Ausgaben im Zusammenhang mit der Teilnahme an Geschäftstreffen und Konferenzen.

Bedeutung der Spesenabrechnung im Geschäft

Ausgaben im Zusammenhang mit Fahrten zu mehreren Kundenstandorten, Mitarbeiter für Homeoffice-Kosten zu erstatten und Konferenzen zu bezahlen, kann sich schnell summieren. Mit der Reisekostenabrechnung können Unternehmen verfolgen, wohin ihr Geld fließt, und hilft Unternehmen, diese Ausgaben unter Kontrolle zu halten.

Wie unterscheidet sich die Reisekostenabrechnung für kleine Unternehmen von denen für Unternehmen?

Bei kleinen Unternehmen, der Spesenabrechnungsprozess ist im Allgemeinen unkompliziert:Ein Mitarbeiter reicht eine Reisekostenabrechnung zur Genehmigung ein, und sobald der Bericht genehmigt ist, jemand aus der Buchhaltung schickt ihnen eine elektronische Zahlung, stellt ihnen einen Scheck aus oder stellt eine Zahlung auf ein Firmenkreditkartenkonto aus.

Für größere Unternehmen, Die Spesenabrechnung hilft, Ausgaben nach Abteilungen zu identifizieren, Standort und andere Kategorien. Spesenabrechnungen von Unternehmen sind in der Regel sehr detailliert. Unternehmen können jeden Monat Hunderte oder sogar Tausende von Mitarbeiterberichten verarbeiten, von den Weiterbildungskursen der Rechtsabteilung bis hin zu den Reisen des Vertriebsteams zu den Kundenstandorten.

Erstellen einer maßgeschneiderten Reisekostenabrechnung für Ihr Unternehmen

Während Reisekostenabrechnungen für verschiedene Organisationen vieles gemeinsam haben, Jedes Unternehmen wird wahrscheinlich einige einzigartige Anforderungen haben. Das schafft den Bedarf an benutzerdefinierten Spesenabrechnungen, die auf die Geschäftsanforderungen eines einzelnen Unternehmens zugeschnitten sind.

Um diese Berichte zu erstellen, Unternehmen können entweder eine vorgefertigte Vorlage anpassen oder eine Spesenabrechnung von Grund auf neu erstellen. Eine ausgefeiltere Spesenverwaltungssoftware ermöglicht es Unternehmen, Berichte an ihre spezifischen Bedürfnisse anzupassen und benutzerdefinierte Workflows zu erstellen, die den Genehmigungsprozess beschleunigen.

Wie häufig sollten Spesenabrechnungen eingereicht werden?

Es hängt davon ab, ob. Für T&E-Berichte, Mitarbeiter können es vorziehen, wöchentlich Berichte vorzulegen, so dass ihnen die Auslagen schnell erstattet werden können. Jedoch, Dies kann viel Zeit des Personals in Anspruch nehmen. Wenn Mitarbeiter ausschließlich Firmenkreditkarten für Reise- und Reisekosten verwenden, Durch die seltenere Einreichung von Berichten können Verwaltungskosten gesenkt werden. Es ist gängige Praxis, den Bericht innerhalb des Abrechnungszeitraums vorzulegen, in dem die Aufwendungen angefallen sind.

So automatisieren Sie Reise- und Reisekostenabrechnungen

Reisekostenabrechnungen können sowohl für die Mitarbeiter, die die Spesenformulare ausfüllen, als auch für das Buchhaltungsteam zeitaufwändig und mühsam sein. Dies gilt insbesondere, wenn das Volumen der Meldungen zunimmt, Dies kann auch die Berichterstellung über Ausgaben nach Kategorie und Abteilung erschweren.

Viele Unternehmen verwenden Software, um Teile des Spesenabrechnungsprozesses zu automatisieren, das Ausfüllen effizienter zu gestalten, Berichte prüfen und genehmigen. Ein System kann einzelne Mitarbeiter entlasten, Manager und das Buchhaltungsteam, während automatisch detaillierte Berichte erstellt werden, die die Unternehmensleiter analysieren können. Eine Spesenabrechnungssoftware kann auch Elemente kennzeichnen, die möglicherweise nicht den Unternehmensrichtlinien entsprechen, und die Ausgaben zur Überprüfung an die zuständigen Mitarbeiter weiterleiten.

Software und Tools für Reisekostenabrechnungen

Software kann den Zeitaufwand für die Erstellung und Verarbeitung von Spesenabrechnungen reduzieren. Eine Spesenberichtssoftware kann auch automatisch monatliche oder vierteljährliche Berichte erstellen, die Ausgaben analysieren, hilft Unternehmen, wertvolle Einblicke in die Kosten zu gewinnen, die von verschiedenen Abteilungen und Geschäftsbereichen anfallen.

Software kann die Erfassung und Kategorisierung von Ausgaben erleichtern, Teile des Prozesses zu automatisieren. Zum Beispiel, es kann den Text auf einer Quittung verwenden, um die Ausgabenkategorie automatisch auszufüllen. Firmenname und Betrag, nachdem ein Mitarbeiter ein Foto davon gemacht hat. Diese Lösungen können auch die Genauigkeit der Berichterstellung verbessern, indem Sie es Unternehmen ermöglichen, benutzerdefinierte Geschäftsregeln zu erstellen und zu verwenden.

Unternehmen können Workflows so anpassen, dass Berichte automatisch zur Genehmigung an die richtigen Manager weitergeleitet werden. Die Software kann auch Reise- und Reiseberichte der Mitarbeiter durch den Genehmigungs- und Erstattungszyklus verfolgen und Warnungen versenden, wenn eine Spesenabrechnung nicht zu einem bestimmten Zeitpunkt genehmigt wird. So wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter zeitnah entschädigt werden.

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