Die Kosten hinter der Gehaltsabrechnung für kleine Unternehmen verstehen

Hier ist ein Überblick über diese softwarebasierten Dienste, einige Faktoren, die Ihre Zahlung beeinflussen, und Vorschläge, wie Sie den größtmöglichen Nutzen aus Ihrem Anbieter ziehen können.

Wie hoch sind die durchschnittlichen Kosten für die Auslagerung der Gehaltsabrechnung?

Die Kosten für die Nutzung eines softwarebasierten Gehaltsabrechnungsdienstes variieren stark, zum Teil, weil diese Anbieter oft mehrere Servicestufen anbieten.

Ein Starter-Level-Lohnabrechnungspaket für kleine Unternehmen kann sehr günstig sein, ab etwa 20 US-Dollar pro Monat plus einer Gebühr pro Mitarbeiter. Diese Pakete bieten Grundfunktionen, wie die Berechnung von Löhnen und die direkte Einzahlung von Zahlungen auf die Bankkonten der Mitarbeiter. Sie berechnen in der Regel auch lokale, Landes- und Bundessteuern und reichen Sie die entsprechenden Formulare ein. Einige Dienste ermöglichen es Mitarbeitern, online über einen Browser oder eine mobile App auf ihre Finanzinformationen zuzugreifen.

Übergeordnete Ebenen können den Zugang zu Personalinformationen und Spezialisten umfassen, für eine Grundgebühr, die in der Regel ein Mehrfaches der Kosten des Einstiegsdienstes beträgt. Die HR-Unterstützung kann von einer Wissensdatenbank mit Standardformularen und Vorlagen, wie für Mitarbeiterhandbücher, Zugang zu Personalberatern für Einzelgespräche. Dies erspart kleinen Unternehmen die Kosten für die Einstellung eines Spezialisten, und möglicherweise das Hinzufügen eines Personalmanagementsystems, durch Bereitstellung von Fachwissen nach Bedarf.

Faktoren, die die Kosten der Gehaltsabrechnung beeinflussen

Andere Faktoren, die sich auf die Lohnkosten von Kleinunternehmen auswirken können, sind die Zahlungshäufigkeit Ihres Unternehmens, Gesamtzahl der Angestellten, wie viele nutzen die direkte Einzahlung, ob Sie Teams haben, die über mehrere Bundesstaaten verteilt sind, und die Komplexität Ihrer lokalen, Landes- und Bundessteuern.

Häufigkeit der Gehaltsabrechnung

Einige Gehaltsabrechnungsdienste berechnen basierend auf jeder Gehaltsabrechnung, während andere eine unbegrenzte Anzahl von Gehaltsabrechnungen pro Monat beinhalten, einschließlich Off-Cycle-Läufen. Wenn ein Service pro Abrechnungslauf verrechnet, Bedenken Sie, dass die Mitarbeiter zwar im Allgemeinen einen wöchentlichen Gehaltsscheck bevorzugen, je häufiger Sie Ihre Mitarbeiter bezahlen, desto mehr kann es kosten.

Die Häufigkeit der Gehaltsabrechnung kann weniger offensichtliche Auswirkungen auf die Kosten für Ihr Unternehmen und seine Mitarbeiter haben. Zum Beispiel, wenn Ihr Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienstleister pro Lauf abrechnet, Die monatliche Zahlung ist möglicherweise die kostengünstigste Option für das Unternehmen – in Ihrem Bundesstaat ist dies jedoch möglicherweise nicht legal. oder für einige Arbeiterklassen.

Halbmonatliche Zahlung – jeden Monat zu einem festen Datum, wie der 15. und 30. — kann komplizierter zu verwalten sein, da jede Lohnperiode eine andere Anzahl von Tagen hat und oft mitten in einer Arbeitswoche endet.

Gesamtzahl der Beschäftigten auf der Gehaltsliste

Lohnabrechnungsdienste berechnen in der Regel zusätzlich zu den Grundkosten des Abonnements eine monatliche Gebühr pro Mitarbeiter. Die Gebühr pro Mitarbeiter kann zwischen 2 und 15 US-Dollar pro Mitarbeiter pro Gehaltsabrechnung oder pro Monat liegen. Die Kosten pro Mitarbeiter können für kleinere Unternehmen höher sein, da größere Unternehmen oft Anspruch auf Mengenrabatte von Anbietern haben.

Direkte Einzahlung

Im Allgemeinen, Gebühren für Gehaltsabrechnungen beinhalten die direkte Einzahlung auf die Bankkonten der Mitarbeiter. Die direkte Einzahlung eliminiert die potenziellen Kosten für den Ersatz von Papierschecks, die in der Post verloren gehen, und stellt sicher, dass das Gehalt der Mitarbeiter immer zu einem bestimmten Datum auf ihrem Bankkonto eingeht. auch wenn sie geschäftlich oder im Urlaub unterwegs sind.

Die Verwendung eines Gehaltsabrechnungsservices, der eine direkte Einzahlung beinhaltet, kann auch im Vergleich zu den Kosten für die Verwaltung Ihrer eigenen Gehaltsabrechnung und die Einrichtung einer direkten Einzahlung bei Ihrer Bank Geld sparen. Nach Angaben der National Federation of Independent Business, Die Einrichtungsgebühren für die direkte Einzahlung reichen von 50 bis 149 US-Dollar. abhängig von Faktoren wie der Größe des Arbeitgebers und der Art des Bankkontos. Zusätzlich, Banken können für jede Lohnperiode eine Pauschalgebühr zuzüglich einer Gebühr für jede Mitarbeiterzahlung erheben.

Verteilte Teams über Staaten hinweg

Die Gehaltsabrechnung kann mehr kosten, wenn Sie Mitarbeiter in mehreren Bundesstaaten haben, einfach weil die Buchhaltung komplizierter ist. Eigentlich, Arbeitnehmer in mehreren Steuerjurisdiktionen zu haben, kann weitreichende Auswirkungen haben, die über die reine Gehaltsabrechnung hinausgehen.

Wenn Sie eine geografisch verteilte Belegschaft haben, fragen Sie den Anbieter nach dem Support, bevor Sie sich anmelden, da einige Basispakete nicht in der Lage sind, die erforderlichen nuancierten Einblicke zu bieten, wenn Mitarbeiter in verschiedenen Bundesstaaten ansässig sind. Allgemein, lokale und staatliche Steuern für den Staat einbehalten werden, in dem der Arbeitnehmer die Arbeit verrichtet hat, und Ihr Unternehmen muss sich bei jeder staatlichen Finanzbehörde registrieren. Zum Beispiel, Angenommen, Sie haben Mitarbeiter, die in Connecticut leben und Vollzeit in Ihrem Unternehmen in New York arbeiten. Sie würden New Yorker Steuern einbehalten. Aber wenn dieser Mitarbeiter in Ihrer Einrichtung in Connecticut Vollzeit arbeitet, Sie würden Connecticut-Steuern einbehalten.

Wenn ein anderer Mitarbeiter von einem steuerfreien Staat entfernt lebt und arbeitet, keine Steuer erhoben würde.

Alle zusätzlichen Steuerdienstleistungen

Arbeitgeber müssen lokale, staatliche und bundesstaatliche Steuern für Mitarbeiter auf ihrer Gehaltsliste. Für alle festangestellten Mitarbeiter, Unternehmen müssen den Arbeitgeberanteil der Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern zahlen, die zusammen 7,65 % des Lohns ausmachen. Die Arbeitgeber sind auch für die Zahlung der Arbeitslosensteuern des Bundes und der Länder verantwortlich, die je nach Bundesland variieren.

Andere potenzielle Gehaltsabrechnungsgebühren

Abhängig von der Servicestufe und dem Anbieter, den Sie auswählen, Es können zusätzliche Gebühren anfallen, um Funktionen abzudecken, wie zum Beispiel:

Angestelltenbonus: Einige Gehaltsabrechnungsanbieter bieten zusätzliche Leistungen für Arbeitnehmer, entweder in Basispaketen oder in höheren Stufen. Zum Beispiel, sie können automatisch berechnen, die Arbeiterunfallversicherung abziehen und bezahlen. Einige Unternehmen arbeiten auch mit externen Anbietern zusammen, um medizinische, Zahn- und Augenversicherung. Beachten Sie, dass Sie immer noch genau auf die Ausgaben für die Arbeitnehmervergütung und das Gesundheitswesen achten müssen, da dies zwei Bereiche sind, die Experten sagen, dass viele kleine Unternehmen zu viel bezahlen.

Hinzufügen oder Entfernen von Mitarbeitern : Da das Hinzufügen Ihrer Mitarbeiter- und Gewerbesteuerdaten zum System mit Kosten verbunden ist, Einige Anbieter erheben eine Gebühr, wenn Sie Ihrer Gehaltsabrechnung Mitarbeiter hinzufügen oder daraus entfernen.

Direkte Einzahlung: Direkteinzahlungsgebühren sind bei Gehaltsabrechnungsdienstleistern nicht immer enthalten, was zusätzliche Kosten verursachen kann.

Benutzerbasierte Sicherheit: Über ein konfigurierbares Sicherheitsmodell können Sie bestimmten Benutzern basierend auf ihren Rollen im Unternehmen Zugriff auf ausgewählte Funktionen und Informationen gewähren. Zum Beispiel, ein Personalchef sollte in der Lage sein, die Gehaltssätze für alle Mitarbeiter zu überprüfen. Einige Anbieter berechnen für diese Funktion zusätzliche Gebühren.

Mitarbeiter Selbstservice: Mitarbeiter-Self-Service-Funktionen ermöglichen es Mitarbeitern, Änderungen an Wahlabzügen vorzunehmen, direkte Einzahlungskonten und Steuereinbehalte und Abrufen von Kopien von Verdienstabrechnungen ohne Unterstützung der Personalabteilung – aber einige Anbieter berechnen für diese Funktion zusätzliche Gebühren.

Schecks drucken und versenden: Obwohl die direkte Einzahlung die bevorzugte Methode für die meisten Gehaltsabrechnungsdienste ist, einige Arbeitgeber und Arbeitnehmer bevorzugen immer noch Papierschecks. Gehaltsabrechnungsdienste ermöglichen es Unternehmen in der Regel, ihre eigenen Schecks auf Standardvorlagen auszudrucken, aber wenn Sie möchten, dass der Service für Sie Schecks druckt und versendet, Versandkosten können anfallen.

Eine dritte Option:Gehaltsabrechnungskarten

Mitarbeiter, die Papierschecks bevorzugen, weil sie keine Bankkonten haben, haben jetzt eine weitere Option:wiederaufladbare Debitkarten für die Gehaltsabrechnung, die in jeder Abrechnungsperiode automatisch aufgeladen werden.

Vorteile

Nachteile

Sicherheit und Komfort: Mitarbeiter müssen sich keine Sorgen mehr machen, dass Schecks auf dem Postweg verloren gehen oder während der Geschäftszeiten zu einer Bank gelangen. Karten haben eindeutige PINs für jeden Mitarbeiter. Verlorene Karten können deaktiviert und durch einen Anruf ersetzt werden.

Ersparnisse: Arbeitgeber vermeiden die Kosten für den Druck und den Versand von Schecks, während Mitarbeiter ohne Bankverbindung Gebühren für das Einlösen von Schecks vermeiden.

Breite Akzeptanz: Diese Karten werden von Visa und MasterCard ausgestellt, Das bedeutet, dass sie überall dort verwendet werden können, wo Kreditkarten akzeptiert werden und dieselbe FDIC-Versicherung und denselben Betrugsschutz aufweisen. Mitarbeiter können ihr Geld auch an einem Geldautomaten abheben.

Gebühren: Zu den potenziellen Zusatzkosten, die sich auf die Löhne auswirken können, gehören Inaktivität, Gebühren für Geldautomaten und Überziehungen. Arbeitgeber sollten die Gebührenstruktur des Kartenherausgebers untersuchen und die Mitarbeiter über die Vermeidung von Gebühren aufklären.

Vorschriften: Einige Staaten regulieren die Verwendung von Lohnkarten, einschließlich der Begrenzung der Gebühren, die erhoben werden können. Der National Council of State Legislatures hat einen Leitfaden für die Landes- und Bundesgesetze.

Gehaltsabrechnungen: Arbeitgeber müssen weiterhin sicherstellen, dass Arbeitnehmer Zugang zu ihren Gehaltsabrechnungen haben, Arbeiten Sie daher mit Ihrem Dienstanbieter zusammen, um zu entscheiden, wie Sie Stubs am besten bereitstellen. Druck- und Versandpapier eliminiert einen Großteil des Komfort- und Sicherheitsvorteils der Karte.

W-2 und 1099 Verarbeitung: Einige Dienste berechnen zusätzliche Gebühren für das Ausfüllen und Einreichen von Steuerformularen zum Jahresende für Ihre Arbeitnehmer – W-2-Formulare für Angestellte und 1099-Formulare für unabhängige Auftragnehmer. Jedoch, diese Gebühr kann sich für einige Unternehmen lohnen, die keine internen oder vertraglichen Buchhalter haben.

Wie ist es anders, wenn die Gehaltsabrechnung im Haus oder über Software erfolgt?

Für kleine Unternehmen ist es möglich, die Gehaltsabrechnung selbst zu erledigen, anstatt einen softwarebasierten Service zu nutzen. Vor allem, wenn sie nur eine Handvoll Mitarbeiter haben. Jedoch, das erfordert viel Arbeit und Wissen, sowohl den Prozess einzurichten als auch kontinuierlich zu betreiben. Zusätzlich, jemand muss ständig die sich ändernden Steuergesetze verfolgen.

Unternehmen, denen es an interner Finanzkompetenz mangelt, können die Dienste eines Buchhalters oder Wirtschaftsprüfers (CPA) in Anspruch nehmen. Ein Buchhalter hat die günstigsten Tarife; Sie zahlen im Allgemeinen viel mehr für einen CPA, der Steuerplanungsdienste anbieten kann, führen Finanzunterlagen und bieten betriebswirtschaftliche Beratung an.

Unabhängig davon, ob Sie einen Buchhalter beauftragen, jemand innerhalb des Unternehmens ist für die Verwaltung der Gehaltsabrechnungen verantwortlich, Berücksichtigen Sie also die Zeitkosten dieser Person, wenn Sie entscheiden, ob Sie die Gehaltsabrechnung manuell verwalten oder einen Service nutzen möchten. Zu den Aufgaben der Lohnabrechnung gehören die Lohnkalkulation, Abzüge und Steuereinbehalte; Bundes schaffen, staatliche und lokale Steuerformulare; Einrichtung einer Direkteinzahlung; und Zahlung des Arbeitgeberanteils an den Lohnsteuern.

Sparen Sie Geld und Zeit mit der Software zur Automatisierung der Gehaltsabrechnung

Für viele kleine Unternehmen, Es ist effizienter, einen Softwareservice zur Automatisierung der Gehaltsabrechnung zu verwenden, als die zeitaufwändige Aufgabe der internen Verwaltung der Gehaltsabrechnungen oder der Bezahlung eines Buchhalters dafür zu übernehmen.

Durch die Automatisierung der Gehaltsabrechnung können Sie und Ihre Mitarbeiter sich auf das Wachstum des Unternehmens konzentrieren. Die Automatisierung reduziert auch die Fehlerwahrscheinlichkeit durch manuelle Eingaben und Berechnungen, was kostspielige Folgen haben kann. Zum Beispiel, Die Automatisierung der Gehaltsabrechnung kann sicherstellen, dass Sie Ihre Bundes- und Kommunalsteuern korrekt bezahlen – allein das kann enorm komplex sein. weil es Tausende von US-Steuerjurisdiktionen gibt. Zum Beispiel, Kleine Unternehmen mit Bruttoeinnahmen von 5 Millionen US-Dollar oder weniger können mit Strafen von mehr als 1 Million US-Dollar belegt werden, wenn sie unbeabsichtigt die Formulare W-2 oder 1099 nicht einreichen.

Einige Gehaltsabrechnungsdienste sparen Unternehmen auch Geld, indem sie den Zugriff auf Personalinformationen und Spezialisten in die monatliche Gebühr aufnehmen.

Wenn es um Zeiterfassungssoftware geht, Sie müssen es Ihren Mitarbeitern einfach und leicht machen, die geleisteten Arbeitsstunden und unterstützende Zeiterfassungsinformationen einzugeben. Je überschaubarer der Prozess, desto wahrscheinlicher ist es, dass die Stundenzettel korrekt sind und pünktlich eingegeben werden.