Spesenmanagement-Workflows:Optimierung und Automatisierung Ihres Buchhaltungssystems

Das Spesenmanagement ist eine wichtige Funktion für jedes Unternehmen mit mehr als einer Handvoll Mitarbeitern. Ob sie auf Reisen Ausgaben tätigen, aus der Ferne arbeiten oder ihre Arbeit vor Ort erledigen, die meisten Mitarbeiter müssen in einem bestimmten Monat mindestens einige Belege zur Erstattung vorlegen. Historisch, die Verwaltung dieses Prozesses erforderte viele Quittungen, Papiermischen und Genehmigungsübergaben zwischen Managern und leitenden Angestellten.

Heute, Immer mehr Unternehmen verwenden Software, um diese Schritte zu automatisieren und den Prozess für alle zu vereinfachen und gleichzeitig schneller und genauer zu machen.

Was ist ein Spesenmanagement Arbeitsablauf?

Ein Spesenmanagement-Workflow beschreibt klar den Weg, den eine Quittung von der Eingabe in das Spesenmanagementsystem des Unternehmens bis zur Erstattung des Mitarbeiters oder der Zahlung der Gebühr durch das Unternehmen nimmt.

Es handelt sich um einen schrittweisen Prozess, der für alle Ausgaben gilt und definiert, wie sie erhalten werden. genehmigt und geregelt.

Warum ist es wichtig, einen Workflow für das Spesenmanagement einzurichten?

Ohne einen definierten Workflow für das Spesenmanagement, Unternehmen werden begrenzt sein, wenn es um den Empfang geht, verantwortlich für, Genehmigung und Erstattung von Personalkosten.

Ein unstrukturierter Ansatz für das Spesenmanagement kann für ein Unternehmen ausreichen, das nur eine Handvoll Mitarbeiter hat, die ihre Spesen einreichen. Aber wenn ein Unternehmen wächst, Es braucht eine automatisierte Möglichkeit, diesen Aspekt seines Geschäfts zu verwalten.

Durch die Einrichtung eines vorhersehbaren Workflows für alle Ausgaben, Unternehmen können Zeit sparen, Fehler reduzieren, potenziellen Betrug leichter abwehren und Geld sparen.

Warum ist ein Spesenmanagementsystem wichtig?

Um in Betrieb zu bleiben, alle Organisationen müssen ihre Rechnungen pünktlich bezahlen. Für jedes Unternehmen mit Mitarbeitern, die Geschäfte außerhalb der eigenen „vier Wände“ tätigen, „Ein gutes Spesenmanagement wird immer nötig sein. Auch die Kosten für eine so übliche Aktivität wie ein vom Unternehmen bezahltes Mittagessen mit einem Kunden müssen dokumentiert werden, genehmigt und an die Person zurückerstattet, die die Rechnung bezahlt hat.

Mit effektiven Kostenmanagementprozessen, Unternehmen können diese Erstattungen schnell und genau ausstellen. Es gibt nichts Schlimmeres, als nach einer Ausgabe monatelang auf eine Rückerstattung warten zu müssen. insbesondere für einen Mitarbeiter, der für ein Produkt oder eine Dienstleistung aus eigener Tasche bezahlt hat.

Beispiel für einen Spesenmanagement-Workflow

1. Sammle die Aufzeichnungen . Der Mitarbeiter, der eine Spesenabrechnung zur Erstattung vorlegt, sammelt die Belege ein, Kreditkartenabrechnungen, Rechnungen oder andere Unterlagen, die den Kauf belegen.

   Das Buchhaltungsteam, Vorgesetzte und/oder Manager werden diese Dokumentation verwenden, um die Ausgaben zu belegen und sicherzustellen, dass sie legitim und erstattungsfähig sind.

2. Mitarbeiter erstellt Bericht. Der Mitarbeiter sollte sich bei der Erstellung seines Berichts auf die Spesenmanagementrichtlinie des Unternehmens beziehen. die eine oder mehrere Ausgaben widerspiegeln, die zur Erstattung vorgesehen sind.

   Der Bericht dient als primäre Dokumentation, mit der ein Arbeitnehmer seinen Auslagenantrag einreichen wird, und wird in der Regel monatlich ausgefüllt und eingereicht.

3. Bericht zur endgültigen Genehmigung vorgelegt. Einmal eingereicht, Der Bericht wird von einem direkten Vorgesetzten und dem Buchhaltungsteam überprüft, um die Ansprüche zu validieren.

   An diesem Punkt, Der Bericht erreicht die Phase der „Endgenehmigung“ und geht zum nächsten Schritt über.

4. Genehmiger erhalten eine Benachrichtigung zur Überprüfung. Der Bericht wird dann an die entsprechenden Genehmiger verteilt, ob Manager oder leitende Angestellte, zur Durchsicht.

   Diese Personen prüfen den Bericht, Stellen Sie sicher, dass alle Einträge legitim und erstattungsfähig sind, und melden Sie sich dann ab.

5. Spesenabrechnung genehmigt. Die Gutachter stempeln den Bericht mit ihrem Gütesiegel ab. Nicht genehmigte Berichte werden an das Buchhaltungsteam zurückgesendet – und anschließend der Mitarbeiter – zur Überprüfung und Überarbeitung.

   Für nicht genehmigte Ausgaben, der Prozess beginnt von neuem bei „Sammeln Sie die Datensätze, “ mit der Verantwortung des Arbeitnehmers, die Forderung entweder zurückzuziehen oder zu begründen.

6. Bericht an Kreditorenkontakt gesendet. An diesem Punkt im Workflow des Buchhaltungssystems die Spesenabrechnung geht zur Buchung an den Kreditorenkoordinator.

   Sobald der Bericht veröffentlicht ist, die Spesen können zur Zahlung gestellt werden. Der Ansprechpartner für die Kreditorenbuchhaltung ist dafür verantwortlich, dass der Mitarbeiter pünktlich bezahlt wird.

7. Quittungen werden verifiziert. Alle Belege, die der Mitarbeiter eingereicht hat, werden als legitim verifiziert und aus steuerlichen und buchhalterischen Gründen in die Datei aufgenommen.

   Sollten Quittungen fehlen oder anderweitig unbrauchbar sein, Es gibt Möglichkeiten, sie für Steuerabzugszwecke neu zu erstellen. Und, der IRS betrachtet digitalisierte Belege als legitimen Nachweis einer Ausgabe.

8. In den Bericht eingegebene Hauptbuchcodes (oder Steuercodes). Das Buchhaltungsteam gibt für jede Position die richtigen Codes in die Spesenabrechnung ein.

   Diese Codes variieren je nach Aufwand selbst, mit Reisen, Unterkünfte, Mahlzeiten und Unterhaltung gehören zu den beliebtesten Kategorien für Offsite-Mitarbeiter

9. Spesenabrechnung veröffentlicht. Aufwandspositionen werden dem ERP- oder Buchhaltungssystem als Journalbuchungen hinzugefügt, geprüft und genehmigt, und dann in den GL gebucht, damit der Mitarbeiter bezahlt wird – die Ausgaben müssen normalerweise im System für die Kreditorenbuchhaltung vorhanden sein, um einen Scheck auszustellen – sowie für Prüfungs- und Buchhaltungszwecke.

   Im Falle einer zukünftigen finanziellen Streitigkeit oder einer IRS-Prüfung, Diese Berichte dienen als Nachweis der gesamten Betriebsausgaben des Mitarbeiters über einen bestimmten Zeitraum.

10. Erstattungszahlung ist berechtigt. Während dieses Schrittes, die Erstattungszahlung wird gemäß dem in der Spesenmanagementrichtlinie des Unternehmens festgelegten Zeitplan autorisiert und zur Zahlung festgelegt.

    Die Erstattungsgenehmigung ist der letzte Schritt, den das Buchhaltungsteam im Workflow-Prozess der Spesenverwaltung durchführt.

11. Arbeitnehmer wird erstattet. Der Arbeitnehmer erhält seine Kostenerstattung per Direkteinzahlung, Scheck oder Bargeld. Wenn der Mitarbeiter eine Firmenkreditkarte verwendet, Zahlungen würden an das Kreditkartenunternehmen erfolgen.

    Sobald der Arbeitnehmer erstattet wird, Es ist an der Zeit, Belege zu sammeln und die Informationen für seine nächste Spesenabrechnung zusammenzutragen.

Vorteile der Spesenmanagement-Automatisierung für Spesengenehmigungen

Wenn der Kostenverwaltungsprozess automatisiert ist, Mitarbeiter können Ausgaben von überall über einen Webbrowser oder ein mobiles Gerät einreichen. Unternehmen können Workflows und Genehmigungsprozesse an ihre individuellen Geschäftsanforderungen anpassen. Anforderungen an die Projektabrechnung und das Spesenmanagement. Im Gegenzug, Organisationen niedrigere Berichtsverarbeitungskosten, verbesserte Berichtsgenauigkeit und weniger Stunden für das Durchsuchen von Tabellenkalkulationen und Papier. Schließlich, ein automatisiertes Spesenmanagementsystem verbessert die Zusammenarbeit zwischen den Mitgliedern des Buchhaltungsteams, Mitarbeiter und Genehmiger – alles ohne dass Sie zum Telefon greifen oder eine E-Mail senden müssen.