Spesenmanagement für Startups:Grundlagen und Software

Spesenmanagement sind die Prozesse und Richtlinien, mit denen Unternehmen von Mitarbeitern verursachte Ausgaben verfolgen und erstatten. Ein besseres Ausgabenmanagement führt zu einem besseren Ausgabenmanagement.

Das ist gerade für Startups sehr wichtig:Kleine Unternehmen aller Branchen sind überproportional von der COVID-19-Pandemie betroffen. laut McKinsey. Die Verbrennungsrate ist ein Hauptanliegen, und währenddessen, die Verlagerung zur Heimarbeit hat die Ausgabenpolitik – falls sie überhaupt existierte – in die Länge gezogen, da Forderungen für Waren und Dienstleistungen wie Home-Office-Ausstattung fließen, Software-Abonnements und mehr.

Warum ist Spesenmanagement für Startups wichtig?

Startups arbeiten in der Regel bereits mit begrenztem Geld, Zeit und Ressourcen. Und die Nichtbeachtung der Ausgabenverwaltungsrichtlinien verbraucht mehr von allen dreien. Für eine Sache, Allein die Verarbeitung der Spesenabrechnungen der Mitarbeiter kostet Geld – und mehr Geld, wenn sie nicht korrekt sind. Wie viel? Im Durchschnitt, 58 USD pro Bericht plus weitere 52 USD für die Berichtigung, nach GBTA.

Kleine Effizienzgewinne machen einen großen Unterschied. Nehmen Sie Spark MicroGrants, ein Startup, das Gemeinden in Ostafrika Seed Grants vergibt, damit Menschen ihr eigenes Unternehmen gründen können. Für jedes der vier Länder, in denen Spark tätig ist, Es dauerte einen Tag, bis der Finanzsachbearbeiter alle Spesenabrechnungen abgeglichen hatte.

Der Finanzdirektor würde diese Berichte überprüfen, und hin und her würde beginnen. Bessere Prozesse für das Spesenmanagement – ​​nämlich Implementierung eines Kostenmanagement-Softwaresystems – haben jeden Monat 64 Stunden eingespart.

Häufige Fehler bei der nicht frühzeitigen Implementierung von Spesenmanagementprozessen sind:

• Keine Entwicklung einer Spesenmanagementrichtlinie, die definiert, was abgedeckt ist, was nicht abgedeckt ist und die Grenzen und Schwellenwerte für das Auslösen von Genehmigungen.
• Die Richtlinie wird nicht klar kommuniziert und durchgesetzt.
• keine leicht zugängliche Informationsdatenbank für die regelmäßige interne Revision sowie das Berichtswesen und die für die Steuerkonformität erforderlichen externen Prüfungen zu führen und manchmal, von Kreditgebern und Aufsichtsbehörden.
• Die Richtlinie wird nicht regelmäßig überprüft und aktualisiert, um mit den geschäftlichen Anforderungen und dem Wirtschaftsklima Schritt zu halten.

Wie unterscheidet sich das Spesenmanagement für Startups?

Unternehmen können eine oder mehrere Personen im Finanzbereich mit der Abwicklung der Bearbeitungskosten beauftragen. Es gibt mindestens eine Ebene zwischen dem Mitarbeiter, der die Ausgaben einreicht, und dem Finanzteam, um unzulässige Ausgaben zu erkennen und Richtlinien durchzusetzen.

Startups sind keine Unternehmen. Oft berichtet jeder an einen leitenden Angestellten – der keine Zeit hat, Spesenabrechnungen durchzugehen. Es kann nicht einmal eine Finanzperson geben, geschweige denn ein Team, Ausgaben zu bearbeiten. Es ist eine wirklich gute Idee, hier professionelle Buchhaltungshilfe zu engagieren – selbst wenn dies bedeutet, dass Sie sich an eine Agentur wenden, um bei der Erstellung und Definition der Richtlinie zu helfen. sowie Best Practices darüber, wie andere Startups Technologien integrieren, um den Prozess zu rationalisieren, anfangen.

Was ist mehr, Startups haben nicht den Luxus, den Unternehmen genießen, „das haben wir schon immer so gemacht, ” Richtlinien, die zu vorzeitigen Zahlungen und widerspenstigen Prozessen führen. Startups konkurrieren hart um Talente, und für Mitarbeiter, von denen erwartet wird, dass sie im Rahmen ihrer Tätigkeit reisen, Der Kostenmanagementprozess wird einen großen Teil der gesamten Mitarbeitererfahrung ausmachen. Sie erwarten, dass das Spesenmanagement mobile Zahlungsfunktionen umfasst, mobile Apps für den einfachen Einstieg und mehr.

Was ist mehr, Leitlinien zum Kostenmanagement, die für etabliertere Unternehmen oder Unternehmen relevant sind, gelten nicht immer für Start-ups, und die Möglichkeit, Daten zu analysieren und zu analysieren, kann kleinen Unternehmen helfen, Ausgaben zu kategorisieren und zu rechtfertigen.

Puffer nehmen, die Social-Media-Planungssoftware verkauft, zum Beispiel. Ein tiefer Einblick in die Finanzen von Buffer durch Inc. ergab, dass zu den größten Ausgaben „Mitarbeiterrückzüge“ gehören. Diese Reisen kosten das Dreifache des durchschnittlichen Betrags, den Unternehmen für Geschäftsreisen in Prozent des Umsatzes ausgeben. laut Inc. Aber, das Unternehmen konnte zwei wichtige Produktideen auf diese Rückzugsorte zurückführen, Daher kann es eine solide Geschäftsstrategie sein, mehr als die Branchennorm auszugeben. Aber woher soll ein Unternehmen das wissen, wenn es die Ausgaben nicht verfolgen und analysieren kann?

Grundlagen des Startkostenmanagements

Aus steuerlichen Gründen ist es notwendig, den Überblick über die vom Arbeitnehmer verursachten Ausgaben zu behalten. Das gilt für alle Unternehmen. Für Start-ups, Zu den zusätzlichen Vorteilen zählen Erkenntnisse, um die Brennraten zu reduzieren und Änderungen je nach Branche vorzunehmen, Markt- und Umweltbedingungen, nach Wachstumsrate.

Wie startest du als Startup ins Spesenmanagement?

1. Bestimmen Sie, wie viel Ihr Unternehmen für Reise- und andere Ausgaben ausgeben wird. Eine grundlegende Richtlinie der Global Business Travel Association beträgt etwa 1% des Jahresumsatzes, dies kann jedoch je nach Geschäftsmodell mehr oder weniger sein.
2. Schreiben Sie eine Spesenrichtlinie. Dies sollte beinhalten:
• Eine Liste der qualifizierten Ausgaben, wie Sie einen Antrag stellen und den Zeitplan für die Rückerstattung. Laut Orba, Kategorien sollten Reisen, Mahlzeiten, Unterhaltung und Versorgung. Fügen Sie auch Beispiele für Ausgaben hinzu, die nicht qualifiziert sind.
• Aufwandsgrenzen, die innerhalb vernünftiger Parameter liegen. Hinweise zu Reisekosten, die US-amerikanische GSA verfügt über einen Rechner, der Unterkunftszulagen anzeigt, Mahlzeiten und Nebenkosten für Bundesbedienstete je nach Reiseort. Der IRS veröffentlicht jährlich Standard-Meilenvergütungssätze. Und das Bureau of Transportation Statistics bietet Hinweise zum durchschnittlichen Flugpreis.
3. Ziehen Sie Subunternehmer in Betracht:Werden sich die Standardrichtlinien auf sie erstrecken, oder benötigen Sie ein separates Dokument?
4. Lassen Sie Top-Führungskräfte die Richtlinie kommunizieren. Geben Sie frühzeitig den Ton an über die Folgen der Nichteinhaltung von Richtlinien. In Fällen, in denen Mitarbeiter ihre eigenen Kreditkarten verwenden und eine Rückerstattung erhalten, Das Verfahren für Ablehnungen unterscheidet sich von Mitarbeitern, die vom Unternehmen bezahlte Karten verwenden.
5. Richten Sie einen Prozess ein, um Ausgaben zu überprüfen und zu genehmigen und diese Aufzeichnungen aufzubewahren. Protokollieren Sie alle Ausgaben, damit sie leicht zugänglich sind und gemäß den IRS-Regeln, nach denen das Unternehmen Einnahmen und Ausgaben meldet, nachverfolgt werden können – der Prozess unterscheidet sich bei der Barzahlungsmethode und der Rückstellungsmethode.

Durch die Einführung dieser Prozesse Sie werden in der Lage sein, Ausgabendaten zu verwenden, um Wachstumsstrategien zu untermauern.

Wie hilft die Kostenerfassung einem Startup beim Wachstum?

Die Nachverfolgung von Ausgaben hilft Startups, Initiativen richtig zu finanzieren, um ihnen die größten Erfolgschancen zu geben. Zum Beispiel, Spark MicroGrants kann sehen, wie viel eine Taxifahrt in Burundi vs. Ruanda kostet; Diese Erkenntnisse helfen ihnen, ihre Außendienstteams mit den richtigen Ressourcen auszustatten. Vielleicht ist eine Anmietung für manche Reisen günstiger.

Es hilft ihnen auch, strategischere Entscheidungen darüber zu treffen, wo Kosten zu kontrollieren und Dienste auf der Grundlage von Daten zu erweitern, keine Vermutungen. Ein solider Kostenmanagementprozess ermöglicht es dem Unternehmen, „bereit zu sein für diese verrückten Gespräche, “, sagte der Finanz- und Betriebsdirektor von Spark MicroGrants.

Durch die Automatisierung des Prozesses der Verfolgung und Verarbeitung von Ausgaben wird auch Zeit für mehr wertschöpfende Arbeit frei. Philz Coffee reduziert seine Wachstumsstrategie auf die Nachbildung seines ersten Stores 1, 000 Mal, um „diese Besonderheit zu bewahren, die uns erfolgreich gemacht hat“. Ein ordnungsgemäßes Spesenmanagement verkürzt die Zeit für den Kreditkartenabgleich des Unternehmens – was früher vier Tage dauerte, dauert jetzt ein paar Stunden. Das gibt dem Finanzteam Zeit, sich auf strategische Ziele zu konzentrieren.

Beide Unternehmen verwenden eine Spesenverwaltungssoftware, um besser nachzuverfolgen, Ausgaben verwalten und bearbeiten.

Wie funktioniert eine Spesenmanagement-Software für Startups?

Für Angestellte, Spesenverwaltungssoftware erleichtert die Erstellung von Spesenabrechnungen, Zeit sparen. Für Start-ups, Der Hauptvorteil besteht darin, Ausreißer zu erkennen und Spesenabrechnungen besser zu verfolgen, um ein besseres Bild der von Mitarbeitern initiierten Ausgaben zu erhalten.

Wählen Sie die richtige Spesenverwaltungssoftware für Ihr Unternehmen aus, indem Sie Folgendes berücksichtigen:

• Benötigen Sie Unterstützung für mehrere Sprachen oder Währungen?
• Werden Ihre Mitarbeiter an mehreren Standorten im ganzen Land oder auf der ganzen Welt arbeiten?
• Gibt es mobile Unterstützung, speziell zum Erfassen von Papierbelegen, sowie GPS-Integration zur Kilometerverfolgung?
• Gibt es vorgefertigte Integratoren, die es dem Spesenmanagementsystem erleichtern, mit den AP- und Gehaltsabrechnungssystemen zu kommunizieren, um die Prozesse von der Transaktion bis zum Abgleich zu rationalisieren?
• Wird die Software mit dem Wachstum und den Veränderungen des Unternehmens skalieren?
• Verfügt es über Dashboard- und Berichtsfunktionen für den einfachen Zugriff auf Informationen für Audits, sowohl für interne Analysen als auch für externe regulatorische Compliance?

Da es diese Szenarien unterstützt, Cloud-basierte Spesenverwaltungssoftware ist eine gute Wahl für Start-ups.