Kassenbuchhaltung:So funktioniert es,

Wann es sinnvoll ist und wie es sich von der Periodenrechnung unterscheidet

Bei der Entscheidung, wie Einnahmen und Ausgaben ausgewiesen werden sollen, Unternehmer können zwischen zwei Rechnungslegungsmethoden wählen:Kassenbuchhaltung und Periodenrechnung. Neben der Auswirkung auf die Art und Weise, wie ein Unternehmen seine Aufzeichnungen führt, Die unterschiedlichen Ansätze bieten unterschiedliche Perspektiven auf die finanzielle Performance des Unternehmens.

Wie der Name schon sagt, Die Cash-Basis-Rechnung vermittelt tendenziell ein klares Bild der Barreserven eines Unternehmens. Es ist auch relativ einfach zu lernen.

Jedoch, weil die Cash-Basis-Buchhaltung keine Zahlungseingänge oder fälligen Verpflichtungen zeigt, es kann ein unvollständiges Bild der Gesundheit eines Unternehmens liefern. Zum Beispiel, Es werden keine anstehenden Leasingzahlungen oder erwarteten Einnahmen aus Bestellungen angezeigt, die gebucht, aber nicht versandt wurden. Ebenfalls, weil die Cash-Basis-Buchhaltung die Ausgaben nicht mit den damit verbundenen Einnahmen abgleicht, es kann ein irreführendes Bild der Leistung eines Unternehmens vermitteln. Die Leistung eines Unternehmens kann bei der Cash-Basis-Buchhaltung stärker schwanken als bei der periodengerechten Buchführung. da der Zeitpunkt der erfassten Erträge und Aufwendungen davon abhängt, zumindest teilweise, wann Unternehmen und deren Kunden Rechnungen ausstellen oder Rechnungen bezahlen.

Im Gegensatz, Die periodengerechte Buchführung liefert tendenziell ein „glatteres“ Bild von Einnahmen und Ausgaben, da sie diese so erfasst, wie sie verdient oder angefallen sind. Zum Beispiel, nach einem periodengerechten Rechnungslegungsansatz, ein Unternehmen erfasst seine Gehaltsabrechnungen, während die Mitarbeiter arbeiten, als wenn es Gehaltsschecks ausstellt.

Die Periodenrechnung kann ein umfassenderes Bild der Rentabilität eines Unternehmens liefern. Es zeigt den Umsatz an, wenn das Unternehmen Produkte oder Dienstleistungen an einen Kunden liefert, unter der erwartung wird die zahlung empfangen. In den – hoffentlich seltenen – Fällen, in denen die Zahlung nicht eingegangen ist, Die periodengerechte Rechnungslegung ermöglicht uneinbringliche Forderungen.

Was ist Cash-Basis-Buchhaltung?

Unternehmen, die Cash-Basis-Buchhaltung verwenden, erfassen Einnahmen, wenn sie tatsächlich eingehen, z. B. bei Einzahlung eines Schecks, Clears und Bargeld landet auf dem Konto – und Ausgaben, wenn eine Zahlung erfolgt.

Diese Termine können von den Terminen abweichen, an denen das Unternehmen seine Leistungen tatsächlich erbringt oder Kosten entstehen.

Wer verwendet Cash-Basis-Buchhaltung?

Viele Selbständige und Kleinunternehmer verwenden die Buchführung auf Bargeldbasis. Der Grund? Es ist im Allgemeinen die einfachste Abrechnungsmethode. Die Cash-Basis-Buchhaltung bietet auch einen schnellen Überblick über den tatsächlich verfügbaren Geldbetrag des Unternehmens. Das ist eine entscheidende Kennzahl für jedes Unternehmen.

Während viele kleinere, jüngere Unternehmen können Cash-Based Accounting nutzen, es ist nicht für alle geeignet. Die meisten kleineren Unternehmen, die Lagerbestände führen, müssen eine periodengerechte Buchführung verwenden. da es ihnen ermöglicht, Bestandsänderungen zu verfolgen. Die meisten Unternehmen, die ihre Dienstleistungen auf Kredit anbieten, müssen auch eine periodengerechte Buchführung verwenden.

Geschichte der Cash-Basis und der Periodenrechnung

Seit Menschen Geschäfte machen, Sie haben wahrscheinlich versucht, ihre Einnahmen und Ausgaben aufzuzeichnen. Forscher haben in Mesopotamien Beweise für jahrtausendealte Buchhaltungsunterlagen gefunden.

Im 15. Jahrhundert, Luca Pacioli, Franziskaner und Mathematiker, schrieb über ein Buchführungssystem, das von venezianischen Kaufleuten verwendet wurde. Paciolis Schreiben trug dazu bei, den Grundstein für das zu legen, was wir heute als Periodenrechnung kennen.

In den dazwischenliegenden Jahrhunderten Unternehmen wuchsen und wurden anspruchsvoller. Und, daher, die Disziplin der Rechnungslegung folgte. Während der industriellen Revolution – ungefähr im 18. und 19. Jahrhundert – gewann die Buchführung an Bedeutung, da immer mehr Unternehmen externe Investoren suchten. Bevor sie ihr Geld in eine Firma stecken, viele Investoren, nicht überraschend, wollte eine Gewissheit, dass sie eine Rendite erzielen würden. Während dieser Zeit, 1887, der Vorläufer des American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) ins Leben gerufen.

Um sicher zu sein, traten noch Probleme auf. Die U.S. Securities and Exchange Commission wurde in den 1930er Jahren gegründet, um Manipulationen und Betrug an den Börsen einzudämmen. Die allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätze der USA (GAAP) wurden zumindest teilweise aufgrund des Börsencrashs von 1929 und nach der Weltwirtschaftskrise entwickelt.

Auch bei diesen Veränderungen keine Rechnungslegungsmethode kann alle Unternehmen vollständig davon abhalten, ihre Finanzunterlagen zu fälschen. Jedoch, Organisationen, die sich an Buchhaltungstricks beteiligen, können mit erheblichen Strafen rechnen. Zum Beispiel, als die Aufsichtsbehörden feststellten, dass der Energieriese Enron an Bilanz-Spielereien wie der Überbewertung von Vermögenswerten beteiligt war, das Unternehmen ging in Konkurs und mehr als 20 Mitarbeiter wurden wegen Straftaten verurteilt.

In jüngerer Zeit, Softwarelösungen haben dazu beigetragen, viele Buchhaltungs- und Buchhaltungsfunktionen zu automatisieren. Diese haben Geschäftsinhabern und Buchhaltern eine bessere Möglichkeit gegeben, Transaktionen zu überprüfen und zu analysieren.

Cash-Basis-Buchhaltung vs. Periodenrechnung

Bargeldbasis Abgrenzungsgrundlage Beschreibung Einnahmen, die bei Zahlungseingang erfasst wurden; Kosten, die bei der Zahlung erfasst wurden. Einnahmen und Ausgaben, die bei einer Transaktion erfasst werden. Vorteile Relativ einfach und leicht zu erlernen; bietet eine gute Kassenführung. Ordnet Einnahmen und Ausgaben genauer den Perioden zu, in denen sie angefallen sind. Ermöglicht die Bestandsverfolgung. Bietet oft bessere Informationen für die langfristige Planung. Erfüllt die GAAP-Anforderungen. Nachteile Berücksichtigt nicht die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, Es zeigt also nicht sofort Geldeingänge oder fällige Rechnungen an. Es bietet keine Bestandsverfolgung, Teilzahlungen, oder uneinbringliche Konten. Komplizierter und zeitaufwändiger zu bedienen. Es ist möglich, dass ein Unternehmen Steuern auf Einkommen schuldet, das es noch nicht erhalten hat. Welche Unternehmen verwenden diese Methode im Allgemeinen? Typischerweise kleinere und neuere Unternehmen. Typischerweise größer, kompliziertere Geschäfte, einschließlich öffentlicher Unternehmen, die GAAP befolgen müssen. IRS verlangt für viele Unternehmen, deren durchschnittlicher Jahresumsatz 25 Millionen US-Dollar übersteigt, eine periodengerechte Rechnungslegung. Einige Kreditgeber und Investoren verlangen es, sowie.

Was ist die Periodenrechnung?

Bei der periodengerechten Buchführung Einnahmen und Ausgaben werden erfasst, wenn sie erwirtschaftet oder anfallen, auch wenn zu diesem Zeitpunkt kein Geld den Besitzer wechselt. Bei doppelter Buchführung, nach US-GAAP erforderlich, alle Transaktionen werden doppelt erfasst, sowohl als Lastschrift als auch als Gutschrift. Belastungsbuchungen erhöhen die Ausgaben, reduzieren aber die Einnahmen, während Gutschriften das Gegenteil bewirken, Kosten senken und Einnahmen steigern. Die Summe der Soll- und Habenbuchungen gleichen sich aus.

Anhand des obigen Beispiels, die Malerfirma würde den Verkauf protokollieren, wenn der Maler die Arbeit abgeschlossen hat, obwohl kein Geld den Besitzer wechselte. Ähnlich, der Geschäftsinhaber würde die Stromrechnung erfassen, wenn sie angefallen ist.

Hauptunterschiede zwischen Cash-Basis-Buchhaltung und Accrual-Basis-Buchhaltung

Die Abrechnung auf Kassenbasis ist in der Regel einfacher und einfacher zu verwalten, So bleibt mehr Zeit für die einfache Führung des Geschäfts. Für ein kleines Unternehmen oder Startup, oft reicht eine kassenbasierte Buchführung aus.

Wenn Unternehmen wachsen und komplexer werden, Die periodengerechte Rechnungslegung wird oft sachgerechter. Es ermöglicht die Erfassung von Einnahmen und Ausgaben in den Perioden, in denen sie angefallen sind, auch wenn zu diesem Zeitpunkt kein Geld den Besitzer wechselt. Es ermöglicht auch die Verfolgung des Inventars, sowie Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung. Als Ergebnis, es kann ein genaueres Bild der finanziellen Gesundheit des Unternehmens liefern.

Auf der Unterseite, Die Abgrenzungsmethode ist in der Regel zeitaufwändiger und schwieriger zu verstehen als die Cash-Basis-Buchhaltung. Es kann auch schwieriger sein, den Bargeldbestand des Unternehmens zu bestimmen.

Wahl zwischen Cash-Basis und Periodenrechnung

Während ein Unternehmen bei der ersten Wahl einer Rechnungslegungsmethode keine Genehmigung des Internal Revenue Service einholen muss, es wird, wenn es beschließt, Methoden zu ändern. Diese Benachrichtigung erfolgt durch Einreichung des Formulars 3115, Antrag auf Änderung der Bilanzierungsmethode, mit dem IRS.

Und, wenn ein Unternehmen die Barzahlungsmethode für Einnahmen verwendet, es muss es auch für Ausgaben verwenden.

Bei der Entscheidung zwischen Cash- und Accrual-Base-Accounting können mehrere zusätzliche Faktoren eine Rolle spielen:

• Da ein Unternehmen, das eine Cash-Basis-Buchhaltung verwendet, erst dann Einnahmen verbucht, wenn es Bargeld erhält, Es ist weniger wahrscheinlich, dass es auf Verkäufe, für die es noch keine Zahlung erhalten hat, Einkommensteuer zahlen muss. Am Jahresende, es kann einige Ausgaben beschleunigen, Dadurch sinkt sein Nettoeinkommen und die Steuern, die es schuldet.
• Aktiengesellschaften in den USA müssen die allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätze (GAAP) befolgen, die die periodengerechte Rechnungslegung erfordern.
• Viele Kreditgeber und Investoren verlangen von den Unternehmen, mit denen sie Geschäfte machen, die Methode der Rechnungslegung. Auch wenn ein Unternehmen derzeit keine Fremdfinanzierung sucht, wenn dies in den nächsten Jahren erwartet wird, Es kann sinnvoll sein, von Anfang an eine periodengerechte Rechnungslegung zu verwenden.
• Ähnlich, einige Geschäftskäufer verlangen geprüfte Jahresabschlüsse, und Prüfungen, die nach US-GAAP durchgeführt werden, erfordern eine periodengerechte Rechnungslegung. Geschäftsinhaber, die planen, ihr Unternehmen innerhalb weniger Jahre zu verkaufen, werden wahrscheinlich mit der periodengerechten Buchführung beginnen wollen, falls sie dies noch nicht getan haben.

Der wichtigste Faktor bei der Wahl der Abrechnungsmethode ist einfach:Was passt am besten zu Ihrem Unternehmen?

Beispiele für Cash-Basis-Buchhaltung

Stellen Sie sich einen Malerservice vor, der ein Projekt fertigstellt und im April eine Rechnung einreicht und im Mai eine Kreditkartenzahlung vom Hausbesitzer auf sein Geschäftskonto erhält. Nach der Cash-Basis-Rechnungslegungsmethode die Firma erfasst die Einkünfte bei Zahlungseingang, auch wenn dies mehrere Wochen nach Abschluss des Auftrags der Fall ist. Zwischen dem Zeitpunkt, zu dem das „wirtschaftliche Ereignis“ eingetreten ist, und dem Zeitpunkt, an dem er erfasst wurde, klafft eine Lücke.

Umgekehrt, sagen, der Anstreicher erhält eine Stromrechnung von 175 US-Dollar für den Monat April und zahlt sie im Mai. Bei der Kassenbuchhaltung dass 175 US-Dollar als Ausgaben im Mai erfasst werden, obwohl sie im April erbrachte Dienstleistungen abdeckten.

Vor- und Nachteile der Cash-Basis-Buchhaltung

Die beiden Methoden der Rechnungslegung sprechen verschiedene Unternehmen aus unterschiedlichen Gründen an.

Vorteile der Cash-Basis-Buchhaltung

Die Einfachheit der Kassenbuchhaltung ist für viele Kleinunternehmer attraktiv. Es ist eine relativ einfache Methode, um Finanzpersonal in der Anwendung zu schulen, und erfordert nicht so viel Buchhaltung wie die periodengerechte Buchführung, bietet jedoch genügend Informationen, damit viele kleine Unternehmen ihre Leistung vernünftig verfolgen können. Und weil zukünftige Einnahmen und Zahlungen nicht berücksichtigt werden, es gibt einen soliden Überblick über die Liquidität des Unternehmens im Moment.

Nachteile der Cash-Basis-Buchhaltung

Auf der anderen Seite, weil die Cash-Basis-Buchhaltung die Ausgaben nicht mit den Einnahmen abgleicht, die sie generieren, es kann ein ungenaues Bild der Leistung des Unternehmens liefern. Angenommen, ein Unternehmen kauft im August T-Shirts im Wert von 500 US-Dollar und verkauft sie im September für 700 US-Dollar. Unter der Annahme, dass keine anderen Einnahmen oder Ausgaben getätigt werden, es würde im August einen Verlust von 500 USD und im September einen Gewinn von 700 USD aufweisen. Keine Zahl, allein, spiegelt wirklich die Leistung des Unternehmens wider.

Abgrenzungsgrundlage der Rechnungslegung, weil es die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung umfasst, kann die Leistung des Unternehmens genauer darstellen. Damit bietet es eine bessere Grundlage für eine langfristige Planung.

Einige Kreditgeber verlangen von ihren Geschäftskunden eine periodengerechte Buchführung. Zu diesen Unternehmen gehören im Allgemeinen:

• Unternehmen (außer S-Unternehmen) mit durchschnittlichen jährlichen Bruttoeinnahmen für die drei vorangegangenen Steuerjahre von über 25 Millionen US-Dollar, inflationsindexiert.
• Personengesellschaften, die eine Kapitalgesellschaft (außer einer S-Gesellschaft) als einen ihrer Partner haben, und durchschnittliche jährliche Bruttoeinnahmen für die drei vorangegangenen Steuerjahre von über 25 Millionen US-Dollar (inflationsindexiert).
• Steuerparadiese.

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