Aufbau eines Finanz- und Buchhaltungsteams für ein kleines Unternehmen

Jedes kleine Unternehmen braucht eine Buchhaltungs- und Finanzfunktion. Wie viele Personen in diesem Team sind und welche Aufgaben sie haben, hängt von der Größe des Unternehmens und der Komplexität seiner Finanzen ab.

Der Bericht 2019 Benchmarking Accounting &Finance Functions des Wirtschaftsprüfungs- und Finanzdienstleisters Robert Half beschreibt die durchschnittliche Größe der Finanzfunktionen in kleinen Unternehmen. Unternehmen mit einem Umsatz von weniger als 25 Millionen US-Dollar beschäftigten im Durchschnitt drei Personen in einer Finanzfunktion. Diejenigen mit einem Umsatz zwischen 25 und 99 Millionen US-Dollar beschäftigten im Durchschnitt sechs Finanzfachleute.

Eine andere Möglichkeit, um abzuschätzen, wie viel Sie in ein Finanzteam investieren sollten, besteht darin, die Kosten als Prozentsatz des Umsatzes zu betrachten. Für viele Unternehmen, die Finanzfunktion sollte etwa 1 % der Einnahmen verbrauchen.

Bei kleineren Unternehmen, Viele Finanzfunktionen werden zunächst ausgelagert, vielleicht zu einem nebenberuflichen Buchhalter oder Steuerfachmann, oder über eine Drittfirma, die mehrere Rollen übernehmen kann.

Was sind die Hauptaufgaben der Finanz- und Buchhaltungsabteilungen in einem kleinen Unternehmen?

Egal, wie viele Personen finanzbezogene Aufgaben ausführen, die Kernaufgaben sind für alle Unternehmen universell. Sie umfassen grundlegende Buchhaltungsaufgaben wie:

• Abbrechnungsverbindlichkeiten
• Forderungen
• Lohn-und Gehaltsabrechnung
• Berichterstattung und Jahresabschluss
• Finanzkontrollen
• Steuern und Compliance

Lesen Sie weiter, um eine ausführlichere Erklärung jeder dieser Aufgaben zu erhalten.

Erläuterungen zu den Verantwortlichkeiten für Finanzen und Buchhaltung von Kleinunternehmen

Abhängig von der Erfahrung und den beruflichen Zertifizierungen des Mitarbeiters und der Größe des Unternehmens, Die hier aufgeführten Verantwortlichkeiten für die Buchhaltung können in einer einzigen Rolle zusammengefasst werden oder mehrere Rollen umfassen. Sie können auch an Dritte ausgelagert werden. Interne AR- und AR-Spezialisten werden zwischen 60 US-Dollar, 000–$80, 000 pro Jahr, und auf.

• Kreditorenbuchhaltung (AP):

  Dies beinhaltet die Verfolgung aller Zahlungen und Ausgaben, einschließlich Bestellungen und Rechnungen. Kreditorenbuchhaltung führt Aufzeichnungen, überprüft Journalbuchungen und vergleicht Berichte von Systemen mit tatsächlichen Salden. Die Kreditorenbuchhaltung überprüft auch Spesenabrechnungen und bereitet Erstattungen an die Mitarbeiter vor. Die Kreditorenbuchhaltung kommuniziert mit und bezahlt Lieferanten, indem sie Zahlungen plant und sicherstellt, dass alle ausstehenden Kredite aktuell sind.

• Debitorenbuchhaltung (AR):

  Diese Funktion stellt sicher, dass das Unternehmen Zahlungen für die von ihm verkauften Waren und Dienstleistungen erhält und erfasst diese Einnahmen. Die Fakturierung – die das Erstellen von Rechnungen und Kontoauszügen umfasst – ist häufig eine Aufgabe der Debitorenbuchhaltung. Die Debitorenbuchhaltung führt Kontenabstimmungen durch, führt alle Akten und Aufzeichnungen und geht Unregelmäßigkeiten nach.

• Lohn-und Gehaltsabrechnung:

  Laut Robert Half ist die Gehaltsabrechnung die am häufigsten auszulagernde Funktion, wenigstens teilweise. Unternehmen mit einem Umsatz von weniger als 499 Millionen US-Dollar lagern die Gehaltsabrechnung eher aus als größere. Die Abrechnungsfunktion verarbeitet Gehaltsschecks, stimmt das Nebenbuch der Lohn- und Gehaltsabrechnung mit dem Hauptbuch ab, zahlt Lohnsteuer, verwaltet die staatliche Berichterstattung und die Einhaltung der Steuergesetze, und erstellt Lohnabrechnungen. Die Gehaltsabrechnung beantwortet lohnabrechnungsbezogene Fragen und stellt den Mitarbeitern Steuerdokumente zur Verfügung, sowie.

• Berichterstattung und Jahresabschluss:

  Das Buchhaltungsteam – idealerweise mit Hilfe einer Buchhaltungssoftware – ist verantwortlich für die Erstellung von Jahresabschlüssen, die dem Unternehmen sagen, ob es einen Gewinn erzielt hat, was es besitzt und schuldet, und ob sie über ausreichende liquide Mittel verfügt, um ihre Verpflichtungen zu decken. Dieser Jahresabschluss umfasst die Gewinn- und Verlustrechnung, die Bilanz und die Kapitalflussrechnung. Diese Aussagen helfen dem Unternehmen, seinen Fortschritt im Hinblick auf die Ziele zu verfolgen, verstehen, welche Anpassungen vorgenommen und Prognosen erstellt werden müssen.

• Finanzkontrollen:

  Jedes Geschäft, klein oder groß, öffentlich oder privat, braucht starke Finanzkontrollen. Für kleine, private Unternehmen, Finanzkontrollen wie die Aufteilung von Funktionen innerhalb der Abteilung, um sicherzustellen, dass nicht eine Person sowohl Lieferantenzahlungen genehmigt als auch Schecks an Lieferanten kürzt, vor Betrug schützen kann. Plus, durch die Einrichtung starker Finanzkontrollen und Berichterstattung von Anfang an, Ein kleines Unternehmen ist auf die zunehmende Kontrolle vorbereitet, die mit seinem Wachstum einhergehen wird. Für börsennotierte Unternehmen sind Finanzkontrollen gesetzlich vorgeschrieben. Die Strafen für die Nichteinhaltung der Prozesse, Prüfungen, Kontrollen und Berichterstattung, die vom Sarbanes-Oxley Act vorgeschrieben sind, können Geldstrafen und Gefängnisstrafen umfassen.

• Einhaltung der Steuervorschriften:

  Buchhaltungs- und Finanzteams sorgen dafür, dass das Unternehmen seine Steuern zahlt. Dazu gehören die Körperschaftsteuer, regionale Steuern, Kommunalsteuer, Lohnsteuer und Eigenkapitalsteuer (falls zutreffend), Mehrwertsteuer und Quellensteuer. Je nach Komplexität des Geschäfts bzw. Es ist eine gute Idee, einen Certified Public Accountant (CPA) in die Steuervorbereitungs- und Steuererklärungsprozesse einzubeziehen.

6 Schlüsselpositionen in den Buchhaltungs- und Finanzabteilungen kleiner Unternehmen

Am Anfang, Ihre Mitarbeiter sollten Buchhalter und Buchhalter sein – aber wenn Sie Ihre Umsatzbasis vergrößern und sich Entscheidungen um Finanzierung und Prognosen drehen, wie Sie Ihr Finanzteam vergrößern, verschiebt sich in Richtung Finanzen.

1. Buchhalter: In kleinen Unternehmen, ein Buchhalter ist oft der erste – und wichtigste – Mitarbeiter. Die Verantwortlichkeiten dieser Person können je nach Reife des Unternehmens stark variieren, Buchhalter konzentrieren sich jedoch auf die täglichen Buchhaltungsaufgaben. Diese Person könnte für die Aufzeichnung und Überwachung aller Finanztransaktionen des Unternehmens verantwortlich sein, einschließlich Kreditorenbuchhaltung, Forderungen, Cashflow und Gehaltsabrechnung. Außerdem gleichen sie Kontoauszüge mit dem Hauptbuch ab und helfen jeden Monat beim Abschluss der Bücher. Ein Buchhalter hat nicht die Qualifikationen, um im Falle einer Steuerprüfung mit dem IRS zusammenzuarbeiten. Ein Halbzeitbuchhalter in dieser Position kostet zwischen 30 US-Dollar, 000–60 $, 000 pro Jahr.
2. Abrechnungsspezialist: Für Unternehmen mit komplexen Abrechnungsprozessen, abrechenbare Stunden oder ein großes Rechnungsvolumen, Es ist sehr sinnvoll, einen Mitarbeiter für die Abrechnungsfunktion zu haben. In einer Anwaltskanzlei, zum Beispiel, ein Abrechnungsspezialist stellt die von Anwälten in Rechnung gestellten Stunden für Mandantenfälle zusammen und stellt sicher, dass alle Mandanten ordnungsgemäß abgerechnet wurden. Der Fakturierungsspezialist ist für die Rechnungserstellung verantwortlich. Sie beantworten auch Fragen von Kunden zu Rechnungen.

3. Spezialist für Lohnbuchhaltung: Diese Person bearbeitet die Gehaltsabrechnung und erstellt und pflegt lohnbezogene Aufzeichnungen und Berichte, einschließlich Jahresabschlussberichte und Steuerunterlagen für Mitarbeiter. Diese Rolle erfordert Kenntnisse der Vorschriften rund um die Gehaltsabrechnung und Leistungen. Zertifizierungen tragen dazu bei, dass der Lohnabrechnungsspezialist über diese Kompetenzen verfügt.

   Die American Payroll Association (APA) hat zwei Arten von Zertifizierungen:die Fundamental Payroll Certification (FPC) und den Certified Payroll Professional (CPP). Der FPC ist für Berufseinsteiger gedacht. Das CPP ist eine fortgeschrittene Zertifizierung, die Vorkenntnisse in diesem Bereich und fundierte Kenntnisse in Konzepten wie Lohnsteuer, Leistungen an Arbeitnehmer und dem Fair Labor Standards Act (FLSA). Die CPP-Zertifizierung gewährleistet fundierte Kenntnisse der Gehaltsscheckberechnungen, Lohnbuchhaltung und Lohnbuchhaltung. Ein Lohnabrechnungsspezialist sollte auch ein gründliches Verständnis der Vorschriften und der aktuellen Gesetzgebung in diesem Bereich haben.

4. Steuerberater: Ein Buchhalter kann Steuererklärungen bearbeiten und dem IRS Bericht erstatten, wenn er das Unternehmen prüft. Aber ein Kleinunternehmen kann auch einen Steuerberater beauftragen, wenn es nicht jemanden mit dieser Kompetenz im Haus hat. Ein Steuerberater erstellt und reicht die Gewerbesteuererklärungen ein, einschließlich 1120, Formulare 1120-S und 1065 und überfällige Rücksendungen. Diese Person kann eine IRS-Umlage oder ein Bundessteuerpfandrecht aufheben, einen Steuerzahlungsplan aufstellen oder die Lohnpfändung aufheben.
5. Buchhaltungsleiter: Unternehmen mit komplexeren Finanzen, die eine interne Ressource benötigen, die sich um Steuererklärungen kümmern kann, Jahresabschlüsse und behördliche Unterlagen sollten einen Buchhaltungsleiter einstellen. Der Buchhaltungsleiter kann den Buchhalter führen und die genaue tägliche Buchführung dieser Person verwenden, um Einblicke in die Finanzen des Unternehmens zu erhalten. einschließlich Möglichkeiten zur Kostensenkung und/oder Effizienzsteigerung. Ein Accounting Manager kann ein CPA sein, eine prüfungsbasierte Lizenz für Buchhalter, die eine rigorose Ausbildung und Erfahrung auf diesem Gebiet widerspiegelt.
6. Regler: Da das Geschäft komplexer wird und das Buchhaltungsteam wächst, Unternehmen müssen möglicherweise einen Controller einstellen. Controller betrachten die finanzielle Situation des Unternehmens strategischer als die oben beschriebenen Rollen und sind für die Erstellung und Einrichtung von Finanzverfahren verantwortlich. Controller sehen das Geschäft auch zukunftsorientiert, Baubudgets und Prognosen. Sie können auch Finanzvereinbarungen mit Banken aushandeln, wie Kredite und Kreditlinien.

Wie Buchhaltungs- und Finanzsoftware helfen kann

Die Benchmarking-Umfrage von Robert Half ergab, dass Unternehmen jeder Größe im letzten Jahr den Automatisierungsgrad ihrer Buchhaltungsprozesse erhöht haben. Etwa 39 % der Unternehmen mit einem Umsatz von weniger als 500 Millionen US-Dollar verwenden automatisierte Software. mit den am ehesten automatisierten Funktionen einschließlich der Rechnungsstellung, Erstellung von Finanzberichten, Datenerfassung und Dokumentation, Speicherung und Einhaltung. Nicht überraschend, kleinere Unternehmen waren die Gruppe mit der geringsten Wahrscheinlichkeit, über automatisierte Finanzentscheidungen zu verfügen, vorausschauende Berichterstattung und Finanzmodellierungsfunktionen.

Mehr als die Hälfte der Befragten gaben an, Cloud-basierte Software für Buchhaltung und Finanzen teilweise oder nur zu nutzen, und die Abhängigkeit der Unternehmen von Microsoft Excel nimmt weiter ab, auch bei kleineren Unternehmen. Etwa 59 % der Unternehmen mit einem Umsatz von weniger als 25 Millionen US-Dollar gaben an, Excel für die Budgetierung und Planung zu verwenden. aber das sind 10 Punkte weniger als bei der Umfrage von 2018 und fast 20 Punkte weniger als bei der Umfrage von 2017.

Buchhaltungssoftware kann die Qualität verbessern und die Effizienz eines Buchhaltungsteams für kleine Unternehmen steigern. Finanzsoftware kann helfen, Daten zu automatisieren"> Dateneingabe- und Kontenabstimmungsaufgaben automatisieren, spart Personalzeit und reduziert Fehler. Die Zeitersparnis bei der manuellen Dateneingabe kann für strategischere Arbeiten genutzt werden.

Kreditorenbuchhaltung automatisieren, zum Beispiel, kann zu schnelleren Lieferantenzahlungen führen, die das Unternehmen für eine bessere Bezahlung qualifizieren können. Für Debitorenbuchhaltung, Unternehmen können Software verwenden, um Kunden automatisch Erinnerungen an ausstehende Rechnungen und monatliche Abrechnungen zu senden, um die Tage der ausstehenden Verkäufe zu reduzieren.

Buchhaltungssoftware hat kleineren Unternehmen geholfen, den Zeitaufwand für die Fertigstellung von Finanzberichten von 13 Tagen auf 10 Tage zu verkürzen. nach Robert Half. Die Speicherung aller Finanzinformationen auf einer einzigen Plattform erleichtert nicht nur die Erstellung dieser Berichte und die Steuererklärung, sondern aber gewährleistet Genauigkeit und Konformität.

Zusätzlich, Buchhaltungs- und Finanzsoftware kann die Finanzkontrolle mit rollenbasiertem Zugriff und Berechtigungen verbessern, die sicherstellen, dass nur genehmigte Mitarbeiter auf bestimmte Finanzdaten zugreifen können.

Kostenloses Organigramm für Finanzen und Buchhaltung für kleine Unternehmen

Kleine Unternehmen haben normalerweise keine CFOs. Wenn es einen strategischen Finanzführer gibt, es ist normalerweise ein Controller, und diese Person leitet die Finanz- und Buchhaltungsorganisation.

Eine der größten Herausforderungen für kleine Unternehmen besteht darin, qualifizierte Mitarbeiter für ihre Finanzabteilung zu finden, da die Nachfrage nach Mitarbeitern mit diesen Fähigkeiten steigt. Die Nachfrage nach Robert Halfs Gehaltsleitfaden 2020 für Buchhaltungs- und Finanznotizen ist hoch und das Angebot für Buchhaltungs- und Finanzfachleute in den Vereinigten Staaten gering. Unternehmen halten Leistungsträger durch bessere Bezahlung, Vergünstigungen und Aufstiegschancen als Mitbewerber. Buchhaltungssoftware unterstützt diese Bemühungen, weil es eine Automatisierung bietet, die den Mitgliedern des Buchhaltungs- und Finanzteams mehr Zeit gibt, andere gefragte Fähigkeiten weiterzuentwickeln, wie kritisches Denken und Kommunikation.

Und mit einem Cloud-basierten Buchhaltungssystem, Diese Mitarbeiter können eine der gefragtesten technologischen Fähigkeiten für Buchhalter weiter ausbauen:Kenntnisse im Umgang mit Cloud-basierten Finanzlösungen.