Was ist die Kreditorenbuchhaltung (AP)?

Die Verbindlichkeiten eines Unternehmens stellen seine kurzfristigen Verbindlichkeiten dar – Rechnungen gegenüber Lieferanten, zum Beispiel. Die AP-Abteilungen sind für die Bearbeitung von Spesenabrechnungen und Rechnungen sowie für die Sicherstellung der Zahlungen verantwortlich. AP ist ein wichtiger Posten im Abschnitt Verbindlichkeiten der Bilanz eines Unternehmens.

Im Bereich Rechnungswesen, Die Kreditorenbuchhaltung ist das direkte Gegenstück zur Debitorenbuchhaltung (AR).

Einige wichtige Erkenntnisse:

• Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen stellen die kurzfristigen Verbindlichkeiten einer Organisation dar.
• AP-Teams sind für die Verarbeitung von Rechnungen und Bestellungen in Übereinstimmung mit festgelegten Richtlinien und Arbeitsabläufen verantwortlich.
• Die Summe der kurzfristigen Verbindlichkeiten ist ein wichtiger Posten in Bilanzen und innerhalb eines Hauptbuchs.

Video:AP vs. AR

Kreditorenbuchhaltung erklärt

Schauen wir uns einige grundlegende Dinge an, um sie zu verstehen.

Kreditoren- vs. Debitorenbuchhaltung

Wenn AP den Betrag darstellt, den ein Unternehmen in Form von kurzfristigen Verpflichtungen gegenüber Gläubigern und Lieferanten schuldet, AR sind die Gelder, die es von Gläubigern erhalten soll, wie Kunden, Distributoren und Partner.

Kreditorenarten

Kosten, Kurzfristige Darlehenszahlungen und Rückzahlungen werden in der Bilanz als Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen ausgewiesen. Eine wichtige Verbindlichkeit, die nicht als Kreditorenbuchhaltung gilt, ist die Gehaltsabrechnung, die gesondert ausgewiesen wird.

Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen vs. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen

Einige beschreiben Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen als dasselbe. Technisch, obwohl, Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen sind eine Untergruppe der Kreditorenbuchhaltung, da sie ausstehende Beträge beschreiben, die für an ein Unternehmen gelieferte Vorräte fällig sind.

Warum ist die Kreditorenbuchhaltung wichtig?

Im Wesentlichen, AP stellt einen erheblichen Teil der Verbindlichkeiten eines Unternehmens dar. Die Nichteinhaltung der Best Practices bei der Verwaltung der Kreditorenbuchhaltung kann kostspielig sein. Einige Lieferantenvereinbarungen beinhalten eskalierende Gebühren für verspätete Zahlung von Rechnungen. Ein Rückstand kann zu Verzögerungen beim Erhalt von Waren und Dienstleistungen von Lieferanten führen. Auch das gewohnheitsmäßig verspätete Bezahlen von Rechnungen signalisiert häufig Cashflow-Probleme.

Kreditoren-Workflow

Der Genehmigungsprozess, durch den Organisationen Rechnungen und Begleitdokumente erhalten, wird als „Kreditoren-Workflow“ bezeichnet. Historisch, der AP-Prozess war manuell, und viele kleine Firmen und Einzelunternehmen verwenden diesen Ansatz immer noch. Aber jede Organisation, die ein hohes Rechnungsvolumen zu verarbeiten hat, hat wahrscheinlich ein Automatisierungssystem für die Kreditorenbuchhaltung implementiert, das den formalen Workflow-Prozess vereinfacht. stellt sicher, dass Richtlinien durchgesetzt werden und vereinfacht Audits.

So erfassen Sie die Kreditorenbuchhaltung

Wenn ein Finanzteam erhält, sagen, eine Spesenabrechnung eines Mitarbeiters oder eine Originalrechnung oder Bestellung für Waren und Dienstleistungen, er wird im Hauptbuch als Aufwand erfasst. Sobald ein bevollmächtigter Beamter die Kosten genehmigt und die Zahlung gemäß den Zahlungsbedingungen des Vertrags (z. B. netto 30 oder netto 60 Tage) erfolgt ist, das Buchhaltungsteam verbucht es als bezahlt.

Beispiele für Kreditorenbuchhaltung

Fast alle Unternehmen haben Ausgaben. Restaurants müssen Lebensmittelinventar bei einer beliebigen Anzahl von Lieferanten bestellen. Typische Betriebskosten sind Miete, Versorgungsunternehmen und Versicherungen. Eine Arztpraxis kann eine spezialisierte Reinigungsfirma bezahlen und Gelder für geleaste Geräte und Rechtsberatung ausgeben. Im Wesentlichen, außerhalb der Gehaltsabrechnung, wenn Ihr Unternehmen eine Rechnung erhält und bezahlt, das ist AP.

Welche Rolle spielt die Kreditorenbuchhaltung?

AP-Teams erfassen Spesenabrechnungen, Originalrechnungen und termingerechte Bearbeitung von Bestellungen, gemäß den vertraglichen Auftragsbedingungen. Die Abteilung ist dafür verantwortlich, zu bestätigen, dass Spesenabrechnungen und Bestellungen Belege enthalten, und sie gewährleisten die Einhaltung der Richtlinien der Organisation sowie lokaler, Industrie und nationale Vorschriften. Sobald Zahlungen geleistet wurden, das Team zeichnet sie auf. Die Kreditorenbuchhaltungsteams spielen eine entscheidende Rolle bei der Berichterstattung über die Gesamtverbindlichkeiten eines Unternehmens und bei der Verwaltung des Cashflows.

Was ist der Kreditorenprozess?

Nach Erhalt einer Originalrechnung oder Bestellung jemand in der AP-Abteilung überprüft es, um sicherzustellen, dass alle Details korrekt sind und den Richtlinien entsprechen. Abgesehen von möglichen Ungenauigkeiten, der Überprüfungsprozess umfasst die Suche nach Anzeichen von Betrug, Stellen Sie sicher, dass die Rechnung kein Duplikat ist, und überprüfen Sie die Bedingungen des Lieferanten, um sicherzustellen, dass die Rechnung rechtzeitig bearbeitet wird.

Ist die Kreditorenbuchhaltung eine Ausgabe?

Jawohl. Typische Ausgaben sind Miete, Werbung, Lieferungen, Nebenkosten und Erstattung der Reisekosten der Mitarbeiter.

Wie hoch ist die Fluktuationsquote der Kreditorenbuchhaltung?

Eine Debitoren-Umschlagsquote ist das Liquiditätsmaß im Rechnungswesen, das beschreibt, wie schnell, oder langsam, eine Organisation bezahlt ihre Rechnungen. Eine hohe AP-Fluktuationsrate deutet darauf hin, dass ein Unternehmen Rechnungen und Spesenabrechnungen schnell bezahlt. während eine niedrigere zahlbare Umschlagshäufigkeit bedeutet, dass Zahlungen langsamer erfolgen.

Kreditorenbuchhaltung (AP)-Team

Je nach Größe einer Organisation bzw. ein AP-Team kann eine oder mehrere Personen umfassen. In Fällen, in denen ein Team aus mehreren Mitarbeitern besteht, ein Manager ist in der Regel dafür verantwortlich, dass die Abteilung reibungslos funktioniert.

Kenntnisse in der Kreditorenbuchhaltung: AP-Teammitglieder müssen über starke organisatorische, analytische und kommunikative Fähigkeiten; detailorientiert sein; und gut mit Computern arbeiten, einschließlich Software für die Kreditorenbuchhaltung.

Auswahl einer Kreditorenbuchhaltungssoftware (oder eines Anbieters)

Die Auswahl eines Kreditoren-Automatisierungssystems ist eine strategische Entscheidung. Evaluierungen sollten alle Beteiligten einbeziehen, einschließlich derer, die in der AP-Abteilung und des CFO einer Organisation arbeiten. Zu den Überlegungen gehört, wie gut die kostenpflichtige Automatisierungssoftware Daten aus anderen Systemen innerhalb des Unternehmens sowie aus anderen Systemen innerhalb der Branche und Lieferkette des Unternehmens verarbeiten und austauschen kann. CFOs sollten bewerten, wie gut sich AP-Automatisierungslösungen in ihre ERP-Systeme integrieren lassen. Im Idealfall, Der Anbieter der AP-Automatisierungslösung hat entweder eine Partnerschaft mit dem ERP-Anbieter geschlossen oder sich einer Zertifizierung oder Validierung unterzogen, um die Kompatibilität und die Fähigkeit zum Erreichen des gewünschten Automatisierungsgrads sicherzustellen.