Zeit- und Materialverträge (T&M):Wie sie funktionieren und kostenlose Vorlage

Die genaue Schätzung einer Bauaufgabe ist eine Herausforderung. Wenn die Schätzung zu groß ist, der Auftragnehmer verliert das Projekt an einen niedrigeren Bieter. Zu klein, und das Projekt landet in den roten Zahlen. Erschwerend kommt hinzu, die Kosten des Auftragnehmers können sich zwischen dem Kostenvoranschlag und der Fertigstellung der Arbeiten ändern. Materialkosten könnten steigen, Arbeiter könnten aus dem Erwerbsleben ausscheiden, könnten neue Vorschriften erlassen werden. Aus diesem Grund schlagen einige Auftragnehmer einen Zeit- und Materialvertrag vor.

Was ist ein Zeit- und Materialvertrag (T&M)?

Mit einem Zeit- und Materialvertrag, anstatt einen Festpreis für das gesamte Projekt anzugeben, ein Vertrag beschreibt den groben Auftragsumfang sowie ein Angebot für einen festen Stundenlohn zuzüglich Materialkosten. Der Auftragnehmer kann auch einen Höchstpreis für das Projekt – allgemein als „Nicht-Überschreitung“-Klausel bezeichnet – als Garantie zum Schutz des Auftraggebers vor unkontrollierten Kosten angeben.

Festpreis vs. Zeit und Material:

Es gibt einige wichtige Unterschiede zwischen Festpreis- und Zeit- und Materialverträgen. Festpreisverträge, in denen der Endpreis vor Arbeitsbeginn festgelegt wird, sind häufiger als Zeit- und Materialverträge. Festpreisverträge eignen sich am besten für Projekte, die sowohl vom Auftraggeber als auch vom Auftragnehmer gut verstanden werden und deshalb, der Zeit- und Kostenaufwand sind vorhersehbar.

Bei Festpreisverträgen, wenn sich die Stellenbeschreibungen nach Arbeitsbeginn ändern, Auftraggeber und Auftragnehmer müssen eine Änderung ihrer Vereinbarung aushandeln. In einem Zeit- und Materialvertrag werden jedoch in der Regel nur der Verwendungszweck sowie die Stundensätze und Materialkosten festgelegt. Sie eignen sich für Situationen mit weniger Vorhersehbarkeit, da bei einer Änderung der Jobspezifikationen keine Neuverhandlungen erforderlich sind. es kostet nur mehr Zeit und Material.

Wie funktionieren Zeit- und Materialverträge?

Auftragnehmer und Auftraggeber vereinbaren das Ziel des Projekts und spezifizieren das fertige Produkt. Es ist möglicherweise nicht möglich, alle Schritte auf dem Weg zu definieren. Innerhalb dieses Rahmens, sie vereinbaren Stundenlöhne für die Mitarbeiter des Auftragnehmers, sowie für Subunternehmer. Der Auftragnehmer spezifiziert auch die zu verwendenden Materialien, zusammen mit einem Aufschlagssatz für Materialpreise.

Wann sollten Zeit- und Materialverträge verwendet werden?

Zeit- und Materialverträge sind am besten, wenn der Umfang der Arbeit oder ihre Dauer nicht vor Arbeitsbeginn festgelegt werden kann, wie es manchmal bei Bauprojekten der Fall ist. Bei der Renovierung eines Altbaus, zum Beispiel, Das Entfernen von Wänden kann Fäulnis oder andere Schäden aufdecken, die vor Beginn der Arbeit nicht sichtbar waren. Eine weitere Situation, die reif für einen Zeit- und Materialvertrag ist, ist, wenn sich die Materialpreise wahrscheinlich ändern werden. Möglicherweise werden die Holzkosten oder die Gaspreise während der Dauer der Arbeit deutlich steigen.

Was sollte in einem Zeit- und Materialvertrag enthalten sein?

Neben der Angabe der Ziele des Projekts, ein Zeit- und Materialvertrag sollte einen Festpreis für Arbeit beinhalten, der auch Löhne beinhaltet, über Kopf, allgemeine und administrative Kosten und einen Gewinnaufschlag. Materialkosten sollten Fracht, Steuern und einen Standardaufschlag – normalerweise zwischen 15 % und 35 %. Gegebenenfalls, der Vertrag sollte auch einen Höchstpreis im Wege einer Nicht-Überschreitungsklausel festlegen.

Teile eines Zeit- und Materialvertrags

Das Ziel eines jeden Vertrages ist die Erfüllung der Projektanforderungen, die Kosten und Gemeinkosten des Auftragnehmers zu decken und dem Auftragnehmer einen Gewinn zu erwirtschaften. Zu diesem Zweck, diese Positionen sind in der Regel in einem Zeit- und Materialvertrag enthalten.

• Arbeitssätze: Dies sollte die Stundenlöhne nicht nur für die Arbeiter und Subunternehmer umfassen, aber auch Administratoren, die das Projekt und die Abrechnung verwalten.
• Maximale Arbeitszeit: Um sich vor unkontrollierten Kosten zu schützen und den Kunden zu schützen, es kann eine maximale Anzahl von Arbeitsstunden angegeben werden. Etwaige Überstunden müssen vom Auftragnehmer übernommen werden.
• Material-Markup: Dem Auftraggeber werden die tatsächlichen Materialkosten (einschließlich Fracht) in Rechnung gestellt, plus einem bestimmten Markup, normalerweise zwischen 15 und 35 %.
• Zeit- und Materialüberschreitungsklausel (T&M NTE): Ein nicht zu überschreitendes Angebot für das gesamte Projekt kann hinzugefügt werden, damit der Kunde die maximalen Kosten des Projekts vor Beginn der Arbeiten kennt.
• Zahlungsmeilensteine: Um den Arbeitsablauf des Auftragnehmers zu schützen, in einigen Fällen können Sie vereinbarte Meilensteine ​​für Abschlagszahlungen einbeziehen.

Zusätzliche Punkte, die für einen Zeit- und Materialvertrag zu berücksichtigen sind

Ein Zeit- und Materialvertrag sollte festlegen, wann der Auftragnehmer bezahlt wird. Als Anreiz für effizientes Arbeiten Die Zahlung kann an das Erreichen von Meilensteinen im Projekt gebunden sein. Andere Optionen sind eine regelmäßige Abrechnung – vielleicht wöchentlich oder monatlich – oder eine Pauschale nach Abschluss des Projekts.

Der Kunde kann auch die Qualität oder Art der zu verwendenden Materialien angeben, z. die Holzsorte bei einem Bauprojekt.

Vor- und Nachteile von Zeit- und Materialverträgen

Die Entscheidung für einen Zeit- und Materialvertrag anstelle eines Festpreisvertrags hat seine Vor- und Nachteile.

• Vorteile: Mit der Zusicherung, dass alle Kosten gedeckt sind, Zeit- und Materialverträge sind einfach umzusetzen und ein geringes Risiko für den Auftragnehmer. Der Gewinn ist vorhersehbar. Anpassungen sind einfach, wenn sich Spezifikationen oder Ressourcenbedarf ändern.
• Nachteile: Kunden bevorzugen oft einen Festpreisvertrag, weil ihr Risiko geringer ist und die Budgetierung einfacher ist. Beim Bieten gegen einen Festpreisvertrag der Auftragnehmer mit einem Zeit- und Materialvertrag kann das Angebot verlieren. Die Nachverfolgung von Materialkosten und Arbeitsstunden ist für den Auftragnehmer zusätzliche Arbeit. Bei unbefristeten Arbeitszeiten, die Arbeiter des Auftragnehmers sind möglicherweise nicht motiviert, effizient zu arbeiten. Das Einfügen einer Not-to-Exceed-Klausel kann helfen, dieses Problem auszugleichen.

Vorteile Nachteile Simple Client könnte kein Geld mehr haben, bevor das Projekt abgeschlossen ist Stellt sicher, dass der Auftragnehmer einen Gewinn erzielt Ohne eine Nichtüberschreitungsklausel, Mitarbeiter haben keinen Anreiz, effizient zu arbeiten Leichte Anpassung an Veränderungen Steigende Arbeitspreise könnten den Gewinn beeinträchtigen Leichtes Hinzufügen oder Entfernen von Ressourcen bei geänderten Anforderungen Kostenverfolgung ist zusätzliche Arbeit

Zeit- und Materialverträge der Regierung

Zeit- und Materialverträge können nur dann für staatliche Projekte verwendet werden, wenn der Auftragnehmer nachweisen kann, dass Umfang oder Dauer des Auftrags nicht bestimmt werden können oder Kosten nicht genau geschätzt werden können. Der Auftragnehmer legt für jede Arbeiterklasse gesonderte feste Stundensätze fest. Zu den Materialien gehören die notwendigen Materialien, zusammen mit den Kosten für den Transport zum Einsatzort, sowie Nebenleistungen, wie zum Beispiel Aufräumarbeiten.

Verträge sollten einen (maximalen) Höchstpreis enthalten. Überschüssige Lohnkosten hat der Auftragnehmer zu tragen. Um sicherzustellen, dass die Auftragnehmer effizient arbeiten, die verantwortliche öffentliche Stelle überwacht das Projekt.

Abrechnung mit Zeit- und Materialverträgen

Mit einem Zeit- und Materialvertrag, Es ist für einen Administrator unerlässlich, die Kosten zu verfolgen und die Dokumentation zu verwalten. Belege für Materialien sollten aufbewahrt und die Arbeit sollte dokumentiert werden. Nicht verwendete Materialien, die zurückgegeben werden, sind von der Gesamtsumme abzuziehen.

Wenn der Vertrag eine Nichtüberschreitungsklausel enthält, der Auftragnehmer sollte den Auftraggeber benachrichtigen, wenn sich die Grenze nähert.

Vertragsvorlage für Freizeit und Materialien

Jedes Bauvorhaben ist einzigartig und erfordert einen sorgfältig auf seine Anforderungen abgestimmten Vertrag. Aber alle Verträge haben gewisse Aspekte gemeinsam, und es gibt bestimmte zusätzliche Elemente, die jeder Zeit- und Materialvertrag enthalten sollte.

Zeit- und Materialvertragsvorlage

Diese Zeit- und Materialvertragsvorlage bietet die Hauptstruktur und die Kernkomponenten, die Auftragnehmer an die Anforderungen ihres Projekts anpassen können.

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Verwalten von Zeit- und Materialverträgen mit NetSuite

Unternehmen, die Zeit- und Materialverträge verwenden, müssen verfolgen, wie viele Stunden für ein Projekt aufgewendet werden, den abrechenbaren Satz für zugewiesene Ressourcen und/oder die auszuführenden Aufgaben sowie die Menge und die Materialkosten, die für die Durchführung des Projekts erforderlich sind. Außerdem müssen sie bei der Erfassung von Erlösen aus Verträgen spezifische Projektbuchhaltungsregeln befolgen – ASC 606, wenn sie nach den in den USA allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen (GAAP) tätig sind, oder IFRS 15 in Ländern, in denen der International Financial Reporting Standard (IFRS) vorgeschrieben ist. Ohne die richtige Software dies wären arbeitsintensive und zeitaufwendige Prozesse für jeden Auftragnehmer.

Mit der Buchhaltungssoftware von NetSuite Debitorenabteilungen können Kunden Rechnungen stellen, wenn Zeit- und Materialverträge verwendet werden. Es automatisiert auch die Umsatzrealisierung und hilft Unternehmen, die entsprechenden Standards einzuhalten. Und die Professional-Services-Lösung von NetSuite bietet umfassende Projektabrechnungsfunktionen, die es einfach machen, aufgewendete Stunden zu verfolgen, beschafften Materialien und die sonstigen buchhalterischen Angaben, die für Zeit- und Materialverträge erforderlich sind.

Abschluss

Zeit- und Materialverträge funktionieren am besten, wenn Umfang und Dauer eines Projekts vor Arbeitsbeginn nicht vorhersehbar sind. Die Einfachheit eines Zeit- und Materialvertrags sichert dem Auftragnehmer einen Gewinn, erhöht jedoch den Verwaltungsaufwand in Bezug auf Zeit- und Kostenverfolgung. Jedoch, Eine gute Buchhaltungssoftware kann diese zusätzliche Belastung weitgehend oder vollständig automatisieren.

Häufig gestellte Fragen zu Zeit und Material

Wie funktionieren Zeit- und Materialverträge?

Zeit- und Materialverträge legen den Umfang eines Projekts fest, sind jedoch unbefristet. Sie legen Preise für Material und Stundensätze für Arbeit fest, und dem Kunden werden zu diesen Sätzen so viele Stunden und so viel Material in Rechnung gestellt, wie für die Durchführung des Projekts erforderlich sind. Zum Schutz der Projektinhaber, Zeit- und Materialverträge enthalten in der Regel einen Höchstpreis in Form einer „Not-to-exceed“-Klausel.

Wann sollte ein Zeit- und Materialvertrag verwendet werden?

Ein Zeit- und Materialvertrag sollte verwendet werden, wenn der Umfang oder die Dauer des Projekts nicht genau geschätzt werden können. US Federal Acquisition Rules, in der Tat, Dies ist der einzige Fall, wenn Zeit- und Materialverträge zulässig sind.

Was versteht man unter einem Zeit- und Materialvertrag?

Anstelle eines Festpreises, der das gesamte Projekt abdeckt, ein Zeit- und Materialvertrag nennt Stundensätze und Materialkosten. Der Auftraggeber trägt diese Arbeit und die Materialkosten, die zur Fertigstellung des Projekts verwendet wurden.

Ist Zeit und Material eine Kostenart Vertrag?

Jawohl. Der Auftraggeber trägt die Kosten der Arbeiten, statt eines vorgegebenen Festpreises.

Was ist der Unterschied zwischen T&M und Festpreis?

Bei Festpreisverträgen, der Auftragnehmer bietet einen Festpreis für das gesamte Projekt an und trägt das Risiko von Überschreitungen. In einem Zeit- und Materialvertrag der Auftragnehmer dem Auftraggeber die Materialkosten in Rechnung stellt, zuzüglich eines festen Stundensatzes für die Arbeit. In einem Messvertrag der Kunde übernimmt ein höheres Risiko.