So optimieren Sie Ihre Kreditorenbuchhaltungsprozesse

Die Kreditorenbuchhaltung (AP) steht nicht immer im Mittelpunkt, wenn Unternehmen expandieren wollen. den Umsatz steigern und sich einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.

Und hat nicht immer oberste Priorität für das Management, obwohl es sein sollte, da ein gutes AP-Management zu besseren Lieferantenbeziehungen führt, die Möglichkeit, Rabatte zu nutzen, und Vermeidung von Mahngebühren.

Warum Ihre Kreditorenbuchhaltungsprozesse überarbeitet werden müssen

Die AP-Verarbeitung verdient mehr Aufmerksamkeit. Verspätete Zahlungen an Lieferanten können den Goodwill bei geschätzten Lieferanten untergraben und sich auf Zahlungsbedingungen und Servicelevel auswirken.

Durch die vorzeitige Zahlung von Rechnungen können Unternehmen auch Rabatte nutzen (z. 1% Netto 10 Tage), die sich im Laufe der Zeit summieren können. Durch einen strategischen Kreditorenansatz, Organisationen können diese und andere Möglichkeiten nutzen.

Wenn Sie Ihre AP-Workflows in den letzten Jahren nicht bewertet haben, dann ist es definitiv Zeit für eine gründliche Bewertung der Menschen, Prozesse und Technologien, mit denen Sie die Kreditorenbuchhaltung verwalten.

So optimieren Sie Ihre Kreditorenbuchhaltungsprozesse in 9 Schritten

Rund 55 % der Unternehmen wickeln ihre Kreditorenbuchhaltungsprozesse noch manuell ab, eine Chance für wesentliche Verbesserungen bieten. Auch Unternehmen, die einige oder alle ihrer Kreditorenbuchhaltungsprozesse automatisiert haben, könnten von einer Überarbeitung profitieren.

Hier sind neun Möglichkeiten, wie Unternehmen jeder Größe ihre Kreditorenstrukturen verbessern und effizienter entwickeln können, produktive Ansätze für diese wichtige Buchhaltungsfunktion.

1. Bewerten Sie Ihre grundlegenden AP-Vorgänge neu

   Es ist Zeit für eine gründliche Introspektion und eine ehrliche Einschätzung, wie Sie bisher mit der Kreditorenbuchhaltung umgegangen sind. Verwaltest du es manuell? Erhalten und scannen Sie Papierrechnungen von Lieferanten, wenn die elektronische Version eine Option ist? Erhalten Sie ständig Folgeanfragen von ihnen zu unbezahlten Rechnungen?

   Andere Warnsignale, auf die Sie während dieser Übung achten sollten, sind:

   • Buchhaltungsmitarbeiter und Manager, die zu viel Zeit damit verbringen, Rechnungsgenehmigungen zu bearbeiten.
   • Anbieter, die über überfällige Zahlungen im Dunkeln gehalten werden (und wann sie ihr Geld bekommen werden).
   • Geringeres Serviceniveau von Anbietern, die nicht pünktlich bezahlt werden.
   • Inkonsistente Kreditorenbuchhaltungsprozesse (dies ist besonders in größeren Unternehmen mit mehreren Abteilungen oder Standorten verbreitet).
   • Dezentrale Rechnungsverarbeitung und Zahlungsverteilung.
   • Arbeitsredundanzen in verschiedenen AP-Abteilungen.

   Durch die Abbildung ihrer AP-Prozesse, Unternehmen können sich einen genauen Überblick darüber verschaffen, welche Funktionen ihre Kreditorenbuchhaltungssoftware übernehmen muss, und gleichzeitig potenzielle Lücken in der Leistungsfähigkeit ihrer Kreditorenbuchhaltung identifizieren.

2. Überdenken veralteter Prozesse

   Wenn sich Monat für Monat die Rechnungen häufen, während Sie auf den gefürchteten Anruf Ihrer Lieferanten warten, Geld anfordern – dann muss Ihr Kreditorenprozess wahrscheinlich überarbeitet werden.

   Ihre Auswahl umfasst das Outsourcing von AP, den Prozess zu automatisieren oder Ihren laufenden Kreditorenprozess zu aktualisieren. Jede dieser Optionen ist weitaus besser als manuelle und papierbasierte Prozesse, die besonders ineffizient sind und zu Fehlern neigen, redundante Dateneingabe und andere Probleme in den AP-Workflow.

   Wenn Ihr Unternehmen zu viel Zeit mit der Verwaltung von AP verbringt, Es ist an der Zeit, Ihren aktuellen Ansatz zu überdenken und neue Wege zu finden, um den End-to-End-AP-Prozess effizienter zu gestalten.

3. Standardisieren Sie ineffiziente Kreditorenbuchhaltungsprozesse

   Stellen Sie zunächst sicher, dass Ihre Lieferanten genau wissen, an wen sie ihre Rechnungen senden sollen. Und, einen Prozess entwickeln, der genau umreißt, was Beschaffungsfachleute oder Außendienstgenehmiger tun sollten, wenn sie Rechnungen von Lieferanten erhalten (im Gegensatz dazu, die Rechnungen auf ihrem Schreibtisch liegen zu lassen), verstauben, während die Lieferanten auf ihre Bezahlung warten). Ineffiziente Rechnungseingangspraktiken sind ein guter Ausgangspunkt, um mit der Standardisierung Ihrer Kreditorenbuchhaltung zu beginnen. Zum Beispiel, wenn Lieferantenrechnungen an einzelne Abteilungen gesendet werden und häufig verloren gehen oder verlegt werden, dann lassen Sie sie stattdessen an einen zentralen Ort fließen.

   Wenn diese Rechnungen eintreffen, Stellen Sie sicher, dass sie nach Priorität und Fälligkeitsdatum sortiert sind. Verwenden Sie einen Bericht zur Kontoalterung, um diese Fälligkeitsdaten zu verwalten, mit Labels wie "aktuell" und "überfällig 1-30 Tage", um Rechnungen zu organisieren und den Überblick zu behalten. Durch die Standardisierung des Eingangs und der Genehmigung von Rechnungen Sie können den Procure-to-Pay-Zyklus beschleunigen und gute Beziehungen zu Lieferanten pflegen.

   Streben Sie nach Vereinfachung, während Sie diese und andere Standardisierungstechniken durcharbeiten, wissen, dass die Zeit, die Sie in diese Übung investieren, nicht nur dafür sorgt, dass die Lieferanten pünktlich bezahlt werden, sondern auch wertvolle Zeit für die Buchhaltungsmitarbeiter, Abteilungsleiter und CFO.

4. Akzeptieren Sie elektronische Rechnungen

   Viele Unternehmen verlassen sich auf manuelle Genehmigungen und papierbasierte Rechnungsstellungsprozesse. Hier ist die gute Nachricht:Dank der Fortschritte in Technologie und Software, Dieser ansonsten zeit- und ressourcenintensive Prozess lässt sich automatisieren und viel einfacher verwalten.

   Mit Computern, die einen Großteil der schweren Arbeit erledigen, die Buchhaltungsmitarbeiter einst erledigten, Das elektronische Empfangen und Bezahlen von Rechnungen hilft Unternehmen, Geld und Zeit zu sparen, während sich die Mitarbeiter auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können.

   Elektronische Rechnungen tragen auch dazu bei, den sich wiederholenden Kreditorenprozess in ein optimiertes System zu verwandeln, das weniger „Berührungen, “ minimiert Fehler, und stellt sicher, dass die Lieferanten pünktlich bezahlt werden.

5. Finden Sie heraus, wie Sie Rechnungen bezahlen

   Die Entscheidung, wann Sie Rechnungen bezahlen, klingt wie ein Kinderspiel. Aber es ist tatsächlich ein wichtiger Schritt, der dazu beiträgt, Erwartungen an Ihre Lieferanten und Ihr eigenes Unternehmen zu setzen. Zu den beliebtesten Optionen gehören:

   • Fassen Sie die Zahlungen nach Fälligkeitsdatum zusammen und bezahlen Sie mehrere Rechnungen, die innerhalb bestimmter Fristen gleichzeitig fällig sind.
   • Wählen Sie bestimmte Tage des Monats (d. h. am 1. und 15. eines jeden Monats), wenn Sie Rechnungen bezahlen.

   Überlegen Sie auch, wie Sie die Rechnungen bezahlen. Werden Sie einen Papierscheck ausschneiden und ihn verschicken? Verwenden Sie ACH für wiederkehrende Rechnungen? Werden Sie eine Kreditkarte online über einen Dienst wie Stripe verwenden, falls angeboten?

   Wenn Sie diese Entscheidungen treffen, Dokumentieren Sie diese unbedingt in einem Handbuch, auf das sich alle Mitarbeiter beziehen können. Dieser Weg, Die gesamte Organisation versteht die AP-Verfahren und kann sie an die Teammitglieder und an nachfragende Anbieter weitergeben.

6. AP-Automatisierung verwenden

   Die Kreditorenbuchhaltung ist ein zeitaufwändiger Prozess, der laufend verwaltet werden muss. und hat sich in der Vergangenheit auf manuelle Prozesse verlassen. Mit anderen Worten, es ist reif für die Automatisierung. Wenn Unternehmen wachsen, Hinzufügen weiterer Anbieter und Zahlungsverpflichtungen auf dem Weg, der Automatisierungsbedarf wächst.

   Buchhaltungssoftware kann Zahlungen und andere Kreditorenbuchhaltungsprozesse automatisieren, Entlastung der Buchhaltung. Durch den Wechsel zu einem automatisierten System Unternehmen:

   • Vermeiden Sie den Verlust von Papierrechnungen
   • Kann Zahlungsautorisierungen beschleunigen
   • Organisieren Sie ihre Aufzeichnungen besser
   • Kann Zahlungen überweisen oder andere AP-Aufgaben von überall aus erledigen (mit einem Cloud-basierten System)

   Prozesse automatisieren, die früher manuell mit Papier abgewickelt wurden, Tabellenkalkulationen und getrennte Systeme führen ebenfalls zu erheblichen Effizienz- und Produktivitätsgewinnen. Es hilft auch Geld zu sparen, entlastet die Mitarbeiter, um sich auf sinnvollere Arbeit zu konzentrieren, vermeidet Fehler und verringert das Betrugsrisiko.

7. Delegieren Sie, wo Sie können

   Während Sie Ihre aktuellen Kreditorenbuchhaltungsprozesse bewerten und bestimmen, welche Schritte Sie unternehmen müssen, um sie zu verbessern, Suchen Sie nach Möglichkeiten, Aufgaben und Verantwortlichkeiten an Kollegen zu delegieren.

   Zum Beispiel, wenn Sie weiterhin monatlich mehrere Papierrechnungen erwarten, Wählen Sie einen bestimmten Ansprechpartner für den Empfang aus, scannen und in Ihr AP-System eingeben. Dieser Weg, bei Verlust einer Rechnung oder verspäteter Zahlung, Es gibt einen Ansprechpartner für den Anbieter. Sie können Teammitgliedern auch andere Rollen zuweisen, um die AP-Verantwortlichkeiten gleichmäßig zu verteilen und alle freizugeben, um wichtigere Aufgaben zu erledigen.

8. Eliminieren Sie die manuelle Dateneingabe

   Zeitaufwendig, langweilig, teuer und fehleranfällig, Die manuelle Dateneingabe reduziert die Effizienz der Kreditorenbuchhaltung und eröffnet viele Fehlermöglichkeiten. Da die Mitglieder des Buchhaltungsteams die Daten aus Kreditorenrechnungen entnehmen und manuell in ihre Computer eingeben, Fehler sind unvermeidlich und teuer.

   Zum Beispiel, Schon eine einzige fehlende Zahl oder ein falsch platzierter Dezimalpunkt kann für ein Unternehmen zu erheblichen Kosten führen. Wenn ein automatisiertes System so programmiert ist, dass es einem Lieferanten 35 US-Dollar zahlt, 000 statt $3, 500, zum Beispiel, dieser Fehler kann das Endergebnis erheblich beeinflussen. Einmal identifiziert, das Problem muss dann gelöst werden – ein weiterer Zeit- und Ressourcenverbrauch für die Organisation.

   Multiplizieren Sie diesen Fehler auf mehrere Rechnungen und es ist leicht zu erkennen, warum die Eliminierung der manuellen Dateneingabe ein entscheidender Grund für die Optimierung des Kreditorenbuchhaltungsprozesses ist. Die Implementierung eines ERP-Systems mit AP-Automatisierung ermöglicht es Unternehmen, alle Rechnungsdaten zu erfassen, mit ihrem Buchhaltungssystem synchronisieren, Überprüfen Sie alle Daten auf Richtigkeit (z. B. gegen erteilte Bestellungen) und minimieren das Risiko von Datenfehlern.

9. Daten effektiv und automatisch archivieren

   Der AP-Prozess endet nicht mit der Bezahlung der Rechnungen. Dazu gehört auch die nachträgliche Archivierung abrufbarer Daten, überprüft und (bei Bedarf) zu einem späteren Zeitpunkt bearbeitet. Ob papierbasiert oder digital, Diese historische Aufzeichnung aller beglichenen Kreditorenrechnungen ist ein wesentlicher Bestandteil der Finanzunterlagen eines Unternehmens.

   Neben der Reduzierung von Dateneingabefehlern, Die AP-Automatisierungssoftware bietet diesen „digitalen Papierpfad“ und gibt den Mitarbeitern die Kontrolle und die Zeit zurück, um an wichtigeren Projekten zu arbeiten.

   Mit Cloud-basierter Software gibt es eine zentralisierte Datenbank mit AP-Informationen, mit der autorisierte Teammitglieder aus allen Abteilungen interagieren und von überall aus darauf zugreifen können.

Sollten Sie die AP-Automatisierung für Ihr Unternehmen in Betracht ziehen?

Laut leidenschaftlichen Partnern, 55 % der Unternehmen sehen ihre AP-Abteilungen entweder als „sehr“ oder „außergewöhnlich“ wertvoll für das Gesamtunternehmen an. Trotz des wahrgenommenen Wertes Die Bearbeitung von Rechnungen kostet Unternehmen immer noch mehr, als es sollte. Während die branchenführenden Kreditorenbuchhaltungsabteilungen durchschnittliche Rechnungsbearbeitungskosten von nur 2,18 USD pro Rechnung hatten, Nachzügler gaben 12,60 USD aus – fast 500 % mehr.

Bei verspäteten Rechnungsfreigaben, viel Papier und schlechte Transparenz der Rechnungs- und Zahlungsdaten, Unternehmen wenden sich zunehmend der AP-Automatisierung zu. Im Gegenzug, diese Unternehmen profitieren von besseren AP-Analysen, Papier abbauen, Senkung der Bearbeitungskosten und Verbesserung der Zusammenarbeit mit Lieferanten.

Mit geschätzten 81 % der Unternehmen, die 2019 von Zahlungsbetrug betroffen waren, Die AP-Automatisierung hilft Unternehmen beim Schutz vor Betrug, indem kontrolliert wird, welche Mitarbeiter Zugriff auf die Rechnungsgenehmigung und die Freigabe von Zahlungen haben. Sie können dann Genehmigungsworkflows mit mehreren Personen erstellen und die Wahrscheinlichkeit erhöhen, betrügerische Rechnungen zu erkennen, bevor die Zahlung verarbeitet wird.

Wie NetSuite Unternehmen jeder Größe mit AP-Optimierung und -Automatisierung unterstützt

Unternehmen jeder Größe können mit den führenden Lösungen von NetSuite den gesamten Kreditorenprozess verwalten. Von Grund auf entwickelt, um die Bedürfnisse von Unternehmen aller Branchen zu erfüllen, NetSuite ist einfach zu implementieren und einfach zu warten.

NetSuite ermöglicht es Unternehmen, alle Rechnungen und Lieferanteninformationen an einem Ort zu speichern, automatisieren Sie Zahlungen über verschiedene Methoden (Scheck, Banküberweisung, Kabel, etc.) und verwalten andere Prozesse von der Bestellung bis zur Zahlung. Es kann auch Berichte erstellen, die wertvolle Informationen über den Status von Zahlungen enthalten, Gesamtbetrag der offenen Rechnungen, überfällige Rechnungen und mehr.