Baubuchhaltung 101:Expertenleitfaden für Bauunternehmer

Effiziente und genaue Buchführung ist im Bauwesen genauso wichtig für den Erfolg wie in jeder anderen Branche. Aber obwohl auf Standard-Buchhaltungsgrundsätzen aufgebaut, Baubuchhaltung ist aufgrund der einzigartigen Arbeitsweise von Bauunternehmen eine Spezialdisziplin.

Baubuchhalter konzentrieren sich auf die Verwaltung der Kosten und Rentabilität von großen, Einzelprojekte versus Produktlinien, zum Beispiel, während sie ihren Firmen helfen, Branchenpraktiken wie Mitarbeiterbindung, spezialisierte Abrechnungs- und Umsatzrealisierungsmethoden und die Verfolgung häufiger Änderungsaufträge.

Da es sich bei der Baubuchhaltung um Fachkonzepte handelt, es erfordert in der Regel spezielle Buchhaltungskenntnisse.

So rechnen Sie die Konstruktion ab

Wie in anderen Branchen auch Baubuchhalter führen kritische Tätigkeiten aus, um die Finanzen des Unternehmens zu verwalten, wie das Aufzeichnen von Transaktionen, Verwaltung des Cashflows und Analyse der Rentabilität. Ein Großteil der Arbeit von Baubuchhaltern besteht darin, die einzelnen Projekte zu verfolgen, die die Arbeitsbelastung der meisten Auftragnehmer ausmachen. Die Praxis der Auftragskalkulation hilft Unternehmen, Kosten und Einnahmen für jedes Projekt zu schätzen und zu analysieren. Projekte auf Kurs und profitabel halten.

Baubuchhaltung vs. Regelbuchhaltung:Was ist der Unterschied?

Obwohl die Baubuchhaltung die gleichen Grundprinzipien wie die Buchhaltung in den meisten anderen Branchen hat, es beinhaltet eine Reihe von branchenspezifischen Konzepten und Herausforderungen. Zum Beispiel, Bauunternehmen sind in der Regel bestrebt, sicherzustellen, dass jedes Projekt rentabel ist, was eine genaue Auftragskalkulation wichtig macht. Und, Projekte sind oft groß und einmalig, Führungskräfte müssen die Zahlen also gleich beim ersten Mal richtig machen. Dies ist eine besondere Herausforderung, da die Projekte eines Unternehmens in der Regel auf mehrere Standorte verteilt sind. eine mobile Belegschaft einsetzen und schwankenden Kosten unterliegen.

Zusätzlich, Baubuchhalter müssen häufig die Umsatzrealisierung und Abrechnung für mehrjährige Projekte verwalten, die im Laufe ihrer Lebensdauer vielen Änderungen unterliegen können.

Projektbasiert

Im Gegensatz zu Unternehmen anderer Branchen wie Einzelhandel oder Produktion, Die Baubuchhaltung konzentriert sich in der Regel auf kundenspezifische Projekte, von denen jede auf Rentabilität gemanagt werden muss.

Es kann aufgrund der einzigartigen Feinheiten jedes Projekts schwierig sein, Angebote so einzuschätzen, dass sie wettbewerbsfähig und gleichzeitig profitabel sind, und sie auf Kurs zu halten. Zum Beispiel, Arbeit, Materialkosten und lokale Steuern können je nach Gebäudetyp und Standort stark variieren. Außerdem, Auftragnehmer jonglieren oft mit Ressourcen zwischen vielen Projekten gleichzeitig, jeder mit eigenem Zeitplan.

Die Produktion ist dezentral und mobil

Mit Bauunternehmen, Die Produktion erfolgt in der Regel auf Projektstandorten und nicht an einem einzigen festen Standort. Arbeiter und Ausrüstung bewegen sich von Standort zu Standort, Unternehmen müssen daher in der Lage sein, die Reisekosten sowie die Kosten für den Umzug und die Installation von Ausrüstung zu berücksichtigen.

Das Unternehmen muss auch sicherstellen, dass es die an jedem Standort geltenden lokalen Lohntarife und -vorschriften einhält, und es muss möglicherweise Materialien kaufen oder Maschinen von Verkaufsstellen in der Nähe jedes Standorts mieten. Viele Unternehmer entscheiden sich dafür, Fahrzeuge zu leasen, anstatt sie zu kaufen. und Leasingbilanzierung bringt ihre eigenen Herausforderungen mit sich.

Mobile Technologie, die es Mitarbeitern ermöglicht, im Außendienst auf Informationen zuzugreifen und diese einzugeben, kann Unternehmen dabei helfen, über Projektfortschritt und Kosten auf dem Laufenden zu bleiben.

Langfristig, unregelmäßige und flexible Verträge

Große Bauvorhaben sind in der Regel langwierig, über mehrere Abrechnungszeiträume oder sogar Jahre hinweg. Auch kleinere Projekte können sich aufgrund von Problemen wie Rohstoffknappheit oder schlechtem Wetter in die Länge ziehen. Um ein angemessenes Einkommen zu gewährleisten und den Cashflow zu dokumentieren, Auftragnehmer müssen während der Vertragslaufzeit in der Regel einen Zeitplan mit mehreren Zahlungen verwalten, der auf den bisher abgeschlossenen Arbeiten basiert.

Zusätzlich, die Arbeit ist saisonabhängig, und es ist oft schwer vorherzusagen, wann Jobs kommen werden.

Schwankende direkte und indirekte Kosten

Ständig schwankende direkte und indirekte Kosten erschweren die Schätzung der Projektkosten. Die Arbeits- und Materialpreise können sich während der Laufzeit eines langfristigen Projekts erheblich ändern, und diese Veränderungen sind oft nicht leicht vorherzusagen. Bauunternehmer sind besonders anfällig für sich ändernde Materialkosten, da es schwierig ist, Baumaterialien im Voraus zu bevorraten. Auch indirekte Kosten, wie Verwaltungskosten und Versicherungen, kann sich während eines mehrjährigen Vertrages ändern.

Begrenzter Verkauf

Bauunternehmen – insbesondere solche, die Großprojekte wie Gewerbe- oder Kommunalbauten durchführen – erhalten möglicherweise nur wenige Aufträge pro Jahr. Daher, Ein typischer Kontenplan für einen Auftragnehmer sieht anders aus als ein Hersteller oder ein großvolumiges Einzelhandels- oder Gastgewerbeunternehmen. Auch Vertriebsmitarbeiter werden anders entlohnt, und Buchhaltung muss der finanziellen Gesundheit der Kunden große Aufmerksamkeit schenken.

Die Bestellung ändern

Für die meisten Schütze Änderungsaufträge sind eher die Regel als die Ausnahme – insbesondere bei längeren Projekten. Wenn sie nicht effizient gehandhabt werden, sie können Projektgewinne einstreichen. Es ist wichtig, die finanziellen Auswirkungen jeder Änderung auf das Gesamtprojekt genau zu dokumentieren. Dies ist nicht immer einfach, da Auftragnehmer oft mit der Arbeit an Änderungen beginnen, bevor diese offiziell genehmigt und der Preis festgelegt wurde. Im Idealfall, Auftragnehmer sollten einen Änderungsauftragsprozess im ursprünglichen Projektvertrag dokumentieren.

Rentabilität vorherzusagen ist schwierig

Die Rentabilität von Bauprojekten ist schwieriger zu bestimmen als in Branchen wie dem Handel oder der verarbeitenden Industrie. aufgrund aller oben genannten Faktoren. Jedes Projekt bringt seine ganz eigenen Herausforderungen mit sich, während Auftragsänderungen und schwankende Kosten während der Projekte das Bild zusätzlich verkomplizieren.

Dies unterstreicht die Tatsache, dass eine genaue Berücksichtigung aller Kosten entscheidend ist, um festzustellen, ob Projekte profitabel sind, Break Even oder Geld verlieren.

Regelmäßige Buchhaltung vs. Baubuchhaltung

Regelmäßige Buchhaltung Baubuchhaltung Konzentriert sich in der Regel auf Einzelhandelsgeschäfte, Produktlinien oder Dienstleistungen mit relativ einfachen Einnahmequellen. Projektbezogen:Fokussierung auf einzelne Projekte, jeder mit seinen eigenen einzigartigen Feinheiten. Die Produktion erfolgt an festen Standorten. Die Produktion ist dezentral, mit mobiler Belegschaft. Verträge sind oft standardisiert und die Zahlung erfolgt zu einem bestimmten Zeitpunkt. Langfristige Verträge, die auf jedes Projekt zugeschnitten sind, mit komplexen Zahlungsplänen und Umsatzrealisierungsregeln. Direkte Kosten sind relativ vorhersehbar. Die direkten Kosten schwanken und sind schwer vorhersehbar. Änderungen an vertraglich vereinbarten Waren und Dienstleistungen können selten sein, je nach Geschäft. Änderungsaufträge sind die Regel, vor allem bei längeren Projekten.

Baubuchhaltungskonzepte

Die Baubuchhaltung umfasst einzigartige Konzepte, die die speziellen Gepflogenheiten und Anforderungen der Bauwirtschaft widerspiegeln. Diese Konzepte umfassen den gesamten Projektlebenszyklus, von der Schätzung bis zur Abrechnung und Umsatzrealisierung. Die mit den Kunden vereinbarte Abrechnungsmethode kann je nach Art des Projekts und den damit verbundenen Risiken variieren.

Bauunternehmen können sogar pro Projekt eine bestimmte Methode zur Umsatzrealisierung wählen, abhängig von Faktoren wie Größe und erwarteter Länge. Für jedes Projekt können auch komplexe regulatorische Anforderungen gelten.

Auftragskalkulation

Da jedes Projekt typischerweise als eigenes temporäres Profitcenter agiert, Die genaue Schätzung und Verfolgung aller Projektkosten ist ein kritischer Aspekt der Bauabrechnung. Die Auftragskalkulation ist der Prozess, bei dem die Gesamtkosten für die Fertigstellung jedes Auftrags gemäß den vertraglich vereinbarten Spezifikationen ermittelt werden. Auftragnehmer verwenden diese Informationen für Schätzungen, Abrechnung und Bewertung, ob laufende Projekte auf dem richtigen Weg sind. Allgemein, Kosten lassen sich in drei Hauptkategorien unterteilen:Arbeit, Materialien und Overhead. Um ein umfassendes Bild der Projektfinanzen zu erhalten, Die Auftragskalkulation sollte jede Phase des Projekts berücksichtigen, einschließlich der Kosten für die Erstellung von Kostenvoranschlägen und Änderungsaufträgen.

Vertragserlösrealisierung

Für Auftragnehmer, Umsatzrealisierung ist ein komplexes Thema, Dies liegt vor allem an der Langfristigkeit vieler Projekte. Die Wahl der Methode zur Umsatzrealisierung hängt von Faktoren wie der Größe des Unternehmens des Auftragnehmers sowie der Dauer und Art der Projekte ab, an denen das Unternehmen arbeitet.

Cash-Basis-Methode: Im Allgemeinen, Unternehmen können eine von zwei allgemeinen Rechnungslegungsmethoden verwenden:Cash-Basis oder Accrual-Basis.

Die Cash-Basis ist der einfachste Ansatz zur Erfassung von Vertragserlösen. Bei der Kassenbuchhaltung, Sie erfassen Einnahmen, wenn Sie die Zahlung erhalten, und erfassen Ausgaben, wenn Sie sie tatsächlich bezahlen. Bei der Periodenrechnung, Sie erfassen Einnahmen, wenn sie erzielt werden, und Ausgaben, wenn sie anfallen, unabhängig davon, wann Geld tatsächlich den Besitzer wechselt.

Jedoch, Bauunternehmen können die Cash-Basis-Methode im Allgemeinen nur verwenden, wenn sie durchschnittliche Bruttoeinnahmen von 25 Millionen US-Dollar oder weniger haben (der Schwellenwert wurde im Tax Cuts and Jobs Act von 5 Millionen US-Dollar angehoben, die 2018 in Kraft getreten ist). Öffentliche Unternehmen und viele größere Unternehmen müssen eine periodengerechte Rechnungslegung verwenden, um die in den USA allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätze (GAAP) einzuhalten.

Obwohl die Einfachheit der Kassenbuchhaltung ansprechend ist, es kann ein irreführendes Bild der Finanzen eines Unternehmens zeichnen. Wenn ein Unternehmen bis zum Ende eines Abrechnungszeitraums ein Großprojekt nicht abgeschlossen hat, zum Beispiel, seine Jahresabschlüsse werden alle angefallenen Projektkosten widerspiegeln, aber keine der erzielten Einnahmen.

Prozentsatz der Fertigstellung Methode: Die Percentage-of-Completion-Methode (PCM) ermöglicht es Auftragnehmern, Umsatzerlöse so zu erfassen, wie sie sie über die Vertragslaufzeit erzielen. Die meisten Auftragnehmer erfassen Umsätze nach dieser Methode, vor allem, wenn sie mit mehrjährigen Verträgen arbeiten. Im Allgemeinen, Auftragnehmer mit einem Bruttoumsatz von über 25 Millionen US-Dollar müssen diese Methode für Projekte verwenden, die zwei Jahre oder länger dauern. es sei denn, ein Projekt gilt als Wohnbauprojekt im Sinne des US-Code 460.

Während eines Projekts, Auftragnehmer erfassen Umsatzerlöse für den Teil der Arbeit, die sie bisher abgeschlossen haben. Es gibt mehrere Möglichkeiten, dies zu berechnen:Der Cost-to-Cost-Ansatz basiert auf dem Prozentsatz der geschätzten bisher angefallenen Arbeitskosten, während der geschätzte Prozentsatz der abgeschlossenen Methode eine Bewertung des Prozentsatzes der abgeschlossenen Arbeit verwendet. Ein großer Vorteil der Percentage-of-Completion-Methode besteht darin, dass weil es während jedes Projekts Einnahmen und Ausgaben zusammen ausweist, es zeichnet ein genaueres Bild der Finanzen des Unternehmens und gleicht potenzielle Schwankungen bei Einnahmen und Ausgaben aus.

Abgeschlossene Vertragsmethode: Bei der Completed-Contract-Methode (CCM) Auftragnehmer erfassen alle Einnahmen, Aufwand und Gewinn erst nach Abschluss des Projekts. Ein Vorteil dieser Methode besteht darin, dass Auftragnehmer Einnahmen auf einen zukünftigen Zeitraum verschieben können, Dadurch wird die Steuerpflicht in der laufenden Periode minimiert. Allgemein, Unternehmen dürfen diese Methode nur unter begrenzten Umständen anwenden, insbesondere für Wohnungsbauprojekte. Ein Nachteil ist, dass CCM nicht GAAP-konform ist.

Zusätzlich, Auftragnehmer müssen die neuen ASC 606 Standards für die Umsatzrealisierung beachten.

Ein kürzlich eingeführter GAAP-Umsatzrealisierungsstandard, Der Accounting Standards Code (ASC) 606 beeinflusst, wie Auftragnehmer Erträge aus langfristigen Verträgen unter Verwendung von PCM erfassen sollen. Die ASC-Leitlinie besagt, dass Unternehmen Umsätze basierend auf Leistungsverpflichtungen erfassen sollten, die Versprechen sind, einem Kunden bestimmte Waren oder Dienstleistungen zu liefern. Ein Vertrag kann eine einzige Leistungsverpflichtung enthalten, oder es kann mehrere umfassen. Auftragnehmer müssen Leistungsverpflichtungen im Vertrag identifizieren und ihnen jeweils einen Preis zuordnen.

Ein zweiter wichtiger Aspekt ist der Kontrollübergang – der Punkt, an dem das Eigentum und die Kontrolle über das Endprodukt auf den Kunden übergehen. In Situationen, in denen das Eigentum und die Kontrolle über das Arbeitsprodukt eines Auftragnehmers im Laufe der Zeit in das Eigentum des Kunden übergehen, PCM würde auf jede Leistungsverpflichtung und nicht auf den Gesamtvertragspreis angewendet.

Vertragsbindung

Einbehalt ist der Teil des vereinbarten Projektpreises, der bis zur Fertigstellung des Auftrags einbehalten wird, oder für einen bestimmten Zeitraum. Ziel dieser langjährigen Praxis ist es, einen finanziellen Anreiz für Auftragnehmer zu schaffen, das Projekt zufriedenstellend abzuschließen und Eigentümer bei auftretenden Problemen zu schützen. Einbehaltungsbeträge sind oft erheblich, in Höhe von 5 bis 10 % des Auftragswertes.

Zurückhaltung wird im Allgemeinen sowohl bei privatwirtschaftlichen als auch bei öffentlichen Projekten angewendet; die Regelungen für den Umgang mit Einbehaltung variieren von Staat zu Staat. Da viele Auftragnehmer mit relativ geringen Gewinnspannen arbeiten, Der einbehaltene Betrag kann einen großen Teil des Gewinns eines Projekts ausmachen. Um ihr Risiko zu mindern, Auftragnehmer können ihrerseits die Einbehaltung von ihren Unterauftragnehmern verweigern.

Bauabrechnung

In vielen Branchen, Die Abrechnung erfolgt zum Zeitpunkt des Verkaufs oder nach einem festen monatlichen Zeitplan – denken Sie an den Kauf von Büromaterial oder das Abonnieren eines Streaming-Dienstes. Im Aufbau, Abrechnung kann viel komplexer sein, vor allem aufgrund des langfristigen und flexiblen Charakters vieler Projekte.

Einige der gängigsten Abrechnungsmethoden für den Bau sind:

Festpreis: Auftragnehmer und Auftraggeber vereinbaren zu Beginn des Vorhabens einen Festpreis für das Projekt, auf Basis einer detaillierten Schätzung. Dieser verpflichtet das Bauunternehmen, das Projekt unabhängig von dem tatsächlich benötigten Zeit- und Materialaufwand zu diesem Preis abzuschließen, obwohl Verträge Preisänderungen zulassen können, wenn unvorhergesehene Probleme auftreten. Obwohl dieser Ansatz Risiken für Auftragnehmer birgt, es kann Kunden anziehen, die den vollen Preis im Voraus sehen möchten.

Zeit und Material: Die Zeit- und Materialabrechnungsmethode wird häufig verwendet, wenn der Umfang eines Projekts nicht im Voraus festgelegt werden kann. Der Auftragnehmer verrechnet auf der Grundlage eines Stundensatzes für Arbeit, zuzüglich Materialkosten. Auftragnehmer können einen Standardaufschlag sowohl auf Arbeitszeit als auch auf Material anwenden, um ihre Gemeinkosten zu decken und einen Gewinn zu erzielen. Um Käufer zu schützen, einige Verträge beinhalten eine Preisobergrenze; der Käufer verpflichtet sich, für Zeit und Material nur bis zu einer bestimmten Grenze zu zahlen.

Stückpreis: Der Auftragnehmer rechnet zu einem Festpreis pro Einheit ab, und sowohl die Art der „Einheit“ als auch der Preis pro Einheit werden im Projektvertrag festgelegt. Die Vertragsmethode zum Einheitspreis ist in Situationen nützlich, in denen der Auftragnehmer sich wiederholende Artikel mit vorhersehbaren Kosten bereitstellt, aber es ist von vornherein nicht klar, wie viele Artikel benötigt werden.

Bei öffentlichen Bauprojekten wird häufig der Einheitspreis verwendet. Zum Beispiel, ein Auftragnehmer könnte einen Einheitspreis pro Meile Autobahn angeben. Gewinn machen, ein Bauunternehmen muss in der Lage sein, alle Kosten – Arbeitsaufwand, Materialien, Overhead – beteiligt an der Lieferung jeder Einheit.

AIA-Fortschrittsabrechnung: Die Abrechnungsmethode des American Institute of Architects (AIA) wird häufig bei kommerziellen und staatlich finanzierten Bauprojekten verwendet. Wenn Sie sich also damit vertraut machen, können Auftragnehmer in diese Bereiche expandieren.

Der AIA definiert zulässige Abrechnungsprozesse und Formulare. Auftragnehmer stellen Kunden für die in jedem Abrechnungszeitraum abgeschlossenen Arbeiten in Rechnung. Durch die Standardisierung des Prozesses verwendete Formen und Sprache, Die AIA-Abrechnung soll den Eigentümern klar machen, wie viel Arbeit der Auftragnehmer bis heute abgeschlossen hat; es erfordert auch die Unterschrift des Architekten auf jeder Rechnung. Für jede Periode, der Auftragnehmer legt ein zusammenfassendes Deckblatt (Formular G702) und eine detaillierte Beschreibung der durchgeführten Arbeiten (Formular G703) vor.

Lohnabrechnung Bau

In vielen Branchen, Löhne werden durch einfache Untersuchung des lokalen Marktsatzes und der Mindestlohnanforderungen für verschiedene Rollen bestimmt. Das gilt zwar auch für manche Bauarbeiten, Für öffentliche Projekte und den Einsatz von Gewerkschaftsarbeit gelten besondere Regeln.

Zusätzlich, Auftragnehmer müssen sich durch ein komplexes Netz von Arbeitsgesetzen und lokalen Steuersystemen bewegen.

Vorherrschender Lohn: Auftragnehmer, die an öffentlichen Projekten arbeiten, müssen für jeden Arbeitnehmertyp staatlich festgelegte Mindestlöhne zahlen. Diese werden als „vorherrschende Löhne“ bezeichnet, da sie auf Umfragen basieren, die in jeder Region für ähnliche Arbeiten bezahlt werden.

Für Bundesprojekte, Zulässige Löhne im Sinne des Davis-Bacon Act sind öffentlich veröffentlichte Informationen. Die meisten Staaten legen auch die vorherrschenden Löhne für staatlich finanzierte öffentliche Projekte fest. Auftragnehmer müssen die Einhaltung in der Regel durch Vorlage von Formularen bei der zuständigen Behörde bescheinigen. Die Erfüllung der geltenden Lohnanforderungen kann komplex sein, da sich die Tarife häufig ändern und je nach Rechtsordnung variieren.

Gehaltsabrechnung der Gewerkschaft: Im Gegensatz zu vielen anderen Branchen Bauberufe sind noch weitgehend gewerkschaftlich organisiert. Löhne und sonstige Arbeitsbedingungen werden durch Tarifverträge festgelegt, und Unternehmen müssen in der Regel Löhne und andere Informationen an jede Gewerkschaft melden, um die Einhaltung zu überprüfen. Unternehmen müssen möglicherweise auch Gewerkschaftsbeiträge von der Gehaltsabrechnung abziehen und die Zeit genau erfassen, um sicherzustellen, dass die Handwerker nur die in ihren Verträgen festgelegten Stunden arbeiten.

Gehaltsabrechnung in mehreren Bundesländern: Auftragnehmer mit Projekten in mehreren Städten und Bundesstaaten sind der Komplexität verschiedener Gehalts- und Arbeitsgesetze ausgesetzt. Sie müssen sicherstellen, dass sie die Steuern für jeden Mitarbeiter angemessen abziehen, um die städtischen und staatlichen Steuern einzuhalten. Dies kann kompliziert werden, wenn ein Unternehmen Mitarbeiter hat, die in einem Staat leben und in einem anderen arbeiten oder in mehreren Staaten arbeiten. Fast alle Staaten verlangen von Arbeitgebern, Steuern vom Lohn der Arbeitnehmer für die Arbeit einzubehalten, die sie in diesem Staat ausführen. Jedoch, die meisten Staaten haben auch das Recht, ihre Einwohner zu besteuern. Einige Staaten haben gegenseitige Vereinbarungen, Wenn Mitarbeiter also in mehreren Staaten arbeiten, ihre Arbeitgeber müssen nur für einen Staat Steuern einbehalten. Aber in einigen Fällen, ein Auftragnehmer muss möglicherweise Steuern für mehrere Staaten von den Löhnen eines Mitarbeiters einbehalten.

Compliance-Berichterstattung: Neben der Erfüllung der örtlichen Steuervorschriften, Auftragnehmer müssen die Einhaltung der Beschäftigungsvorschriften verfolgen und häufig melden. Dies kann die Berichterstattung an Bundes-, Landes- und Kommunalbehörden.

Auf Bundesebene, die Occupational Safety and Health Administration (OSHA) verlangt von allen Arbeitgebern, arbeitsbedingte Todesfälle und schwere Verletzungen zu melden, und die Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) verlangt von Arbeitgebern mit mehr als 100 Beschäftigten, einen Jahresbericht mit Daten zur ethnischen Zugehörigkeit vorzulegen, Rasse und Geschlecht der Mitarbeiter.

4 Best Practices für die Baubuchhaltung

Die Anwendung von Best Practices für die Baubuchhaltung kann im gesamten Unternehmen Vorteile bringen. Genaue Auftragskalkulation, zum Beispiel, kann Unternehmen dabei helfen, zu erkennen, wo sie Geld verdienen oder verlieren, und schnell zu reagieren, bevor die Rentabilität beeinträchtigt wird.

1. Konzentrieren Sie sich auf eine genaue Auftragskalkulation. Da Auftragnehmer projektbasierte Unternehmen sind, Die genaue Bestimmung der Kosten jedes Projekts ist der Schlüssel zur Rentabilitätssteuerung. Eine detaillierte Auftragskalkulation hilft Unternehmen, Projekte genau einzuschätzen, und verfolgen Sie dann die tatsächlichen Kosten im Vergleich zu den geschätzten Kosten.

   Kostenrechnung ist nicht einfach, obwohl. Um einen Job genau einzuschätzen, jeder Aspekt seiner Arbeit, Material- und Gemeinkosten müssen verstanden werden. Die Nachverfolgung der Arbeitskosten ist schwierig, wenn mobile Mitarbeiter für viele verschiedene Projekte eingesetzt werden. Es kann einfacher sein, wenn die Kostenkalkulation für alle Mitarbeiter Priorität hat, damit sie seinen Wert für das Unternehmen verstehen. Gute Buchhaltungssoftware und klare, intuitive Codierung für jeden Auftrag und jede Kostenkategorie kann es einfacher machen.

2. Verwenden Sie die Kassenbuchhaltung. Für viele kleinere Unternehmen Cash-Basis-Buchhaltung ist eine attraktive Wahl. Seine Einfachheit bedeutet in der Regel niedrigere Buchführungskosten als bei der periodengerechten Buchführung, und es liefert normalerweise ein klares Bild der tatsächlichen Liquiditätsposition eines Unternehmens – was besonders für kleinere Unternehmen mit begrenzten Mitteln hilfreich ist. Da Sie Umsätze erst bei Zahlungseingang verbuchen, Sie müssen keine Steuern auf Verkäufe zahlen, für die Sie das Geld noch nicht gesammelt haben. Und weil Sie Ausgaben erfassen, wenn Sie sie bezahlen, Möglicherweise können Sie Ihre Steuerrechnung für das laufende Jahr reduzieren, indem Sie am Ende des Jahres zusätzliches Material kaufen.

3. Bestimmen Sie die beste Steuerstrategie. Viele Faktoren können die Einkommensteuerpflicht von Auftragnehmern beeinflussen. einschließlich ihrer Wahl der Methode der Umsatzrealisierung, die Art der Projekte, an denen sie arbeiten, und ihre Geschäftsstruktur. Die beste Steuerstrategie hängt vom Unternehmen und seinen Bedürfnissen ab. Die meisten Auftragnehmer verwenden die Percentage-of-Completion-Methode zur Erfassung von Umsatzerlösen aus Großaufträgen. Dies hat den Vorteil, dass Umsatzschwankungen ausgeglichen werden, da sowohl die Einnahmen als auch die damit verbundenen Ausgaben über die Laufzeit eines Projekts erfasst werden.

   Auftragnehmer, die an Hausbauprojekten arbeiten, können möglicherweise die alternative Methode für abgeschlossene Verträge verwenden. die Einnahmen und Ausgaben erst am Ende eines Projekts erfasst. Dies kann für Unternehmen von Vorteil sein, die die Steuerpflicht im laufenden Jahr reduzieren möchten, da die Einnahmen und die damit verbundene Einkommensteuer auf einen späteren Zeitraum verschoben werden.

   Eigentümer oder Gesellschafter von Bauunternehmen sollten sich die steuerlichen Auswirkungen ihrer Unternehmensstrukturen genau überlegen. Zum Beispiel, solche, die als Pass-Through-Einheiten strukturiert sind, wie Einzelunternehmen oder viele LLCs, können ihre persönliche Einkommensteuerschuld durch den Abzug von Betriebsverlusten reduzieren.

4. Investieren Sie in eine Baubuchhaltungssoftware. Moderne Buchhaltungssoftware kann die Finanzverwaltung vereinfachen und gleichzeitig Auftragnehmern bei der Einhaltung der Steuergesetze helfen. Eine gute Baubuchhaltungssoftware sollte einen Großteil der sonst mühsamen Arbeit der Auftragskalkulation automatisieren. Berichtsfunktionen ermöglichen es Ihnen, Projekte zu verfolgen und die gesamten Geschäftsfinanzen in Echtzeit zu analysieren, So können Sie Probleme schnell erkennen und Maßnahmen ergreifen, um sie zu beheben, bevor es zu spät ist. Durch die Verwaltung der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, Software kann Auftragnehmern dabei helfen, sicherzustellen, dass sie ihre Forderungen einziehen und gute Beziehungen zu den Lieferanten pflegen. Eine Baubuchhaltungssoftware sollte auch dazu beitragen, genaue Steuererklärungen zu gewährleisten, mit ausreichender Flexibilität, um die verschiedenen Methoden der Umsatzrealisierung in der Baubranche zu unterstützen.

Die 6 häufigsten Fehler in der Baubuchhaltung

Für wachsende Unternehmen, die versuchen, hektische Zeitpläne zu verwalten, es ist allzu leicht, Fehler in der Baubuchhaltung zu machen, von der ungenauen Schätzung von Arbeitsplätzen bis hin zur Unterzeichnung von Verträgen ohne angemessene Kontrolle. Hier sind sechs der häufigsten Baubuchhaltungsfehler.

1. Desorganisation: Es ist nicht einfach, eine gut organisierte Baubuchhaltung zu führen, vor allem für Kleinunternehmer. Wenn Sie versuchen, ein Geschäft auszubauen und gleichzeitig flüssige Projektpläne und einen sich ständig ändernden Arbeitskräftepool im Auge zu behalten, Eine sorgfältige Buchführung ist möglicherweise nicht Ihre oberste Priorität. Aber wenn kein organisierter Bauabrechnungsprozess aufgebaut wird, kann dies schwerwiegende Folgen haben. Darunter:Projektkosten nicht im Blick behalten und auf steuerliche Probleme stoßen. Die Beauftragung eines erfahrenen Baubuchhalters kann helfen. So können Sie eine leistungsfähige Baubuchhaltungssoftware implementieren, die Ihnen bei der Ermittlung der Auftragskosten hilft, verfolgen Sie Ihre Finanzen in Echtzeit und erfüllen Sie die steuerlichen Anforderungen.

2. Schlechte Schätzungen der Jobkosten: Ungenaue Schätzungen sind der Kern der geschäftlichen Probleme vieler Auftragnehmer. Eine zu niedrige Schätzung kann zu einem verlustbringenden Projekt oder umständlichen Nachverhandlungen mit Kunden führen. Zu hohe Schätzungen können bedeuten, dass Arbeit an Wettbewerber verloren geht. Für Unternehmen, die die Percentage-of-Completion-Methode anwenden, schlechte Schätzungen können zu Problemen bei der Umsatzrealisierung führen. Um genaue Kostenschätzungen zu erstellen, Es ist wichtig, ein gutes Verständnis aller Komponenten der Arbeitskosten zu entwickeln – einschließlich Gemeinkosten, Arbeit und Material.

3. Unrichtiger Ausweis von Gemeinschaftsunternehmen: Joint Ventures sind bei großen Bauprojekten üblich, in denen Unternehmen oft zusammenkommen, um Ressourcen zu bündeln und Risiken zu teilen. Jedes Unternehmen steuert Kapital in Form von Fonds oder Ausrüstung bei. Unternehmen, die an Joint Ventures beteiligt sind, müssen jedoch eine von mehreren spezialisierten Rechnungslegungsmethoden anwenden, um ihre Beteiligung widerzuspiegeln. Daher ist es wichtig, von Anfang an die richtige Buchhaltungsstruktur einzurichten, um die Investitionen jedes Unternehmens sicherzustellen. Umsatz und Gewinn werden korrekt ausgewiesen. Die Wahl der Bilanzierungsmethode für Gemeinschaftsunternehmen hängt in der Regel von der Höhe der Beteiligung des Unternehmens an und der Beherrschung des kombinierten Gemeinschaftsunternehmens ab. Aber Bauunternehmen merken das manchmal erst, wenn es zu spät ist.

4. Falsche Gemeinkostenberechnungen: Auftragnehmer ordnen ihre Gemeinkosten den Projekten in der Regel als Prozentsatz der Gesamtprojektkosten zu. Wenn sie also ihre Gemeinkosten falsch berechnen, die Folge können ungenaue Auftragskalkulationen und geringere Gewinne sein. Das ist leider keine Seltenheit:Auftragnehmer haben in der Regel hohe, häufig wechselnde Gemeinkosten, Und es ist eine Herausforderung, sicherzustellen, dass jeder Artikel enthalten und auf dem neuesten Stand ist. Es ist wichtig, alle Kosten regelmäßig zu überprüfen und sicherzustellen, dass sie in den Gemeinkostenberechnungen enthalten sind. Gemeinkosten können Bürokosten, Versicherung, Wartung und Schulung.

5. Falsch verwaltete Änderungsaufträge: Bei guter Führung Änderungsaufträge können den Gewinn eines Projekts erhöhen und gleichzeitig dazu beitragen, die Kunden zufrieden zu stellen. Aber Auftragnehmer übernehmen häufig Änderungsaufträge basierend auf schnellen Gesprächen vor Ort, was zu Mehrarbeit führt, die nicht ausreichend dokumentiert ist, genau bepreist oder in den Finanzen des Projekts korrekt verbucht. Dies kann die Kosten erhöhen und ein verzerrtes Bild der Rentabilität erzeugen. Auch wenn es zeitaufwendig sein kann, Es ist wichtig, eine gründliche Kostenschätzung durchzuführen und jeden Änderungsauftrag zu dokumentieren und zu genehmigen, bevor Sie mit der Arbeit beginnen.

6. Akzeptieren unangemessener Vertragsbedingungen: Wachsenden Unternehmen fällt es oft schwer, sich über die Vertragsbedingungen zu streiten, vor allem, wenn es sich um einen großen Auftrag handelt, der den Umsatz oder das Ansehen des Unternehmens in seiner Gemeinde oder Branche erheblich steigern wird. Aber das Akzeptieren unangemessener Vertragsbedingungen kann später zu großen Problemen führen. Inakzeptable Strafen und Bedingungen, insbesondere wenn sie mit Umständen verbunden sind, auf die Sie keinen Einfluss haben, wie das Wetter oder die Handlungen Dritter, kann zu Verlusten und Kundenstreitigkeiten führen. Um Probleme zu vermeiden, stellen Sie sicher, dass Sie die Verträge sorgfältig prüfen, ggf. mit Hilfe eines Anwalts, und bitten Sie die Kunden, sich mit unangemessenen Bedingungen zu befassen. Sie können feststellen, dass sie bereit sind, Ihre Anfragen zu erfüllen.

Desorganisation

Versäumnis, Projektkosten und -einnahmen zu verfolgen; steuerliche Probleme.

Schlechte Schätzungen der Jobkosten

Zu niedrig, du verlierst Geld. Zu hoch, du verlierst die arbeit. Kann auch steuerliche Probleme verursachen.

Ungenaue Erfassung von Gemeinschaftsunternehmen

Es ist wichtig, die richtige Buchhaltungsstruktur einzurichten, um die Investitionen jedes Unternehmens sicherzustellen, Umsatz und Gewinn werden korrekt ausgewiesen.

Falsche Gemeinkostenberechnungen

Kann die Rentabilität beeinträchtigen. Die Gemeinkosten werden leicht unterschätzt, da sich die Kosten häufig ändern.

Falsch verwaltete Änderungsaufträge

Die Implementierung von nicht genehmigten oder schlecht bepreisten Änderungsaufträgen kann die Projektkosten erhöhen.

Akzeptieren unangemessener Vertragsbedingungen

Wenn Verträge nicht auf inakzeptable Strafen und Bedingungen geprüft werden, kann dies zu verlustbringenden Projekten führen, Kundenstreitigkeiten oder sogar Klagen.

Risikominimierung und Verbesserung der Baubuchhaltung mit NetSuite

Eine genaue Auftragskalkulation hilft Unternehmen, sicherzustellen, dass Arbeitskräfte, Material- und Gemeinkosten werden budgetgerecht verfolgt. Cloud-basierte Finanzmanagementsoftware vereinfacht und automatisiert die Baubuchhaltung, Reduzierung des manuellen Aufwands und Unterstützung von Bauunternehmen bei der Kostenkontrolle, Rentabilität verbessern und steuerliche Vorschriften einhalten.

Die einheitliche Abrechnungsplattform von NetSuite verarbeitet mehrere Preismodelle für Bauprojekte, inklusive Stückpreis, Kostenzuschlags- und Zeit- und Materialverträge bei gleichzeitiger Automatisierung der Umsatzrealisierung, Unterstützung von Unternehmen bei der Einhaltung von ASC 606. Da NetSuite Teil einer integrierten Suite von Geschäftsanwendungen ist, die auch Gehaltsabrechnung und Kundenservice umfasst, Unternehmen können ihr gesamtes Geschäft mit einer einzigen Plattform verwalten. Auftragnehmer können Echtzeit-Finanzberichte zum Projektstatus und konsolidierte Finanzinformationen aus dem gesamten Unternehmen anzeigen. Mobiler Support bedeutet, dass Benutzer diese Daten überall zur Hand haben – im Büro, auf Projektstandorten oder unterwegs.

Eine solide Buchhaltung trägt zum Erfolg jedes Bauunternehmens bei. Die Baubuchhaltung erfordert spezielle Fähigkeiten, um die einzigartigen Praktiken der Baubranche in Bereichen wie Auftragskalkulation, Einbehalt und Umsatzrealisierung. Buchhaltungssoftware kann Unternehmen helfen, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren, vereinfachen das Finanzmanagement und steigern die Rentabilität.

Häufig gestellte Fragen zur Baubuchhaltung

F:Was macht ein Baubuchhalter?

EIN: Baubuchhalter verwalten, Analyse und Aktualisierung der Finanzinformationen eines Bauunternehmens. Da diese Firmen in der Regel projektbezogen sind, Ein Großteil der Arbeit des Buchhaltungsteams konzentriert sich auf Aufgaben der Kostenkalkulation, die für die Schätzung erforderlich sind, Projektkosten verfolgen und analysieren.

Baubuchhalter helfen Unternehmen auch, die in der Branche verwendeten Methoden zur Umsatzrealisierung einzuhalten. Aufgrund der einzigartigen Buchhaltungsanforderungen der Baubranche, Baubuchhaltung ist eine Spezialität.

F:Wie erfassen Sie Baukosten?

EIN: Baukosten werden im Allgemeinen in drei Hauptkategorien unterteilt:Arbeit, Materialien und Overhead. Innerhalb dieser Kategorien, Unternehmen haben in der Regel Kostencodes für benötigte Artikel, wie Materialarten, und ordnen Sie jeden Aufwand in der Regel einem bestimmten Bauprojekt zu. Um Gemeinkosten zuzuordnen, die meisten Firmen berechnen zuerst ihre Gesamtgemeinkosten, Fügen Sie dann die Gemeinkosten als Prozentsatz der Arbeits- und Materialkosten des Projekts hinzu.

F:Was ist die beste Buchhaltungssoftware für den Bau?

EIN: Die Finanzmanagement-Software NetSuite automatisiert die tägliche Buchhaltung und erfüllt die einzigartigen Anforderungen der Baubranche. Es bietet Echtzeitzugriff auf Informationen aus dem gesamten Unternehmen, ob Benutzer im Büro oder auf Projektstandorten unterwegs sind. Es behandelt Festpreis, Zeit und Material, Kostenzuschlags- und Einzelpreisverträgen und automatisiert die Umsatzrealisierung, um Unternehmen bei der Einhaltung von ASC 606 und spezifischen Steuervorschriften zu unterstützen.

F:Wie führen Sie die Buchhaltung für ein Bauunternehmen?

EIN: Die Buchhaltung für Bauunternehmen erfolgt weitgehend projektbezogen. Buchhalter müssen alle Ausgaben für jedes Projekt eintragen, in der Regel sicherstellen, dass jeder Eintrag richtig codiert ist, damit er genau kategorisiert und dem richtigen Projekt zugeordnet wird. Andere Arbeiten umfassen die Erfassung von Rechnungs- und Zahlungsinformationen.