Kreditorenbuchhaltung:Warum sie wichtig ist und wie man sie strukturiert

Was sind Kreditorenkonten?

Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen sind die kurzfristigen Verbindlichkeiten eines Unternehmens. Unternehmen, die periodengerechte Rechnungslegung verwenden, haben Kreditoren, oder Geld, das das Unternehmen seinen Verkäufern und Lieferanten schuldet, und Forderungen aus Lieferungen und Leistungen (AR), oder Geld, das es seinen Kunden schuldet.

Die Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen werden in der Bilanz des Unternehmens ausgewiesen, die Momentaufnahme der finanziellen Gesundheit eines Unternehmens. Sie sind auf der rechten Seite unter „kurzfristige Verbindlichkeiten“ aufgeführt. Die Verbindlichkeiten werden nach ihrem Fälligkeitstermin aufgeführt. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen werden zuerst aufgeführt, da sie in der Regel innerhalb von 30 Tagen bezahlt werden müssen.

Bedeutung der Kreditorenbuchhaltung

Die zweite Oktoberwoche, das Institute of Financial Operations feiert die AP Recognition Week. Jeder täte gut daran, diese Woche anzuerkennen, indem er dem AP-Sachbearbeiter einen dieser Becher schenkt – denn ohne die AP-Funktion kann kein Geschäft existieren.

Die Kreditorenbuchhaltung ist verantwortlich für die genaue Nachverfolgung der Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten, Sicherstellung der ordnungsgemäßen Genehmigung von Zahlungen und Verarbeitung von Zahlungen. Für eine korrekte Bilanz sind genaue Angaben zur Kreditorenbuchhaltung unabdingbar.

Dieser Job ist auch zentral für das Geschäft, weil:

• Kreditorenbuchhaltungsabteilungen stellen gute Beziehungen zu Lieferanten sicher, indem sie sicherstellen, dass die Informationen der Lieferanten in den Systemen des Unternehmens korrekt und aktuell sind. Sie sorgen dafür, dass Lieferanten pünktlich bezahlt werden und stärken die Beziehungen, um günstige Zahlungsbedingungen und Rabatte zu erhalten.
• Kreditorenbuchhaltungsabteilungen führen genaue Bücher, um sicherzustellen, dass die Liquiditätsprognosen genau sind und das Betriebskapital optimiert werden kann.
• AP-Abteilungen helfen, Fehler und Betrug zu vermeiden.

Was macht die AP-Abteilung?

Unternehmen verfolgen Verbindlichkeiten in ihrem Kontenplan. Je nach Größe der Organisation bzw. die Zuständigkeiten für Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung können zusammengefasst werden. Aber bei größeren Unternehmen sie sind separate Funktionen. Hier ist ein Beispiel für die Stellenbeschreibung eines Kreditorenbuchhalters:

Rollen Verantwortlichkeiten Rechnungen prüfen und aufzeichnen

• Organisieren und priorisieren Sie die zu bezahlenden Rechnungen
• Rechnungen codieren
• Diskrepanzen lösen
• Lieferantenaussagen überprüfen
• Gutschriften verarbeiten
• Rechnung abgleichen, Bestellung und Lieferschein (für physische Waren)

Rechnungen zur Genehmigung weiterleiten

• Stellen Sie Kontrollen sicher, indem Sie Rechnungen von einer anderen Person als der Person, die die Rechnung bezahlt, genehmigen lassen
• Rechtzeitige Freigabe zur Rechnungsbearbeitung sicherstellen
• Dokumentieren Sie alle Probleme

Zahlung begleichen

• Rezension, manuelle Code- und Prozessprüfungen, Überweisungen und ACH-Zahlungen
• Wiederkehrende Zahlungen verarbeiten
• Überwachen Sie manuelle Prüfprotokolle, um den Monatsabschluss zu unterstützen

Prüfbericht

• Helfen Sie mit, monatliche Berichte zu erstellen und zu analysieren

Beziehungen zu Lieferanten

• Helfen Sie Anbietern, sich im System einzurichten und genaue Daten zu pflegen
• Sammle W-9s
• Korrespondenz mit Anbietern und Beantwortung von Anfragen
• Lieferantenstammdatei pflegen
• Überwachen Sie Konten, um sicherzustellen, dass Zahlungen auf dem neuesten Stand sind

Was ist der AP-Prozess?

Der grundlegende AP-Prozess sieht so aus:Der AP-Sachbearbeiter erhält die Rechnung. Der Sachbearbeiter gibt die Daten manuell ein und vergleicht die Rechnung mit der Bestellung und dem entsprechenden Hauptbuchkonto (GL). Der Sachbearbeiter leitet die Rechnung zur Genehmigung weiter. Einmal genehmigt, der Sachbearbeiter verrechnet die Zahlung gegen die Rechnung.

Im AP-Prozess, Es ist wichtig, die doppelte Buchführung und das Konzept der Belastungen und Gutschriften zu verstehen. Die doppelte Buchführung hilft, Fehler in der Buchhaltung zu vermeiden, indem jede Finanztransaktion zweimal protokolliert wird:als Belastung auf einem Konto und als Gutschrift auf einem anderen.

Zum Beispiel, sagen, Bob's Balloons kauft im August einen Ballonbestand im Wert von 500 US-Dollar von seinem Lieferanten Balloonys, die die Rechnung im August versendet 30 Tage netto im September. Der Buchhalter erstellt eine Kreditorenbuchhaltung für Ballooneys und schreibt diesem Konto 500 USD gut. Es wird $500 von seinem Inventar-Vermögenskonto abbuchen.

Im Allgemeinen, Wenn ein Unternehmen eine Rechnung erhält, es entlastet Kreditoren und belastet ein Aktivkonto (oder Aufwand) im GL. Wenn Bob's Balloons die Rechnung von Balloonys bezahlt, es belastet das AP-Konto und schreibt das Inventar-Asset-Konto gut.

Die Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen werden in der Bilanz des Unternehmens als zusammengefasste Summe aller Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen erfasst. In der Bilanzgleichung Aktiva =Passiva + Eigenkapital. Anhand des obigen Beispiels, die Ballons sind Vermögenswerte, und die Rechnung für sie ist eine Verbindlichkeit.

7 Möglichkeiten, Ihre Kreditorenbuchhaltung zu organisieren

1. Holen Sie sich die richtige Dokumentation. Erfordern Sie immer eine Bestellung für Waren und Dienstleistungen. Führen Sie eine Lieferantenstammdatei, ein Knotenpunkt aller Lieferanteninformationen, einschließlich W-9s und Steueridentifikationsnummern.
2. Zentralisieren Sie alle Datensätze. Rechnungen zeitnah in das System eingeben, wenn Software verwendet wird; eine bewährte Methode ist, dies am Tag der Ankunft zu tun. Bei der Verarbeitung, einen Datumsstempel enthalten. Erfassen Sie alle Kreditoren im Journal. Bewahren Sie alle Aufzeichnungen an einem Ort auf.
3. Stimmen Sie die Konten täglich ab. Bestätigen Sie, ob Rechnungen mit Bestellungen übereinstimmen. Behalten Sie Streitigkeiten und Lösungen im Auge.
4. Aufgaben trennen. Die Buchhaltung ist eine der Abteilungen, in der unwissentliche Fehler und offener Betrug am wahrscheinlichsten passieren. Beauftragen Sie verschiedene Personen mit der Genehmigung und Abwicklung von Zahlungen.
5. Integrieren Sie elektronische Zahlungsmethoden. Automatisierte Clearing House (ACH)-Übertragungen verschlüsseln Zahlungsdaten, um die Sicherheit zu gewährleisten und es dem Unternehmen zu ermöglichen, Rabatte bei beschleunigten Zahlungen zu nutzen.
6. Betrachten Sie den elektronischen Datenaustausch (EDI). Papierlose Prozesse sparen Zeit und sorgen für eine genauere Rechnungsbearbeitung. Dies kann einem Unternehmen auch dabei helfen, Rabatte und günstige Zahlungsbedingungen zu nutzen. Unternehmen, die Lieferantenbeziehungsmanagementsysteme für Beschaffungsfunktionen einsetzen, können Bestellungen sowie Rechnungseingang und -genehmigung automatisieren. Sie können auch erhaltenes Inventar und Dienstleistungen besser verfolgen und bezahlen.
7. Kreditorenbuchhaltung automatisieren. Die AP-Automatisierung kann Zeit und Geld sparen und gleichzeitig Ihr Unternehmen vor kostspieligen Fehlern schützen. Die AP-Automatisierung kann die fälligen Zahlungseingänge (DPO) um durchschnittlich 5,55 Tage reduzieren. nach Angaben der Aberdeen-Gruppe.

Wie die AP-Automatisierungssoftware die Effizienz der AP-Abteilung verbessert

Die Kreditorenbuchhaltung ist die „zeitaufwendigste, arbeits- und papierintensive Finanz- und Verwaltungsfunktionen, “, so die vom Institut für Finanzen und Management befragten Controller.

Die AP-Automatisierungssoftware digitalisiert den gesamten Prozess, sodass die meisten Rechnungen ohne manuelle Eingriffe verarbeitet werden können. während sich die AP-Abteilung mit Ausnahmen und Ausreißern befasst. Das spart Zeit und macht den gesamten Prozess genauer.

In diesem System, Rechnungen werden gescannt oder per E-Mail an eine bestimmte Adresse gesendet und von einer Buchhaltungsautomatisierungssoftware gelesen. Zum Beispiel, die Kreditorenverwaltungsfunktion einer Software ermöglicht es Unternehmen, Lieferantenlisten zu verwalten, Rechnungen und Verbindlichkeiten verfolgen, und bezahlen Sie, ohne detaillierte Belastungen und Gutschriften eingeben zu müssen. Die Rechnung wird gemäß den im System integrierten Regeln und Workflows zur Genehmigung weitergeleitet. Zahlung wird als Aufwand ins Hauptbuch gebucht, und der Zahlungsbetrag wird automatisch von den Verbindlichkeiten abgezogen. Rechnungen werden in einer zentralen Datenbank gespeichert, um die Einhaltung von Vorschriften und Steuern zu gewährleisten. Was ist mehr, Unternehmen haben ein Echtzeit-Bild von Verbindlichkeiten.

Automatisierte Kreditorenprozesse betten Zahlungskontrollen als einfache und wiederholbare Prozesse ein. Die AP-Automatisierung weist separate Rollen zu, indem separate Anmeldeinformationen und Dashboards erstellt werden. sowie eine Zwei-Faktor-Authentifizierung für die Anmeldung. Dies erschwert das Fälschen von Genehmigungen und führt ein Protokoll aller Genehmigungen an einem zentralen Ort für eine einfache Überprüfung. Die AP-Automatisierung gleicht Rechnungen mit Bestellungen ab und kennzeichnet alles, was nicht übereinstimmt.

Das Rechnungswesen wird strategischer für das Unternehmen – und entfernt sich von einer reinen Kostenstelle –, wenn die Abteilung Schritte unternimmt, um eine größere Genauigkeit und eine schnellere Rechnungsbearbeitung zu gewährleisten, und bietet gleichzeitig Geschäftseinblicke, mit denen der Zahlungszeitpunkt und die Zahlungsbedingungen mit Lieferanten optimiert werden können.