Ein umfassender Leitfaden zur doppelten Buchführung

Journaleinträge sind die Bausteine ​​des Buchhaltungssystems jedes Unternehmens. Buchhalter erfassen Finanztransaktionen als Journaleinträge, die den Geldbetrag auf verschiedenen Konten erhöhen oder verringern. je nach Art der Transaktion.

Bei doppelter Buchführung, jeder Journaleintrag aktualisiert mindestens zwei Konten im Hauptbuch des Unternehmens, unter Verwendung eines gleichen Saldos von Belastungen und Gutschriften auf diesen Konten. Da jeder Journaleintrag sowohl Soll- als auch Haben es soll zwei Seiten haben – daher der Begriff „doppelte Buchführung“.

Was ist doppelte Buchführung (oder Buchhaltung)?

Die doppelte Buchführung ist ein Buchführungssystem, bei dem jede Transaktion mindestens zwei Konten betrifft und einen Saldo zwischen Soll und Haben aufrechterhält. Dieser Ansatz verringert die Wahrscheinlichkeit von Bilanzierungsfehlern. Unternehmen jeder Größe nutzen die doppelte Buchführung, um ihre Geschäfte zu führen.

Die doppelte Buchführung ist für alle öffentlichen Unternehmen vorgeschrieben, und es ist im Allgemeinen eine Notwendigkeit für Unternehmen, die auf Fremdfinanzierung angewiesen sind.

Doppeleintragsgleichung

Die Rechnungslegungsgleichung ist ein Rahmen, der viele Aspekte der Unternehmensbuchhaltung untermauert. insbesondere die doppelte Buchführung. Die Bilanzierungsgleichung lautet:

Vermögenswerte = Verbindlichkeiten + Eigenkapital

Diese Gleichung muss im Gleichgewicht bleiben. Die doppelte Buchführung hält diesen Saldo aufrecht, indem jede Transaktion als Journalbuchung erfasst wird, die eine gleiche Anzahl von Soll- und Habenbuchungen enthält.

Die Bilanz eines Unternehmens ist die Verkörperung der Bilanzierungsgleichung:Sie weist den Wert der Vermögenswerte aus, im Gleichgewicht mit seinen Verbindlichkeiten und Eigenkapital, zu einem bestimmten Zeitpunkt. Die Gewinn- und Verlustrechnung spiegelt die Veränderungen des Vermögens eines Unternehmens wider, Verbindlichkeiten und Eigenkapital aus seiner Geschäftstätigkeit über einen bestimmten Zeitraum.

Wer verwendet die doppelte Buchführung?

Unternehmen jeder Größe, in allen Branchen, doppelte Buchführung verwenden. Ein wesentlicher Grund dafür ist, dass dies die einzige Buchführungsmethode ist, die den US-amerikanischen Rechnungslegungsgrundsätzen (GAAP) entspricht. Alle US-amerikanischen Aktiengesellschaften müssen für Zwecke der Finanzberichterstattung GAAP-konform sein. Zusätzlich, Die meisten Kreditgeber verlangen bei der Bewertung von Kreditanträgen von privaten oder öffentlichen Unternehmen GAAP-konforme Abschlüsse.

Die doppelte Buchführung ist auch die Grundlage für die periodengerechte Buchführung. Die meisten Unternehmen halten sich an diese Bilanzierungsmethode, da sie ein genaueres Bild ihrer finanziellen Gesundheit liefert.

Die zentralen Thesen

• Doppelte Buchführung bedeutet, dass jede Journalbuchung mindestens zwei Konten betrifft und einen Saldo zwischen Soll und Haben aufrechterhält.
• Bei der doppelten Buchführung wird die Bilanzierungsgleichung beibehalten, dass Vermögenswerte gleich Verbindlichkeiten plus Eigenkapital sein müssen.
• Die doppelte Buchführung ist für die meisten Unternehmen das Standardsystem, da sie Fehler reduziert, ermöglicht eine periodengerechte Rechnungslegung und ist GAAP-konform.

Doppelte Buchführung erklärt

Bei doppelter Buchführung, Buchhalter erfassen jedes Finanzereignis mit einem Journaleintrag, der mindestens zwei Konten aktualisiert. Buchhalter wählen die entsprechenden Konten für diese Buchungen aus einer Liste der Konten des Unternehmens aus, als Kontenplan bezeichnet. Der Kontenplan enthält Kontonamen und Hauptbuchcodes für alle Kontenklassen der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung. Zu den Standardarten von Konten gehören Vermögenswerte, Verbindlichkeiten, Eigenkapital, Einnahmen und Ausgaben.

Sobald die Buchhalter die richtigen Konten ausgewählt haben, sie erstellen einen Journaleintrag, Aufzeichnung des Dollarwerts des Ereignisses mit einer Belastung oder Gutschrift auf jedem Konto. Diese Beträge müssen gleich und entgegengesetzt sein:Zum Beispiel:bei einer Transaktion, die zwei Konten umfasst, die Belastung eines Kontos muss der Gutschrift auf dem anderen Konto entsprechen.

In der Buchhaltung, die Begriffe „Debit“ und „Kredit“ haben eine spezifische Bedeutung, die sich von der umgangssprachlichen Verwendung der Wörter (wie in „Debitkarten“ oder „Bankguthaben“) unterscheidet. Die Art und Weise, wie Belastungen und Gutschriften funktionieren, hängt von der Art des Kontos ab. In der Buchhaltung, jeder Kontotyp einen normalen oder natürlichen Saldo hat, die sich auf den erwarteten Saldo des Kontos bezieht und bestimmt, ob Belastungen oder Gutschriften den Wert des Kontos erhöhen. Zum Beispiel, Vermögenskonten einen Sollsaldo haben, Belastungen erhöhen sie und Gutschriften verringern sie. Umgekehrt, Verbindlichkeiten haben ein Guthaben; sie werden durch Gutschriften erhöht und durch Lastschriften verringert. Jeder Journaleintrag wird in einem Buchhaltungssystem in zwei Spalten angezeigt, mit den Belastungen links und den Gutschriften rechts.

Die Journalbuchungen werden in das Hauptbuch gebucht und regelmäßig „geschlossen“, um einen Probesaldo zu erstellen. Der Closing-Prozess umfasst das Sammeln aller Belastungen und Gutschriften innerhalb eines Kontos und deren Verrechnung. Der Probesaldo listet für alle Konten den resultierenden Netto-Soll- oder Habenwert auf. Wie die zugrunde liegenden Tagebucheinträge, der Testsaldo wird in zwei Spalten angezeigt:Belastungen auf der linken Seite, Kredite auf der rechten Seite. Die beiden Spalten sollten gleich sein.

Nachdem Sie die Probewaage überprüft und alle erforderlichen Anpassungen vorgenommen haben, das Unternehmen erstellt einen endgültigen angepassten Saldo, der verwendet wird, um die Posten im Hauptabschluss des Unternehmens zu erstellen:die Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz und Kapitalflussrechnung.

Doppelbuchhaltung vs. Einzelbuchhaltung

Die einfache Buchführung ist die alternative Methode zur doppelten Buchführung zur Erfassung von Finanzaktivitäten. Die Einzelbuchhaltung ähnelt einer Liste von Transaktionen in einem Scheckregister oder einem Kontoauszug. Die einfache Buchführung und die doppelte Buchführung sind eng damit verknüpft, ob Unternehmen eine kassenbasierte Buchführung oder eine periodengerechte Buchführung verwenden. Wie der Name schon sagt, mit Kassenbuchhaltung, jeder Eintrag besteht aus einer Belastung oder Gutschrift auf einem einzigen Konto.

Während die Einzelbuchhaltung einfacher zu implementieren ist, sie weist gegenüber der doppelten Buchführung erhebliche Mängel auf. Es ist anfälliger für Fehler, insbesondere Auslassungen und Vervielfältigungen, weil ihm die Methode der doppelten Buchführungskontrolle des Bilanzausgleichs fehlt.

Zusätzlich, Single-Entry erstellt kein vollständiges Finanzbild des Unternehmens, da nur Mittelzu- und -abflüsse erfasst werden, widerspiegelt, wann Bargeld vorhanden ist und wann es tatsächlich verdient wird. Es spiegelt auch nicht Dinge wie Verkäufe auf Kredit wider. Schließlich, es erfordert zusätzliche Arbeit im Abschlussprozess, um einen ausgeglichenen Abschluss zu erhalten. Aktiengesellschaften können die einmalige Buchführung nicht verwenden, da sie nach GAAP nicht akzeptiert wird.

Regeln der doppelten Buchführung

Es gibt zwei wichtige Regeln, die die Art und Weise regeln, wie Unternehmen die doppelte Buchführung verwenden. Diese Regeln stellen sicher, dass die Bilanzierungsgleichung ausgewogen ist und reduzieren die Fehlerwahrscheinlichkeit:

1. Jede Transaktion muss auf zwei oder mehr Konten aufgezeichnet werden.
2. Für jede Transaktion, der belastete Gesamtbetrag muss dem gutgeschriebenen Gesamtbetrag entsprechen.

Während jede Transaktion auf mindestens zwei Konten aufgezeichnet werden muss, die Anzahl der Konten auf der linken (Soll-)Seite der Journalbuchung muss nicht mit der Anzahl der Konten auf der rechten (Haben)-Seite übereinstimmen. Journaleinträge mit drei oder mehr Konten werden als „zusammengesetzte Einträge“ bezeichnet. Zum Beispiel, wenn eine Kreditauszahlung erfolgt, die Sammelbuchung belastet zwei Konten:Darlehensverbindlichkeiten und Zinsaufwendungen. Aber es wird nur ein Konto gutgeschrieben:Bargeld.

Zusätzlich, obwohl die Belastungen bei jeder Transaktion den Krediten entsprechen müssen, ein Journaleintrag kann aufgrund der Funktionsweise der natürlichen Salden nicht zu einer Erhöhung auf einem Konto und einer entsprechenden Verringerung auf einem anderen führen. Wenn ein Konto einen natürlichen Sollsaldo hat, eine Abbuchung erhöht den Gesamtbetrag auf dem Konto. Wenn das andere in der Transaktion aktualisierte Konto ein natürliches Guthaben aufweist, das entsprechende Guthaben wird dieses Konto erhöhen, auch. Ein einziger Journaleintrag kann beide Konten gleichzeitig erhöhen, beides oder eine Kombination verringern.

Und schlussendlich, Es ist wichtig, alle Missverständnisse auszuräumen, dass Lastschriften gut und Gutschriften schlecht sind. oder umgekehrt. Das hängt vom Konto und der konkreten Situation ab. Belastungen erhöhen Vermögenskonten, wie zum Beispiel das Kassenkonto des Unternehmens. In den meisten Fällen, dies wird positiv gewertet. Jedoch, Belastungen erhöhen auch den Aufwand, was als negativ zu werten ist.

So funktioniert die doppelte Buchführung

Der Prozess der Einrichtung und Nutzung einer doppelten Buchführung lässt sich in vier wesentliche Schritte unterteilen. Es beginnt mit der Einrichtung der Konten, in denen Buchhalter die Transaktionen erfassen, und endet mit der Verwendung der Kontoinformationen zur Erstellung von Jahresabschlüssen. Die Etappen sind:

1. Erstellen Sie einen Kontenplan , Dies ist eine vollständige Liste aller Hauptbuchkonten, die ein Unternehmen zum Aufzeichnen von Transaktionen verwenden kann. Es enthält alle Konten für jeden der fünf Typen:Vermögenswerte, Verbindlichkeiten, Eigenkapital, Einnahmen und Ausgaben. Die meisten Buchhaltungssoftwares enthalten vorgefertigte Kontenpläne mit Raum für Anpassungen, während andere Buchhaltungslösungen individuelle Kontenpläne ermöglichen.
2. Verwenden Sie Lastschriften und Gutschriften für alle Transaktionen in gleichen Beträgen, um den Inhalt einer Transaktion widerzuspiegeln. Belastungen und Gutschriften können in jeder Währungseinheit erfolgen.
3. Stellen Sie sicher, dass jede Transaktion aus zwei Komponenten besteht (Lastschriften und Gutschriften, im Saldo) gemäß der Bilanzierungsgleichung. Buchhaltungssoftware erleichtert dies oft.
4. Finanzberichte ausführen direkt aus der doppelten Buchführung. Beim Abschluss der Bücher am Ende jeder Abrechnungsperiode, aus den Nettokontensummen der doppelten Buchführung wird der Probe- und Schlusssaldo des Unternehmens erstellt. Die endgültigen bereinigten Salden fließen in die Bilanzposten ein. Buchhaltungssoftware kann die dafür erforderliche Integration und den Prozessablauf automatisieren.

Geschichte der doppelten Buchführung

Die doppelte Buchführung hat eine interessante Geschichte. Einige Historiker schreiben dem italienischen Mathematiker Luca Pacioli zu, bekannt als Vater der Buchhaltung, mit der Erfindung des Double-Entry-Systems in den 1400er Jahren. Andere vermuten, dass in Korea Jahrhunderte früher die doppelte Buchführung verwendet wurde, oder verweisen auf die alten Römer, die ein ähnliches System verwendeten.

Unabhängig davon, welche Version des Verlaufs am genauesten ist, Die doppelte Buchführung gibt es schon lange und ist das Fundament, auf dem die Buchführung ruht.

Arten von Konten

Bei der doppelten Buchführung Unternehmen können eine beliebige Kombination der fünf Arten von Konten verwenden – Vermögenswerte, Verbindlichkeiten, Eigenkapital, Einnahmen, Kosten, Gewinne und Verluste — bei der Erfassung von Transaktionen. Jeder Tagebucheintrag hat zwei Seiten, mit Belastungen links und Gutschriften rechts. Die Art des Kontos bestimmt, ob es ein normales Soll- oder ein normales Guthaben hat, und damit ob Lastschriften oder Gutschriften den Saldo erhöhen.

Die fünf Arten von Konten sind:

• Vermögenswerte: Ressourcen im Besitz eines Unternehmens, die einen zukünftigen wirtschaftlichen Wert darstellen. Beispiele für Vermögenskonten sind Bargeld, Debitorenbuchhaltung und Ausstattung. Guthaben haben einen normalen Sollsaldo und werden durch Lastschriften erhöht.
• Verbindlichkeiten: Von einem Unternehmen geschuldete oder zugesagte Beträge. Beispiele sind Kreditoren, Darlehen und Rückstellungen. Verbindlichkeiten haben ein normales Guthaben und werden durch Kredite erhöht.
• Eigenkapital: Betrag der Gelder, die von seinen Eigentümern in ein Unternehmen investiert wurden, zuzüglich aller einbehaltenen Erträge aus der Geschäftstätigkeit. Beispiele sind einbezahltes Eigenkapital (Gelder von Anlegern), Gewinnrücklagen und Stammaktien. Das Eigenkapital hat ein normales Guthaben und wird durch Kredite erhöht.
• Einnahmen: Geld, das aus betrieblichen Aktivitäten generiert wird. Beispiele sind Produktverkäufe, Servicegebühren und Zinserträge. Der Umsatz hat ein normales Guthaben und wird durch Gutschriften erhöht.
• Kosten: Kosten, die bei der Führung eines Unternehmens anfallen. Beispiele für Ausgaben sind Inventarkäufe, Gehälter und Abschreibungen. Die Ausgaben haben einen normalen Sollsaldo und werden durch Lastschriften erhöht.

Die folgende Tabelle fasst die Auswirkungen von Belastungen und Gutschriften für jede der fünf Kontoarten zusammen.

Lastschrift Kredit Aktiva + – Passiva - + Eigenkapital - + Erlöse - + Aufwendungen + –

Doppelbuchhaltungssystem

In der Praxis, Die Verwendung eines doppelten Buchführungssystems wird schnell zur zweiten Natur. Buchhalter beherrschen die Sprache sehr schnell fließend und beginnen, in T-Konten zu denken, Dies sind visuelle Darstellungen von Konten, auf denen links die Belastungen und rechts die Gutschriften aufgeführt sind. Die obige Grafik ist so eingerichtet, dass sie einem T-Konto ähnelt.

Wie Redewendungen in der Sprache, bestimmte Kontopaarungen sind im System der doppelten Buchführung fest verankert. Zum Beispiel, Transaktionen belasten häufig Debitoren und Kreditverkäufe, oder sie belasten Bargeld und kreditieren Forderungen.

Beispiele für doppelte Buchführung

Sehen wir uns einige Beispiele aus der Praxis für die doppelte Buchführung für gängige Geschäftstransaktionen an. Jedes Szenario verwendet einen typischen Journaleintragsstil, der die Kontonamen auflistet, Lastschriften auf der linken Seite, Credits rechts und ein Memo unten.

Beispiel 1:Kauf eines Gerätes gegen Bargeld

Eigentum, Anlage &Ausrüstung — Traktor $10, 000 Bargeld $10, 000 Kauf Traktor Serie #123HAY

Dieser Tagebucheintrag stellt den Traktor in die Bücher, Erhöhung des Saldos auf dem Aktivkonto mit einer Belastung, die seinen Wert darstellt, und Verringerung des Saldos auf dem Geldkonto durch eine Gutschrift.

Beispiel 2:Einkauf von Rohstoffen auf Lieferantenkredit

Inventar — Zucker 1 $, 500 Kreditorenbuchhaltung — Checkers Sugar Supply $1, 500 Zuckereinkäufe für den Monat Januar

Dieser Eintrag erhöht das Bestandskonto bei einer Belastung und begründet eine Verbindlichkeit für den geschuldeten Betrag bei einer Gutschrift. Wenn das Unternehmen die Rechnung von Chequers Sugar Supply bezahlt, der Buchhalter wird die Verbindlichkeiten mit einer Lastschrift und das Bargeld mit einer Gutschrift kürzen.

Beispiel 3:Erfassung des Kundenumsatzes in einer Anwaltskanzlei

Debitorenbuchhaltung — Kunde #1776Mary $25, 000 Einnahmen aus Rechtsstreitigkeiten $25, 000 Erbrachte Dienstleistungen, auf Rechnung, im Prozess Mary gegen John

Diese Buchung verbucht eine Debitorenbuchhaltung durch Belastung des Vermögenswerts und erfasst Einnahmen mit einer Gutschrift. Beide Seiten des Eintrags erhöhen die jeweiligen Konten.

So verwenden Sie die doppelte Buchführung

Wie das obige Beispiel zeigt, Die doppelte Buchführung muss gut organisiert sein, um die vollständigen Auswirkungen der Transaktionen des Unternehmens genau zu erfassen und diese Auswirkungen in seinen Jahresabschlüssen widerzuspiegeln. Da das Transaktionsvolumen steigt, das wird schwieriger.

Als Ergebnis, nur wenige Unternehmen verwenden heute manuelle Erfassungsmethoden für die doppelte Buchführung. Zumindest Die moderne Buchhaltung basiert auf Tabellenkalkulationen, die einige Berechnungen automatisieren können. Meistens, Unternehmen verwenden Buchhaltungssoftware, um den Prozess zu vereinfachen und zu automatisieren und Fehler zu vermeiden, die zu ungenauen Abschlüssen und anderen Problemen führen.

So entscheiden Sie, ob die Doppelerfassung für mein Unternehmen geeignet ist

Die doppelte Buchführung ist der Standardansatz für die meisten Unternehmen, da für Eigentümer und Kreditgeber GAAP-konforme Abschlüsse erstellt werden müssen. Öffentliche Unternehmen müssen die doppelte Buchführung verwenden, um die GAAP-Anforderungen zu erfüllen. Einige Eigentümer relativ einfacher Privatunternehmen müssen sich jedoch möglicherweise entscheiden, ob sie eine doppelte oder eine einfache Buchführung verwenden möchten. Zu den Fragen, die Eigentümern bei der Entscheidung helfen können, gehören:

• Besitzt oder hält das Unternehmen Inventar?
• Hat das Unternehmen mehrere Mitarbeiter?
• Verfügt das Unternehmen über einen robusten Kontenplan?
• Schulden das Unternehmen Personen außerhalb des Unternehmens oder plant die Beantragung von Krediten?
• Plant das Unternehmen, ein automatisiertes Buchhaltungssystem einzusetzen?

Wenn die Antwort auf einen der obigen Punkte ja lautet, Die doppelte Buchführung ist wahrscheinlich der beste Ansatz für Ihr Unternehmen. Die doppelte Buchführung behandelt am besten Bilanzkonten, die normalerweise für Aktivitäten wie Lagerhaltung, Mitarbeiter bezahlen und Kreditverträge einhalten. Gut gestaltete Benutzeroberflächen können die doppelte Buchführung für Unternehmen mit einer langen Liste von Hauptbuchkonten vereinfachen.

Doppelerfassungs- und Buchhaltungssoftware

Vorbei sind die Zeiten der ledergebundenen Hauptbücher, die in einem Safe aufbewahrt werden. Unternehmen jeder Größe führen ihre Bücher mit einer Buchhaltungssoftware, die für die doppelte Buchführung entwickelt wurde. Auch kleine Unternehmen können von den Zeiteinsparungen und der Genauigkeit führender Buchhaltungslösungen profitieren. vor allem wenn sie wachsen. Einige Systeme vereinfachen die Dateneingabe, indem sie digitale Belege verfolgen und es Benutzern ermöglichen, Fotos von physischen Belegen hochzuladen. eine viel bessere Alternative, um Schuhkartons voller Papierdokumente zu halten. Buchhaltungssoftware kann in der Regel auch in Bank- und Kreditkartenkonten integriert werden, um automatisch Informationen aus diesen Quellen abzurufen. Und für Geschäftsinhaber, die Steuerfachleute einsetzen, Das Hochladen von Daten in Steuersysteme bei der Abgabe von Steuererklärungen ist für beide Parteien viel einfacher und weniger zeitaufwändig als manuelle Methoden.

Größere Unternehmen nutzen seit Jahrzehnten Software für die doppelte Buchführung. Angesichts der Komplexität und des Umfangs ihres Geschäfts ist dies eine Notwendigkeit. Bei der Auswahl einer Buchhaltungssoftware, Unternehmen sollten nach Funktionen wie Echtzeit-Datenzugriff, fortschrittliche Analysetools und beschleunigte Abschlussprozesse.

Die doppelte Buchführung ist in den meisten Unternehmen die Grundlage des Finanzmanagements. Es hilft wachsenden Unternehmen, immer komplexere Vorgänge zu verfolgen, und es ist für öffentliche Unternehmen und für private Unternehmen, die auf Fremdfinanzierung angewiesen sind, unerlässlich. Software kann den Prozess der Einrichtung und Pflege einer doppelten Buchführungsmethode und deren Verwendung zur Erstellung von Jahresabschlüssen automatisieren und erheblich vereinfachen.

Häufig gestellte Fragen zur doppelten Buchführung

Was versteht man unter doppelter Buchführung?

Die doppelte Buchführung ist eine Methode zum Buchen von Journalbuchungen, um finanzielle Aktivitäten widerzuspiegeln, indem zwei oder mehr Konten mit gleichen und entgegengesetzten Belastungen und Gutschriften aktualisiert werden.

Was sind die beiden Regeln der doppelten Buchführung?

Die beiden Regeln dieser Art der Buchhaltung sind, dass jede Transaktion auf zwei oder mehr Konten aufgezeichnet werden muss, und der belastete Gesamtbetrag muss dem gutgeschriebenen Gesamtbetrag entsprechen. Diese Regeln halten die Bilanzierungsgleichung im Gleichgewicht.

Was ist das doppelte Erfassungssystem mit einem Beispiel?

Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für die doppelte Buchführung beim Kauf eines Gerätes in bar. Die Journalbuchung bringt den Transporter in die Bücher, indem der Saldo auf dem Anlagenkonto erhöht wird. Es reduziert den Saldo auf dem Geldkonto mit einer Gutschrift in gleicher Höhe.

Eigentum, Anlagen und Ausrüstung — Lieferwagen $20, 000 Bargeld $25, 000 Kauf des Lieferwagens Seriennummer #456VAN

Ist eine doppelte Buchführung erforderlich?

Es kommt auf das Geschäft an, viele erfordern jedoch eine doppelte Buchführung. Dieses System ist für jedes Unternehmen erforderlich, das GAAP-konforme Abschlüsse für Eigentümer oder Kreditgeber erstellen muss. zu denen auch öffentliche Unternehmen gehören. Kleinere Unternehmen, die mit der Kassenbuchhaltung arbeiten, werden feststellen, dass die Einzelbuchhaltung einfacher und für ihre Bedürfnisse angemessen ist.