8 wichtige Best Practices für die Baubuchhaltung für Bauunternehmer

Die Baubuchhaltung kann aufgrund der Komplexität des Geschäfts eine Herausforderung darstellen. und weil sich manche Rechnungslegungsmethoden von der Norm in anderen Branchen unterscheiden. Zum Beispiel, Auftragnehmer jonglieren in der Regel mit vielen Projekten – verteilt auf mehrere Standorte – und müssen die Kosten verwalten, Umsatz und Rentabilität für jeden. Auch langfristige Projekte erhöhen die Komplexität des Revenue Managements.

Die Anwendung dieser Best Practices für die Baubuchhaltung kann Auftragnehmern helfen, die Rentabilität und den Cashflow zu maximieren.

8 wichtige Best Practices für die Baubuchhaltung

Die Bauabrechnung hat viele Facetten, von der genauen Zuordnung direkter und indirekter Projektkosten bis hin zur Optimierung des Steuerreportings. Unternehmen müssen sich entscheiden, ob sie zahlungswirksame oder periodengerechte Buchführung verwenden möchten. und diejenigen, die an langfristigen Projekten arbeiten, müssen die richtige Methode zur Umsatzrealisierung auswählen. Für einige Projekte, Die Art und Weise, wie ein Auftragnehmer Änderungsaufträge verwaltet, kann bestimmen, ob das Projekt profitabel ist oder einen Verlust macht.

Hier sind acht Best Practices für die Baubuchhaltung für Auftragnehmer.

1. Kostenkalkulation: Ein Bauunternehmen kann an vielen Projekten gleichzeitig arbeiten. Die genaue Zuordnung der Ausgaben zu jedem Auftrag ist entscheidend für die Kostenkontrolle und die Messung der Rentabilität von Projekten. Eine effiziente Auftragskalkulation stellt sicher, dass alle direkten und indirekten Ausgaben zeitnah dem richtigen Auftrag zugeordnet werden, So kann ein Unternehmen überwachen, ob seine Finanzen auf Kurs sind.

   Kostenkalkulation, wenn es richtig gemacht wird, verlangt von allen Beteiligten, die Ausgaben während des Projekts zu erfassen, nicht nach Fertigstellung, und diese Ausgaben täglich vorzulegen. Zeiterfassungssoftware kann bei der Überwachung der Arbeitskosten helfen. Die Ausgaben sollten wie im Kostenvoranschlag kategorisiert werden, damit Buchhalter und Projektmanager analysieren können, ob der Auftrag wie geplant verläuft. Das Unternehmen sollte auch über eine Standardformel für die Zuweisung indirekter Ausgaben verfügen, wie Verwaltungsaufwand, zu jedem Projekt.

   Mit modernen, Cloud-basierte Projektmanagement-Software, die auf mobilen Geräten von Baustellen verfügbar ist, hilft Auftragnehmern, ihre Aufzeichnungen über die pünktliche Fertigstellung zu verbessern. halten Sie Ihre Kunden auf dem Laufenden und minimieren Sie nicht abrechenbare Arbeiten.

2. Kassenbuchhaltung: Wenn es um Rechnungslegungsmethoden geht, Es gibt zwei Hauptoptionen:Cash-Basis und Accrual-Basis. Kleinere Baufirmen entscheiden sich oft für das einfachere Kassenbuchhaltungssystem:Das Unternehmen verbucht einfach die Einnahmen beim Eingang und die Ausgaben bei der Bezahlung der Verkäufer. Cash-Basis Accounting vereinfacht die tägliche Finanzverwaltung und erfordert weniger Finanzexpertise. Ein Vorbehalt:Bauunternehmen mit einem durchschnittlichen Umsatz von mehr als 25 Millionen US-Dollar können keine Kassenbuchhaltung für Steuerzwecke verwenden, unabhängig vom Prozentsatz der Arbeitsmaterialien.

3. Abgrenzungsrechnung: Die alternative Methode, periodengerechte Rechnungslegung, ist komplexer – aber für größere Unternehmen erforderlich, einschließlich öffentlicher Unternehmen, die die vom Financial Accounting Standards Board (FASB) herausgegebenen allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätze (GAAP) einhalten müssen. Es untermauert auch spezielle Bilanzierungsansätze zur Umsatzrealisierung, wie die Percentage-of-Completion-Methode, nachstehend beschrieben.

   Bei der periodengerechten Buchführung werden Einnahmen nach Abschluss der Arbeiten und Ausgaben bei Anfall erfasst. was möglicherweise nicht der Fall ist, wenn Geld tatsächlich den Besitzer wechselt. Es bietet im Allgemeinen eine genauere Darstellung der Finanzen eines Unternehmens, aber es kann kurzfristige Cashflow-Probleme verschleiern – ein Unternehmen kann auf dem Papier profitabel erscheinen, selbst wenn Zahlungsverzögerungen von Kunden Cashflow-Probleme verursachen.

4. Prozentsatz der Fertigstellung Methode: PCM ist ein weit verbreiteter Rechnungslegungsansatz, der es Auftragnehmern ermöglicht, Einnahmen für jedes Projekt zu erfassen, während sie diese im Laufe der Zeit erzielen. Bei jedem Projekt, der Auftragnehmer stellt die bisher erbrachten Leistungen stufenweise in Rechnung und erfasst die erzielten Einnahmen und Ausgaben in jeder Stufe. Es wird als die genaueste Methode angesehen, Einnahmen und Ausgaben so zu erfassen, dass sie der geleisteten Arbeit entsprechen. und Banken und Kreditgeber bevorzugen es oft.

   PCM funktioniert gut, wenn Sie genaue Schätzungen erstellen können. PCM kann auch dazu beitragen, dass Auftragnehmer für ihre Arbeit bezahlt werden, selbst wenn ein Bauprojekt nicht abgeschlossen wird.

   Auftragnehmer können den Fertigstellungsgrad auf verschiedene Weise messen:

   • Die Cost-to-Cost-Methode: Mit dieser Methode, Die bisher angefallenen Auftragskosten werden durch die geschätzten Gesamtauftragskosten dividiert. Dieses Verhältnis stellt dann den Prozentsatz des gesamten erzielten Vertragsumsatzes dar. Wenn die meisten benötigten Materialien zu Beginn des Projekts gekauft werden, Diese Methode kann es Auftragnehmern ermöglichen, den größten Teil der Projekteinnahmen in den frühen Phasen zu erfassen.
   • Aufwandsorientierte Methode: Dieser vergleicht den Anteil des bisher tatsächlich aufgewendeten Aufwands mit dem geschätzten Gesamtaufwand. Die Berechnung kann auf direkten Arbeitsstunden basieren, die Menge der verwendeten Materialien oder Maschinenstunden, Falls zutreffend.
   • Liefereinheitenmethode: Dieser berechnet Erlöse und Kosten basierend auf der Anzahl der an den Kunden gelieferten Einheiten im Vergleich zur Gesamtzahl der Einheiten, die gemäß den Vertragsbedingungen angegeben sind.

5. Abgeschlossene Vertragsmethode: Mit CCM, der Auftragnehmer erfasst alle Projekterlöse, Kosten und Gewinn erst nach Abschluss des Projekts. Dieser Ansatz sollte nur für Projekte verwendet werden, die weniger als ein Jahr dauern. Die Verwendung von CCM kann für Auftragnehmer von Vorteil sein, die Einnahmen auf einen zukünftigen Zeitraum verschieben möchten.

6. Steuerreporting-Strategien: Baufirmen müssen ihre Steuerstrategien das ganze Jahr über planen, um den größtmöglichen Nutzen zu erzielen und sicherzustellen, dass sie die IRS-Anforderungen erfüllen. Hier sind einige Berichtsstrategien, die Auftragnehmern helfen können, ihre Steuerpflicht zu verwalten.

   • Wählen Sie die entsprechende Abrechnungsmethode: Große Auftragnehmer sollten sicherstellen, dass sie für jeden Vertrag die richtige Steuererklärungsmethode anwenden, indem sie bestimmen, welche Projekte gemäß IRS-Code 460 als langfristig (mehr als ein Jahr) definiert sind. PCM ist für die meisten langfristigen Projekte erforderlich. Jedoch, Es gibt Ausnahmen. Zum Beispiel, Bauunternehmer sind befreit, wenn mindestens 80 % der Baukosten für Wohnungen oder andere Wohnungen mit vier oder weniger Einheiten entfallen.

     Kleinere Auftragnehmer mit einem Umsatz von 25 Millionen US-Dollar oder weniger in den letzten drei Steuerjahren sind ebenfalls von dem Kodex ausgenommen. Bei kurzfristigen Verträgen, CCM kann Vorteile bieten, wenn Unternehmen Einnahmen auf eine zukünftige Periode verschieben möchten, um ihre Steuerschuld in der aktuellen Periode zu reduzieren.

   • Qualifizieren Sie sich für eine Steuergutschrift für Forschung und Entwicklung (F&E): Innovative und technisch anspruchsvolle Projekte, die die Planung und Entwicklung neuartiger Gebäude beinhalten, Subsysteme oder Prozesse können für beträchtliche F&E-Steuergutschriften in Frage kommen. Diese Gutschriften bieten eine Dollar-für-Dollar-Steuerersparnis entweder für das gesamte qualifizierte Projekt oder für den Teil des Projekts, der die IRS-Kriterien erfüllt.

     Es ist wichtig, die innovativen Aspekte des Projekts genau zu dokumentieren, und Unternehmen können von der Inanspruchnahme der Hilfe eines externen Experten profitieren. F&E-Steuergutschriften, die in keinem Jahr vollständig in Anspruch genommen werden, können auf das Vorjahr angerechnet oder bis zu 20 Jahre vorgetragen werden. Auftragnehmer mit durchschnittlichen Bruttoeinnahmen von weniger als 50 Millionen US-Dollar können die F&E-Steuergutschrift verwenden, um die alternative Mindeststeuer auszugleichen. Zusätzlich, Qualifizierte Start-ups und Kleinunternehmen, die möglicherweise nicht einkommensteuerpflichtig sind, können die Lohnsteuer mit der Gutschrift verrechnen.

   • steuerpflichtiges Einkommen reduzieren: Auftragnehmer, die Eigentümer oder Investoren von Durchleitungsunternehmen sind, einschließlich Einzelunternehmen, Partnerschaften und die meisten LLCs und S-Gesellschaften, können ihren zugewiesenen Verlustanteil im Umfang ihrer Grundlage (Schulden und Eigenkapital) abziehen. Auftragnehmer können ihre Steuerschuld auch minimieren, indem sie die Beiträge zur Altersvorsorge maximieren, und reduziert damit das Vorsteuerergebnis.

7. Änderungsauftragsverwaltung: Zwangsläufig, Bauvorhaben unterliegen Änderungen gegenüber dem ursprünglichen Plan. Sofern die Auftragnehmer sie nicht sorgfältig behandeln, Änderungsaufträge können den Projektgewinn schmälern oder sogar zu Streitigkeiten mit Kunden führen. Im Idealfall, der ursprüngliche Vertrag sollte genau beschreiben, wie mit Änderungsaufträgen umzugehen ist, und Auftragnehmer sollten einen Standard-Änderungsauftragsprozess mit vollständiger Dokumentation der für jede angeforderte Änderung erforderlichen Arbeit und Kosten einrichten.

   Es ist eine bewährte Vorgehensweise für Auftragnehmer, mit der Aufnahme der Arbeiten zu warten, bis eine unterzeichnete Vereinbarung vom Kunden eingegangen ist. aber in der Realität, Baustellenleiter akzeptieren häufig Änderungsaufträge, ohne einen formellen Genehmigungsprozess zu durchlaufen. In jedem Fall, Es ist wichtig, den Änderungsauftrag in einem Buchhaltungssystem genau zu erfassen, damit Projektkosten und Rentabilität verfolgt werden können. Um dies zu steuern, gibt es mehrere konservative Bilanzierungsansätze. Die beste hängt vom Status des Änderungsauftrags ab:

   • Änderungsaufträge, die nicht genehmigt sind und wahrscheinlich nicht genehmigt werden: Wenn einem Auftragnehmer Kosten für die Durchführung von Änderungen entstehen und er nicht weiß, ob der Kunde die Zahlung für diese genehmigt, Ein konservativer Ansatz besteht darin, die mit dem Änderungsauftrag verbundenen Kosten zu den direkten Kosten des Projekts hinzuzufügen.
   • Änderungsaufträge, die nicht genehmigt sind, aber wahrscheinlich genehmigt werden: Wenn ein Auftragnehmer einen Änderungsauftrag umsetzt, der derzeit nicht genehmigt ist, aber voraussichtlich genehmigt wird, es gibt mehrere Möglichkeiten. Eine besteht darin, die Kosten einem Anlagenkonto hinzuzufügen, bis die Genehmigung für den Änderungsauftrag vorliegt. Eine andere besteht darin, den Aufwand zu den Projektkosten hinzuzurechnen und die erwarteten Projekteinnahmen um den gleichen Betrag zu erhöhen.
   • Genehmigte Änderungsaufträge: Addieren Sie alle mit dem Änderungsauftrag verbundenen Kosten zu den Projektkosten, und erhöhen Sie den Gesamtvertragswert um den Betrag, der für den Änderungsauftrag berechnet wurde.

8. Buchhaltungssoftware: Die Verwendung einer Cloud-basierten Buchhaltungssoftware, die überall zugänglich ist, kann das Finanzmanagement erheblich vereinfachen und den manuellen Buchhaltungsaufwand reduzieren, während Auftragnehmer die Rentabilität besser verfolgen und sich mehr auf das Kerngeschäft konzentrieren können. Software kann helfen, genaue Schätzungen zu erstellen, Verfolgen Sie eine Vielzahl von Kosten und ordnen Sie diese genau den Projekten zu und verwalten Sie die Umsatzrealisierung mithilfe der PCM- und/oder CCM-Methoden. Die Finanzmanagementsoftware NetSuite automatisiert Berechnungen für Rohstoffe, Laborstunden, Kosten, Budgetänderungen und erwartete Einnahmen. Es übernimmt die Kostenkalkulation, Änderungsaufträge und Methoden zur Umsatzrealisierung im Baugewerbe. Der mobile Support bietet Auftragnehmern Echtzeitzugriff auf aktuelle Daten von Baustellen und unterwegs.

   Deutlich, Die Baubuchhaltung ist komplex und spezialisiert. In einer Branche, die normalerweise mit engen Margen arbeitet, Die Anwendung von Best Practices auf die Baubuchhaltung kann Auftragnehmern helfen, die Kontrolle über die Ausgaben zu behalten und den Gewinn zu maximieren.

Beste Baubuchhaltungspraktiken für Bauunternehmer

Auftragskalkulation

Eine genaue Auftragskalkulation ermöglicht es Auftragnehmern, Kosten und Einnahmen für jeden Auftrag zu verfolgen, Aufschlüsselung der Arbeitskosten, Materialien und Overhead im Detail.

Kassenbuchhaltung

Kleine Auftragnehmer bevorzugen möglicherweise diese Methode, um ihre Buchhaltung zu vereinfachen.

Prozentsatz der Fertigstellungsmethode

Gute Schätzungen der Gesamtkosten und der Projektabschlussrate tragen zu profitablen langfristigen Projekten und einem soliden Cashflow bei.

Abgeschlossene Vertragsmethode

In manchen Fällen, Dies ermöglicht es Auftragnehmern, Einnahmen auf einen späteren Zeitraum zu verschieben.

Auftragsverwaltung ändern

Versuchen Sie, den Änderungsauftragsprozess zu dokumentieren, bevor Sie den Vertrag für ein Projekt unterzeichnen. Dokumentieren Sie jede Änderung, holen Sie eine Genehmigung ein, bevor Sie fortfahren, und erfassen Sie alle Kosten genau.

Steuerreporting-Strategien

Wählen Sie die Abrechnungsmethode, die am besten zu jedem Projekt passt. Nutzen Sie gegebenenfalls F&E-Steuergutschriften. Inhaber von Durchleitungsunternehmen können möglicherweise geschäftliche Verluste geltend machen, um ihre persönliche Steuerpflicht zu verringern.

Buchhaltungssoftware

Cloudbasierte Finanz- und Projektmanagementsoftware kann alles von der Auftragskalkulation bis zur Steuerberichterstattung rationalisieren.

Häufig gestellte Fragen zur Baubuchhaltung

F:Wie unterscheidet sich die Baubuchhaltung?

EIN: Die Baubuchhaltung unterscheidet sich in mehrfacher Hinsicht von der Buchführung in anderen Berufen. Ein Unterschied ist der Fokus auf projektbasierter Kostenrechnung und die Notwendigkeit, mehrere gleichzeitig laufende Jobs zu verfolgen. Eine andere ist, dass Auftragnehmer spezielle Methoden zur Umsatzrealisierung und Steuerberichterstattung für Projekte verwalten müssen, die Monate oder Jahre dauern können. Zusätzlich, die Baubuchhaltung muss die Änderungsaufträge und die Aufbewahrung bearbeiten, oder Geld zurückgehalten, die bei großen Bauprojekten typisch sind.

F:Wie funktioniert die Bauabrechnung?

EIN: Die Baubuchhaltung beinhaltet oft die genaue Zuweisung von Kosten und die Verwaltung von Einnahmen für ein vielfältiges Portfolio von Projekten. Jedes Bauvorhaben gilt als Unikat, kurzfristiges Profitcenter. Auch ähnliche Projekte haben oft unterschiedliche Standortbedingungen oder Variablen, wie die Verfügbarkeit von Arbeitskräften, Materialkosten und lokale Zoneneinteilung, die sich auf die Margen auswirken. Je nach Art ihrer Geschäfte, Auftragnehmer müssen entscheiden, ob sie eine zahlungswirksame oder periodengerechte Buchführung verwenden, und ob bei großen Projekten die Percentage-of-Completion-Methode oder die Completed-Contract-Methode verwendet wird.

F:Was ist die beste Praxis in der Baubuchhaltung?

EIN: Die Bauabrechnung ist komplex, Auftragnehmer müssen sich daher auf Best Practices für verschiedene Aspekte der Aufgabe konzentrieren, um die Rentabilität zu maximieren. Eine genaue Auftragskalkulation ist entscheidend, um sicherzustellen, dass Auftragnehmer alle relevanten Kosten jedem Projekt genau zuordnen und die Projektrentabilität bestimmen. Die Wahl einer kassenbasierten Rechnungslegung im Gegensatz zur periodengerechten Rechnungslegung kann das Finanzmanagement für kleine Auftragnehmer vereinfachen. Größere Unternehmen müssen sich entscheiden, ob sie bei großen Projekten die Percentage-of-Completion- oder die Completed-Contract-Methode verwenden. Die Implementierung einer Buchhaltungssoftware kann viele Aspekte der Baubuchhaltung und Steuervorbereitung vereinfachen und automatisieren.

F:Was sind gute Baubuchhaltungspraktiken?

EIN: Gute Rechnungslegungspraktiken sollten mit dem Geschäftsmodell eines Bauunternehmens übereinstimmen. Kleinere Unternehmen können eine zahlungswirksame Buchführung verwenden, was relativ einfach ist, während größere Unternehmen eine periodengerechte Rechnungslegung verwenden müssen, um den Fertigstellungsgrad oder die Methoden der Umsatzrealisierung nach abgeschlossenen Verträgen zu unterstützen. Bei den meisten Auftragnehmern Auftragskalkulation und Änderungsauftragsmanagement sind der Schlüssel zu einem effizienten und profitablen Geschäft.