10 Vorteile der Geschäftsprozessautomatisierung

Um sicherzustellen, dass Mitarbeiter keine Schritte in Workflows überspringen, Details übersehen, Aufgaben unnötig wiederholen oder Aufgaben vorzeitig abbrechen, Unternehmen etablieren standardisierte Prozesse. Diese Geschäftsprozesse gewährleisten Compliance und Konformität in der Art und Weise, wie ein Unternehmen arbeitet. Geschäftsprozesse müssen daher über sich wiederholende Ausführungen hinweg konsistent bleiben. Hier kommt die Software zur Geschäftsprozessautomatisierung (BPA) ins Spiel.

Die meisten Unternehmen verwenden BPA heute, um Dinge wie Projekte, Portfolios, Wissenswertes, Self-Service-Portale, Workflows und Datenflüsse. Die Branchen, die BPA am stärksten verwenden, sind Banken, Gesundheitsvorsorge, Telekommunikation, und Handel und Produktion.

Was ist Geschäftsprozessautomatisierung (BPA)?

BPA bezieht sich auf die Kodifizierung und programmgesteuerte Einbindung eines verbundenen Satzes von Softwareanwendungen, um Prozesse und Arbeitsabläufe in allen Abteilungen eines Unternehmens zu automatisieren, die ohne manuelle, menschliches Eingreifen. Mehr als die Konzentration auf einzelne Aufgaben, BPA konzentriert sich auf Gesamtprozesse.

Obwohl einige Geschäftsprozesse wie das Ausfüllen von Formularen und das Führen von Aufzeichnungen automatisiert sind, Bei BPA geht es um fortgeschrittenere Funktionen, die mit der Führung eines Unternehmens verbunden sind, wie die Gehaltsabrechnung oder die Bestandsverfolgung, zum Beispiel.

Wie funktioniert die Automatisierung von Geschäftsprozessen?

Die Geschäftsprozessautomatisierung verwendet Software, um sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren, die manuellen Aufwand erfordern. Es gibt verschiedene Methoden, um Aufgaben zu automatisieren, und Benutzer werden mit jeder Methode anders interagieren.

Gesamt, BPA kann als Software definiert werden, die dieselbe Aufgabe wiederholt und auf genau dieselbe Weise ausführt, bis ihre Verwendung geändert oder gelöscht wird.

Welche Geschäftsprozesse lassen sich automatisieren?

Es gibt zwei Kategorien von Geschäftsfunktionen:Kern und Support. Kernfunktionen sind die Aktivitäten, die zu Einnahmen für das Unternehmen führen. Dies sind der Hauptgrund, warum das Geschäft existiert – und hoffentlich gedeiht. Supportfunktionen sind sekundäre Aktivitäten, die die Kernfunktionen unterstützen.

Unternehmen verwenden BPA, um zahlreiche Schritte in Kern- und Supportfunktionen zu automatisieren, um die Effizienz zu steigern und Kosten zu senken.

Unterstützende Funktionen sind die Aktivitäten, die Unternehmen am ehesten auslagern, Insource oder Near-Source. Daher, BPA kann diese Outsourcing-Kosten senken oder eliminieren. Viele Unternehmen verwenden BPA für Supportfunktionen, damit sie die Bemühungen der Mitarbeiter ausschließlich auf Aktivitäten lenken können, die Einnahmen generieren. Beispiele für BPA-Funktionen umfassen die automatisierte Unterstützung bei:

1. Distribution/Logistik – Beispiele sind automatisierte Sendungslenkung, Beschriftung, und Verfolgung.
2. Marketing und Vertrieb – Beispiele sind automatisierte Marketing-E-Mails, Verkaufsvorschläge, Verkaufsverfolgung und Berichte.
3. IT- und technische Dienstleistungen – Beispiele sind automatisierte Wartungs- und Statusberichte, Problem-Ticketing und Lösungen, und automatisierte Self-Service-Berichte.
4. Administrative Aufgaben – Beispiele sind automatisierte HR-Funktionen wie die Anmeldung von Leistungen an Arbeitnehmer und die Nachverfolgung der Verteilung, und automatisierte Gehaltsabrechnung von der Zeiterfassung über die Berechnung des Steuereinbehalts bis zur Zahlungsabwicklung.

Robotische Prozessautomatisierung (RPA), Dies ist eine Art von BPA, die auf konfigurierbare Software-"Roboter" angewiesen ist, um sich wiederholende Aufgaben auszuführen, kostet ein Drittel des Betrags eines Offshore-Mitarbeiters und ein Fünftel des Betrags eines Onshore-Mitarbeiters. RPA ist eine Untergruppe von BPA, die sich mehr auf zeitaufwändige menschliche Aufgaben konzentriert. während BPA entwickelt wurde, um den gesamten Prozess, der aus diesen Aufgaben besteht, zu überarbeiten.

Fachleute in der Finanzbranche setzen BPA routinemäßig ein, um die Effizienz zu steigern, Compliance und Produktivität. Schätzungsweise 80 % der Führungskräfte im Finanzbereich verwenden derzeit RPA oder planen dies zu verwenden. mit Kreditoren- und Vertragsmanagement zu den Top-Anwendungen, pro Gärtner.

Kundendienstorganisationen sind auch große Nutzer von BPA und RPA. Laut dem Marktforschungsunternehmen Forrester die Kundendienstbranche verwendet häufig beides als „taktische und kurzfristige Ansätze zur Digitalisierung allgemeiner Agentenaufgaben“. Zu den üblichen Agentenaufgaben gehören das Abrufen von Kundendaten und Kundengesprächsprotokollen über alle Kanäle hinweg sowie Informationen zu gekauften Produkten, empfohlene Problemlösungen für dieses Produkt und Eskalationsskripts (um einen wütenden Kunden in der Kette nach oben zu verschieben, damit das Management sich darum kümmern kann).

Personalabteilungen verwenden in der Regel die Automatisierung von Geschäftsprozessen, um das Onboarding zu vereinfachen und zu beschleunigen, und Self-Service-Tools für die Mitarbeiter wie z. Information, Schulungen und Anmeldungen.

Warum ist Automatisierung wichtig?

BPA verbessert die Compliance, damit Unternehmen nicht gegen Vorschriften verstoßen und hohe Strafen und Gebühren anfallen – es wendet auch Kontrollen auf ein Unternehmen an, um Betrug und Diebstahl innerhalb eines Unternehmens einzudämmen. Es kann auch Prozesse beschleunigen, sodass die Arbeit schneller und mit weniger Wiederholungen abgeschlossen wird. Denken, zum Beispiel, einer Software, die die Genehmigung einer Bestellung durch verschiedene Manager verfolgt, im Vergleich zu einem Mitarbeiter, der ihre Manager nacheinander um Freigabe bittet.

BPA standardisiert auch Geschäftsprozesse, die dazu beitragen können, Vorurteile und Vorurteile zu beseitigen, die Mitarbeiter bei einer bestimmten Aufgabe mitbringen (z. ein HR-Mitarbeiter, der die Kandidaten für ein Vorstellungsgespräch auswählt, im Vergleich zu einem automatisierten System, das die Auswahl basierend auf voreingestellten Anforderungen trifft). Es reduziert Fehler erheblich (z. dass HR-Mitarbeiter vergessen, eine Einladung zum Vorstellungsgespräch per E-Mail zu senden) und die Effizienz erhöht. Weiter, BPA entlastet Mitarbeiter von monotonen Aufgaben (wie das Parsen von Online-Bewerbungen von Kandidaten), Verbesserung der Mitarbeiter- und Kundenerfahrung.

Letzten Endes, Automatisierung macht ein Unternehmen wettbewerbsfähiger und damit rentabler.

10 Vorteile der Geschäftsprozessautomatisierung (BPA)

Nahezu alle Geschäftsprozesse lassen sich heute bis zu einem gewissen Grad automatisieren. Die meisten lassen sich stark automatisieren. Das Forschungsunternehmen Gartner gibt an, dass 89 % des allgemeinen Rechnungswesens und 72 % des Finanzcontrollings und der externen Berichterstattung automatisiert werden können.

Tools zur Geschäftsprozessautomatisierung vereinfachen die Automatisierung von Aufgaben. Sie enthalten oft Vorlagen, denen Ihr Team folgen kann, um Prozesse zu automatisieren, die in und zwischen Branchen üblich sind. mit Vorteilen wie:

1. Operative Effizienz – BPA kann Effizienz steigern, indem der Arbeitsaufwand für Prozesse reduziert und/oder die Lohnkosten gesenkt werden, indem der Bedarf an zusätzlichem Personal bei wachsendem Betrieb begrenzt wird.
2. Produktivität – Beschleunigen Sie Prozesse, damit die Arbeit schneller und mit weniger Wiederholungen abgeschlossen wird.
3. Moral – lindert die Monotonie der Mitarbeiter und verbessert die Mitarbeitererfahrung, sowie Kundenerfahrung, was wiederum die Mitarbeitererfahrung weiter verbessert. Laut einem CIO-Bericht „Wenn Mitarbeiter mehr Zeit mit den interessanten und lohnenden Aspekten ihres Jobs verbringen, Produktivität und Zufriedenheit steigen und damit auch die Mitarbeiterbindung.“
4. Governance und Kontrollen – Verbessert die Compliance, damit Unternehmen nicht gegen Vorschriften verstoßen und hohe Strafen und Gebühren anfallen.
5. Kostenreduzierung – Effiziente Zeitnutzung gibt Unternehmen die Möglichkeit, ihre Leistung ohne Personalaufbau zu steigern, oder um die Lohnkosten zu senken und das gleiche Leistungsniveau zu halten.
6. Mitarbeiterzuteilung – Mitarbeiter können in Tätigkeiten versetzt werden, die ihren Talenten besser entsprechen. Mitarbeiter sind zufriedener mit ihrer Arbeit, und Arbeitgeber profitieren am meisten von den Talenten jedes Einzelnen.
7. Reduzierung menschlicher Fehler – Reduziert die Eingabe menschlicher Daten und Einblicke erheblich und erhöht die Effizienz, da die Zeit der Mitarbeiter nicht mehr für sich wiederholende, Arbeit auf niedrigem Niveau.
8. Zusammenarbeit – Verfolgt den Projektprozess, aktualisiert das Team, sendet Erinnerungen und führt andere Funktionen aus, die die Zusammenarbeit einfacher und organisierter machen. Weiter, BPA lindert den Frust der Mitarbeiter und gibt ihnen Zeit für die Zusammenarbeit, was dazu neigt, die Arbeit zu beschleunigen, Problemlösung zu steigern und Innovationen voranzutreiben.
9. Verbesserte Einblicke – Erhöht die Fähigkeit der Führung, den Abschluss eines Geschäftsprozesses zu verfolgen, sowie die Schritte im Prozess verstehen. Dies macht es einfacher, Prozesse für schnellere und bessere Geschäftsergebnisse zu verfeinern. BPA ermöglicht es Führungskräften auch, tiefere Einblicke zu gewinnen und immer neuere Daten zu analysieren. Weiter, es standardisiert Geschäftsprozesse, Dies trägt dazu bei, Fairness zu gewährleisten und Vorurteile auszumerzen, die Erkenntnisse verzerren können.
10. Höhere Verfügbarkeit – Ermöglicht, dass mitarbeiter- und/oder kundenorientierte Dienstleistungen häufiger verfügbar sind, als wenn sie auch für andere, manuelle Aufgaben.

Es gibt offensichtlich eine Vielzahl von Geschäftsprozessen, die heute automatisiert werden können, in vielen Fällen stark, um die Einhaltung zu gewährleisten und Fehler konsequent zu mindern.