10 Best Practices zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung

Ausgestattet mit einer Software zur Kreditorenbuchhaltung (AP) und einigen Best Practices für Kreditorenbuchhaltung, Ihr Team kann jetzt Stunden, die für die manuelle Dateneingabe aufgewendet wurden, wieder hereinholen. Sie verschwenden weniger Zeit mit der Suche nach dem Status einer bestimmten Transaktion – alles ist auf Ihrem Dashboard zu finden. automatisch durch Workflow-Regeln geroutet.

Als Ergebnis, Unternehmen, die AP-Automatisierungssoftware einsetzen, stellen fest, dass ihre Prozesse schneller laufen, mit weniger Fehlern. Es gibt auch eine bessere Sichtbarkeit, was zum Schutz vor Betrug beiträgt.

Was ist AP-Automatisierung?

Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung, oder AP-Automatisierung, besteht aus Tools oder Prozessen, die die manuellen Aspekte der Kreditorenbuchhaltung automatisieren. Anstatt dass ein Mitglied des Finanzteams Daten manuell eingibt, der gesamte Prozess erfolgt digital, beginnend mit Rechnungen und Bestellungen.

Die AP-Automatisierung kann Zeit und Geld sparen und gleichzeitig Ihr Unternehmen vor kostspieligen Fehlern schützen. Jedoch, Sie müssen die Software mit intelligenten Prozessen koppeln.

10 wichtige Best Practices für die AP-Automatisierung

Die meisten Finanzchefs haben gefragt, „Wie kann unsere Kreditorenbuchhaltung effizienter werden?“ Unsere Antwort ist AP-Automatisierungssoftware plus diese Best Practices.

1. Holen Sie sich Buy-in. In der Regel herrscht Angst vor Veränderungen. Damit die AP-Automatisierung jedoch erfolgreich ist, Jedes Mitglied des Finanzteams muss mit an Bord und engagiert sein. CFOs möchten sich vielleicht persönlich mit Teammitgliedern zusammensetzen und sie durch den Schalter besprechen. Teilen Sie mit, wie die AP-Automatisierung ihre Arbeit erleichtert und gleichzeitig dem Geschäft zugute kommt.
   
   Nehmen Sie jedes Feedback zur Kenntnis und verwenden Sie es in Ihren Gesprächen mit Anbietern. Stellen Sie sicher, dass jede vorgeschlagene Lösung die realen Problempunkte Ihres Teams abdeckt. Die Dokumentation dieser Diskussionen kann Ihnen dabei helfen, eine solide Geschäftsgrundlage für die AP-Automatisierungssoftware zu erstellen.
2. Weisen Sie einen Projektmanager für die AP-Automatisierung zu. Es ist wichtig, einen Ansprechpartner für alle Geschäfte mit Ihrem Softwarelösungsanbieter zu haben, vor allem in der Umsetzungsphase. Diese Person wird alle Aspekte der Initiative hinter den Kulissen überwachen und sicherstellen, dass die Automatisierungsabläufe optimal eingerichtet sind. diese Person dient als Anlaufstelle für interne Stakeholder, sollte es irgendwelche Probleme mit der Software geben. Während das tägliche Management bei den Finanzen liegt, der Projektleiter ist für Programmmanagementaufgaben verantwortlich, wie Überwachung und Optimierung, und für die Bereitstellung regelmäßiger Berichte über Möglichkeiten zur Verbesserung und Aufrechterhaltung der Effizienz.
3. Geben Sie so schnell wie möglich neue Rechnungen ein. Die AP-Automatisierung kann die ausstehenden Tage (DPO) drastisch reduzieren – um durchschnittlich 5,55 Tage, nach Angaben der Aberdeen-Gruppe. Diese Reduzierung hängt jedoch davon ab, wann eine Rechnung in das System eingegeben wird. Wenn Sie noch Papierrechnungen erhalten, Sie müssen sie umgehend scannen. Gewöhnen Sie Ihr Team an, neue Rechnungen am Tag ihres Eingangs in das System einzugeben. Dieser Weg, Sie können Transaktionen besser verfolgen und den maximalen DPO-Vorteil nutzen.
4. In Phasen automatisieren. Da ist viel kann automatisiert sein, aber das heißt nicht du verfügen über um alles auf einmal zu entfesseln. Es kann am besten sein, automatisierte Prozesse schrittweise einzuführen, mit Zeit für die Fehlerbehebung zwischen den Phasen. Während Automatisierung Probleme löst, Eine falsche Einrichtung kann noch größere Probleme verursachen. Zusätzlich, es wird eine Lernkurve geben. Indem Sie langsam vorgehen und Ihrem Team Zeit geben, neue Prozesse zu übernehmen, Sie können den maximalen Nutzen der Automatisierung auch in Zukunft sicherstellen.
5. Halten Sie Anbieter und Lieferanten auf dem Laufenden. Genauso wichtig wie Ihr Team an Bord zu haben, ist die Kommunikation mit Ihren Lieferanten. Viele AP-Automatisierungssysteme ermöglichen Ihnen die Einrichtung eines Anbieterzugangsportals. Dort, Ihre zugelassenen Anbieter und Lieferanten können ihre Informationen aktualisieren, Überprüfen Sie den Status von Rechnungen und finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen. Erstellen Sie eine Liste der Lieferanten, bei denen Sie regelmäßig große Bestellungen tätigen, sowie Lieferanten, für die Sie ein wichtiger Kunde sind, und kommunizieren Sie frühzeitig und häufig mit ihnen über die Änderung. Vorwärts gehen, Sie werden es zu schätzen wissen, auf dem Laufenden gehalten zu werden, auch wenn Sie Ihre AP-Abteilung von häufigen Kundendienstanrufen befreien.
6. Integrieren Sie Ihre Systeme. Auf welche Tools ist Ihr Finanzteam bereits angewiesen? Das von Ihnen gewählte AP-Automatisierungssystem sollte vollständig integriert sein, oder integrierbar, mit dem, was Ihr Team für die Kreditorenbuchhaltung verwendet. Es ist besonders wichtig, dass Sie Enterprise Resource Planning (ERP) berücksichtigen, Kundenbeziehungsmanagement und andere zentrale Finanzsysteme. Sie möchten nicht, dass das Team im Laufe des Tages Informationen mehr als einmal eingeben oder sich bei der Software an- und abmelden muss. Zusätzlich, indem Sie bereits verwendete Tools in Ihr neues System integrieren, Sie reduzieren die Lernkurve weiter und erhalten Zugriff auf End-to-End-Daten, die in informative Berichte umgewandelt werden können.
7. Profitieren Sie von Frühzahlerrabatten. Die meisten Anbieter bieten Frühbucherrabatte an. Laut dem AP &Working Capital Report 2017 von PayStream Advisors 31 % der Befragten gaben an, dass die manuelle Weiterleitung von Rechnungen zur Zahlung und Genehmigung zumindest einige dieser Einsparungen verhindern würde. Mit AP-Automatisierung, das sollte nicht der fall sein. Diese Systeme erleichtern dem Finanzwesen die Optimierung des Cash-Managements und die Beschleunigung von Genehmigungen.
8. Richten Sie Arbeitsabläufe ein. AP-Automatisierungssoftware kann Ihnen bei der Einrichtung eines Workflow-Systems helfen, um sicherzustellen, dass sich die Mitarbeiter über ihre Verantwortlichkeiten im Klaren sind. Dieser Weg, alle im Kreditorenbuchhaltungsteam sind auf derselben Seite, vor allem wenn es um termine geht. Wenn Engpässe auftreten, Sie können Ihr Software-Dashboard überprüfen, um zu sehen, wo etwas bei Genehmigungen stecken bleibt, und diesen Mitarbeiter dazu bringen, den Prozess voranzutreiben.
9. Beachten Sie die Metriken. Die AP-Automatisierungssoftware bietet auf Knopfdruck Echtzeitdaten, die Sie in einem Dashboard zusammenstellen und zu geschäftlichen Erkenntnissen kombinieren können. Mithilfe dieser Daten, Sie können den Cashflow im Auge behalten und gleichzeitig überprüfen, was funktioniert und was nicht. Zum Beispiel, Sie können aus Ihren Metriken lernen, dass ein Workflow neu konfiguriert werden muss. Vielleicht sind es zu viele Schritte, oder zu wenig, um eine Aufgabe effizient zu erledigen.
10. Bedenken Sie Eventualitäten. Eine Naturkatastrophe, Serverabstürze oder Stromausfälle können den Geschäftsbetrieb ernsthaft stören. Dies sollte jedoch nicht der Fall sein, wenn Sie einen Business-Continuity-Plan gefestigt haben. So, Vergessen Sie nicht, die AP-Prozesse bei der Automatisierung zu dokumentieren, damit Sie Falls erforderlich, kehren Sie zur manuellen Handhabung der zuvor automatisierten Aufgaben zurück. Stellen Sie sicher, dass Ihr Personal darin geschult ist, Funktionen manuell auszuführen, nur für den fall.

Auswahl einer AP-Automatisierungslösung

Bevor Sie sich niederlassen, Stellen Sie sicher, dass Sie alle Ihre AP-Automatisierungssoftwareoptionen erkunden, im Lichte der spezifischen Bedürfnisse und Prozesse Ihres Unternehmens. Dies ist entscheidend, um die beste Passform und maximale Zeit- und Kosteneinsparungen sowie geschäftliche Vorteile zu finden.

Hier sind drei Faktoren, die Sie beim Einkaufen berücksichtigen sollten.

• Punktlösung versus Buchhaltungssuite: Es gibt eine Reihe von Produkten, die sich ausschließlich auf die Automatisierung konzentrieren. Jedoch, abhängig von Ihrer vorhandenen Software (oder deren Fehlen), Möglicherweise benötigen Sie diese Funktionen, um Teil einer umfassenderen Kreditoren-/Debitorenbuchhaltungssoftware-Suite zu sein.
• Integration mit Buchhaltungssuiten: Wenn Sie eine Punktlösung wählen, es muss mit den bestehenden Systemen Ihres Unternehmens kommunizieren, einschließlich ERP. Der Anbieter sollte sich darüber im Klaren sein, ob sich die Software ohne kundenspezifische Entwicklung integrieren lässt und prüfen, wie hoch der Wartungsaufwand bei diesen Integrationen ist. wie oft, kostet und wer macht das. Überprüfen Sie Produktbewertungen und sprechen Sie mit Kollegen, um Einblicke in die Qualität der Integrationsfähigkeiten des Produkts zu erhalten.
• Schwerpunkt Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung: Bei Punktlösungen ist zu beachten, dass sie möglicherweise eine größere Tiefe auf der Kreditoren- oder Debitorenseite bieten. Abhängig von Ihrem Geschäft, Vielleicht haben Sie an einem Ende größere Bedürfnisse als am anderen. Wählen Sie das System mit dem Fokusbereich, das am besten zu Ihrem Unternehmen passt.